L'Efrei est une grande école d'ingénieurs indépendante depuis 1936. Aujourd’hui, l’école compte plus de 5.000 étudiants répartis sur deux campus : Paris et Bordeaux. Classée 1ére école d’ingénieurs privée en informatique cette année par le Figaro Étudiant et par l'Étudiant. L' école travaille en étroite collaboration avec des centaines d’entreprises pour répondre aux objectifs professionnels de milliers d’étudiants. Elle forme des ingénieurs d’excellent niveau en Big Data, Business Intelligence, Software Engineering, Networks and Cloud Infrastructure, Bio-informatique, Cybersécurité, Systèmes robotiques, Imagerie et Réalité virtuelle. Plus de 50 nationalités sont représentées sur le campus, avec le choix de suivre leur cycle d’études en formation initiale, en apprentissage, ou en formation continue.

Chaque année, L’EFREI reçoit plus de 10.000 candidatures d’étudiants qui doivent passer par différentes étapes pour être admis à l’école : l’étude de la candidature, le processus d’admission, l’entretien et l’inscription. Les candidats viennent à la fois de ParcourSup, des classes préparatoires, de l’international et des admissions parallèles. Selon ses caractéristiques, chaque candidat doit passer par un jury spécifique..

« Avant la mise en place de monday.com, les communications passaient par une boîte mail classique et nous devions saisir les informations des candidats à la main sur notre base de données interne “myEFREI”. Cela ne permettait pas un bon suivi. Nous devions utiliser des feuilles de calcul et des dossiers pour connaître les statuts des dossiers. De plus, ces dossiers étaient au format papier. Chaque candidat avait un dossier avec sa pièce d’identité, son CV, etc.» explique Dara Keth, responsable du pôle Admissions à l’EFREI.

Selon Dara, les résultats de la mise en place de monday ont été rapides : « Nous ne nous sommes pas rendu compte tout de suite de l’utilité de monday.com, parce que c’était l’ajout d’un outil supplémentaire, de la double saisie, etc. Mais très vite, nous nous sommes aperçus que cet outil nous facilitait les tâches et la gestion quotidienne des candidatures. Nous avons gagné en efficacité et en rapidité de traitement. Nous avons également synchronisé monday.com avec notre base de données myEFREI. Cela nous a permis d’avoir une seule saisie, de pouvoir tracer les commentaires sur tel ou tel candidat, de suivre l’historique des candidatures. Cela a également engendré une meilleure communication au sein de notre équipe.

Pour avoir vécu la période « avant monday » et « après monday », pour rien au monde je ne retournerai au format papier et aux feuilles de calcul. La plateforme monday.com nous permet vraiment de faire beaucoup de choses. Je le recommande à 100% à toute personne qui travaille dans la gestion de projets».

Le recrutement des étudiants doit répondre à plusieurs problématiques : des origines diverses et des cycles d’études regroupant des parcours différenciés. Selon Dara, «les candidats viennent de différents canaux. Vous avez des étudiants qui sont en terminale et qui doivent passer par ParcourSup, des étudiants internationaux, des étudiants qui ont fait deux années de prépa et qui doivent passer un concours pour venir chez nous et vous avez toutes les autres candidatures que l’on appelle les admissions parallèles. Ce sont en fait des étudiants qui ont déjà leur bac ou plus et qui peuvent venir chez nous soit en première, deuxième, troisième et voire quatrième année.

Nous avons développé dans monday un tableau composé de différentes vues en fonction des étapes de candidature. Ce tableau est en lien direct avec les jurys du programme experts et du cycle ingénieurs, indiquant les décisions d’admission. Les dossiers sont traités et remontés via des automatisations en fonction des différents statuts des candidats. Dès que le statut est changé, la candidature bascule dans telle ou telle sous-catégorie. Nous avons mis en oeuvre plus de 57 automatisations et intégrations qui nous permettent d’effectuer des relances automatiques ».

La plateforme permet, par une saisie unique, de mettre à jour différents tableaux essentiels dans le suivi de chaque étudiant. « Plusieurs services travaillent sur les tableaux monday : le service comptabilité, le service scolarité, le service juridique. Par exemple, un tableau “remboursement” a été mis en oeuvre pour des étudiants qui n’obtiennent pas leur bac ou ne valident pas leur année en cours. Ils sont déjà inscrits mais demandent à être remboursés parce qu’ils ne suivront pas leur scolarité chez nous. Et là on a un lien avec le service comptabilité” explique Dara. “On travaille aussi avec le service juridique sur le tableau "Avenant". Cela nous permet d'ajouter un avenant à leur contrat et d'échelonner les mensualités des étudiants. Grâce au tableau "Avenant", la demande est transmise via un lien direct entre le service juridique et la comptabilité.

Enfin, une fois toutes les informations renseignées par les différents services, nous inscrivons les futurs étudiants dans notre Système d’Informations. Les pièces que nous avons demandées pour l'inscription sont basculées directement vers le service de la scolarité et un numéro d’inscription est créé », explique Dara.

C’est aussi un outil qui va pouvoir aider les étudiants dans le choix de la section qu’ils pourront suivre. En effet, à l’issue des jurys d’admission, les étudiants qui se présentent au programme d’ingénieurs ne sont pas tous admis. Le tableau monday.com permet en un coup d’oeil de les identifier et de leur proposer une orientation adéquate. Dara nous précise : Grâce à l’automatisation, l’étudiant reçoit un e-mail dans lequel il lui est indiqué la décision du jury ainsi que la proposition vers une réorientation. L’équipe commerciale a son propre suivi avec les cases qui leur correspondent, les dossiers, les relances et toutes les discussions ».

Un autre avantage apporté par la solution monday.com concerne la facilité pour établir des reportings. « Entre avant monday où on fonctionnait avec le papier et aujourd’hui, ce n’est plus comparable, même en heures et en qualité de travail. Cela a changé nos méthodes de travail et nos process parce qu’effectivement lorsqu’on était sur nos feuilles de calcul et sur dossiers partagés, nous n’avions pas ce suivi aussi précis. Nous étions obligés d’avoir des exports pour avoir le nombre de candidats déjà recrutés sur telle ou telle formation. Désormais, grâce au "dashboard'', il suffit d’aller sur ce tableau et de voir combien de candidatures ont été enregistrées par rapport à l’année précédente et combien d’étudiants ont été recrutés par rapport à l’année dernière sur x semaines”, explique Dara.

Le programme de monday.com spécial étudiants donne accès à un compte gratuit avec des fonctionnalités de forfait Pro. Plus de 1.000 étudiants de l’EFREI utilisent la plateforme chaque jour pour gérer leurs projets étudiants, les devoirs de groupe à rendre, les projets associatifs ou les activités extra-scolaires. monday.com est particulièrement bien adapté au travail collaboratif à distance en équipes.

Inet Process est partenaire de monday.com en France et a assuré la formation des membres du staff. Saïda Leroy, chef de projet à la DSI de l’EFREI, explique que « l’adoption de monday.com est relativement simple, mais nous faisons appel au support d’Inet Process lorsqu’on ne trouve pas de réponse. Par exemple, nous étudions avec Inet Process l’intégration entre Zendesk et monday.com ».

Dara a une connaissance approfondie de la plateforme monday.com et au vu des besoins croissants pour gérer les ressources étudiantes, les projets informatiques, l’organisation de la promotion de l’école et le traitement des leads, un “Club monday” a été créé. “Piloté par la DSI, le club regroupe aussi bien des administratifs que du personnel de la pédagogie, de la scolarité, des directeurs, des non-directeurs. L’idée était d’avoir un mix de profils, de personnalités et de métiers » précise Saïda Leroy.

« L’objectif principal est le partage de bonnes pratiques, le partage de cas d’usage. C’est un moment d’entraide et d’échanges entre utilisateurs. Ce moment-là est sacralisé justement pour avoir des discussions très détendues, très informelles entre les utilisateurs, dans un esprit plutôt sympathique et constructif”.

● monday.com s’avère être un outil très efficace pour la promotion de l’école : un tableau monday a été réalisé pour le recensement de tous les salons étudiants pour lesquels l’école peut participer. Cela permet de faire facilement le dispatch des collaborateurs qui vont y participer sur les week-ends travaillés..

● Dans le cadre des admissions internationales, un tableau monday a été réalisé afin de suivre les nouveaux partenariats étrangers, les relations avec les ambassades en lien avec Campus France.