Effektive Projektziele: Wie man Erfolg definiert (und erreicht)

Wenn du in einem dynamischen Projektmanagement-Umfeld tätig bist, ist es nicht unüblich, dass du dich als Projektmanager mit voller Energie in ein Projekt stürzt, ohne die Ziele komplett verstanden zu haben. Doch für den Projekterfolg ist es entscheidend, schon vor Projektbeginn die Projektziele klar und vollumfassend zu formulieren.

Falls du unsicher bist, wie das geht: Damit bist du nicht allein. Selbst erfahrene Projektmanager machen häufig den zweiten Schritt vor dem ersten. Es ist aber nie zu spät, nochmal zu den Grundlagen zurückzukehren und sicherzustellen, dass du für jedes Projekt ein solides Fundament hast.

In diesem Guide erfährst du, wie du effektive Projektziele verfasst, die mit den Vorgaben des Projekts und der Gesamtvision deines Unternehmens in Einklang stehen. Zudem erfährst du, wie die monday work management Plattform dich dabei unterstützen kann, klare Projektziele zu definieren.

Zu Beginn sollten wir kurz die Begriffe Projektziel und zu erbringende Leistungen bzw. Ergebnisse klären.

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Was sind Projektziele?

Ein Projektziel ist das „Was“, „Wann“ und „Warum“ eines jeden Projekts – was ist das Projekt (Aktionspunkte), warum machst du es (gewünschtes Ergebnis) und wann muss es passieren (Termin).

Was ist also der Unterschied zwischen einem Ziel und einer Projektmanagement-Zielvorgabe?

Diese Frage wird oft gestellt und sorgt für Verwirrung.

Lass uns das hiermit abschließend klären.

Projektziel vs. Projektvorgabe

Projektziele und Projektvorgaben sind zwar unterschiedliche Dinge, aber für die Projektplanung und -durchführung sind beide unerlässlich. Stell dir das so vor:

• Vorgaben sind die allgemeinen langfristigen Ergebnisse, die du erreichen willst (selten durch ein einzelnes Projekt).
• Ziele sind die kurz- bis mittelfristigen spezifischen, messbaren Maßnahmen, die du ergreifst, um ein Ziel zu erreichen.

Zum Beispiel:

• Vorgabe – Steigerung der jährlich wiederkehrenden Einnahmen (ARR).
• Ziel – Jeden Monat 5.000 neue Leads sammeln.
• Vorgabe – Das Nutzererlebnis für dein Produkt verbessern.
• Ziel – Den Einrichtungsprozess von 6 auf 3 Klicks reduzieren.

Projektziel vs. Projektergebnis

Schauen wir uns das genauer an.

• Die Ziele definieren die erwarteten Vorteile, Ergebnisse und Leistungsverbesserungen des Projekts.
• Ergebnisse sind die konkreten, greifbaren Dinge, die du produzierst, um die Ziele zu erreichen.

Zum Beispiel:

• Ziel – Jeden Monat 5.000 neue Leads sammeln.
• Ergebnis – Einen detaillierten Verkaufsplan erstellen mit Zielkunden und Umsatz pro Vertreter.
• Ziel – Den Einrichtungsprozess von 6 auf 3 Klicks reduzieren.
• Ergebnis – Komplette Usability-Testsitzung mit mindestens 20 Teilnehmern.

Mehr dazu: Ziele setzen bei der Arbeit

Die verschiedenen Projektziele

Ein Projekt kann unendlich viele Ziele haben, je nach Abteilung und Branche deines Unternehmens.

Deshalb hilft es, sie in Kategorien einzuteilen. Wenn du jedes Projekt einer Kategorie zuordnest, kannst du eine ganzheitliche Projektmanagement Methode wählen.

Hier sind sechs Arten von Projektzielen, die du verwenden kannst:

1. Finanzielle Ziele

Bei dieser Art von Zielen geht es in der Regel darum, wie sich das Projekt auf die finanzielle Leistung der Organisation auswirkt. Da Projekte, die Geld einbringen, aber auch Geld kosten, ist es wichtig, ein klares und messbares Ziel zu definieren, um es zu erreichen, ohne die Kosten aus den Augen zu verlieren.

Zum Beispiel: Eine Pay-per-Click-Marketingkampagne launchen, die innerhalb von zwei Monaten einen ROI (Return on Investment) von 150 % erzielt.

2. Qualitätsziele

Diese Art von Zielen konzentriert sich auf die Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen oder Produkte, die den Kunden geliefert werden, um die Ergebnisse zu verbessern und dich deinen Geschäftszielen näher zu bringen. Auch gesetzliche Anforderungen und Compliance-Ziele können unter diese Kategorie fallen.

Zum Beispiel: Überarbeitung der Bezahlseite, um die Kaufabbrüche bis Ende des zweiten Quartals um 15 % zu reduzieren.

3. Technische Ziele

Diese Art von Zielen konzentriert sich auf die Verbesserung des gesamten Projektmanagements und der technischen Effizienz, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Zum Beispiel: Einführung eines neuen Arbeitssystems im gesamten Unternehmen, durch das wiederkehrende Aufgaben innerhalb von zwei Monaten um 50% reduziert werden.

4. Leistungsziele

Diese Art von Zielen dient der Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen. Dafür kann es wichtig sein, Ressourcen, Budget und Zeitplan zu verfolgen und sicherzustellen, dass dein Team sein Ziel erreicht.

Zum Beispiel: Eine neue Unternehmenswebsite innerhalb eines bestimmten Budgets bis zum Ende des zweiten Quartals liefern.

5. Einhaltungsziele

Diese Art von Zielsetzung will erreichen, dass die Projekte die Vorschriften, Verfahren und Standards einhalten, die von den Behörden oder der Industrie festgelegt wurden.

Zum Beispiel: Ein neues Büro bauen, das den Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien der örtlichen Behörde entspricht.

6. Geschäftsziele

Diese Art von Zielsetzung stellt sicher, dass jedes Projekt mit der übergreifenden Unternehmensvision, den Werten und Zielen übereinstimmt.

Zum Beispiel: 10.000 neue Leads pro Monat sammeln, um den jährlich wiederkehrenden Umsatz (ARR) zu steigern.

Wenn du die Kategorie jedes Ziels festlegst, wird es letztendlich einfacher, die Projekte des Unternehmens zu organisieren und zu priorisieren sowie die Ziele auf der Grundlage ihrer Gruppierung zu verfolgen und zu verwalten.

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Wie man effektive Projektziele schreibt

Jetzt kommt der Teil, auf den du garantiert schon gewartet hast – die magische Formel, mit der du Projektziele formulieren kannst.

Es gibt jede Menge Formeln, die alle ihre ganz eigenen Vorteile haben, aber wir empfehlen, SMART-Ziele als Rahmenstruktur zu verwenden. Sie sind ein Framework im Projektmanagement, um Projektzielen zu entwickeln, und der beste Weg, Projekte erfolgreich umzusetzen. SMART ist ein Akronym und steht für die fünf Elemente des Rahmens:

• Spezifisch: Wenn dein Ziel mehrere Themenbereiche anvisiert, ist es wahrscheinlich, dass es am Ende nicht wirklich funktioniert. Halte deine Ziele deshalb klar und fokussiert, um wirksame Ergebnisse zu erreichen.
• Messbar: Jedes Ziel sollte quantifizierbar sein, damit du den Fortschritt und Erfolg des Projekts messen kannst.
• Erreichbar („achievable”): Frage dich: Ist dieses Ziel realistisch? Ist es auf der Grundlage früherer Erfahrungen, der verfügbaren Ressourcen und der zur Verfügung stehenden Zeit ein praktisch erreichbares Ziel?
• Relevant: Erinnerst du dich an die langfristigen Ziele, die wir oben erwähnt haben? Achte darauf, dass jedes Ziel mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmt und dich deinem definierten Erfolg näher bringt.
• Termingebunden: Damit ein Projekt profitabel ist, braucht es einen festen Zeitrahmen. Wenn du diesen nicht hast, kannst du leicht in eine bodenlose Kostenfalle tappen, die dich deinen Zielen vermutlich alles andere als näher bringt. Sorry für die klaren Worte, aber es ist so.

Es ist auch wichtig, zu bedenken, dass die Projektziele nicht vom Projektmanager allein festgelegt werden können. Bei Zielen, die auf Unternehmensebene festgelegt werden, muss man sich mit allen Beteiligten absprechen, um sicherzustellen, dass die Ziele realisierbar sind.

Hier erfährst du, wie du ein SMART-Projektziel formulierst:

1. Erstelle dein „Vision Statement“. Jedes Projekt beginnt mit einer übergeordneten Unternehmensvision. Sie beschreibt das Ziel deines Unternehmens, das du vielleicht erreichst, vielleicht aber auch nicht. Das Visionsstatement hilft dir, dein Projektteam zu informieren, zu inspirieren und zu motivieren.

2. Skizziere deine Ziele. Als Nächstes kannst du auf Basis deiner Vision deine Ziele umreißen. Diese sind ebenfalls weit gefasst und langfristig, helfen aber dabei, den Fokus für deine Ziele einzugrenzen. Sie geben den Gesamtzusammenhang für das vor, was das Projekt erreichen soll.

3. Verfasse deine Projektziele. Abschließend kannst du deine Ziele entwickeln. Verwende das SMART-Framework, um die Maßnahmen zu beschreiben, die zum Erreichen deiner Ziele erforderlich sind.

Zum Beispiel:

• Vision: Ein breiteres, inklusiveres Publikum erreichen.
• Zielvorgabe: Eine neue barrierefreie Website.
• Ziel: Die neue Website so entwickeln, dass sie den WCAG 2.1 AA-Standards entspricht, testen und sie bis Anfang des 4. Quartals veröffentlichen.

Beispiele für Projektziele

Sehen wir uns drei weitere Beispiele dafür an, wie man Projektziele für verschiedene Teams und Szenarien verfasst.

Marketing

• Vision: Eine neue Produktlinie einführen.
• Zielvorgabe: Kunden auf das neue Produkt aufmerksam machen.
• Ziel: Steigerung der Markenbekanntheit und des Kundenengagements für die neue Produktlinie um 25% innerhalb der nächsten sechs Monate durch gezielte Social-Media-Kampagnen und Influencer-Marketing-Initiativen.

Neues Produkt

• Vision: Ein neues Produkt schaffen.
• Zielvorgabe: Marktforschung durchführen.
• Ziel: Bis zum Ende des ersten Quartals die Vorlieben und Probleme deiner Zielkunden durch gezielte Online-Marktforschung erkunden.

Kundenzufriedenheit

• Vision: Die Kundenbetreuung verbessern.
• Zielvorgabe: Verkürzung der Reaktionszeit für Kunden.
• Ziel: Bis Ende des dritten Quartals ein neues Online-Ticketing-System einführen, um eine Reaktionszeit des Kundensupports von unter einer Stunde zu erreichen.

Du brauchst einen Ort, um deine Projektziele zu organisieren? Wir haben alles für dich, was du brauchst.

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Wie das monday work management beim Festlegen von Projektzielen helfen kann

Mit dem monday work management können Organisationen gemeinsame Ziele schneller und in größerem Umfang gemeinsam erreichen. Die Software hilft bei der Festlegung von Visionen, Zielen und Vorgaben sowie bei der Steuerung von Projekten, Prozessen und der täglichen Arbeit.

Mit kollaborativen Zeitplänen, Automatisierungen und Dashboards können Teams ganz einfach einen detaillierten Aktionsplan erstellen, um die Projektziele zu erreichen.

Bestimme die Projektziele, den Bedarf und den Umfang von der Idee bis zur Ausführung und erreiche Projektziele, die sich an den Unternehmenszielen orientieren. Lege verantwortliche Mitarbeiter fest, setze klare Fristen, verfolge den Status der einzelnen Projekte und halte die Beteiligten über alle neuen Entwicklungen auf dem Laufenden.

• Projektansichten: Visualisiere deine Daten und Projektpläne so, wie du sie brauchst, mit dynamischen Funktionen und mehr als 15 Board-Ansichten wie Kanban, Gantt-Diagrammen und mehr. Füge Unterelemente hinzu, um deinem Board eine detailliertere Struktur zu geben, indem du die Ergebnisse anzeigst, die mit dem Projektziel verbunden sind, und verwende dynamische Spalten mit Fälligkeitsdaten, um anzuzeigen, wer wann für jedes Ziel verantwortlich ist.
• Dashboards: Zeige automatisch die wichtigsten Projektdaten an, um Einblick in Budget, Ziele, Zeitpläne, Ressourcen und mehr zu erhalten. Passe die Dashboards mit über 10 Drag-and-Drop-Widgets komplett an deine Bedürfnisse an, darunter Zahlen, Diagramme und Gantt, um die Daten so darzustellen, wie du sie brauchst und schnellere und bessere Entscheidungen treffen kannst.
• Automatisierungen und Vorlagen: Spare wertvolle Zeit und bring neue Projekte schneller an den Start, indem du wichtige Elemente deiner Arbeit automatisierst, z. B. die Erstellung von Projektvorlagen, das Versenden von Genehmigungsbenachrichtigungen und die Zeiterfassung.
• Integrationen: Verbinde alle Tools, die du im Arbeitsalltag verwendest – wie Microsoft Teams, Gmail, Slack, Jira und Salesforce. So führst du Projekte effektiver durch, ohne ständig die Registerkarte wechseln zu müssen.

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Erreiche deine Projektziele mit dem monday work management

Effektive Projektziele sind die Grundlage für jedes Projekt, unabhängig von seiner Größe. Sobald ein Ziel verfasst und genehmigt ist, stellt es die Vereinbarung zwischen dem Projektmanager, der Unternehmensleitung und den Projektbeteiligten über den Zweck des Projekts dar.

Ziele sind die treibende Kraft hinter einem Projekt und sollten das erste sein, was du bei deinem Kick-off-Meeting festlegst. Aber sie müssen auch mit der Projektvorgabe und der Unternehmensvision übereinstimmen.

Beginne jetzt damit, deine Projektziele festzulegen, zu verfolgen und zu erreichen – mit dem monday work management.