Infopro Digital est un groupe B2B leader dans le domaine de l'information, de la data et des technologies pour les professionnels. Créé en 2001, Infopro Digital est aujourd’hui présent sur les cinq continents avec 4000 collaborateurs, réunissant plus de 300 métiers. Grâce au vaste champ d'expertise du groupe, à des outils performants et à ses grands noms de l’édition comme l'Usine Nouvelle, LSA, Le Moniteur, la Gazette ou l'Argus de l'Assurance, les projets menés à bien sont aussi pluriels que diversifiés et représentent les secteurs clés de l’économie : la construction, l'automobile, l'industrie, l'assurance et la finance, la distribution et le secteur public. Dans un monde où le digital s’étend et se complexifie, Infopro Digital s’engage pour ses clients à davantage de compétitivité et de performance sur la durée.

Dans le contexte multi-projets de l’activité au sein d’Infopro Digital, le défi a été de pouvoir coordonner le travail de nombreux collaborateurs sur des dossiers transverses.

Carolina Rebeu, Directrice de projets au sein de la DSI, nous éclaire sur le sujet : “l’une des spécificités du service DSI est que l’on ne peut pas se définir en tant que business ou métier. On s’apparente plutôt à un nuage de Business Units qui ont eux-mêmes des métiers très différents. En une journée, à la DSI, on peut travailler sur des sujets liés à la production d’emballage de parfums de luxe, à l’organisation de salons sur les revêtements automobiles ou encore à la mise en place de “ChatGPT.”

Carolina a dû faire face à un cumul hétéroclite d’outils non coordonnés : des tableurs sans arrêt mis à jour, des tableaux non synchronisés, le tout sur fond de “Shadow IT”, avec un usage implicite et spontané de la part des différentes équipes ainsi que quelques collaborateurs qui avaient déjà testé monday.com de manière autonome.

Il fallait un outil performant mais également flexible, capable de couvrir un très large spectre de besoins :
- Les petites équipes n’avaient pas assez de visibilité sur le travail de chacun pour pouvoir mutualiser les ressources.
- La pluralité des projets et des intervenants internes et externes, générait un grand nombre de fichiers à coordonner de manière permanente. - L’une des équipes cherchait une alternative à un logiciel de gestion de projets et de ticketing qu’elle trouvait inadapté.
- Il était impossible d’avoir une vue d’ensemble de tous les projets et de planifier un budget à long terme.
Pour compliquer encore l’équation, la demande pouvait provenir d’un commercial, d’un directeur, d’un chef de projet ou d’un collaborateur. Bref, le défi n’était pas simple à relever.

La première étape pour Carolina a été de centraliser les besoins et d’examiner les solutions existantes. monday.com s’est rapidement imposé pour plusieurs raisons : sa compétitivité par rapport à certains logiciels de ticketing de gestion de projets, le retour très positif des équipes qui utilisaient déjà monday.com, l’aspect ultra-flexible de la plateforme et ses nombreuses fonctionnalités.

"monday.com faisait parfaitement le job au sein de certaines de nos équipes qui l’utilisaient déjà. Il n’y avait pas de raison de changer. J’ai découvert une plateforme très performante pour tous les domaines", confie Carolina.

Tandis qu’au départ seule une poignée de collaborateurs utilisaient monday.com au sein d’Infopro Digital, elle s’est très vite imposée comme plateforme de référence, capable de s’adapter à tous les types de projets. Chez Infopro, c’est aujourd’hui une trentaine d’équipes qui ne peuvent plus se passer de ses nombreuses fonctionnalités et de sa simplicité d’utilisation.

L’équipe publicité est celle qui s’est démarquée des autres au moment du déploiement de monday.com puisqu’elle a fait partie des premières impulsions. “Au moment où je me suis rapprochée des différentes équipes pour savoir pourquoi monday.com, ils m’ont montré au sein de l’équipe pub qu’ils en faisaient déjà un usage de grande ampleur et pas pour des petites tâches puisqu’ils avaient notamment basé l’ensemble de leur système de réservation de campagne et de gestion de campagne sur les formulaires de monday.com, même avant la plateforme de force de vente”.

La synchronisation avec le logiciel de force de vente s’est faite par la suite, par le biais de la gestion des sprints et des tickets avec l’équipe de force de vente. “Beaucoup d’opérations ont basculé sur le logiciel de force de vente et d’autres sur une plateforme de gestion publicitaire, mais monday.com était toujours au cœur de ces interactions. Et quand on a vu ce que ces équipes en avaient fait au niveau du business, monday.com s’est imposé.”

monday.com est ainsi apparue comme une plateforme multifonctionnelle qui avait déjà fait ses preuves en interne et qui plus est, respectait le cahier des charges Infopro très exigeant en matière de protection des données informatiques et RGPD.

L’implémentation de monday.com au sein d’Infopro a permis de gérer toute la collaboration interne d’une dizaine d’équipes avec des domaines d’expertises variées au sein de chaque équipe. Ainsi, par exemple, l’équipe data a pu mettre en place une véritable organisation de tracking de ses stats et de ses pools d’information. Les data analystes devaient notamment pouvoir échanger de manière régulière sur des dossiers partagés, soumettre des formulaires et mettre en place une structure globale de cadrage de projets. “Sur monday.com, il y a une facilité de prise en main avec la possibilité de partager des données de manière plus visible qu'un tableur”, explique Carolina.

monday.com a également permis aux petites équipes de mutualiser leurs ressources en créant un véritable Hub de documentation et en retraçant les occupations de chacun à chaque moment.

Par rapport à d’autres plateformes de ticketing également étudiées, Carolina a trouvé l’offre monday.com plus compétitive : “monday.com offre la possibilité d’acheter une licence uniquement pour les personnes qui traitent les tickets. Si je devais prendre une licence pour chaque collaborateur qui ouvre un ticket même une fois par an, je ne m’en sortirais pas.” Mais ce n’est pas son unique argument. Elle évoque notamment le fait de s’être sentie limitée dans sa planification de budget et sa planification à long terme. Avec monday.com elle peut avoir une vue d’ensemble sur l’intégralité des projets.

“La gestion des ticketing est beaucoup plus simple, grâce aux formulaires de monday.com.”
Il est vrai que Carolina apprécie tout particulièrement les formulaires de monday.com qui lui permettent de cibler avec précision une demande, de cerner les objectifs, les priorités, les constats et les enjeux, surtout lorsque les besoins ne sont pas clairement expliqués.

Pour coordonner les activités regroupant un grand nombre d’intervenants de différents services et de tâches hétéroclites, il était indispensable d’avoir une plateforme de gestion et de suivi à la hauteur. Face aux “fichiers cauchemardesques” d’un tableur classique, Carolina a été séduite par les capacités de monday.com à apporter une concentration des informations et une actualisation des mises à jour successives en un seul et même endroit.

“Nous avons par exemple un pôle Evénements assez conséquent chez Infopro. L’équipe Evénement est venue me voir avec un fichier comportant 25 onglets qui partaient dans tous les sens, avec des versions mises à jour sans arrêt et des liens cassés et ils avaient un vrai problème de suivi de leur événement. J’ai pu leur montrer la mise en place de boards sur monday.com qui s’interconnectaient, avec des mises à jour automatiques et synchronisées de tous les boards. Cela facilite également la visibilité pour le management avec une vue d’ensemble rapide.”

La gestion d'événements d’une telle ampleur nécessite également une bonne coordination des intervenants à la fois en interne et en externe. Carolina le résume ainsi : “Avec monday.com, on a gagné en agilité dans les équipes. On communique plus simplement et les données sont mieux structurées.”

Au moment de converger vers une offre globale, Carolina a surtout pu apprécier la facilité d’implémentation de la plateforme qui a permis de gagner un temps précieux. “J'ai toujours trouvé que c'est un outil très user friendly, très agréable à utiliser. Voilà, c'est simple. il y a de nombreuses automatisations que moi, j'apprécie beaucoup sur monday”.

Elle a pu facilement créer un modèle personnalisé comportant plusieurs tableaux, qu’elle a intégré à la bibliothèque de monday.com. Chaque tableau a une fonction définie. Ils permettent, entre autres, aux chefs de projets de lister toutes les tâches à effectuer pour un événement, de planifier les réunions, d’indiquer aux key users les domaines dans lesquels ils doivent intervenir, de centraliser les données chiffrées, avec rétro-planning et état d’avancement pour chaque tâche à effectuer.

Carolina a également mis en place une série de vidéos et de séances de formation sur les nombreuses fonctionnalités de la plateforme comme la création de formulaires ou l’utilisation et la compréhension des boards. Au sein des différentes équipes, les key users qui avaient déjà testé les services de monday.com ont pu aider les autres à se familiariser avec leur utilisation.

Nous pouvons dire aujourd’hui que monday.com fait partie des outils familiers d’Infopro au service de ses collaborateurs. “Chaque métier du groupe a gagné en fluidité de partage et de circulation de l'info et donc forcément en gain de temps et en performance,” confirme Carolina. D’ailleurs, même les congés de plusieurs équipes chez Infopro peuvent être visualisés au sein de tableaux monday !

Ses bonnes résolutions pour la nouvelle année ? Préparer le déploiement de la plateforme en anglais et organiser la traduction des vidéos de formation pour tous les collaborateurs Infopro de l’étranger.