Présente dans plus de 19 pays, Transdev est une référence mondiale de la mobilité et du transport public. L’entreprise se positionne comme leader français auprès des collectivités et déploie 30% de son activité sur le territoire. Transdev couvre une gamme variée de services, de la gestion des lignes de bus, tramways et métros dans les grandes villes et petites agglomérations à celle de réseaux ferroviaires et fluviaux, ainsi que des solutions de transport à la demande.
Son objectif principal est d’offrir des solutions de mobilité sûres, efficaces, et écologiques, en intégrant des technologies innovantes telles que les flottes de véhicules à bas carbone ou des plateformes d’analyse des mobilités du quotidien.
Transdev accompagne les collectivités dans leurs projets de développement des transports publics et représente un acteur engagé de la transition écologique, de la cohésion sociale et de la redynamisation des territoires.
Assurant quotidiennement la mobilité de 13 millions de passagers dans le monde, le groupe Transdev compte plus de 105 000 collaborateurs sur les 6 continents.

Benjamin Bertelle est DSI au sein de la filière française de Transdev pour les régions Bretagne, Pays de la Loire et Centre-Val de Loire. Il explique que le DSI de chaque région bénéficie d’une certaine marge de manœuvre pour identifier et déployer des systèmes d’information performants, en tenant compte des capacités évolutives de l’entreprise.

Face à un impératif de planification de budget et de réduction des coûts, l’équipe devait entamer une tâche complexe de recensement des ressources à disposition et des dépenses engagées. “Afin de bénéficier d’une vision claire sur chacun de mes assets, connaître avec précision les ressources dont je dispose et pouvoir faire un reporting en central, nous avions besoin de davantage de visibilité, de suivre les collaborateurs, le budget, le prévisionnel des coûts, l’évolution des prix et le catalogue de nos offres” explique Benjamin.

Il ajoute que l'équipe est rapidement passée de 3 à 14 collaborateurs et qu’il fallait trouver un outil performant de gestion de projets : “On confie à nos collaborateurs des sujets très techniques relatifs aux différentes infrastructures SI, avec de nombreuses solutions et applications pour chaque projet. On avait besoin d’un outil de gestion de projets efficace, capable de recenser précisément tout ce que l’on déploie et de nous fournir une vue globale. On fonctionnait de manière artisanale avec des dizaines de fichiers d’un tableur où l'on ne s'y retrouve jamais et un logiciel d’enquêtes basique. Il fallait aussi que l’outil soit attractif, simple et fun pour que tout le monde puisse s’en emparer.”

Après avoir testé plusieurs applications et logiciels de planification et de gestion de projets, monday.com s’est rapidement imposé au sein de l’équipe SI. “Les outils testés se sont avérés soit trop basiques, soit au contraire trop complexes à utiliser. Quand on a commencé à s’intéresser à monday.com, on a compris qu’il y avait vraiment du potentiel. Je viens du monde des bases de données et j’ai rapidement vu qu’on pouvait aller très loin avec cette plateforme”, précise Benjamin avec enthousiasme.

Ce sont surtout les fonctionnalités suivantes qui ont permis de faire la différence :
- Industrialiser le recensement des capacités, des ressources et des tarifs de l’entreprise
- Offrir des dashboard structurés et une expérience visuelle optimisée pour trier et présenter la data
- Effectuer la gestion des tâches
- Planifier et calculer le budget
- Evaluer les coûts, les tarifs évolutifs et les objectifs

Pour réduire les coûts et planifier le budget, il était impératif, au préalable, de recenser les ressources et les dépenses effectuées. “Tous les jours, je regarde mon tableau de bord budget pour suivre et maîtriser les coûts. L’idée est de planifier le budget sans vraiment planifier, en essayant de comprendre les entrées et les dépenses. Les tableaux de monday me donnent une vision claire et permanente de nos coûts et des défis pour les réduire. Avant monday, on avait des grands reporting financiers réguliers mais on réagissait trop tard, on n’avait pas de vision en temps réel ni de base de comparaison”, précise Benjamin.

Il explique en effet que le suivi, le comparatif et la classification des coûts par domaine effectués sur monday a permis à l’équipe de déceler plusieurs anomalies dans les dépenses et de les corriger : “Grâce à monday, on a déjà pu éliminer des coûts parce que l’on s’est rendu compte qu’une équipe payait le double de l’autre pour les mêmes dépenses. Rien qu'en effectuant ce recensement, on a déjà récupéré entre 40 000 et 50 000 euros, avant même d’élaborer une véritable stratégie de réduction des coûts. Notre objectif pour l’année prochaine est d’aller chercher encore plusieurs dizaines de milliers d'euros supplémentaires.”

Benjamin insiste sur la nécessité de disposer d’une présentation de la data à la fois performante et agréable à visualiser. “monday nous offre une vision en temps réel du budget, une compréhension rapide des variations pour justifier les chiffres auprès de la direction. C’est aussi un poids pour faire valoir nos arguments et faire accepter une décision. Le tableau de bord donne une vision claire et convaincante de la situation. Avec un outil et une présentation pro où toutes les données se mettent à jour automatiquement à chaque changement, on nous écoute. On peut aussi tout exporter en PDF, c’est très pratique.”

En interne, l’aspect user friendly de la plateforme a su faire la différence : “C’est aussi cela la force de monday, c’est simple même pour des gens qui n’ont aucune base. Le côté attractif, les couleurs, les tableaux et les présentations graphiques de la plateforme nous ont permis d’attirer même les collaborateurs qui avaient du mal à se défaire d’une culture bien ancrée de tableurs,” poursuit le DSI.

La gestion du budget a été possible avec la mise en place d’un recensement performant effectué sur monday.com mais aussi grâce à plusieurs fonctionnalités de la plateforme. “monday nous permet de tenir compte de l’évolution des prix pour gérer nos catalogues d’offres. Le budget est recalculé automatiquement en fonction de ces paramètres évolutifs. On a poussé très loin l’utilisation des formules, des miroirs et des classifications pour avoir une visibilité du budget à différentes échelles : globale, par entreprise, par thématique et par centre fonctionnel,” précise Benjamin. Il explique que leur capacité de planification acquise grâce à monday aide l’équipe à répondre efficacement aux appels d'offres en intégrant des dates prévisionnelles et des budgets pour les années à venir. “Cela nous évite de vendre quelque chose que l’on ne pourra pas livrer. On peut aussi mieux négocier les tarifs avec nos fournisseurs en communiquant des prévisions d’achat détaillées.”

Par ailleurs, une prévision et une planification budgétaire efficaces ont permis à l’équipe d'identifier des pistes d'économies ciblées.

A partir du recensement, de la gestion des coûts et de la planification du budget, l’équipe SI a progressivement élargi son utilisation de monday.com à la gestion des tâches. Aujourd’hui, la totalité des projets de l’équipe est gérée sur monday. Parmi les nombreux avantages apportés par monday à l’organisation interne de l’équipe, Benjamin évoque le gain de temps, un partage facilité des données en temps réel, une plus grande visibilité sur les dossiers en cours, les délais et les temps impartis, ainsi qu’une meilleure répartition du travail : “monday a permis de centraliser les informations et d’avoir une vision transversale. On peut aussi éviter une surcharge de travail pour les collaborateurs parce que l’on sait exactement qui fait quoi.”

Depuis l’implémentation de monday, l'équipe SI s'est progressivement élargie et les collaborateurs se sont facilement approprié l'outil. Ils adaptent en permanence l'utilisation de monday.com en fonction des retours et des nouvelles exigences. Aujourd’hui, Transdev compte 250 licences actives de monday pour 202 collaborateurs, mais pour Benjamin, ce n’est qu’un début : “J’ai commencé à travailler sur une nouvelle gestion des droits d'accès, afin de pouvoir ouvrir l'accès à d'autres équipes comme le développement commercial.” Benjamin est devenu un référent monday au sein de Transdev et aide les équipes à construire leur logique de tableaux. Il ajoute que l'utilisation de monday.com commence à se répandre dans de nombreuses directions, chacune ayant son propre espace de travail adapté à ses besoins.
Ainsi, monday.com a eu un impact direct sur la réduction des coûts chez Transdev, mais également sur l’efficacité de prise de décision grâce à des données chiffrées structurées et sourcées. “Avant, ce n’est pas que l’on prenait les décisions moins vite, on n’en prenait pas du tout. On n’avait simplement pas les outils et les données nous permettant de trancher, alors on laissait de côté”, souligne Benjamin.
Quant à la fonctionnalité préférée de Benjamin, il a du mal à choisir : “Pour moi, monday n’est ni plus ni moins le 15ème collaborateur de l’équipe. Sans monday, on aurait dû engager une personne en plus et il y a de nombreuses choses que l’on ne pourrait pas faire.”