Bouygues Construction Matériel est l’une des filiales de Bouygues Construction qui intervient en France et à l’international dans les trois grands métiers du BTP : le bâtiment, les travaux publics et les concessions. Les travaux réalisés, complexes et de grande ampleur, nécessitent une logistique parfaite utilisant des matériaux et matériels adaptés à tous les types de chantiers.
L’entreprise couvre la totalité des besoins du groupe en termes de matériel. Elle se charge, en effet, des études, de la fabrication, de la gestion, de la location, du transport de matériel, de son installation et de sa maintenance sur site. Le groupe s’inscrit dans une logique éco-responsable pour une société durable, en promouvant notamment les énergies renouvelables, les projets d’économie circulaire et l’utilisation de ressources locales.
Avec plus de 65 ans d’expertise dans le domaine de la construction, Bouygues Construction compte aujourd’hui 32 400 collaborateurs intervenant dans 60 pays, avec un chiffre d’affaires de 9,3 milliards d’euros. Les réalisations du groupe réunissent des projets ambitieux et innovants dans des domaines pluriels et diversifiés : aéroport, hôpital, logement, mines, énergie, industrie, culture, hydraulique, data center et pont.

Bouygues Construction Matériel compte près de 600 collaborateurs qui assument quotidiennement la gestion de tâches transverses et complexes impliquant à la fois des intervenants en agence et des techniciens sur le terrain, avec des exigences pointues en termes de délais et de logistique. L'entreprise réunit un grand nombre d’équipes sectorisées, soit par périmètres, soit par typologies d’ouvrages.

Olivier Rocheron est responsable du département qualité environnement au sein de Bouygues Construction Matériel. "J'ai, à ma charge, la gestion des différents outils de travail et de collaboration des équipes, l'intégration et la formation des nouveaux utilisateurs. Un des grands défis pour l’entreprise est d’assurer la coordination des différents acteurs de la chaîne des chantiers, en particulier, l'acheminement du matériel ainsi que l’installation des sites de construction."
Pour ce faire, mener à bien certaines missions de manière optimale est indispensable :
- Trouver les fournisseurs les plus à même de produire et de livrer les matériels sur un périmètre donné,
- Exercer une surveillance continue de l’état des stocks et des commandes en cours,
- Signaler les dysfonctionnements, les matériels manquants ou défectueux sur les sites de construction et les implantations industrielles indispensables aux chantiers,
- Centraliser les demandes des clients et les orienter vers les services concernés,
- Suivre l’avancement des projets, répertorier et analyser les données.

De plus, “Il y avait une réelle nécessité de reporting au sein des équipes mais peu d’outils étaient mis à disposition pour le faire”, explique Olivier. En effet, un tableur classique, un programme de prise de notes et un logiciel de facturation servaient de base de travail pour la réalisation des tâches quotidiennes. “Mener à bien des projets complexes avec ces outils exigeait par ailleurs une expertise dans leur utilisation, que la plupart des collaborateurs n’avaient pas. Il n’y avait rien qui permettait d’organiser nos process et de suivre nos projets”, ajoute-t-il.

Olivier et son équipe étaient à la recherche d’une plateforme de collaboration, d‘audit, de gestion de projets et de reporting à la fois performante et facile d’utilisation : “On a essayé plusieurs outils pour la gestion de projets et l’un d’eux notamment durant plusieurs années, mais on n’a pas poussé l’utilisation plus loin parce qu’aucune de ces plateformes ne faisait vraiment l’unanimité.”
C’est à ce moment-là que monday.com s’est distingué pour ses fonctionnalités permettant de répondre à ces besoins complexes :
- La collecte simple de tous types de données avec l’utilisation de formulaires monday via un ordinateur ou l’application mobile
- La centralisation et l’analyse de la data concernant les demandes, les études de prix et les délais de réponse
- Le partage des informations et la visibilité des actions
- L’automatisation des signalements et du traitement des dysfonctionnements et des approvisionnements
- Le suivi des projets et d’un plan d’action pour le traitement des dysfonctionnements
- La sélection et localisation des fournisseurs, cartographie.

Au sein de plusieurs équipes de l’entreprise, les formulaires couvrent des besoins hétéroclites et pluriels.
Selon Olivier, c’est avant tout “parce que les formulaires représentent, pour les gens qui n’ont pas de connaissances de monday.com, un point d’entrée extraordinaire pour emmener de la data facilement et sans besoin de saisie, contrairement à un tableur classique.”
Qu’il s'agisse du pôle partenaires, du service après-vente ou des techniciens sur les chantiers, il est souvent nécessaire de pouvoir faire remonter rapidement et efficacement les éventuels dysfonctionnements ou le manque de matériel. Les collaborateurs du pôle partenaires se servent d’un formulaire spécifique pour déclarer les problèmes éventuels sur les chantiers.
“Par le biais de ce formulaire, ils vont pouvoir faire remonter un incident quantitatif ou qualitatif, une panne ou toute autre information. On peut en tirer un certain nombre de statistiques sur les types de réclamations, l'impact que cela a sur les chantiers et les délais de réponse.”
Les techniciens de terrain se tiennent informés en temps réel et partagent les données techniques relatives à chaque chantier et à l’approvisionnement en câbles via les formulaires disponibles sur l’application mobile.
Olivier souligne l’aspect pratique de cette fonctionnalité itinérante pour les techniciens : “Ils remplissent les coordonnées du chantier sur lequel ils sont, la date, la raison de leur déplacement. Toutes ces informations mettent à jour le tableau et créent un reporting.” Au service après-vente, les formulaires génèrent directement une action en fonction du type de réclamation, ainsi qu’un suivi du nombre de demandes et des délais de traitement.

Olivier a intégré les formulaires dans son quotidien : “On doit pouvoir estimer les coûts de la partie consacrée au matériel. Parfois, on peut mettre en place plusieurs centaines de bungalows et l’on a besoin d’un suivi des études de prix et du délai de réponse au client. Avec un formulaire monday, on peut facilement récolter les demandes des clients qui arrivent ensuite dans le service concerné.”
Enfin, les formulaires sont également utilisés pour gérer les demandes des services généraux. “Dans les bureaux, chaque collaborateur peut scanner le QR code d’un appareil, d’une machine à café ou d’une photocopieuse, par exemple, afin de signaler une panne, un manque de papier ou tout autre problème, par le biais d’un formulaire monday dédié à cet effet,” précise Olivier.

Le reporting est essentiel au sein de Bouygues Construction Matériel.
Les différentes fonctionnalités de récolte des données, de mesure et de statistiques sur la plateforme de monday.com apportent une visibilité essentielle à toutes les équipes, une évaluation régulière des performances et un suivi des actions réalisées. Olivier nous apporte des précisions sur ces usages pluriels : “Les collaborateurs du pôle partenaires répertorient un certain nombre d’interlocuteurs dédiés, par région ou par filiale. Au service Distribution Négoce, ils sont très emballés par monday. Ils utilisent beaucoup la cartographie pour suivre les gains et les pertes par région, une métrique que l’on n’avait pas du tout avant.”
Les techniciens de terrain évaluent régulièrement les stocks de câbles, tandis que, pour les études de prix, un reporting des chantiers en attribution ou perdus est régulièrement réalisé.

Les commerciaux et techniciens de l’entreprise apprécient particulièrement le large panel d’actions qu’offre l’application mobile de la plateforme parce qu’ils interviennent sur place et se déplacent partout en France : “Avant de pouvoir couler le béton, on doit installer une base de vie avec des installations électriques et il est donc indispensable d’avoir des câbles. On a placé des QR codes sur les différents sites, que les techniciens peuvent scanner, ce qui génère automatiquement un formulaire monday avec toutes les indications nécessaires : la quantité, le type de câbles manquants et toutes les informations que les techniciens ont besoin de connaître en arrivant sur un site”, explique Olivier.
En effet, les données recueillies par le biais des formulaires vont ainsi s’implanter directement dans le tableau partagé entre les techniciens, ce qui permet le suivi des stocks en direct selon les mises à jour effectuées.

La plupart des tâches réalisées au sein de Bouygues Construction Matériel sont transverses et nécessitent le partage d’informations entre les collaborateurs de plusieurs équipes. “On a souvent besoin de cibler des fournisseurs en sous-traitance selon la zone géographique du site de construction. On a créé un tableau partagé sur monday.com avec une cartographie. Chaque collaborateur renseigne les coordonnées de ses fournisseurs qu’ils peuvent mettre en commun. Si l’on cherche un interlocuteur dans un secteur donné, on le trouve beaucoup plus facilement que sur un simple listing d’un tableur classique,” précise Olivier.
Par ailleurs, les équipes suivent les nombreux dossiers en attente et chacun prévoit sa “to do list” sur les tableaux interactifs de monday.com.
“Les tableaux monday servent notamment de support pour les réunions d’équipe, pour le suivi d’un plan d’action. Il suffit au responsable de balayer les sujets dans le tableau et de vérifier ce qui est à l'ordre du jour, les tâches que l’on peut classer ou celles qui doivent découler sur une action et qui basculent dans un second tableau, poursuit Olivier.”

De plus, en tant que responsable des sessions de formation de monday.com au sein de Bouygues Construction Matériel et de l’intégration des nouveaux utilisateurs, Olivier apprécie le design intuitif de la plateforme.

Depuis l’implémentation de monday.com au sein de l'entreprise en 2020, le nombre d’utilisateurs a augmenté de 200%. Les équipes ont pu gagner en communication, en transparence et en fluidité. monday.com facilite le reporting, la collecte et le traitement des données relatives à tous les secteurs d’activité de l’entreprise.

“monday.com a largement amélioré la communication au sein de l’entreprise. On a surtout une pérennité de l’information et un support performant pour les réunions, sans avoir besoin de relire les mêmes documents ou mails,” conclut Olivier.