KPIs – Definition, Messung und Beispiele von Erfolgskriterien

Neues Jahr, neue Ziele? Vielleicht möchtest du den Traffic auf deiner Website steigern, den Umsatz erhöhen oder den Return on Investment deines nächsten Projekts maximieren. Vielleicht möchtest du auch dein Team zu besseren Leistungen führen, um Projekte effizienter und pünktlich abzuschließen. Ziele sind wichtige Maßnahmen in Unternehmen, um sich ständig weiter zu entwicklen.

Aber woher weißt du, wann du diese Ziele erreicht hast? Die Antwort ist einfach: Du brauchst KPIs.

Der Begriff KPI ist eine Abkürzung und steht für „Key Performance Indicator“. Auf Deutsch bedeutet das Schlüsselkennzahl bzw. Leistungskennzahl. KPIs sind die wichtigsten Kennzahlen bei einem Projekt, weil sie den vordefinierten Kriterien, die in einer Organisation als Erfolg gelten, eine messbare Größe geben und dabei helfen, diesen Erfolg nachweisbar zu machen.

In diesem Blogartikel erfährst du alles über KPIs, von der Begriffserklärung, über Vorteile, Nachteile, Beispiele und Vergleiche, und lernst, wie du sie für die Arbeit einsetzen kannst. Du erfährst, wie du KPIs für deine strategischen Unternehmensziele auswählst und einsetzen kannst und das Beste: Wir stellen dir ein Tool vor, das dir hilft, diese Ziele zu erreichen, auch wenn dein Team wächst oder sich deine Strategie ändert.

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Was ist ein KPI?

Zur Erinnerung: Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicator – eine Kennzahl, die misst, wie sich Projekte, Personen, Abteilungen oder Unternehmen im Hinblick auf strategische Ziele verhalten.

Du kannst gemeinsam mit deinen Führungskräften oder deinem Team KPIs definieren, festlegen und im Verlauf des Projekts objektiv den Fortschritt und die Erfüllung deiner Projektziele messen und kommunizieren. Anhand von KPIs können die Beteiligten sehen, ob sie Fortschritte machen oder ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist.

KPIs werden immer als Wert angezeigt, der den Fortschritt in Richtung eines Ziels zeigt.

KPIs geben dir eine klare, objektive Möglichkeit, den Projektfortschritt nicht nur zu bewerten, sondern ihn auch anderen Teams oder Interessengruppen mitzuteilen. Außerdem stellen sie sicher, dass alle Teammitglieder und wichtigen Projektbeteiligten wissen, wie der Erfolg eines Projekts zu messen ist.

Zu verstehen, wie ein Projekt vorankommt, ist ein wichtiger Aspekt für den Erfolg oder Misserfolg des Vorhabens. Viele Führungskräfte geben an, dass schlechte Kommunikation – wie das Fehlen klarer KPIs – zu einer Verzögerung oder dem Scheitern von Projekten führt.

Ein guter KPI sollte objektiv, messbar und in der Lage sein, einen Trend oder einen Vergleich über die Zeit aufzuzeigen. Ein bekanntes Beispiel für einen KPI ist der Return on Investment (ROI). Der ROI misst die Rentabilität einer Investition, also wie viel Gewinn im Verhältnis zum investierten Kapital erzielt wurde. Wenn das als KPI festgelegte Ziel ein positiver ROI ist und ein Unternehmen nachweislich mehr Gewinn erzielt hat als ursprünglich investiert wurde, ist das objektiv ein Erfolg.

Das Ziel ist es, effektiv mit deinem Team über den Projektstatus zu kommunizieren, damit die Dinge effizienter erledigt werden können und der Stress, den die Beschäftigten aufgrund schlechter Kommunikation am Arbeitsplatz empfinden, vermieden wird.

Was sind die Vorteile und Nachteile von KPI?

KPIs helfen Unternehmen, ihren Fortschritt und die Leistung zu messen, um ihre Ziele zu erreichen. Dadurch ermöglichen sie datenbasierte Geschäftsentscheidungen. Allerdings gibt es auch Nachteile. Zum Beispiel besteht die Gefahr, dass man sich zu sehr auf KPIs konzentriert und andere wichtige Faktoren vernachlässigt.

Vorteile von KPIs 

• Mitarbeiter in die Verantwortung nehmen: Mit Hilfe von Leistungskennzahlen kannst du den Fortschritt bis auf die individuelle Ebene mitverfolgen, um gezielte Optimierungen vorzunehmen. Wenn der KPI eines Verkaufsteams die Anzahl der monatlichen Verkäufe pro Person ist, können die Teamleiter leicht nachvollziehen, wie viel jeder Einzelne zum Erfolg der Abteilung beiträgt, je nachdem, ob der Mitarbeiter Ziele erreicht oder nicht.
• Anpassungen erlauben: Wenn Projektmanager die KPIs festgelegt haben, ist es einfacher, die Strategie anzupassen, wenn das Team oder einzelne Mitarbeiter ihre Ziele nicht erreichen. Das muss nicht bedeuten, dass man die schwächsten Mitarbeiter entlässt, es kann auch dazu führen, dass man den Low Performern zusätzliche Schulungen und Beratung anbietet.
• Sicherstellen, dass an einem Strang ziehen: Es ist wahrscheinlich, dass jeder etwas anderes unter Erfolg versteht. Wenn zum Beispiel ein IT-Mitarbeiter und ein Buchhalter gemeinsam an einem Projekt arbeiten, werden sie den Erfolg sicher unterschiedlich bewerten. KPIs geben einen Standard und gemeinsame Ziele vor, auf die alle hinarbeiten können, damit die Erwartungen und Prioritäten von Anfang an klar sind.
• Den Zustand eines Unternehmens beurteilen: KPIs helfen Unternehmen, objektiv zu sehen, wie es um die Leistung des gesamten Unternehmens bestellt ist. Finanzielle KPIs zeigen zum Beispiel die Rentabilität, während die Mitarbeiterbindungsrate die Stärke der Unternehmenskultur anzeigen kann.

Nachteile von KPIs

• Manipulation: KPIs können manipuliert werden, um ein besseres Ergebnis zu zeigen, wie etwa Verkaufszahlen durch selektive Darstellung. Solche Praktiken können zu Fehlentscheidungen führen.
• Komplexität: Das Festlegen und Messen von KPIs kann recht kompliziert sein und kostet oft viel Zeit und Ressourcen. Unternehmen müssen genau überlegen, welche Kennzahlen wichtig sind, was manchmal viele Datenanalysen und Tests erfordert. Diese Komplexität kann dazu führen, dass Entscheidungen länger dauern, als nötig wäre.
• Statischer Ansatz: KPIs sind manchmal nicht flexibel genug, um sich schnell an ändernde Geschäftsbedingungen anzupassen.
• Mangelnder Kontext: KPIs allein bieten oft keinen vollständigen Überblick über die Leistung des gesamten Unternehmens. Zum Beispiel kann eine hohe Verkaufszahl einen positiven KPI anzeigen, während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit sinkt. In diesem Fall könnte die Entscheidung, den Verkaufsdruck zu erhöhen, zu einer weiteren Verschlechterung der Kundenbeziehungen führen, da wichtige Zusammenhänge unberücksichtigt bleiben.

KPIs haben viele Vorteile und sind in den meisten Fällen unverzichtbar. Es ist aber wichtig, auch die Nachteile zu berücksichtigen und einen ausgewogenen Ansatz zu verfolgen, um ihre Effektivität zu maximieren.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und OKR?

OKR ist ein aus dem Englischen übernommenes Akronym und steht für Objectives and Key Results (Ziele und Schlüsselergebnisse). Es handelt sich um eine Methode zur Festlegung von Geschäftszielen, die von Andy Grove in den 1960er-Jahren für Intel entwickelt wurde.

KPI (Key Performance Indicator) und OKR (Objectives and Key Results) sind beides wichtige Werkzeuge im Leistungsmanagement, aber sie verfolgen unterschiedliche Ansätze:

Kurz gesagt: KPIs messen spezifische, wichtige Kennzahlen, also wie gut man performt, während OKRs dazu dienen, breitere Ziele mit konkreten Ergebnissen verfolgen. Beide Methoden können hervorragend kombiniert werden, um den Erfolg einer Organisation zu steigern.

KPI-Beispiel

Umsatzwachstum

• Definition: Der Prozentsatz, um den der Umsatz eines Unternehmens im Vergleich zum Vorjahr gestiegen ist.
• Ziel: 10% Umsatzwachstum im Jahr 2024.

OKR-Beispiel

Objective: Die Kundenbindung erhöhen

Key Results:

1. 1. Die Wiederkaufrate auf 25% steigern.
   2. Den Net Promoter Score (NPS) auf 75 erhöhen.
   3. 90% der Kundenumfragen innerhalb von 48 Stunden beantworten.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und PI?

Der Hauptunterschied zwischen KPI und PI (Performance Indicator) liegt in der Zielsetzung und der Bedeutung. KPIs sind eng mit den Zielen der Organisation verknüpft, während PIs eher allgemeine Leistungsdaten liefern.

Wie wählst du effektive KPIs aus?

Du kannst eine Liste mit Top-KPI-Beispielen für deine Branche oder Abteilung googeln und sofort anfangen, sie zu messen und zu verfolgen.

Aber dieser Ansatz wird dir nicht wirklich helfen, die richtigen KPIs für deine spezifischen Projekt- oder Teamziele zu verfolgen.

Stattdessen ist es die Zeitinvestition und den Aufwand wert, sich zuerst einmal hinzusetzen und eine individuelle Liste von KPIs zu erstellen, die dir genau sagen, was du über deine Arbeit wissen musst, bevor du in die nächsten Projektmanagement-Phasen übergehst.

Hier erfährst du, wie du die effektivsten KPIs für dein Team, dein Projekt oder deine Unternehmensziele findest:

1. Definiere dein Ziel oder deine Ziele. Überlege dir genau, was du erreichen willst und warum es für das Projekt wichtig ist. Denke daran, dass du mehrere KPIs für ein einzelnes Projekt verfolgen kannst.
2. Entscheide, welche Messgrößen dir am besten sagen, wann du dein Ziel erreicht hast. Bei manchen Zielen gibt es mehrere Möglichkeiten, den Fortschritt zu messen, aber nicht alle sind für dich sinnvoll. Wenn das definierte Ziel Umsatzsteigerung ist, könnte das zum Beispiel durch unterschiedliche Kennzahlen gemessen werden: Die Anzahl der Transaktionen, die Anzahl der Neukunden oder der Umsatz pro Kunde. Du kannst jede dieser Möglichkeiten verfolgen, aber du musst herausfinden, welche die wichtigen und richtigen Kennzahlen für dich sind.
3. Überlege dir, welche Maßnahmen du ergreifen wirst, um dieses Ziel zu erreichen. Die Arbeit deines Teams sollte sich direkt auf die KPIs auswirken, die du verfolgen willst. Wenn du eine Kennzahl nicht mit Aktionen verknüpfen kannst, ist sie wahrscheinlich kein guter KPI.
4. Beschreibe, was du erreichen musst, um dieses Ziel zu erreichen. Nachdem du dich entschieden hast, wie du den Fortschritt verfolgen willst, übersetze deine Ziele und Vorgaben in die entsprechenden KPIs. Das kann ein absoluter Wert oder eine prozentuale Steigerung sein – je nachdem, was für deine Bedürfnisse am sinnvollsten ist.
5. Teile die KPIs mit den Stakeholdern und Teammitgliedern. Effektive KPIs sind ein gutes Kommunikationsinstrument. Stelle also sicher, dass jeder, der an einer Initiative beteiligt ist, versteht, was die KPIs sind, warum sie wichtig sind und was das Endziel ist.
6. Überprüfe die KPIs regelmäßig. Projektziele und -anforderungen können sich unerwartet ändern. Deshalb ist es wichtig, dass du deine KPIs regelmäßig überprüfst, um sicherzustellen, dass sie den Fortschritt immer noch auf sinnvolle Weise anzeigen. Wenn du feststellst, dass dies nicht der Fall ist, wiederhole diese Schritte, um neue KPIs zu finden, mit denen du deine Ziele besser vermitteln kannst.

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Best Practices für effektive KPIs

Um sicherzustellen, dass deine KPI tatsächlich zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen, ist es wichtig, bewährte Methoden zu befolgen. Hier sind einige Best Practices, die dir helfen können, effektive KPIs zu entwickeln und zu nutzen:

1. SMART-Kriterien anwenden: Stelle sicher, dass deine KPIs spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind. Im folgenden Abschnitt findest du eine Anleitung dazu, wie das geht.
2. Relevanz sicherstellen: Wähle KPIs, die direkt mit den Zielen deines Unternehmens oder deiner Abteilung verknüpft sind.
3. Datenqualität sicherstellen: Sorge dafür, dass die Daten, die zur Berechnung der KPIs verwendet werden, genau und aktuell sind.
4. Regelmäßige Überprüfung: Analysiere und aktualisiere deine KPIs regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant und nützlich sind.
5. Visuelle Darstellung: Nutze Grafiken und Dashboards, um KPIs übersichtlich darzustellen und leicht verständlich zu machen.
6. Team-Engagement fördern: Involviere dein Team in den Prozess der KPI-Entwicklung, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen. 
7. Handlungsorientiert bleiben: Achte darauf, dass KPIs nicht nur gemessen, sondern auch genutzt werden, um konkrete Maßnahmen zu ergreifen.
8. Vergleichbarkeit schaffen: Setze Benchmarks oder Vergleiche, um die Leistung im Zeitverlauf oder im Vergleich zu anderen Abteilungen oder Unternehmen zu bewerten.

Indem du diese Best Practices befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine KPIs effektiv sind und einen echten Mehrwert für dein Unternehmen bieten.

Sei SMART, wenn es darum geht, starke KPIs zu erstellen

Eine gängige und effektive Methode zur Erstellung von KPIs ist die SMART-Struktur. Das Akronym SMART steht für Ziele setzen. Teams verwenden es oft, um Ziele im Zusammenhang mit der Leistung ihrer Mitarbeiter, der persönlichen Entwicklung und dem Projektmanagement zu messen. SMART steht für:

• Spezifisch: Enthält der KPI genügend Details, um den Fortschritt genau zu bewerten?
• Messbar: Wie wirst du den Fortschritt messen?
• Erreichbar (Achievable): Ist der KPI realistisch?
• Relevant: Ist dieser KPI für die Organisation nützlich?
• Zeitgebunden (Time bound): In welchem Zeitrahmen soll dieser KPI erreicht werden?

SMART ist oft eine effektive Formel für die Entwicklung wirkungsvoller KPIs. Nach den obigen Aufzählungspunkten erfüllt „den Umsatz steigern“ nicht die SMART-KPI-Anforderungen, aber „den Umsatz bis Ende des Jahres um 10 % steigern“ ist ein messbares Ziel, das genügend Kontext bietet, um Leistung und Fortschritt genau zu bewerten.

SMART KPI Beispiele nach Abteilung

Es gibt viele KPIs, die die SMART-Methode verwenden. Wenn du etwas Inspiration brauchst, brauchst du nicht weiter zu suchen.

Vertrieb

• Den durchschnittlichen Auftragswert um X% steigern in einem Zeitraum von Y
• X neue qualifizierte Chancen entwickeln bis zum Zeitrahmen Y
• X neue Leads erfassen bis zum Zeitrahmen Y mit der Methode Z

Marketing

• Die Konversionsrate um X% steigern in einem Zeitraum von Y, indem du Z machst
• X verkaufsqualifizierte Leads pro Person erzielen in einem Zeitrahmen von Y
• Den Lebenszeitwert eines Kunden um X in Y Monaten erhöhen mit Z Strategien

Finanzen

• Die Bruttogewinnmarge um X verbessern bis zum Zeitrahmen Y
• Eine Nettogewinnmarge von X erreichen bis zum Ende des Quartals
• Die Betriebskostenquote für den Rest des Jahres unter X% halten.

IT

• Die Ticketlösungszeit auf X senken in Y Zeitrahmen für Z Kunden
• X Support-Tickets in Y Stunden öffnen
• Die Ausfallzeit verringern um X Minuten in Y Wochen

Kundenbetreuung

• Die Anzahl der bearbeiteten Anrufe pro Stunde erhöhen von X auf Y
• Die Kundenzufriedenheit erhöhen (verbessert mit Helpdesk-Software) bis zum Zeitrahmen Y
• Die durchschnittliche Wartezeit für Anrufe und die durchschnittliche Bearbeitungszeit reduzieren von X Minuten auf Y Minuten bis zum Ende von Q1

Inzwischen hast du vielleicht schon einige KPIs im Kopf, die du verfolgen möchtest. Du kannst das zwar manuell machen, aber wir haben eine noch bessere Lösung, um deinen Erfolg zu messen.

Messe KPIs und mehr in monday.com

Leistungskennzahlen messen, ob dein Unternehmen seine Ziele erreicht, geben den Teammitgliedern zusätzliche Motivation und Orientierung und ermöglichen es dem Topmanagement, die Performance und Wirkung des Teams zu erkennen. Die SMART-Methode kann dir helfen, bessere KPIs festzulegen und sicherzustellen, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.

Aber für eine besonders leistungsstarke KPI-Strategie kannst du mit vorgefertigten Vorlagen Ziele planen, mit KPI-Dashboards und -Berichten sofortige Einblicke gewinnen, wiederkehrende Aufgaben reduzieren und vieles mehr – alles auf monday.com. Marketingteams können zum Beispiel mithilfe von Automatisierungen Erinnerungen und Benachrichtigungen einstellen, um das Budget zu überprüfen und zu sehen, ob sie zu viel ausgeben. Außerdem hilft monday.com bei der Optimierung von Produktionsabläufen, da es als Workflow-Management-Software  die wichtigsten Aspekte bei der Arbeit optimiert: das Arbeitsmanagement und die Verbesserung der Effizienz im gesamten Unternehmen.

Probier es mal aus und überzeug dich selbst, wie einfach die Arbeit mit Teams und KPIs sein kann.

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