Depuis plus de 30 ans, Apex Energies est leader dans le secteur des énergies renouvelables. Cette entreprise française de renom, pionnière du solaire photovoltaïque et de l’installation de panneaux solaires, opère dans plusieurs secteurs de l'énergie verte et éco-responsable. Elle apporte aux professionnels et aux collectivités des installations solaires clé en main et adaptées à leurs besoins pour devenir acteurs de la transition énergétique, gagner en performance énergétique et en autonomie, via l'autoconsommation énergétique. Apex Energies s’engage à réaliser toutes les étapes d’un projet solaire, depuis l’identification des sites jusqu’à l’exploitation et la maintenance d’une centrale solaire.

La société possède de nombreuses certifications afin de concilier l’activité de développeur photovoltaïque avec les enjeux environnementaux et sociétaux d’aujourd’hui. Les métiers d’Apex Energies regroupent entre autres les services Prospection, Bureau d’études, Développement projet, Urbanisme, Raccordement, Construction et Exploitation.
Ces dernières années, Apex Energies a connu une croissance exponentielle. En 2019, elle comptait 100 projets réalisés, 60 collaborateurs et 30 M€ de chiffre d'affaires, pour passer, en 2023 à 800 projets réalisés, 200 collaborateurs et plus de 100 M€ de chiffre d'affaires.

Apex Energies mène à bien des projets complexes qui génèrent de nombreuses données exploitées à long terme, sur 20 ou 30 ans, avec d’importantes implications administratives et légales. Apex Energies souhaite répondre à divers enjeux structurels, environnementaux et liés à la chaîne d’approvisionnement, avec une volonté d’innover pour rester compétitif sur le marché, de faire face à une pression croissante pour réduire les coûts opérationnels, d'accélérer le cycle de vie des concepts à la génération de revenus, de suivre les tendances et technologies émergentes du secteur et enfin de promouvoir une rétention de talents et de compétences au sein de l’entreprise.

La société a connu une période de croissance intensive qui s’est traduite par des demandes incessantes des différentes équipes envers le service informatique qui ne parvenait plus à répondre à tous les besoins. Chaque service a développé des solutions parallèles en interne, avec un réel problème de “Shadow IT”, de données éparpillées à retranscrire et d’un manque d’outil commun collaboratif et cohérent. L’équipe informatique était à la recherche d’un outil capable de rationaliser et d’automatiser les processus. Benoît Biache, responsable du service informatique, précise qu’“il fallait un outil capable de correspondre à tous les services, trouver une interface plus dynamique, jeune et agréable que les autres plateformes”.

D’autant que la complexité des données à traiter nécessitait l’intégration, au sein d’une plateforme unique, de plusieurs logiciels spécifiques créés en interne. Les nombreux collaborateurs de l’entreprise devaient aussi pouvoir bénéficier d’une vision globale, claire et centralisée de milliers d’informations sur des projets nécessitant une intervention coordonnée des équipes.

Apex Energies était à la recherche d’une plateforme performante de gestion de projets susceptible de convenir à toutes les équipes, afin de centraliser les données et d’améliorer la collaboration et la communication intra-services et inter-services.
Au vu des besoins pluriels et des tâches complexes à mener, monday.com s’est imposé pour plusieurs raisons :
- Regrouper et clarifier la data pour la gestion des projets
- Partager les données intra-services et inter-services
- Récupérer les données d’autres logiciels via les intégrations monday
- Sécuriser les données au sein d’un espace de travail privé
- Générer des automatisations et des notifications pour le partage des tâches
- Faciliter le suivi du budget IT
- Gérer l’annuaire des professionnels
- Créer un système de ticketing avec demande d’assistance intégré dans les solutions internes

Une implémentation étape par étape, métier par métier, a été planifiée, avec une première appréhension de deux mois par le service informatique, dans le but de permettre, à terme, à tous les salariés de l’entreprise de collaborer efficacement via monday.com.
Cette implémentation est toujours en cours.

Les projets d’accompagnement des clients dans leur transformation énergétique sont complexes et impliquent de gros investissements en amont, qu’Apex Energies se charge de réunir pour ses clients. Avant de soulever des fonds auprès des banques, la société doit vérifier la rentabilité de chaque projet en renseignant et en regroupant des milliers de champs de données récoltées, entre autres, sur le terrain, mais également au niveau de la législation, de la faisabilité technique et des normes en vigueur.
Après cette première étape, la mise en place du projet nécessite également une centralisation des données avec une mise à jour régulière de l’avancement, du respect des objectifs et des délais calculés pour chaque projet. “S’il arrive qu’un délai n’est pas respecté, tous les délais du projet sont automatiquement recalculés et mis à jour dans le tableau partagé. On peut avoir une vision globale de tous les projets actifs en un seul tableau pour le suivi "Projets d’une des BU"”, précise Benoît.

Par ailleurs, monday.com apporte aux différents services une vision des données communes et partagées pour qu’ils puissent se mettre d’accord sur les différentes notions techniques et leur implication sur le terrain.
“Par le biais de ce formulaire, ils vont pouvoir faire remonter un incident quantitatif ou qualitatif, une panne ou toute autre information. On peut en tirer un certain nombre de statistiques sur les types de réclamations, l'impact que cela a sur les chantiers et les délais de réponse.”
Les techniciens de terrain se tiennent informés en temps réel et partagent les données techniques relatives à chaque chantier et à l’approvisionnement en câbles via les formulaires disponibles sur l’application mobile.

Benoît nous donne un exemple de collaboration efficace via les notifications et automatisations monday. “Au sein du Service Urbanisme, l’équipe doit déposer les permis de construire, faire appel à des géomètres, imprimer des panneaux… Avec monday, les démarches peuvent se faire de manière automatisée, en renvoyant vers différents tableaux partagés pour chaque tâche comme l’envoi de commandes à l’imprimeur.”

monday.com a apporté de la visibilité et la possibilité d’un suivi à long terme concernant la gestion du budget au sein du service informatique. Toutes les informations sont centralisées et présentées clairement avec des indicateurs de suivi au travers de camemberts et d'histogrammes pour que le directeur financier récupère toutes les données chiffrées et les référentiels au même endroit. “Le tableau de bord permet rapidement de faire une analyse de données pertinente”, explique Benoît.

Plusieurs services d’Apex Energies se servent des formulaires de monday.com, pour envoyer des demandes de matériels, émettre des besoins d’assistance ou faire remonter et traiter des données récoltées sur le terrain. Benoît nous en offre un aperçu concernant le Service Construction : “Les équipes de ce service ont de nombreuses demandes d’achats à effectuer pour le matériel. Il y avait une quinzaine de chefs de projets de construction qui envoyaient sans cesse des demandes par mail au service achat qui était débordé. A présent, grâce aux tableaux monday, aux automatisations et aux formulaires, les chefs de projet peuvent faire directement leur demande d’achat. Une fois que la demande est validée, un acheteur peut s’attribuer la tâche qui change de couleur. Ils peuvent aussi échanger via le fil de discussion, ce qui est très pratique.”

Lors de l’étude du terrain et la récolte des caractéristiques techniques précédant un chantier, les techniciens se servent d’un logiciel développé en interne qui regroupe les photos, les indications d’inclinaison du terrain, des cartes 3D et d’autres outils d’analyse. Les intégrations de monday.com permettent de regrouper et de traiter ces informations qui donnent accès à un formulaire pour traiter les demandes d’implantation et à un système de ticketing avec demande d’assistance.

Apex Energies a choisi de procéder à une intégration lente et progressive de monday.com au sein de l’entreprise en commençant par une implémentation intra-services, puis inter-services, après montée en charge des équipes.
La première étape a été réalisée au sein du Service Informatique, puis étendue aux autres équipes de la société. Après un peu moins d’un an et une implémentation toujours en cours, le panel d’utilisations de la plateforme au sein des différentes équipes est déjà très vaste et performant. Le Service Informatique qui est aujourd’hui entièrement piloté par monday.com a gagné en fluidité dans le partage des informations et le suivi de budget.
Le Service Achats bénéficie d’une vision partagée de l’avancement des demandes et n’est plus contraint de faire face à un flux massif de mails quotidiens.
L’équipe “Sol” qui a pu centraliser la gestion de projets sur monday.com, à la place de plusieurs outils combinés, a gagné en visibilité grâce à des graphiques et à un calcul Gantt automatisé.
Le Service Urbanisme bénéficie de commandes automatisées et d’une gestion fluide des échéances et des relances. La gestion du CSE est également passée entièrement sur monday.com pour le budget, les indicateurs et la gestion des événements.

Quant aux défis que monday.com a permis à Apex Energies de relever : “monday.com nous offre une solution de sécurisation des données puisque seul le maître de la donnée peut la modifier, un moyen efficace d’accélérer les opérations grâce à des automatisations déclenchant les changements de statut et le passage entre les différents services, ainsi qu’une vision précise de l’avancement des chantiers. L’implémentation de monday.com a par ailleurs permis de supprimer les silos Shadow IT existants et d’acquérir un langage et des données communes”, précise Benoît.