Stakeholderanalyse: Anleitung mit Beispielen und Tipps

Die Analyse der Stakeholder hilft dir, alle an einem Projekt Beteiligten besser zu verstehen und zu steuern – vom Finanzvorstand, der dein Budget genehmigt, bis zum Einkäufer, der die letzten Einkäufe tätigt. Indem du dich frühzeitig und während des gesamten Projekts mit den Stakeholdern auseinandersetzt, kannst du ihre Unterstützung gewinnen und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen.

Im Folgenden erläutern wir die Vorteile der Stakeholderanalyse und beschreiben Schritt für Schritt, wie du die Stakeholderanalyse angehst. Außerdem zeigen wir dir, wie du die Stakeholder mit unserer Vorlage für das Stakeholder-Register analysieren kannst, damit du den Prozess straffen und deine Projektziele schneller erreichen kannst.

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Was sind Stakeholder?

Stakeholder sind im Großen und Ganzen die Beteiligten – also alle Personen, Interessenvertreter oder Organisationen, die an einem Projekt, einer Entscheidung oder einem Unternehmen beteiligt sind und an dessen Ergebnis Interesse haben oder selbst Einfluss darauf nehmen. Ihre Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen können den Erfolg oder Misserfolg eines Vorhabens entscheidend beeinflussen.

Verschiedene Arten von Stakeholdern

1. Interne Stakeholder:
   • Mitarbeitende: Sie sind direkt an der Umsetzung beteiligt und beeinflussen durch ihre Motivation und Leistung den Projekterfolg.
   • Management: Entscheidungsträger, die Strategien vorgeben, Ressourcen planen und freigeben sowie Veränderungen anordnen können.
   • Projektteam: Fachkräfte, die aktiv an der Planung und Durchführung mitwirken.
2. Externe Stakeholder:
   • Kunden: Die Endnutzer oder Auftraggeber, deren Zufriedenheit oft den Erfolg eines Projekts definiert.
   • Lieferanten: Externe Partner, die Materialien, Dienstleistungen oder Informationen bereitstellen.
   • Behörden: Sie setzen rechtliche Rahmenbedingungen und können die Durchführung eines Projekts durch Vorschriften beeinflussen.
   • Investoren und Geldgeber: Sie stellen finanzielle Mittel bereit und erwarten oft ein Mitspracherecht oder eine Rendite.
   • Partnerunternehmen: Unternehmen, die in Kooperation am Projekt arbeiten und ihren eigenen Einfluss mitbringen.
   • Medien: Ihre Berichterstattung kann das öffentliche Bild des Projekts oder Unternehmens beeinflussen.

Stakeholder zu identifizieren und ihre Rollen sowie Erwartungen klar zu verstehen, ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Stakeholder-Management.

Was ist Stakeholder-Management?

Stakeholder-Management bedeutet, dass du dich um alle Personen kümmerst, die von einem Projekt oder Vorhaben betroffen sind oder darauf Einfluss haben können. Es ist aber weit mehr als reiner Informationsaustausch mit den Projektbeteiligten – Stakeholder-Management ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Stakeholder können mächtige Entscheidungsträger sein, die die Richtung eines Projekts beeinflussen, Ressourcen freigeben oder Änderungen anordnen, die erhebliche Mehrkosten verursachen können. Gleichzeitig sind Mitarbeiter, Zulieferer und andere Stakeholder wertvolle Ressourcen, die das Projekt voranbringen – aber nur, wenn sie gut behandelt werden. Werden sie vernachlässigt oder schlecht behandelt, können sie abspringen und das Projekt gefährden. Deshalb ist Sensibilität und ein vorausschauender Umgang entscheidend.

Was gehört zum Stakeholder-Management?

1. Stakeholder identifizieren: Überlege, wer alles in das Projekt involviert ist oder Einfluss nehmen darf – direkt oder indirekt. Berücksichtige alle Ebenen – vom oberen Management bis zu externen Partnern.
2. Stakeholder analysieren: Finde heraus, was ihnen wichtig ist, wie viel Macht sie haben und welchen Einfluss sie auf das Projekt ausüben könnten.
3. Planen: Überlege, wie du am besten mit ihnen zusammenarbeitest und ihre Bedürfnisse einfließen lässt. Es braucht maßgeschneiderte Ansätze für den Umgang mit verschiedenen Stakeholdern. Entscheidende Akteure brauchen gezielte Aufmerksamkeit, während unterstützende Stakeholder motiviert und eingebunden bleiben sollten.
4. Kommunizieren: Teile offen und regelmäßig Informationen, um Vertrauen zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Besonders wichtig ist es, Konflikte mit Fingerspitzengefühl zu lösen und Ressourcen wie Mitarbeiter oder Zulieferer durch Wertschätzung zu binden.
5. Beziehungen und Empfindlichkeiten im Blick behalten: Halte die Beziehungen zu den Stakeholdern aktiv im Blick. Prüfe immer wieder, ob alle Beteiligten informiert sind, ob sie sich einbringen können und ob sich Projektparameter verändern. Versuche, möglichst viel Flexibilität zu bieten und deine Strategien anzupassen, falls sich Interessen oder Rahmenbedingungen ändern.

Warum ist Stakeholder-Management so wichtig?

• Konflikte vermeiden: Stakeholder, die sich übergangen oder schlecht behandelt fühlen, können Widerstand leisten oder das Projekt sogar blockieren. Ein frühzeitiges Einbinden minimiert diese Risiken.
• Erfolg sichern: Zufriedene Stakeholder leisten wertvolle Unterstützung – sei es durch Entscheidungen, finanzielle Mittel oder tatkräftige Mitarbeit.
• Beziehungen stärken: Vertrauen und langfristige Partnerschaften sind das Fundament für ein reibungsloses Projektmanagement und künftige Kooperationen.
• Kosten und Verzögerungen verhindern: Stakeholder im oberen Management können kostspielige Änderungen anordnen. Eine offene Kommunikation hilft, solche Eingriffe zu minimieren oder früh einzuplanen.
• Flexibilität durch Input: Viele Stakeholder bringen wertvolle Ideen, Anregungen oder Lösungen ein, die das Projekt effizienter und erfolgreicher machen können.

Ein durchdachtes Stakeholder-Management ist besonders in komplexen Projekten mit vielen Beteiligten unverzichtbar. Es sichert nicht nur das Projekt selbst, sondern stärkt auch langfristig das gesamte Team und die Kundenbeziehungen zu externen Partnern.

Was versteht man unter Stakeholder-Analyse?

Bei der Stakeholderanalyse geht es darum, die Personen, Gruppen oder Organisationen zu identifizieren und zu verstehen, die ein Projekt beeinflussen können oder von ihm betroffen sind. Der Prozess umfasst das Sammeln und Analysieren von Informationen über die Stakeholder, ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Einflussmöglichkeiten und das proaktive Ansprechen potenzieller Probleme, bevor ein Projekt beginnt.

Es geht um die Sammlung und Analyse von Informationen über:

• Wichtige Stakeholder mit hohem Einfluss.
• Ihre Einstellung zum Projekt (positiv, neutral, negativ).
• Potenziellen direkten oder indirekten Einfluss auf den Projekterfolg.

Ziel ist es, eine Basis für das Stakeholdermanagement zu schaffen, die sicherstellt, dass die Interessen der Stakeholder berücksichtigt und negative Einflüsse minimiert werden.

Warum ist die Stakeholderanalyse wichtig?

Eine gründliche Stakeholderanalyse bietet zahlreiche Vorteile:

1. Erfolgreicher Abschluss: Projekte laufen reibungsloser, wenn alle relevanten Stakeholder einbezogen werden.
2. Konfliktprävention: Frühzeitiges Erkennen von Konfliktpotenzial und negativen Einflüssen.
3. Optimierte Kommunikation: Klarheit über die Bedürfnisse der internen und externen Stakeholder verbessert die Zusammenarbeit.
4. Ressourcenschonung: Verhindert Verzögerungen und unnötige Kosten durch unerwartete Eingriffe.

Was ist das Ziel einer Stakeholderanalyse?

Die Stakeholder-Analyse zielt darauf ab, die wichtigsten Stakeholder und ihre Bedürfnisse zu Beginn eines Projekts herauszuarbeiten. Es ist wichtig, die Erwartungen der einzelnen Stakeholder genau zu verstehen, da sie miteinander oder mit den Projektzielen in Konflikt geraten können.

Zu den Vorteilen der Stakeholderanalyse gehören:

1. Die Zustimmung der Stakeholder sicherstellen. Indem sie die Erwartungen und Bedürfnisse der Stakeholder kennen, können Manager ihre Unterstützung und Beteiligung während des gesamten Projekts sicherstellen.
2. Frühzeitige Abstimmung aller Beteiligten über Ziele und Pläne. Indem die wichtigsten Personen und Gruppen zusammengebracht werden, um die strategischen Pläne des Projekts zu besprechen und Ziele zu setzen, stellt die Stakeholderanalyse sicher, dass alle zum Erfolg des Projekts beitragen können.
3. Frühzeitiges Ansprechen von Konflikten oder Problemen. Durch eine Stakeholderanalyse können Projektmanager potenzielle Konflikte oder Probleme mit wichtigen Stakeholdern proaktiv angehen und Widerstände oder Hindernisse für den Projekterfolg beseitigen.

Diese Vorteile unterstreichen die strategische Bedeutung der Stakeholderanalyse für das Projektmanagement, Geschäftsprozesse und die Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Die Schritte einer Stakeholderanalyse

Befolge diese vier Schritte bei der Durchführung einer Stakeholderanalyse:

1. Liste

Beginne damit, alle Personen, Gruppen oder Organisationen zu identifizieren, die dein Projekt beeinflussen können oder von ihm betroffen sind. Dazu gehören interne und externe Interessengruppen wie Projektmanager, Teammitglieder, Führungskräfte, Kunden, Partner, Investoren, Lieferanten und Endnutzer.

Erstelle eine vollständige Liste aller internen und externen Stakeholder, die das jeweilige Projekt beeinflussen können oder davon betroffen sind. Hier eine Beispiel-Liste:

2. Analyse

Sobald du deine Stakeholder aufgelistet hast, sammelst du Informationen über ihre Bedürfnisse, Erwartungen und ihren potenziellen Einfluss auf das Projekt. Dieses Wissen hilft dir, gezielte Kommunikations- und Engagementstrategien für jede Interessengruppe zu planen.

3. Prioritäten

Schätze den Einfluss und das Interesse der einzelnen Stakeholder ein. Du kannst eine Stakeholder-Karte verwenden, um die wichtigsten Stakeholder visuell zu bewerten und die geeigneten Maßnahmen für jede Gruppe zu bestimmen.

Bewerte die einzelnen Personen oder Gruppen anhand von:

• Einfluss: Haben sie einen hohen, mittleren oder geringen Einfluss?
• Einstellung zum Projekt: Unterstützen sie das Projekt oder könnten sie Widerstand leisten?

Tipp: Erstelle eine visuelle Stakeholder-Matrix, um ihre Bedeutung einzuordnen.

4. Engagement

Plane und implementiere Kommunikations- und Engagementstrategien, die auf die Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Interessengruppen zugeschnitten sind. Dazu können regelmäßige Updates, Jour fixe Meetings, Feedback-Sitzungen oder andere Formen der Interaktion gehören, um ihre Unterstützung und Beteiligung am Projekt sicherzustellen.

Strategien, um den Einfluss der Stakeholder zu steuern:

• Regelmäßige Meetings und Updates.
• Individuelle Ansprache der relevanten Stakeholder.
• Konfliktmanagement bei widerstrebenden Interessen.

Tipps für eine erfolgreiche Stakeholderanalyse

1. 1. Flexibilität bewahren: Stakeholder und ihre Bedürfnisse können sich im Laufe eines Projekts ändern. Aktualisiere deine Analyse regelmäßig.
   2. Tools nutzen: Plattformen wie monday.com ermöglichen eine übersichtliche Verwaltung und Priorisierung von Stakeholdern.
   3. Empathie zeigen: Gehe auf die individuellen Anliegen der einzelnen Personen ein, um Vertrauen aufzubauen.

Beispiel für eine Stakeholderanalyse

Um diese Schritte zu verdeutlichen, stell dir vor, du leitest ein Projekt zur Errichtung eines neuen Offshore-Windparks.

Eine Stakeholder-Analyse hilft dabei, die wichtigsten Stakeholder zu identifizieren, mit denen man in Kontakt treten muss, verschiedene Risiken und Einwände einzuplanen und die lokale Unterstützung für notwendige Veränderungen zu erhöhen. Der Prozess könnte folgendermaßen aussehen:

1. Identifizierung der Stakeholder

Für das Offshore-Windpark-Projekt könnten folgende Akteure in Frage kommen:

• Lokale Gemeinden und Einwohner
• Umweltgruppen
• Staatliche Stellen (lokal, regional und national)
• Investoren und Partner
• Zulieferer und Auftragnehmer
• Regulierungsbehörden

2. Stakeholderanalyse

Nachdem du die Interessengruppen identifiziert hast, könntest du feststellen:

• Die örtlichen Gemeinden machen sich Sorgen über die optischen Auswirkungen und den Lärm.
• Umweltgruppen interessieren sich für die Auswirkungen des Projekts auf das Meeresleben.
• Staatliche Stellen konzentrieren sich auf die Einhaltung von Vorschriften und den Beitrag des Projekts zu den Zielen für erneuerbare Energien.
• Investoren wollen wissen, ob das Projekt finanziell tragfähig ist und ob es sich lohnt, zu investieren.
• Lieferanten und Auftragnehmer bitten um Klärung des Ausschreibungsverfahrens und des Zeitplans für das Projekt.

3. Priorisierung der Stakeholder

Als Nächstes kannst du die Stakeholder auf der Grundlage ihres Einflusses und ihres Interesses an dem Projekt nach Prioritäten ordnen. Zu diesem Zweck kannst du ein Stakeholder-Raster verwenden, in dem du die Stakeholder in Kategorien wie „hoher Einfluss/hohes Interesse“ (eng zu führen) und „geringer Einfluss/geringes Interesse“ (zu überwachen) einteilst.

Alternativ kannst du auch eine RACI-Matrix-Vorlage verwenden, um die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten der Stakeholder eines Projekts visuell darzustellen.

4. Engagement der Stakeholder

Auf der Grundlage der Analyse und Priorisierung kannst du schließlich einen Plan erstellen, wie du effektiv mit jeder Interessengruppe in Kontakt treten kannst. Das könnte Folgendes beinhalten:

• Regelmäßige Projekt-Updates und Konsultationstreffen mit den lokalen Gemeinden, um ihre Anliegen anzusprechen.
• Zusammenarbeit mit Umweltgruppen, um den ökologischen Fußabdruck des Projekts zu minimieren.
• Sicherstellung der Einhaltung aller behördlichen Vorschriften und Suche nach staatlicher Unterstützung für das Projekt.
• Klare und transparente Informationen für Investoren über den Fortschritt des Projekts und die finanziellen Aussichten.
• Mit Lieferanten und Auftragnehmern durch faire und transparente Beschaffungsprozesse zusammenarbeiten.

Dieses hypothetische Beispiel zeigt, wie eine Stakeholder-Analyse dabei helfen kann, die Bedenken und Erwartungen der verschiedenen Stakeholder zu verstehen und zu berücksichtigen, was letztendlich zum Erfolg des Projekts beiträgt, indem es die Unterstützung sicherstellt und den Widerstand minimiert.

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So analysierst du Stakeholder mit monday.com

Mit unserer intuitiven Vorlage für das Stakeholder-Register ist die Durchführung einer Stakeholderanalyse auf monday.com viel einfacher.

Anstatt eine handschriftliche Liste oder eine Tabellenblätter zu verwenden, kannst du in einem zentralen Board die Stakeholder eines Projekts identifizieren, ihre Kontaktdaten zentral erfassen und die Einbindung deiner Stakeholder fördern:

• Intelligente Spalten: Klassifiziere jeden Stakeholder mit Spalten wie Rolle, Interesse, Einfluss und mehr.
• Praktische Statusmeldungen: Verwende unsere vorinstallierten Status-Labels oder ändere die Beschriftung einfach in deinen eigenen Text und wähle selbst eine Farbe aus.
• Fortschrittsverfolgung: Sortiere und filtere dein Board in Sekundenschnelle, um die Beteiligten nach Typ oder Projekt zu sehen.

Neben dem Hauptboard kannst du mit monday.com auch folgendermaßen mit deinen Stakeholdern in Verbindung bleiben:

• Dashboards: Kommuniziere Echtzeitdaten mit Stakeholdern und verschaffe dir einen Überblick über den Stand der Projekte, um Entscheidungen zu erleichtern.

• Formulare: Erfasse die Informationen, die du brauchst, um Projektanfragen und Vorschläge effizient mit den Beteiligten zu teilen.

• Dateien: Lade wichtige Dateien und Assets zur Überprüfung und Speicherung hoch und verwende dann eine Tag-Spalte, um sie einfach nach Stakeholder-Rolle, Status und mehr zu filtern.

• Automatisierungen: Vermeide unnötige Besprechungen oder langwierige E-Mail-Ketten mit automatischen Benachrichtigungen, die die Beteiligten sofort benachrichtigen, wenn du Initiativen abschließt oder sich ein Projektstatus ändert.

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Optimiere deine Stakeholderanalyse

Mit leistungsstarken Bausteinen wie Projektmanagement-Vorlagen, Automatisierungen und Dashboards kannst du deine Stakeholderanalyse auf monday.com ganz einfach optimieren.

Genau das hat Canva gemacht. Bevor monday.com zum Einsatz kam, wurden die Kreativteams von Updates und Benachrichtigungen überschwemmt, da die Anfragen und Infos über verschiedene Tools und Kanäle rein- und rausströmten. Nach der Umstellung konnte Canva seine Abläufe straffen und die Produktionszeit um ein Vielfaches reduzieren:

• • Kreativ-Anfragen werden über Online-Formulare eingereicht und in eine automatische Datenbank eingepflegt.
  • Verbesserte Produktionsworkflows anhand von Boards, um die Transparenz zu erhöhen und um Nachfragen der Stakeholder zu reduzieren.
  • Automatische Benachrichtigungen der Stakeholder durch die Slack-Integration, sobald sich der Projektstatus ändert.

In weniger als einem Jahr konnte das Team 657 manuelle Aktionen reduzieren und den kreativen Output verdreifachen, um 60.000 Anzeigen zu produzieren.

Mit monday.com hast du an einem zentralen Ort alles, was du für die Stakeholderanalyse brauchst, und kannst alle Beteiligten mühelos auf dem Laufenden halten. Gemeinsam könnt ihr an Projekten arbeiten, um eure gemeinsamen Ziele schneller zu erreichen.