Der Task Management Guide 2023

Ob du an einem bestimmten Projekt arbeitest oder einfach deiner täglichen Arbeit nachgehst, du hast sicher eine lange Liste von Dingen, die du an einem bestimmten Tag erledigt haben musst.

Aufgaben zu erledigen, wann immer sie dir einfallen, oder auf Zettel zu schreiben, wenn dir etwas Neues einfällt, ist nicht gerade der verlässlichste Weg, um alles rechtzeitig und perfekt zu erledigen.

Wenn du einfach chronologisch vorgehst und versuchst, alles der Reihe nach fertig zu kriegen, kann das ebenfalls zu Chaos führen… oder zum Nervenzusammenbruch.

Task Management ist deine Geheimwaffe, mit der du dir sicher sein kannst, dass du immer an den Aufgaben mit der höchsten Priorität arbeitest und so effizient wie möglich bist, ohne dich selbst (oder dein Team) auszubrennen.

Was ist Task Management? Ein wichtiger Teil von PM

Beim Taskmanagement geht es darum, Aufgaben zu koordinieren, nach Prioritäten zu ordnen und sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erledigt werden.

Dieser Prozess ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements, bei dem es um die detaillierte, praktische Arbeitsteilung geht.

Beispiel: Wöchentliche Tasks für ein Entwicklungsteam einer mobilen App

Ein App-Entwicklungsteam könnte zum Beispiel die Aufgaben wie folgt aufteilen:

Nicht alle diese Aufgaben sind gleich wichtig. Deshalb brauchst du ein System, mit dem du Aufgaben und Termine nach ihrem Wert priorisieren und den Lebenszyklus als Ganzes betrachten kannst.

Warum ist Task Management wichtig?

Mitarbeiter damit allein lassen, sich alles selbst zu erarbeiten, ist keine gute Idee.
Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt nur 2 Stunden und 53 Minuten pro Tag mit produktiven Tätigkeiten. Allein die 3 wichtigsten unproduktiven Tätigkeiten nehmen täglich mehr als 2 Stunden in Anspruch. Autsch.

Wenn es richtig gemacht wird, werden alle Teammitglieder in den Task Management-Prozess einbezogen. Das fördert das Engagement deiner Mitarbeiter, ermöglicht, dass jeder sein Fachwissen nutzen kann, und steigert die Produktivität.

Schauen wir uns die Vorteile von effektivem Aufgabenmanagement genauer an.

Produktivität steigern

Ein engagiertes Team ist ein effektives Team. Richtiges Aufgabenmanagement verteilt die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit an die richtigen Mitarbeiter.

Tasks verwalten ist so ähnlich wie verkuppeln. Du musst die Beziehung zwischen den einzelnen Aufgaben berücksichtigen und die Reihenfolge, in der sie erledigt werden sollen.

Indem du das gesamte Team in die Aufgabenverwaltung einbeziehst, kannst du einen Arbeitsablauf einrichten, der alle variablen Faktoren berücksichtigt. Auf diese Weise muss niemand darauf warten, dass jemand anderes fertig wird.

So ist jeder ständig mit einer wichtigen Aufgabe beschäftigt, was die Gefahr verringert, dass er sich selbst und seine Kollegen mit unproduktiven Ideen ablenkt, wie in „The Office“ (erinnerst du dich an den Wackelpudding-Tacker?).
Mehr zum Thema Produktivität findest du unter Produktivitäts-Apps.

Aufgaben mit hoher Priorität rechtzeitig erledigen

Wenn du kein System hast, werden Aufgaben mit hoher Priorität genauso behandelt wie alle anderen. Klar, vielleicht schickt ein Manager ein paar E-Mails zur Erinnerung. Aber das ist keine Garantie dafür, dass das Team die Aufgaben rechtzeitig erledigen wird.

Mit einem System, das klare Prioritäten und Deadlines vorgibt, erhalten Aufgaben mit hoher Priorität besondere Aufmerksamkeit. Das ist ein entscheidender Faktor beim Aufbau eines effizienten Arbeitsablaufs. Es gibt auch viele gute Möglichkeiten, deine Projekte zu verwalten, so wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme.

Besserer Überblick über den Status von Projekten und den Geschäftsbetrieb

Der Einsatz einer Projektmanagement-Software hilft deinen Teams nicht nur dabei, mehr zu erreichen, und zwar bis ins Detail einer Aufgabe. Du verschaffst deinen Managern und allen Teammitgliedern auch einen besseren Überblick über den Stand der Dinge.

Da der Aufgabenstatus sichtbar gemacht wird, kannst du mögliche Engpässe oder andere Probleme voraussehen. Wenn jemand dem Zeitplan hinterherhinkt, kannst du leicht nachfassen und ihm Hilfe anbieten.

Zusammenarbeit verbessern und Aufgaben beschleunigen

Unternehmen mit einer kollaborativen Arbeitsumgebung sind in ihrer Branche fünfmal wahrscheinlicher in der Lage, Hochleistung zu bringen.
Wenn sich jeder in einem Team nur auf seine To-Do-Liste konzentriert, wird es schwierig, effizient zusammenzuarbeiten.

Mit einer Task Management Software schaffst du Transparenz und es ist für das Team einfacher, sich gegenseitig zu helfen.

Wie wird Task Management gemacht?

In einer kürzlich durchgeführten Studie haben wir die Nutzer von monday.com gefragt, wofür sie unsere Software jenseits des vieldeutigen Begriffs „Projekt“ verwenden.

Wie du siehst, nutzen viele Unternehmen das Aufgabenmanagement für Marketing-Kampagnen, die Verwaltung von kreativen Ideen und sogar für die Personalabteilung.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die beliebtesten Anwendungsfälle.

Marketing-Kampagnen

Bei der Erstellung einer neuen Marketingkampagne folgen die Unternehmen in der Regel einer Reihe von vordefinierten Schritten.

Zunächst treffen sie sich mit dem Team (oder dem Kunden), um das Budget, den Zielmarkt und die Hauptziele festzulegen. Danach müssen sie einige Aufgaben delegieren, vom Anzeigentexte Schreiben über die Recherche von Schlüsselwörtern bis hin zur Erstellung einer Landing Page.

Während des gesamten Prozesses müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Sonst wirkt die endgültige Kampagne nicht kohärent.

Der Anzeigentext muss auf die Gestaltung und die Landing Page abgestimmt sein. Der Einsatz von Task Management Software und -prinzipien sind eine absolute Notwendigkeit. Du kannst auch einen guten kostenlosen Task Manager finden, der zu deinem Budget passt.

Kreativ- und Social Media-Management

Ebenso kann ein internes oder agenturinternes Kreativteam ohne einen Aufgabenmanager nicht effektiv arbeiten.

Selbst ein relativ kleines Team kann in einer Woche mehr als 100 Anfragen bearbeiten. Es ist wichtig, die Verfügbarkeit aller Designer, Videofilmer, Social-Media-Manager und Werbetexter zu kennen, um Aufgaben zu verteilen.

Viel Glück beim Versuch, das über Tabellenblätter zu koordinieren.

Software-Entwicklung

Die Softwareentwicklung ist eine weitere Branche, in der das Aufgabenmanagement für den Geschäftserfolg entscheidend ist.

Du musst Bug Fixes und eingehende Anfragen sowie die allgemeinen Entwicklungszielen in der Waage halten. Um effektiv zu sein, musst du in Echtzeit reagieren, Aufgaben anpassen und nach Prioritäten ordnen.

Der Schwerpunkt der Aufgaben des Teams kann sich von einem Tag auf den anderen völlig verändern.

Personalwesen

Personalleiter müssen mit einem komplexen Zeitplan umgehen, um produktiv zu bleiben. Bei den Massen an Meetings müssen sie täglich umdisponieren.

Ohne ein System, das ihnen einen klaren Überblick über ihre Verfügbarkeit verschafft, würde jeder Personalleiter mindestens einen Assistenten benötigen.

Wie lassen sich Tasks am besten managen?

Die beste Art, Aufgaben zu verwalten, ist ein Projektmanagement-Rahmen, der digitale Tools nutzt, damit dein  gesamtes Team zusammenarbeiten kann, egal wo es sich befindet.

Warum eine digitale Plattform wie monday.com die beste Option ist:

• Jedes Teammitglied kann von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Aufgabenlisten zugreifen und diese aktualisieren.
• Die Zuständigkeit für Aufgaben ist mit Benachrichtigungen verbunden, damit die Mitarbeiter auf dem Laufenden bleiben.
• Es herrscht vollständige Transparenz: Jeder kann jederzeit sehen, wer gerade woran arbeitet.
• Es ist einfach, innerhalb der Plattform zusammenzuarbeiten und relevante Ressourcen gemeinsam zu nutzen.

Aufgaben finden nicht isoliert statt, sondern im Gesamtkontext des Projekts. Ohne Transparenz kann es leicht passieren, dass mehrere Mitarbeiter an derselben Aufgabe arbeiten und sich doppelte Arbeit machen (oops), oder dass es zu Engpässen und ineffizienten Arbeitsabläufen kommt.

Digitale Tools helfen den Mitarbeitern auch, ihre Ressourcen zu bündeln, wenn sie an ähnlichen Aufgaben arbeiten. Wenn Sarah einen Shortcut gefunden hat, der ihre Bearbeitungszeit von 2 Stunden auf 15 Minuten verkürzt, kann sie ihn ganz einfach mit ihrem Kollegen Björn teilen, der an einer ähnlichen Aufgabe arbeitet.

Wenn Sarah aber keine Ahnung hat, dass Björn mit einer ähnlichen Aufgabe betraut ist, dann hat er einfach Pech und muss sich allein durchschlagen.

Transparenz ist die Grundlage für einen gesunden, effektiven und kooperativen Arbeitsablauf.

Verwandte Themen: Digitale Transformation

Warum du monday.com für die Verwaltung deiner Aufgaben und Projekte nutzen solltest

Wenn du deine Arbeitsabläufe ernsthaft verbessern willst, solltest du mit einer Task Management Software beginnen.

Vergleiche die Funktionen und Anwendungsfälle der verschiedenen Optionen, und entscheide dich für den Aufgabenmanager, der am besten auf deine individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

monday work management: Ein Work OS, um Projekte zu managen

Wenn du nicht nur nach einer Möglichkeit suchst, Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen, sondern deinen gesamten Arbeitsablauf optimieren willst, ist monday.com die Antwort.

Du kannst ganz einfach Aufgabenboards erstellen und den gesamten Arbeitsablauf effizient strukturieren, aber das ist nur der Anfang.

Nutze unser großes Angebot an Vorlagen, um in Minutenschnelle übersichtliche und detaillierte Projektpläne zu erstellen, deine Ressourcen zu verwalten und andere Aspekte deines Unternehmens zu bearbeiten.

Passe Boards an und erstelle personalisierte Vorlagen, die zu deinen Prozessen passen. Du kannst auch komplexe Arbeitsabläufe automatisieren mit unseren Automatisierungsformeln und einer lange Liste von Integrationen.

Die Zusammenarbeit wird vereinfacht durch vollständige Transparenz bei der Überwachung von Aufgaben sowie durch Kommentar-Möglichkeiten, Erwähnungen und andere Tools.

Mit den verschiedensten Funktionen zur Zusammenarbeit ist monday.com ein digitaler Arbeitsbereich, der jedem Unternehmen hilft, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

Hier sind einige unserer Lieblingsfunktionen:

• Fristen für Aufgaben erstellen, zuweisen und festlegen
• Farbcodierte Spalten für visuelle Status-Updates für Aufgaben
• 8 verschiedene Ansichtsoptionen zur Überwachung des Projektstatus
• Daten abrufen mit Kanban-Boards, Workload-Management und mehr
• Abrechenbare Stunden verfolgen mit dem Zeiterfassungs-Widget
• Arbeitsabläufe mit Automatisierungen beschleunigen

Arbeitsabläufe optimieren mit einer Task-Management-Software

Nichts schadet einem Unternehmen mehr als Wunschdenken wie „Ich kümmere mich später drum“ oder „Ich merke es mir“.
Du brauchst ein zuverlässiges System, um sicherzustellen, dass dein Team die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt.
monday.com bietet benutzerfreundliche Vorlagen für das Taskmanagement sowie weitere wichtige Projektmanagement-Funktionen. Probiere es selbst aus und entdecke, was es mit dem Hype auf sich hat.

Mach einen Testlauf auf unserer Plattform und entdecke selbst, wie viel effizienter deine Teams arbeiten können. Die ersten zwei Wochen gehen auf uns!