Comment Zippo a augmenté ses projets de développement de produits de 87% grâce à monday.com
A la découverte de Zippo
A la découverte de Zippo
Fondée en 1931, Zippo est l'une des marques les plus connues dans le monde entier, grâce à son célèbre briquet classique Zippo..
Aujourd'hui, Zippo propose une gamme complète de produits de plein air, allant des briquets utilitaires jusqu'aux vêtements pour hommes, dans plus de 200 pays. Et Zippo a racheté W.R. Case and Sons Cutlery Company et Ronson U.S.A.
L'entreprise a récemment célébré ses 90 ans à Bradford en Pennsylvanie, où vit Chris Funk, responsable en chef des produits. Son équipe de développement collabore avec une douzaine d'ingénieurs.
Comme de nombreuses entreprises, les équipes de Zippo sont temporairement passées au télétravail pendant la pandémie de COVID-19.
Aujourd'hui, Zippo propose une gamme complète de produits de plein air, allant des briquets utilitaires jusqu'aux vêtements pour hommes, dans plus de 200 pays. Et Zippo a racheté W.R. Case and Sons Cutlery Company et Ronson U.S.A.
L'entreprise a récemment célébré ses 90 ans à Bradford en Pennsylvanie, où vit Chris Funk, responsable en chef des produits. Son équipe de développement collabore avec une douzaine d'ingénieurs.
Comme de nombreuses entreprises, les équipes de Zippo sont temporairement passées au télétravail pendant la pandémie de COVID-19.
Le défi
Le défi
Zippo classe ses deux principaux processus de développement de produits en deux catégories : « Opportunités » (projets de 12 mois ou moins) et « Longue durée » (projets de plus d'un an).
Les Opportunités sont réalisées en 24 étapes, avec très peu de modifications de produits et un temps de développement relativement court. Quant aux Longues durées, 115 étapes sont nécessaires, car ce sont des produits entièrement nouveaux avec un temps de développement plus long.
Le cycle de développement de produits se déroule en quatre étapes : Faisabilité, Développement, Pilote et Lancement.
« Nous participons à l'achat des produits. Nous travaillons avec le service des ventes et le marketing sur leurs prévisions. Nous travaillons avec nos ingénieurs en conditionnement pour développer les produits, les élaborer et les faire passer par les quatre étapes du processus », explique Chris.
Auparavant, il fallait deux semaines pour mettre en place le catalogue produits pour 20 à 30 projets actifs. Les collaborateurs de la division de Chris remplissaient plusieurs tableurs sur papier avec toutes les informations produit importantes. Ensuite, certains d'entre eux étaient chargés de recueillir toutes les informations auprès de tous les autres pour les mettre en ligne dans un catalogue numérique.
« Nous passions notre vie à couper, coller et déplacer des données d'une cellule à l'autre parce que tout le monde fournissait des informations à des moments différents. Et ensuite, elles étaient réorganisées en fonction de la priorité. Cela représentait énormément de travail », se remémore Chris.
Maintenir le catalogue à jour était une activité fastidieuse. Ce qui devait être un processus simple et fluide s'est transformé en calvaire pour tout le monde. Il fallait tellement de temps et d'énergie pour rassembler les données toutes les deux semaines que, une fois saisies, elles étaient déjà obsolètes.
Chris était persuadé qu'il existait une méthode plus efficace.
Les Opportunités sont réalisées en 24 étapes, avec très peu de modifications de produits et un temps de développement relativement court. Quant aux Longues durées, 115 étapes sont nécessaires, car ce sont des produits entièrement nouveaux avec un temps de développement plus long.
Le cycle de développement de produits se déroule en quatre étapes : Faisabilité, Développement, Pilote et Lancement.
« Nous participons à l'achat des produits. Nous travaillons avec le service des ventes et le marketing sur leurs prévisions. Nous travaillons avec nos ingénieurs en conditionnement pour développer les produits, les élaborer et les faire passer par les quatre étapes du processus », explique Chris.
Auparavant, il fallait deux semaines pour mettre en place le catalogue produits pour 20 à 30 projets actifs. Les collaborateurs de la division de Chris remplissaient plusieurs tableurs sur papier avec toutes les informations produit importantes. Ensuite, certains d'entre eux étaient chargés de recueillir toutes les informations auprès de tous les autres pour les mettre en ligne dans un catalogue numérique.
« Nous passions notre vie à couper, coller et déplacer des données d'une cellule à l'autre parce que tout le monde fournissait des informations à des moments différents. Et ensuite, elles étaient réorganisées en fonction de la priorité. Cela représentait énormément de travail », se remémore Chris.
Maintenir le catalogue à jour était une activité fastidieuse. Ce qui devait être un processus simple et fluide s'est transformé en calvaire pour tout le monde. Il fallait tellement de temps et d'énergie pour rassembler les données toutes les deux semaines que, une fois saisies, elles étaient déjà obsolètes.
Chris était persuadé qu'il existait une méthode plus efficace.
La solution
La solution
Pourquoi monday.com?
« Il y a quelques années, on était en train de "construire notre maison". On commençait à créer de nouvelles équipes et de nouveaux processus et à identifier les bons systèmes et outils, » dit Chris.
Le manager de Chris, qui est le V.P. de leur division, a découvert qu'une de leurs filiales, W. R. Case & Sons Cutlery Co, utilise monday.com. Il lui a donc suggéré d'essayer la plateforme.
« Quand j'ai découvert monday.com, j'étais fou de joie. Ça rendait le travail tellement plus facile et plus efficace. Pour commencer, on s'est inscrits avec 10 à 15 utilisateurs sur un compte Pro et on est rapidement montés en puissance. Aujourd'hui, nous sommes environ 125 utilisateurs sur un compte Entreprise. »
Le service de développement de produits est l'utilisateur monday.com le plus lourd, mais le service marketing, les ingénieurs et certains collaborateurs des services achat et finance sont également sur la plateforme. Et d'autres services continuent à les rejoindre.
Le manager de Chris, qui est le V.P. de leur division, a découvert qu'une de leurs filiales, W. R. Case & Sons Cutlery Co, utilise monday.com. Il lui a donc suggéré d'essayer la plateforme.
« Quand j'ai découvert monday.com, j'étais fou de joie. Ça rendait le travail tellement plus facile et plus efficace. Pour commencer, on s'est inscrits avec 10 à 15 utilisateurs sur un compte Pro et on est rapidement montés en puissance. Aujourd'hui, nous sommes environ 125 utilisateurs sur un compte Entreprise. »
Le service de développement de produits est l'utilisateur monday.com le plus lourd, mais le service marketing, les ingénieurs et certains collaborateurs des services achat et finance sont également sur la plateforme. Et d'autres services continuent à les rejoindre.
Accélérer le cycle de vie de la gestion de projet
Chris et sa division ont réussi à transférer tous leurs projets actifs de développement de produits sur monday.com pour pouvoir les mettre en œuvre et les gérer plus efficacement.
« Le processus est devenu beaucoup plus collaboratif. Tout le monde peut glisser-déposer différents projets et les organiser en fonction des priorités. On peut aussi organiser les informations de nos projets comme on veut grâce aux différents types de colonnes et les mettre à jour en temps réel, » nous dit Chris.
Il a créé des modèles sur monday.com pour chaque catégorie de projet, et désormais ses collaborateurs les modifient pour les adapter à chaque nouveau projet, ce qui leur permet de gagner du temps.
« Le processus est devenu beaucoup plus collaboratif. Tout le monde peut glisser-déposer différents projets et les organiser en fonction des priorités. On peut aussi organiser les informations de nos projets comme on veut grâce aux différents types de colonnes et les mettre à jour en temps réel, » nous dit Chris.
Il a créé des modèles sur monday.com pour chaque catégorie de projet, et désormais ses collaborateurs les modifient pour les adapter à chaque nouveau projet, ce qui leur permet de gagner du temps.
Une vue d'ensemble de tous les projets actifs en un coup d'œil
Tableaux de bord : Chris et le vice-président de sa division peuvent avoir un aperçu global de tous leurs projets en cours et suivre l'avancement des projets sur un espace unique, où toutes les informations sont regroupées.
Vue des échéances : chacun peut voir où en est chaque projet dans son cycle de développement de produit et comparer avec les autres projets.
Vue des échéances : chacun peut voir où en est chaque projet dans son cycle de développement de produit et comparer avec les autres projets.
Réussir la transition vers le télétravail
Avec la pandémie de Covid-19, Chris et tous ses collaborateurs sont passés au télétravail.
« La transition s'est faite en douceur. La façon dont nous travaillons avec monday.com n'a pas eu besoin de changer. Nous étions dans une position privilégiée pour passer très rapidement au télétravail, car le Work OS est accessible n'importe où et n'importe quand. Il n'y a eu aucun temps mort.
Et je pense que nous sommes devenus plus productifs parce que nous avons découvert de nouvelles fonctionnalités comme la Charge de travail, que nous n'utilisions pas avant cette transition, » ajoute Chris.
« La transition s'est faite en douceur. La façon dont nous travaillons avec monday.com n'a pas eu besoin de changer. Nous étions dans une position privilégiée pour passer très rapidement au télétravail, car le Work OS est accessible n'importe où et n'importe quand. Il n'y a eu aucun temps mort.
Et je pense que nous sommes devenus plus productifs parce que nous avons découvert de nouvelles fonctionnalités comme la Charge de travail, que nous n'utilisions pas avant cette transition, » ajoute Chris.
Évaluer avec précision la capacité de charge de travail
Durant cette période de télétravail, Chris a configuré un tableau de bord qui lui fournit, ainsi qu'au vice-président de sa division, un aperçu de la charge de travail de chaque collaborateur. Cela lui permet de maximiser la capacité individuelle sans surcharger quiconque pendant cette période critique.
« Je peux facilement montrer à mon patron une image précise de notre charge de travail, ce sur quoi nous travaillons et qui fait quoi, pour qu'il sache exactement à quoi nous employons notre temps », explique Chris.
Widget Charge de travail : Chris a ajouté le widget Charge de travail pour que lui et son manager puissent voir en un coup d'œil qui est surchargé et qui est disponible. Il peut également effectuer des mises à jour à tout moment et ajuster la durée des tâches et les efforts nécessaires en temps réel.
Widget Ma semaine : chaque collaborateur a son onglet « Ma semaine » dupliqué dans le tableau de bord principal. Ainsi, Chris peut montrer au V.P. toutes les tâches du projet sur lesquelles l'équipe travaille, avec une répartition par type de tâches.
Tableau de bord : dans un seul tableau principal, la division de Chris a installé un widget global et un widget détaillé pour analyser le statut du projet et la capacité de l'équipe à tout moment.
« Je peux facilement montrer à mon patron une image précise de notre charge de travail, ce sur quoi nous travaillons et qui fait quoi, pour qu'il sache exactement à quoi nous employons notre temps », explique Chris.
Widget Charge de travail : Chris a ajouté le widget Charge de travail pour que lui et son manager puissent voir en un coup d'œil qui est surchargé et qui est disponible. Il peut également effectuer des mises à jour à tout moment et ajuster la durée des tâches et les efforts nécessaires en temps réel.
Widget Ma semaine : chaque collaborateur a son onglet « Ma semaine » dupliqué dans le tableau de bord principal. Ainsi, Chris peut montrer au V.P. toutes les tâches du projet sur lesquelles l'équipe travaille, avec une répartition par type de tâches.
Tableau de bord : dans un seul tableau principal, la division de Chris a installé un widget global et un widget détaillé pour analyser le statut du projet et la capacité de l'équipe à tout moment.
Lancement réussi sur de nouveaux marchés
Au cours des huit derniers mois, Zippo a concentré ses efforts sur son expansion mondiale.
« Notre tableau "Validations Chine" est l'une de nos applications de flux de travail les plus avancées, et nous sommes à deux ou trois clics de l'automatiser à 100 % », détaille Chris.
Formulaires personnalisés : il a créé un formulaire de demande à envoyer à ses fournisseurs chinois avec 10 questions pour valider la production issue des usines chinoises. Une fois le formulaire envoyé, 70 % du tableau sont automatiquement remplis avec les informations du formulaire.
Rappels automatisés : Chris a configuré une formule d'automatisation qui envoie un rappel aux personnes qui doivent donner leur accord. Elles reçoivent un message du type : « Bonjour, votre validation est requise », ce qui permet de faire avancer le processus plus rapidement.
Intégration Gmail : lorsque le produit est validé, un e-mail est automatiquement envoyé à leur contact pour l'informer qu'il peut commencer à remplir les documents, les envoyer aux fournisseurs, obtenir toutes les signatures requises et renvoyer les fichiers à Zippo.
Colonne Fichier : leur contact importe ensuite les documents signés pour que l'équipe de Chris puisse les télécharger et les examiner.
« Notre tableau "Validations Chine" est l'une de nos applications de flux de travail les plus avancées, et nous sommes à deux ou trois clics de l'automatiser à 100 % », détaille Chris.
Formulaires personnalisés : il a créé un formulaire de demande à envoyer à ses fournisseurs chinois avec 10 questions pour valider la production issue des usines chinoises. Une fois le formulaire envoyé, 70 % du tableau sont automatiquement remplis avec les informations du formulaire.
Rappels automatisés : Chris a configuré une formule d'automatisation qui envoie un rappel aux personnes qui doivent donner leur accord. Elles reçoivent un message du type : « Bonjour, votre validation est requise », ce qui permet de faire avancer le processus plus rapidement.
Intégration Gmail : lorsque le produit est validé, un e-mail est automatiquement envoyé à leur contact pour l'informer qu'il peut commencer à remplir les documents, les envoyer aux fournisseurs, obtenir toutes les signatures requises et renvoyer les fichiers à Zippo.
Colonne Fichier : leur contact importe ensuite les documents signés pour que l'équipe de Chris puisse les télécharger et les examiner.
Améliorer la collaboration avec les fournisseurs mondiaux
En général, les fournisseurs envoient des e-mails au responsable des achats de Zippo avec des lignes d'objet imprécises et à plusieurs destinataires. ce qui crée pas mal de confusion.
« Les appels, les SMS, les e-mails... ça n'arrêtait pas. Nous avons donc décidé de mettre notre fournisseur le plus important sur monday.com pour simplifier les choses, » dit Chris.
Il a intégré ce fournisseur sur monday.com juste avant le Nouvel An chinois. Désormais, le fournisseur informe l'équipe de Zippo directement sur le tableau, et lson équipe communique avec son fournisseur chinois de manière plus directe, plus efficace et plus rapide.
« Les appels, les SMS, les e-mails... ça n'arrêtait pas. Nous avons donc décidé de mettre notre fournisseur le plus important sur monday.com pour simplifier les choses, » dit Chris.
Il a intégré ce fournisseur sur monday.com juste avant le Nouvel An chinois. Désormais, le fournisseur informe l'équipe de Zippo directement sur le tableau, et lson équipe communique avec son fournisseur chinois de manière plus directe, plus efficace et plus rapide.
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