Altavia est le premier réseau mondial indépendant dédié aux marketing services pour les retailers et les marques.
Depuis plus de 40 ans, le groupe, qui compte 2800 collaborateurs, propose des solutions créatives d'activation commerciale spécifiquement adaptées aux besoins du secteur de la grande distribution. À la pointe de l'innovation, Altavia améliore chaque jour la performance durable de plus de 1 000 retailers et marques dans 45 pays.

Au sein du groupe, Altavia Pallas est une agence de design spécialisée dans la conception et le déploiement de concepts retail. Altavia Pallas travaille sur l’ensemble du concept de magasins grâce à des architectes commerciaux et des retail designers pour apporter la meilleure expérience dans les parcours clients. La société assure le déploiement du concept pour garantir une parfaite implémentation sur tout le réseau, qui peut compter des milliers de magasins.

Depuis sa création, Altavia ne cesse de développer son activité et de proposer de nouveaux concepts. Altavia Pallas suit la même transformation business et digitale que celle du groupe Altavia, pour s’adapter en permanence aux exigences du marché et du numérique.
Chaque concept à créer et à déployer exige la contribution d’un grand nombre de collaborateurs internes et externes et celle de partenaires locaux, qui doivent pouvoir échanger de manière fluide et productive. Pour chaque client, de nombreux échanges sont nécessaires, avec des fichiers photos et vidéos à partager à chaque étape de la planification et de la réalisation.

Julien Reibell est fondateur et directeur général d’Altavia.Pallas. Il explique les difficultés rencontrées liées aux process et à la gestion des données partagées auxquels les équipes devaient faire face : “On travaille avec beaucoup de partenaires externes. On avait des documents, des photos, des plans, des données de nos clients à la fois sur des clouds disparates, dans nos boîtes mails, parfois même sur des tableaux chez nous. Tout était un peu éparpillé. On travaillait bien mais de façon un peu archaïque. On perdait du temps et donc forcément de la productivité.”

L’implémentation en magasins sur différents territoires, en collaboration avec de nombreux partenaires locaux, exige également une très bonne préparation en amont, ce qui était parfois laborieux avec les outils existants. Les collaborateurs devaient procéder à de nombreux déplacements sur le terrain et multipliaient les rencontres localement pour régler tous les détails de l’implémentation du concept. Une méthode de travail moins en phase avec les pratiques actuelles notamment en termes d’économie éco-responsable. Aussi, Julien rappelle que “pour être des bons compétiteurs et répondre aux besoins de nos clients, on devait avoir des process très efficaces. On n'avait pas le droit à l’erreur dans nos délivrables. Il nous fallait des systèmes de vérification à chaque étape. Contrôler ces différentes étapes pouvait être chronophage”.

Plusieurs fois par an, la direction d’Altavia.Pallas participe à des business reviews avec le groupe Altavia. C’est lors de l’une de ces réunions entièrement préparées sur monday.com par plusieurs collaborateurs du groupe que Julien a découvert la plateforme. Il a, selon ses termes, été “bluffé” par l’ampleur des fonctionnalités et des possibilités offertes, qui correspondaient en tous points aux besoins d’Altavia.Pallas.

Ce sont les fonctionnalités suivantes qui ont permis de faire la différence :
- Importer et centraliser toute la data via les intégrations monday.
- Automatiser les échanges avec les partenaires externes pour gagner en rapidité et en fluidité.
- Trier et filtrer un grand nombre de données et de fichiers partagés en rendant les informations claires et facilement accessibles.
- Organiser le travail et préparer les actions sur le terrain en amont grâce aux tableaux partagés, à la cartographie et à d’autres fonctionnalités de monday.
- Partager des workflows internes avec les clients.

Les collaborateurs échangeaient les données et les fichiers via un très grand nombre de canaux qui ne permettaient pas une vision claire des informations à traiter. Pour Julien, il était impératif de pouvoir récupérer et centraliser toutes les données réparties dans différents outils et logiciels. “J’ai essayé d’importer un fichier de tableur sur monday.com. Automatiquement, ça m'a transféré certaines colonnes en statuts, d’autres en texte et ainsi de suite, très facilement et très rapidement. J'ai pu réaliser des filtres croisés et c’est surtout cela qui m’a plu, de pouvoir retrouver les données selon mes critères. Petit à petit, avec monday, j’ai pu réaliser des tâches que je n’avais jamais faites auparavant.”

Les collaborateurs d'Altavia Pallas ont rapidement vu l’intérêt de la plateforme et les multiples possibilités qu’elle offre. L’aspect centralisateur et collaboratif de la plateforme s’est surtout démarqué. “Sur monday, on peut avoir la liste des magasins et sur chaque ligne l’adresse, le téléphone, le nom du contact, les photos et les plans. On peut assigner les tâches avec les responsables pour chacune d’elles. Quand on déroule, on trouve tous les éléments et on voit les étapes du process avec les dates et l’historique de manière très simple et fluide,” précise Julien.
L’aspect centralisateur de la plateforme permet de réunir des tâches complexes et transverses, facilitant la lecture, le tri, le stockage et le suivi des informations. Pour Julien, cette fonctionnalité est essentielle à l’efficacité et à la productivité des équipes d’Altavia.Pallas : “monday nous a permis de clarifier les process. On s'astreint à tenir à jour les tableaux, à mettre une date et à effectuer un suivi. On a aussi beaucoup moins d’erreurs et de fichiers perdus parce que tout est au même endroit.”

Après la récolte et le tri de la data, il est également important de pouvoir la stocker et la conserver : “Ce que monday apporte à long terme c’est aussi et surtout la notion de conserver la data associée au projet et d’avoir un outil de recherche qui est très efficace sur du long terme.”

L’une des priorités d’Altavia.Pallas, à l’image de l’esprit du groupe, est l’optimisation des ressources locales dans la création d’un concept et son implémentation dans les différentes zones géographiques. Cela exige une collaboration efficace avec les partenaires locaux et un travail pointu de préparation en amont. Julien explique à quel point monday.com a permis à son équipe d’optimiser et d’améliorer la qualité du travail des équipes : “ Dans nos déploiements, monday a contribué, à nous faire gagner du temps, de l’efficacité et surtout de limiter nos déplacements physiques puisque l’on intervient partout en région. On a besoin d’aller sur site. La plateforme facilite la gestion de nos partenaires qui se trouvent à moins d’une heure de chaque site que l’on implémente. Si on compare avec les mêmes déploiements que l’on faisait il y a dix ans, on fait 4 fois moins de déplacements”.

Julien précise également que les fonctionnalités de cartographie et de localisation de monday.com facilitent la visualisation des emplacements et la préparation des déplacements. “Ma fonctionnalité préférée de monday est la carte. On est des architectes et on travaille beaucoup sur plan. Le fait d’avoir une carte sous les yeux avec toutes les adresses des sites sur lesquels on travaille est très gratifiant pour nous. On voit l’ensemble des données. En cliquant sur le lieu, cela affiche tout le contenu correspondant à l’adresse. C’est vraiment efficace, j’adore faire ça. On a croisé cette fonctionnalité avec la présence de nos équipes en région. On voit à la fois où sont nos équipes et où se trouvent les magasins à proximité avec lesquels on travaille. Cela permet en un coup d'œil d’avoir une vision géographique de notre travail.”

Depuis l’implémentation de monday.com au sein d’Altavia.Pallas, la relation clients est entièrement gérée via les différentes fonctionnalités de la plateforme, et plus particulièrement les automatisations et les notifications qui permettent d’éviter la surcharge d’e-mails et la multiplication des canaux de communication....
“Lorsque les clients arrivent chez nous, ils travaillent souvent sur des tableurs où ils peuvent parfois répertorier des milliers de données. L’un de nos clients, une grande enseigne de l’automobile, nous a envoyé les informations à traiter sous la forme d’un tableau de 5000 lignes. C’était juste impossible, ça a été un déclencheur. On s’est dit qu’on allait tout transférer sur monday et du coup le client a dû faire pareil,” explique Julien. Tous les échanges se font désormais via la plateforme et les collaborateurs de la société peuvent aisément inviter les clients et les partenaires externes sur les tableaux partagés, même s’ils n’ont pas d’abonnement à monday.

“monday nous a permis d’impliquer nos clients dans nos process, pour partager l'info et les délivrables. Cela nous faisait gagner beaucoup de temps et nous évitait d’envoyer des e-mails grâce aux automatisations, puis on a ouvert des autorisations directement à nos clients. On a des centaines de clients qui participent à nos tableaux avec les autorisations requises et l’on a complètement modernisé leur façon de travailler chez eux avec un gain de temps énorme.”

L’implémentation de monday au sein d’Altavia.Pallas s’est faite progressivement dans toutes les étapes du process : “aujourd’hui, tous nos business reviews, nos suivis financiers, nos contrôles quotidiens des devis et de la facturation, tout est fait sur monday. Ce qu'a apporté monday à Altavia Pallas, c’est d’avoir une plateforme de workflow sur laquelle on réunit à la fois les plannings et les data, et on fédère les équipes. Tous les éléments sont réunis.” Ainsi, toute son équipe a pu gagner en visibilité sur l’ensemble des tâches.
Si la collaboration et les relations clients au sein d’Altavia.Pallas ne passent plus que par monday, Julien insiste sur la facilité de prise en main de la plateforme et son aspect “user-friendly” et personnalisable : “Ils ont vu toute la puissance de la plateforme et ont compris très vite comment l’utiliser parce que c’est aussi hyper simple d’utilisation. Il n’y a pas une façon d’utiliser monday mais chacun peut s’en servir à sa manière, c’est aussi cela sa force.”

Julien n’oublie pas de saluer le travail d’accompagnement personnalisé de Lou, l’un des collaborateurs de la société tiilt.io, partenaire certifié de monday.com, qui a facilité l’implémentation de la plateforme au sein d’Altavia : “Lou nous a apporté une très grande aide. Il nous a beaucoup aiguillés et expliqué les tableaux et les fonctionnalités d’une façon simple.”

Dans toutes les étapes du process, l’utilisation de monday.com par les équipes d’Altavia Pallas s’est traduite par un gain quantifiable : “C’est très puissant, cela permet de gagner du temps, de l’efficacité et donc de la productivité", souligne Julien. En effet, si les équipes de déploiement ont pu réduire leurs déplacements et leurs coûts de 75 % grâce à une meilleure préparation via monday, toutes les équipes ont gagné en productivité, en fluidité et en qualité de travail, avec une data centralisée, fluide et triée.