La Croix-Rouge est présente dans presque tous les pays du monde. Chaque entité est régie par les principes du droit international humanitaire et les statuts du mouvement international.

La Croix-Rouge argentine, dont le siège se trouve à Buenos Aires, opère dans toute l'Argentine à l'aide de 66 sections et près de 10 000 bénévoles. Cristian Bolado est directeur national du développement et du soutien organisationnels auprès des instances dirigeantes. Il a pour mission de fournir le secours et l'aide humanitaire sur le terrain en cas de catastrophe.

« La Croix-Rouge ne représente et ne répond à aucun organisme gouvernemental. La Croix-Rouge est neutre, impartiale et indépendante. En d'autres termes, nous prenons nos propres décisions, mais nous le faisons en coordination avec les différents niveaux de l'État, » explique-t-il.

Auparavant, la Croix-Rouge argentine fonctionnait selon des processus complexes, avec de nombreux fichiers, rapports et formulaires papier. Cela représentait une quantité phénoménale de travail manuel, qu'il fallait ensuite transmettre aux antennes locales dans tout le pays. En plus de cela, la Croix-Rouge s'appuyait beaucoup sur divers outils en ligne tels que les e-mails, WhatsApp et Google Drive, tous déconnectés les uns des autres.

Selon Cristian, « notre gros problème venait du nombre incroyable d'outils que nous utilisions : Google Drive, Google Docs, tableurs, e-mails et tout un tas d'autres outils en ligne qui nous ralentissaient. »

Le président de la Croix-Rouge argentine, Diego Tipping, savait que pour améliorer la coordination et la communication entre les équipes, il leur fallait numériser intégralement leurs processus et trouver une plateforme qui fusionnerait leurs plateformes de saisie et de gestion des données en ligne.

Pourquoi monday.com?

Un jour, le président d'une délégation régionale participe à une formation individuelle avec Drew Global Business Consulting, partenaire de monday.com. C'est là qu'il découvre monday.com. Et d'après lui, le Work OS pourrait bien être la solution aux problèmes organisationnels de la Croix-Rouge argentine. Sans attendre, il fait part de sa découverte à Diego.

Sur cette recommandation, Diego décide de tester la plateforme au niveau du management. Conquis, il décide alors de l'implanter à l'échelle de l'organisation.

« En juillet dernier, Diego nous a demandé de commencer à numériser et rationaliser les processus au sein de l'organisation, en particulier dans le service du développement organisationnel, » raconte Cristian.

Cristian a donc appelé Andrés Sturm, leur contact chez Drew, et programmé une formation au siège de la Croix-Rouge argentine pour intégrer leurs équipes.

« Andrés et l'équipe ont d'abord écouté ce que nous avions en tête. À partir de là, ils ont créé sur monday.com une application qui a tout changé pour nous. Non seulement ils nous ont permis d'accélérer de nombreux processus mais ils nous ont également apporté des idées vraiment innovantes, » dixit Cristian.

« Lorsque nous avons adopté monday.com, la première étape a été de créer des processus pour améliorer la communication et la coordination internes au niveau du management, c'est-à-dire notre comité exécutif, notre secrétariat et notre direction nationale, » détaille Cristian.

Mais à peine la Croix-Rouge argentine commence-t-elle à numériser ses processus que le pays est frappé par la pandémie de coronavirus. Résultat, toute la structure de la Croix-Rouge a dû être modifiée. Il lui fallait en effet étendre rapidement son champ d'action pour répondre aux nouveaux besoins sanitaires du pays liés à la pandémie.

Lorsque monday.com a été implanté, aucune section n'était intégrée sur la plateforme. Mais la pandémie a accéléré les choses et, en moins d'une semaine, les 66 sections ont commencé à l'utiliser afin de mieux coordonner leur action et aider les populations affectées par la COVID-19.

« Nous avons utilisé monday.com à une plus grande échelle et progressivement amélioré la coordination entre le siège et les différentes sections sur le territoire national. Puis, à mesure que nos équipes sont venues s'intégrer à la plateforme, nous avons rajouté des processus et des flux de travail. »

Toujours selon Cristian, « cette pandémie de coronavirus ne ressemble en rien aux crises que nous avons connues par le passé. Toutes les pandémies précédentes ont eu lieu à une époque radicalement différente en termes de technologie et de communications. Lors de la dernière épidémie en Argentine, nous coordonnions nos efforts par fax et par téléphone. Avec la COVID 19, nous avons commencé par tout gérer avec des tableurs avant de comprendre que nous pouvions migrer tous nos processus sur monday.com. »

Pour gérer la pandémie, la Croix-Rouge a créé un centre des opérations d'urgence permettant de superviser tout ce qui se passe sur le terrain. Réparties dans tout le pays, les 66 sections ont pour mission de diriger le travail opérationnel sur le terrain. Chacune devant soumettre un rapport quotidien au centre des opérations, Cristian a donc décidé de créer un tableau principal sur monday.com.

La Croix-Rouge argentine a décidé de virtualiser toutes ses méthodes de dons. Le but est de suivre et contrôler les collectes de dons mais également de rendre les processus plus transparents. Cristian a ainsi regroupé toutes les informations dans un unique tableau de bord afin que les autorités, les auditeurs, la trésorerie et le secrétariat aux finances aient la possibilité d'apporter des modifications et que chacun puisse suivre l'avancée du processus.

« Auparavant, chaque achat ou demande d'achat faisant l'objet d'un processus administratif interne devait être effectué soit sur papier, soit par e-mail. Désormais, tout cela est centralisé dans un tableau de bord monday.com. Et ce tableau de bord est non seulement surveillé mais aussi directement audité. Cela nous aide également à améliorer les processus de transparence de l'organisation, » selon Cristian.

L'équipe logistique de la Croix-Rouge argentine a travaillé avec Drew pour numériser l'ensemble de son processus de gestion des stocks. Désormais, dès qu'un produit arrive à la Croix-Rouge argentine, que ce soit par le biais d'un bon de commande ou d'un don, il est systématiquement enregistré dans un tableau sur monday.com.