Um in der sich ständig verändernden Welt des Projektmanagements ein effektiver Projektmanager zu sein, braucht es mehr als nur die richtige Kombination aus persönlichen Eigenschaften und passenden Kompetenzen.
Selbst erfahrene Projektmanager treffen auf Herausforderungen bei komplexen Projekten. Jeder Auftrag bringt neue Herausforderungen und andere Kriterien mit sich.
Erfahrene Projektmanager wissen, dass dieser Beruf ein empfindliches Gleichgewicht zwischen Wissenschaft und Kunstfertigkeit voraussetzt.
Für diejenigen, die den Projektmanagement-Prozess manchmal als herausfordernd empfinden, bieten wir hier eine Übersicht für ein effektives Projektmanagement. Sie wird dir helfen, ein noch effektiverer Projektmanager zu werden.
Was macht also ein Projektmanager?
Ein Projektmanager ist die Person, die Projekte leitet, auch wenn das vielleicht nicht ihre offizielle Berufsbezeichnung ist.
Die Rolle eines Projektmanagers erfordert viel Flexibilität in der Denkweise. Als Projektmanager musst du wissen, wie du viele verschiedene Details auf einmal einbeziehen kannst und wie du mit den richtigen Leuten zusammenarbeitest.
Jedes Projekt ist anders, deshalb musst du in der Lage sein, verschiedene Dinge sehr schnell zu lernen. Sei dir darüber im Klaren, wo du effektiv priorisieren kannst und worauf du dich nicht konzentrieren solltest. Zeit ist entscheidend, also nutze deine und die Zeit deines Teams bewusst.
7 Tipps für ein besseres Projektmanagement
Ein effizienter Projektmanager zu sein ist eine Herausforderung. Hier sind einige unserer Lieblingstipps, die wir mit dir teilen möchten:
1. Setze deine Teammitglieder ein
Guten Projektmanagern wird oft großer Respekt für ihre Führungsqualitäten entgegengebracht, und Soft Skills sind von großer Bedeutung. Um ein effektiver Projektmanager zu sein, musst du die beste Leistung aus allen Projektteammitgliedern herausholen können. Ein Projektmanager muss eventuell die Rolle eines Coaches einnehmen, der allen anderen hilft, zusammenzuarbeiten. Zum Job eines Projektmanagers können auch schwierige Gespräche mit Stakeholdern und Teammitgliedern gehören. All das erfordert eine Reihe von Soft Skills.
Außerdem hängt der Erfolg eines Projekts maßgeblich von den Fähigkeiten deiner Teammitglieder ab. Effektive Projektmanager verteilen die Arbeit häufig nach Schwachstellen und Stärken ihrer Teammitglieder. Die Priorisierung von Soft Skills und die Nutzung der Stärken deiner Teammitglieder sorgen für ein schnelleres Erledigen der Aufgaben und ein verbessertes Zeitmanagement. Und wenn jedes Teammitglied sein Bestes gibt und seine Stärken einsetzt, wird das Projekt erfolgreich verlaufen.
2. Nutze Projektmanagement-Tools
Technologie und technischer Fortschritt sind für die meisten Projektmanager ein großer Gewinn. An der Spitze dieser Liste steht Online-Projektmanagementsoftware. Typischerweise funktionieren Projektmanagement-Tools wie monday.com als Speicherort für alle wichtigen Projektinformationen.
Die Projektmanagement-Software funktioniert als zentrale Plattform und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit. Hier können Dokumente und Dateien verwaltet, Feedback oder Dateifreigaben erteilt und die Kommunikation zentralisiert werden. Davon profitiert nicht nur der Projektmanager, sondern das gesamte Projektteam.
3. Baue deine Fähigkeiten aus mit neuem Wissen
Soft Skills sind fürs Projektmanagement unerlässlich. Darüber hinaus fordert Projektmanagement auch eine Reihe technischer Fähigkeiten, von denen du viele durch verschiedene PM-Zertifizierungen erwerben kannst.
Viele Leute gehen davon aus, dass Projektmanagement-Schulungen nur für frischgebackene Projektmanager geeignet sind. Das ist definitiv nicht der Fall. Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Kurse, die deine Projektmanagement-Fähigkeiten verbessern können.
Trainings, Workshops und Kurse sind eine großartige Möglichkeit, um allfällige Wissenslücken zu schließen oder Kenntnisse über Methoden und Schlüsselprinzipien des Projektmanagements aufzufrischen. Häufig wird eine Projektmanagement-Zertifizierung mit hohen Leistungen in Verbindung gebracht.
4. Kommunikation ist entscheidend
Kommunikation ist nicht nur eine wichtige Führungseigenschaft, sondern auch essenziell für ein effektives Projektmanagement. Damit deine Projekte im Unternehmen reibungslos verlaufen, muss eine konsistente und effektive Kommunikation zwischen den relevanten Stakeholdern, Kunden und vor allem mit deinem Team stattfinden!
Außerdem müssen neue Änderungen an die Teammitglieder weitergegeben werden, um böse Überraschungen zu vermeiden. Der wichtigste Schritt in Richtung effektives Projektmanagement ist also eine transparente Kommunikation. Stelle sicher, dass die Kommunikation zwischen deinen Teammitgliedern und dir immer transparent und offen ist und jeder mit Fragen und Zweifeln auf dich zukommen kann.
Ineffektive Kommunikation kann zum Scheitern des Projekts führen. Stelle also sicher, dass jeder die nötigen Informationen hat, um bestmögliche Entscheidungen zu treffen und das Projekt voranzutreiben. Projektstatusberichte eignen sich zudem hervorragend, um alle auf dem Laufenden zu halten und sie über alle neuen Projektentwicklungen zu informieren.
5. Lerne von anderen Projektmanagern
Effektives Projektmanagement bedeutet nicht nur, sich auf eine einzige Fähigkeit zu verlassen. Es hilft, Projektmanagement als Lernerfahrung zu begreifen. Ein wichtiger Schritt für einen effektiven Projektmanager ist es, Projektmanagement als Lernerfahrung zu begreifen. Es hilft, sich mit erfahrenen Projektmanagern auseinanderzusetzen und ihre verschiedenen Ansätze und Techniken zu studieren.
Du könntest dich auch in verschiedenen Projektmanagement-Netzwerken weiterbilden, um Einblicke zu erhalten in Best Practices von anderen Projektmanagern: zum Management ihrer Teams, Projekte, Budgets und Zeit. Du wirst überrascht sein, wie viel du durch den Austausch mit anderen Projektmanagern lernen kannst. Das gilt auch für Kolleginnen und Kollegen, die anderen Branchen tätig sind als du.
6. Setze immer (realistische, aber ehrgeizige) Ziele
Nachdem du die Ziele deines Projekts umrissen hast, sollten spezifische Metriken festgelegt werden, um deinen Fortschritt zu überwachen. Im klassischen Projektmanagement werden diese Metriken als Deliverables bezeichnet und können ein greifbarer Meilenstein zum Erreichen eines Ziels sein. Um ein produktiver Projektmanager zu sein, musst du diese Ergebnisse immer im Voraus festlegen. Insbesondere, wenn du mehrere Variablen berücksichtigen musst.
Im Vorfeld sollte das Ziel eines Projektmanagers sein, eine möglichst hohe Übereinstimmung zwischen der Art der Ergebnisse und deren Fertigstellung zu erreichen.
7. Projektleistung auswerten
Nach erfolgreichem Projektabschluss ist es verlockend, den letzten und wohl wichtigsten Schritt für ein effektives Projektmanagement zu überspringen: die Nachbereitung von Projekten und die Bewertung der Projektleistung.
Evaluationen sind unerlässlich. Insbesondere wenn du nach einer Möglichkeit für zukünftige Verbesserungen suchst oder positives Feedback mit deinem Team teilen möchtest.
Das kann in zwei Phasen unterteilt werden: Projektleistung und ein Rückblick auf die Ergebnisse. Diese Auswertungen sind nicht nur für einen Projektmanager hilfreich. Auch Kunden können wertvolle Erkenntnisse für künftige Projekte erhalten.
Es gibt viele Wege, ein effektiverer Projektmanager zu werden. Diese sieben Tipps werden dein Projektmanagement und die Ergebnisse positiv beeinflussen und den Zusammenarbeit innerhalb deines Teams fördern.
Tipps und Erkenntnisse von einem monday.com PM
Da jedes Projekt sehr unterschiedlich ist, brauchst du eine flexible Plattform. Projektmanager Dror Adi nutzt für sämtliche Projekte monday.com:
„Das Beste an monday.com ist, dass es so flexibel ist. Du kannst die Plattform für jedes Projekt völlig neu anpassen.”
Dror Adi, Projektmanager bei monday.com
Wie fängt Dror mit seinen Projekten an? Zuerst erstellt er für jedes ein Board.
Das hilft, die zwei wichtigsten Faktoren im PM umzusetzen: Planen und Zusammenarbeiten.
- Planung ist das A & O: Plane unvorhersehbare Ereignisse mit ein
Das klingt vielleicht etwas pessimistisch. Aber wenn du dein Projekt planst, denke auch an jene Bereiche, die scheitern können.
Nutze dein Board, um jedes Detail so weit wie möglich zu planen. Das wird dir dabei helfen, einen Gesamtüberblick zu erhalten – auch über die Bereiche, die schiefgehen und Verzögerungen verursachen können.
- Arbeite mit den Experten zusammen
Du kannst nicht alles wissen. Also musst du in der Lage sein, dir Hilfe von den richtigen Leuten zu holen.
Du musst die Leute identifizieren, die dir wirklich schnell etwas beibringen können. Gleichzeitig musst du dir darüber im Klaren sein, was du nicht lernen musst. Ein Projekt wird durch die Zeit definiert.
Überlege dir also genau, wer dir bei dem Projekt helfen kann und wie du sie mit den relevanten KPIs (Key Performing Indicators) in Verbindung bringst.
Bei monday.com planen wir unsere Projekte von A bis Z auf der Plattform. Das bedeutet, das wir zuerst ein Board erstellen, das perfekt für das Projekt geeignet ist.
Wenn du keine Zeit hast, dein eigenes Board zu erstellen, kannst du auch auf unsere Vorlagen als Grundlage zurückgreifen.
Erstelle die Automatisierungen, entscheide welche Spalten du brauchst und schon kann es losgehen.
Wie lange im Voraus muss ein Projekt geplant werden?
Jedes Projekt ist unterschiedlich, nicht alles ist voraussehbar. Daher musst du sämtliche Teilbereiche eines Projekts schnell erkennen können.
Mit anderen Worten: Es gibt keine perfekte Formel dafür, wie viel Zeit im Vorfeld für welche Projektphasen eingeplant werden sollten. Achte aber darauf, genügend Reserve für Unerwartetes einzuplanen.
Schritte zur Erstellung eines Projekts auf monday.com
- Analysiere das Projekt
- Plane das Board für das Projekt (oder verwende eine Vorlage)
- Übertrage die Projektdetails in ein Board
- Denke daran: das Board muss für alle Involvierten verständlich sein
- Erstelle Integrationen/Automatisierungen
Für die Konferenz haben wir sämtlichen potenziellen Teilnehmern eine Telefonnachricht geschickt, um sie an das Event zu erinnern und sie zu einer Antwort zu bewegen. Dank einer Automatisierung wurde dann die Statusspalte automatisch mit den Antworten aktualisiert.
Auf monday.com kannst du nicht nur mit dem Projektteam kommunizieren, sondern auch mit sämtlichen Stakeholdern außerhalb deines Teams.
Erstelle dein erstes Board und entdecke, wie du monday.com für deine Projekte einsetzen kannst.
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