Savez-vous que Fermob et monday.com ont un point en commun ? Les deux entreprises apprécient particulièrement les belles couleurs. Pour monday.com, les couleurs sont présentes dans tous ses tableaux. Pour Fermob, les couleurs se déclinent sur des meubles extérieurs, élégants et durables, conçus à partir de divers matériaux, notamment le métal, le plastique et le bois. Vous avez sûrement dû apprécier leur confort dans les Jardins des Tuileries, au Zoo d’Amsterdam ou près de Times Square à New York. Rachetée il y a 30 ans par son PDG actuel, l’entreprise se revendique aujourd’hui véritable expert de la métallurgie et fabricant français exportant l’art de vivre à la française à l’international. Une recette bien ficelée puisque Fermob affiche 100 millions d’euros de CA annuel et connaît 10 à 15 % de croissance par an. Le tout pour 400 collaborateurs et 3 sites de production en France.

Depuis plusieurs années, Fermob est confronté à une problématique de fond majeure : la transformation digitale. Consciente de ses enjeux et de sa nécessité pour rester pertinente, efficace et compétitive, la société a rapidement entrepris des chantiers en ce sens. C’est ainsi qu’il y a trois ans, Fermob a fait appel à Benjamin Balatin en tant que directeur de la transformation.

“Mon rôle est de faire en sorte que la dynamique de croissance du groupe se poursuive. Ainsi, je me charge de tous les projets la concernant, quels que soient les métiers, et m’attelle à éliminer les freins qui la ralentissent. Je poursuis donc des objectifs de business et de productivité mais aussi de sérénité et de bien-être des collaborateurs.”

C’est dans ce contexte que Fermob a souhaité optimiser sa gestion de projet et favoriser une collaboration plus efficace, plus innovante et plus personnalisée. Pour concrétiser cette ambition, elle a décidé de miser sur monday.com, plateforme de travail collaboratif, leader sur son marché. “Avant, la gestion de projet chez Fermob était propre à chaque service. Certaines équipes utilisaient déjà des outils de gestion mais rien de réellement généralisable à l’entreprise. D’autres géraient de manière moins structurée et jonglaient entre mails, feuilles de calcul et logiciels de présentation”, précise Benjamin Balatin.

Avant d’envisager le déploiement de monday.com à grande échelle, la plateforme a d’abord été éprouvée par une équipe en particulier. “Le premier client de la solution au sein de Fermob, c’est moi !”, se souvient Benjamin Balatin. “Je cherchais une plateforme pour piloter mes projets et partager les données avec mon équipe. J’ai opté pour monday.com ! Et j’ai embarqué avec moi des chefs de projet avec lesquels je travaille énormément. Parmi eux, l’équipe dédiée à la transformation et une partie de l’équipe marketing digital et e-commerce. Nous étions 8 au total.”

Ce qui a convaincu Benjamin Balatin : la facilité de prise en main, la modularité et l’intuitivité de monday.com.

“Certains de nos projets ne nécessitent qu’une organisation simple alors que d’autres ont besoin d’un pilotage plus élaboré. Je voulais une plateforme qui s’adapte à tous les contextes, sans non plus demander trop d’investissement de ma part en termes de paramétrage", indique Benjamin Balatin.

Dans la continuité de la familiarisation avec la plateforme, c’est ensuite un projet pilote entier qui a été orchestré sur monday.com : le lancement et la gestion de Welcome, un service de dématérialisation de l’expérience client à destination des professionnels de l’hôtellerie et de la restauration. Dans le cadre de la création de ce service dirigé par Benjamin Balatin, l’ensemble des processus ainsi que la gestion de projet ont été coordonnés sur monday.com. “Pour tout structurer, nous avons créé plusieurs boards : un board pour lister les opportunités business issues du CRM, un board pour gérer le développement de chaque projet avec des freelances (application, contenu, photo, charte graphique…), un board pour suivre la production de supports liés à l’application (QR code, carte de visite, stickers, objets…) et un board pour gérer le plan marketing du développement de Welcome”, explique Benjamin Balatin.

Ainsi, toutes les activités opérationnelles de ce projet transverse ont été gérées dans monday.com. La collaboration entre les équipes a également été orchestrée autour de la plateforme, facilitant ainsi le partage d’informations, le suivi de la réalisation des tâches et la productivité de chaque collaborateur. De son côté, Benjamin Balatin a pu, d’une part, piloter efficacement le déroulement de chaque projet, d’autre part, utiliser les reportings de la plateforme pour consolider l’activité, suivre le chiffre d’affaires et optimiser la gestion de ses équipes. “Dès le début, j’ai facilement pu retranscrire les processus dans monday.com et disposer d’une meilleure visibilité, pour moi mais aussi pour toute l’équipe”

Grâce à monday.com, Fermob a pu rapidement et sans effort mettre en œuvre son projet Welcome. “Les chefs de projet ont largement pu prendre la plateforme en main et le paramétrer en toute autonomie. Aujourd’hui, ils peuvent réaliser des boards avancés rapidement. monday.com a été un véritable accélérateur”, assure Benjamin Balatin. Grâce à lui, les équipes dédiées au projet Welcome ont non seulement gagné un temps précieux dans l’exécution de leurs tâches mais également dans leur organisation. Et c’est d’autant plus agréable avec un design agréable et dynamique.

“La force de la plateforme réside, selon moi, dans sa capacité à s’adapter à toutes les demandes. À aucun moment, je n’ai eu à renoncer à une envie ou un besoin. Nous avons absolument pu tout faire avec monday.com”, selon Benjamin Balatin.

Trois fonctionnalités ont particulièrement satisfait Benjamin Balatin et ses équipes :

1. Les conversations
“Je ne m’y attendais pas. Tous nos échanges opérationnels se font là. Ce n’est pas forcément quelque chose que je cherchais mais, finalement, cette fonctionnalité est très utile. Grâce à elle, nous évitons un grand nombre de mails !”

2. Les automatisations
“Elles permettent de faire facilement avancer les tâches dans un workflow et de notifier les personnes concernées. Cette fonctionnalité facilite énormément la gestion. Nous sommes devenus plus efficaces dans les transitions entre équipes alors que nous avions tendance à être un peu silotés. Avec les automatisations, nous sommes immédiatement opérationnels".

3. Les reportings
“On ne les utilise pas encore assez ! Mais je m’en sers pour le projet Welcome et pour présenter des résultats lors de réunions importantes et ils sont à la fois dynamiques, clairs et ajustables ! Ce qui est appréciable. D’autant plus qu’ils sont agréables à regarder pour les différents interlocuteurs !”