Projekt Portfoliomanagement: Anleitung, Tipps und Tools für PPM

Im Orchester kommen mehrere Musiker zusammen, spielen auf unterschiedlichen Instrumenten, und jeder konzentriert sich auf seine eigene Aufgabe. Damit daraus keine Kakophonie wird, braucht es einen Dirigenten, der den Überblick behält: Er sorgt dafür, dass alle Musiker harmonisch zusammenspielen, ihre Einsätze perfekt abgestimmt sind und das Gesamtwerk ein Erfolg wird.

Genauso funktioniert das Projekt-Portfoliomanagement. Mehrere Projekte werden gleichzeitig so gesteuert, dass alle aufeinander abgestimmt sind und die verfügbaren Ressourcen wie Zeit, Budget und Mitarbeitende optimal genutzt werden. Wie ein Dirigent sorgt das strategische Portfoliomanagement dafür, dass die Projekte nicht gegeneinander arbeiten oder miteinander konkurrieren, sondern gemeinsam die übergeordneten Unternehmensziele erreichen.

In diesem Artikel erfährst du, wie Projektportfoliomanagement funktioniert und wie du alle Projekte so zusammenspielen lässt, dass nicht nur jedes einzelne für sich erfolgreich ist, sondern das Zusammenspiel ein harmonisches Meisterwerk ergibt.

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Was ist Portfoliomanagement?

Stell dir vor, du hast eine Sammlung von Dingen, die dir wichtig sind. Zum Beispiel dein Erspartes, persönliche oder berufliche Projekte, deine Familie und deine Hobbys. Damit du das perfekte Zusammenspiel für deine Ziele erreichst, ohne unnötige Risiken einzugehen, brauchst du eine Strategie, um alles sinnvoll zu organisieren. Genau das ist Portfoliomanagement: der Prozess, verschiedene Ressourcen oder Vorhaben so zu verwalten, dass sie optimal genutzt werden.

Das Portfoliomanagement dient dazu, bei der Investition die richtige Balance zwischen Sicherheit und Erfolg zu finden. Wie bei der Geldanlage: es wäre ganz schön riskant, dein gesamtes Vermögen in eine einzige Aktie zu investieren. Deshalb verteilst du es auf verschiedene Anlagen. So minimierst du das Risiko, während du trotzdem die Chance auf eine gute Rendite hast.

In Unternehmen funktioniert das genauso, nur auf größerer Ebene. Hier gibt es oft viele Projekte gleichzeitig, die um Zeit, Budget und Mitarbeitende konkurrieren. Das strategische Portfoliomanagement sorgt dafür, dass die wichtigsten Projekte priorisiert werden, Ressourcen sinnvoll eingesetzt und Risiken minimiert werden. Ziel ist es, die Projekte so zu koordinieren, dass sie gemeinsam die Unternehmensziele bestmöglich unterstützen.

Verschiedene Arten von Portfoliomanagement

• Investment Portfoliomanagement: Hier geht es darum, Finanzanlagen wie Aktien, Anleihen oder Fonds so zu verwalten, dass das Verhältnis von Risiko und Rendite optimiert wird. Ziel ist es, den langfristigen Wert zu steigern.
• Immobilien Portfoliomanagement: Die Verwaltung von Immobilieninvestitionen fokussiert sich auf deren Wertsteigerung und Rentabilität. Dazu gehören Kauf, Verkauf und strategische Nutzung von Immobilienbeständen.
• Projekt Portfoliomanagement: Im Mittelpunkt steht die Priorisierung und Steuerung von Projekten, um strategische Unternehmensziele zu erreichen. Ressourcen werden effizient verteilt, und Risiken werden minimiert.

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Ein Projektportfolio ist eine Gruppe von Projekten und Programmen, die zusammen gemanagt werden, um strategische Ziele zu erreichen. Es dient als Instrument zur Übersicht und Kontrolle, mit dem Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte aufeinander abgestimmt sind, Ressourcen effizient genutzt werden und alles im Einklang mit den Unternehmenszielen steht. So behalten Unternehmen den Überblick über ihre Prioritäten und Aktivitäten, und können fundierte Entscheidungen treffen.

Das Projektportfolio ist die zentrale Informationsquelle, um fundierte Entscheidungen zur Ressourcenverteilung zu treffen, Leistungsprognosen zu schätzen und Risiken zu kalkuieren.

Das Portfoliomanagement effektiv durchzuführen bedeutet, die übergeordneten Unternehmensziele strategisch in einer sinnvoll gewählten Gruppe von Projekten umzusetzen, so dass der Fortschritt und Erfolg des einzelnen Projekts dem großen Ganzen dient.

Was sind die Ziele von Portfoliomanagement?

Die Ziele des Projektportfoliomanagements (PPM) lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, die zur strategischen Ausrichtung, Ressourcenoptimierung und dem Erfolg des Unternehmens beitragen sollen. Hier eine Übersicht der wichtigsten Ziele:

1. Strategische Ausrichtung sicherstellen

• Priorisierung von Projekten: Projekte werden so ausgewählt und priorisiert, dass sie am besten mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen und den größtmöglichen Nutzen bieten. Dadurch verfolgen mehrere Projekte gemeinsame Ziele.
• Ressourcenausrichtung: Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal werden auf die Projekte verteilt, die den größten Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten.

2. Optimale Ressourcennutzung

• Effiziente Ressourcenverteilung: Indem Projekte im Portfolio vorausschauend und sorgfältig geplant und koordiniert werden, können Engpässe bei Ressourcen minimiert werden.
• Kosteneffizienz: Investitionen werden überwacht und gesteuert, damit Projekte innerhalb des Budgets bleiben und ein maximales Kosten-Nutzen-Verhältnis erzielen.

3. Risiko- und Konfliktmanagement

• Risikominimierung: Risiken werden auf Portfolioebene bewertet, um kritische Abhängigkeiten oder übermäßige Belastungen zu vermeiden.
• Konfliktlösung: Potenzielle Ziel- oder Ressourcen-Konflikte zwischen Projekten werden frühzeitig erkannt und gelöst.

4. Transparenz und Kontrolle

• Einheitliche Übersicht: PPM bietet einen umfassenden Überblick über alle laufenden und geplanten Projekte, wodurch Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können.
• Fortschrittskontrolle: Der Status jedes Projekts wird regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass es im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

5. Steigerung von Erfolg und Wertschöpfung

• Höhere Erfolgsquote: Projekte im Portfolio werden auf Machbarkeit und Nutzen hin geprüft, wodurch weniger Ressourcen in unrentable oder unrealistische Projekte investiert werden.
• Wettbewerbsvorteile: Durch gezielte Investitionen in strategisch wichtige Projekte kann das Unternehmen seine Marktposition stärken.

6. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

• Reaktionsfähigkeit: Das PPM ermöglicht es, schnell auf Änderungen im Markt oder in der Unternehmensstrategie zu reagieren, indem Prioritäten angepasst werden.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das Portfolio wird regelmäßig evaluiert und optimiert, um langfristig effektiver zu arbeiten.

Das Projektportfoliomanagement dient also dazu, das Unternehmen in seiner Gesamtheit besser aufzustellen, indem es den Einsatz von Ressourcen optimiert, Risiken minimiert und die strategischen Ziele konsequent verfolgt. Dies hilft auch Teams dabei effektiv und effizient zu arbeiten, da alle am selben Strang ziehen.

Strategisches Portfoliomanagement

Das strategische Portfoliomanagement richtet den Projekt- und Ressourcenmix eines Unternehmens an langfristigen Zielen aus. Es sorgt dafür, dass die richtigen Projekte priorisiert und Ressourcen optimal eingesetzt werden, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

• Projektpriorisierung: Projekte werden anhand klarer Kriterien wie strategischem Nutzen, Kosten, Risiken oder Ressourcenbedarf bewertet. Ziel ist es, die Projekte mit dem höchsten Mehrwert für die Unternehmensstrategie zuerst umzusetzen.
• Ressourcenoptimierung: Die begrenzten Ressourcen eines Unternehmens – wie Budget, Zeit und Personal – werden effizient geplant und verteilt. Dies minimiert Engpässe, verhindert Doppelarbeit und sichert den Erfolg der priorisierten Projekte.

Best Practices für das Portfoliomanagement

Ein effektives Portfoliomanagement basiert auf einer Reihe zentraler Techniken, die sicherstellen, dass Ressourcen optimal genutzt, Risiken minimiert und die Unternehmensziele erreicht werden. Zu den wichtigsten gehören:

Diversifikation

Diversifikation bedeutet, die Projekte im Portfolio so zu gestalten, dass eine ausgewogene Mischung entsteht. Wie bei der Geldanlage hilft diese Technik, Risiken zu streuen und Abhängigkeiten zu reduzieren. Durch die Verteilung von Ressourcen auf verschiedene Projekte oder Programme wird sichergestellt, dass das Unternehmen auch bei Schwierigkeiten in einem Bereich stabil bleibt, da mehrere Projekte gemeinsame Ziele verfolgen.

Risikomanagement

Kein Projekt ist frei von Risiken. Das strategische Portfoliomanagement dient dazu, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren, ihre Auswirkungen einzuschätzen und Maßnahmen zum Gegensteuern zu ergreifen. Das Risikomanagement sorgt dafür, dass das Portfolio als Ganzes widerstandsfähig bleibt und auf unvorhergesehene Herausforderungen flexibel reagieren kann.

Performanceanalyse

Um den Erfolg des Portfolios sicherzustellen, ist eine regelmäßige Analyse der Performance unerlässlich. Dabei werden die Fortschritte und Ergebnisse der einzelnen Projekte bewertet, um festzustellen, ob sie die gesetzten Ziele erreichen. Auf Basis dieser Analysen können gezielte Anpassungen vorgenommen werden, um das Portfolio kontinuierlich zu optimieren und auf Kurs zu halten.

Diese Techniken arbeiten Hand in Hand, um sicherzustellen, dass das Projektportfolio nicht nur kurzfristig erfolgreich ist, sondern auch langfristig zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens beiträgt.

Schritt für Schritt Anleitung für das Projekt Portfoliomanagement

Genau wie in allen anderen Arbeitsabläufen, so variieren auch für das strategische Portfoliomanagement die Best Practices. Es gibt aber einige geeignete Methoden, die in den meisten Branchen anwendbar sind.

1. Führe eine Bestandsaufnahme deiner Projekte durch

Eine Bestandsaufnahme all deiner laufenden Projekte verschafft dir einen ersten Überblick, der für ein effektives Portfoliomanagement von wesentlicher Bedeutung ist. Erfasse den Titel, den Zeitplan, die geschätzten Kosten, die Unternehmensziele, den potenziellen ROI des Projekts sowie weitere Vorteile, die es für das Unternehmen mitbringt.

Auf diese Weise kannst du sofort eine Gesamtübersicht mit allen Informationen erstellen, die notwendig sind, um die Beteiligten über den neusten Stand zu informieren oder spontan bessere strategische Entscheidungen zu treffen.

2. Beurteile Projekte nach strategischen Gesichtspunkten

Ziele setzen ist das Wichtigste bei der Beurteilung. Untersuche deine Projekte auf ihre Eignung – sie sollen den strategischen Zielen des Unternehmens am ehesten entsprechen. Andere Faktoren, die du beachten solltest, sind die inhärenten Risiken eines Projekts und ob das Projekt eine massive Umstrukturierung verlangt.

Letztendlich kann ein guter Portfoliomanager frühzeitig erkennen, ob sich Projektvorschläge überschneiden oder konkurrieren und nur strategische Projekte weiterverfolgen, damit das Management und die Stakeholder besser aufeinander abgestimmt sind.

3. Kategorisiere und priorisiere Projekte

Sobald du jedes Projekt auf seine Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie hin beurteilt hast, musst du anhand der verfügbaren finanziellen Mittel und Ressourcen priorisieren. Eine beliebte Priorisierungsmethode ist das Pareto-Prinzip bzw. 80-20-Regel.

Ein sorgfältiger Bewertungs- und Kategorisierungsprozess kann an dieser Stelle von großem Nutzen sein, da er dir und deinem gesamten Unternehmen hilft, zu erkennen, wie viel Arbeit in Zukunft erforderlich sein könnte.

4. Überwache und manage deine Projekte effizient

Ein solides Verfahren zur Beurteilung und Priorisierung ist die Basis, um dein Portfolio zu verwalten, nachdem die genehmigte Projektliste erstellt wurde.

Der nächste Schritt ist, das Projektportfolio aktiv und effektiv zu steuern. Und dafür gibt es zahlreiche digitale Portfoliomanagement-Tools. Eine innovativea Projektmanagement-Plattform wie monday work management strafft die gesamten Arbeitsprozesse, indem sie es dir ermöglicht, den Status eines jeden Projekts in einem datenbasierten und optisch ansprechenden Dashboard einzusehen.

Portfoliomanager sollten die Leistungsentwicklung ihrer Assets mindestens quartalsweise überprüfen. Um größere Erfolge zu erzielen, sollten diese Überprüfungen häufiger stattfinden.

Während des Überprüfungsprozesses sollten Portfoliomanager und Stakeholder häufig zusammenkommen, um zu besprechen, welche Projekte zusätzliche finanzielle Mittel benötigen und verdienen bzw. welche Projekte ausgesetzt oder komplett gestoppt werden sollten.

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Wie wird im Portfoliomanagement Erfolg gemessen?

Der Erfolg im Portfoliomanagement wird daran gemessen, wie gut die Projekte und Programme im Portfolio die übergeordneten Ziele des Unternehmens unterstützen. Wichtige Kriterien sind:

• Zielerreichung: Haben die Projekte die strategischen Unternehmensziele erreicht? Wurden die gewünschten Ergebnisse erzielt?
• Effiziente Ressourcennutzung: Wurden Zeit, Budget und Mitarbeitende optimal eingesetzt?
• Risikomanagement: Wurden Risiken erfolgreich minimiert und unerwartete Herausforderungen bewältigt?
• Portfolio-Performance: Wie haben die Projekte im Vergleich zu den gesetzten KPIs (Key Performance Indicators) abgeschnitten? Dazu zählen unter anderem Zeit- und Kostenüberschreitungen, Qualität der Ergebnisse und ROI (Return on Investment).
• Balance und Nachhaltigkeit: Ist das Portfolio ausgewogen, sodass Risiken gestreut und langfristige Erfolge gesichert sind?

Ein erfolgreiches Portfoliomanagement zeichnet sich durch eine harmonische Abstimmung der Projekte aus, bei der nicht nur einzelne Projekte, sondern das gesamte Portfolio zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens beiträgt.

Herausforderungen beim Portfoliomanagement

Effektives strategisches Portfoliomanagement erfordert viel Verantwortung und starkes Engagement in unterschiedlichen Bereichen. Hier sind einige der 5 größten Herausforderungen.

1. Stakeholdermanagement

Sowohl die Projektteams als auch die Stakeholder haben unterschiedliche Beweggründe und Prioritäten, die auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden müssen. Die Beteiligten von mehreren Projekten müssen durch strategisches Portfoliomanagement gleichzeitig betreut, instruiert und informiert werden. Da läuft die Zusammenarbeit der verschiedenen Parteien nicht immer reibungslos ab, vor allem wenn es um Budgetentscheidungen geht. Führe zu Beginn eine Stakeholderanalyse durch, um dir ein Bild zu machen, wer mit welchen Interessen berücksichtigt werden muss und wen du zu welchem Zeitpunkt involvieren muss.

Aktive Involvierung und Transparenz sind auf jedem Unternehmenslevel wichtig, damit Stakeholder sich wertgeschätzt fühlen und Projekte auf Kurs bleiben.

2. Zeit- und Ressourcenmanagement

Bei der Fülle von Initiativen ist es oft schwierig zu ermitteln wie viel Zeit, Kapazität und Ressourcen noch verfügbar sind. Mit monday work management kannst du die Teamauslastung-Ansicht und die Zeitleistenansicht nutzen, um klare Erkenntnisse zu erhalten und sowohl dein Zeitmanagement als auch deine Ressourcenplanung zu optimieren. So kannst du ganz einfach die Arbeitslast der Mitarbeiter und die verfügbaren Ressourcen verteilen, damit nichts verschwendet oder verschlissen wird.

3. Datenverfügbarkeit

Zur Gewährleistung eines effizienten Portfoliomanagements musst du in der Lage sein, die Ansichten relevanter Projektdaten, die du und deine Stakeholder nutzen, zu importieren und individuell anzupassen.

Mit monday work management kannst du Widgets nutzen, um benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen. Außerdem kannst du Automatisierungen einrichten, die regelmäßig Berichte versenden. Du kannst einem Board sogar mehr als eine Dashboard-Ansicht hinzufügen, die du mit Hilfe von Tools wie Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen genau so aufbaust, wie du es dir vorstellst.

4. Schwierigkeiten beim Operationalisieren und Skalieren

Wenn dein Projektportfolio wächst, wirst du schnell zu dem Schluss kommen, dass eine Plattform für Arbeitsmanagement, die mitwächst und deine manuellen Aufgaben minimiert, letztendlich unabdingbar ist. Excel-Dateien und E-Mails können Automatisierungen, Kalkulationen, Kommunikationen und vieles mehr nicht an einem zentralen Ort bieten, was Organisationen daran hindern kann, ihre Portfolios zu erweitern — oder dies zumindest erheblich verlangsamt.

5. Makroökonomische Risiken

Selbst ein perfektes Portfoliomanagement kann von Faktoren, die außerhalb der Kontrolle der Organisation liegen, wie beispielsweise ein konjunktureller Abschwung, negativ beeinflusst werden. Wenn du allerdings eine effektive Plattform und ein effizientes System nutzt, kannst du vor, während und nach der Krise oder der wirtschaftsschwachen Zeit bessere finanzielle Entscheidungen treffen.

Portfoliomanagement-Tools und ihre Vorteile

Ein gutes Portfoliomanagement-Tool ist unerlässlich, um Projekte und Ressourcen effizient zu verwalten. Es unterstützt dabei, alle Geschäftsprozesse zu optimieren, Informationen leicht zugänglich zu machen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Die wichtigsten Vorteile sind:

• Nahtlose Datenintegration: Projektinformationen sind zentral in Dashboards gespeichert und jederzeit zugänglich für alle Projektbeteiligten und Portfoliomanager. Mit Zugriffsberechtigungen kann man steuern, wer worauf zugreifen darf.
• Zeitersparnis: Eliminiert manuelle Datenweitergabe und Projektupdates, was den Bedarf an Statusmeetings reduziert.
• Effizienzsteigerung: Optimiert und beschleunigt Arbeitsabläufe und verbessert die strategische Ausrichtung des Unternehmens.
• Transparenz: Klare Übersicht über Projektstatus, Finanzierung und Ressourcennutzung.

Ein Projektmanagement-Tool wie monday work management sorgt dafür, dass deine Projekte perfekt aufeinander abgestimmt sind und dein Unternehmen erfolgreich bleibt.

Schau die hier eine kurze Demo an:

Portfoliomanagement mit monday work management

monday.com ist ein Work OS, ein Arbeitsbetriebssystem. Das heißt, du kannst auf der Arbeitsmanagement-Plattform mit deinem gesamten Team zusammenarbeiten, Aufgaben, Fortschritte und Prozesse verfolgen. So vereinfacht die Projektmanagement-Software monday work management auch das Projekt Portfoliomanagement.

Die Funktionen und Personalisierung-Optionen unterstützen dich und deine Manager dabei, das Gesamtbild zu sehen, und führen zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit und Performance im Team. Ihr könnt diverse Projekte gleichzeitig überwachen und steuern. Die visuelle Gestaltung macht es einfach, Engpässe und Probleme zu erkennen, Daten aus allen Projekten und unterschiedlichen Programme abzurufen und in einer Gesamtübersicht anzuzeigen. Es gibt verschiedene Ansichten und Berichtsfunktionen, um die Daten wie gewünscht aufzubereiten.

Wenn du in monday.com investierst, hakst du alle Best Practices auf einmal ab:

• Eine aktive und detaillierte Bestandsaufnahme deines Projekts in einem Portfoliomanagement Board durchführen. Dieses Board bietet dir eine Gesamtübersicht, die sich problemlos mit detaillierteren Projektansichten verbinden lässt, die deine Projektmanager konstant aktualisieren.
• Projekte unter strategischen Gesichtspunkten beurteilen. Nutze dafür benutzerdefinierte Spalten, mit denen es ganz einfach ist, die Finanzierungsrunden, investierte Ressourcen, den geschätzten Ist-Wert und die letzte Beurteilung nachzuverfolgen.
• Projekte priorisieren, kategorisieren und finanzieren. Dafür stehen dir benutzerdefinierte Spalten zur Verfügung, in denen die Priorität und die individuelle Projektbewertung verzeichnet sind.
• Das gesamte Portfolio sorgfältig überprüfen und verwalten. Die benutzerdefinierten Dashboards bieten dir eine Momentaufnahme der Gesamtrentabilität und Leistungsstärke des Portfolios.

Mit Portfoliomanagement Unternehmensziele erreichen

Projektportfoliomanagement ist wie der Dirigent eines Orchesters: Es sorgt dafür, dass alle Projekte im Unternehmen harmonisch zusammenspielen und effektiv gemeinsame Ziele erreicht werden. Durch die richtige Koordination und Ressourcennutzung können Unternehmen erreichen, dass ihre Projekte nicht nur einzeln erfolgreich sind, sondern als Gesamtes den Geschäftserfolg vorantreiben.

Strategisches Portfoliomanagement minimiert Risiken, maximiert den Nutzen und sichert den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Wenn du mit smarten Tools arbeitest, um deine Projekte zu steuern und Stakeholder zu managen, wird das Projektporfoliomanagement deutlich leichter und du kannst deine Unternehmensziele sicher, effizient und nachhaltig erreichen.

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