16 opções de software de colaboração para usar em 2021
Está em dúvida sobre a importância da utilização de um software de colaboração?
A colaboração eficaz é fundamental para o sucesso de um projeto. Isso é especialmente verdadeiro quando se trabalha em projetos maiores que envolvem dezenas de membros da equipe, muitos deles provavelmente trabalhando remotamente. Coordenar todos esses recursos, bem como comunicar-se de forma efetiva com os clientes e as principais partes interessadas externas, é uma parte importante do trabalho de um gerente de projetos.
A boa notícia?
Você tem excelentes opções de software de colaboração para escolher. Este artigo explicará tudo o que você precisa saber sobre softwares de colaboração em equipe. Além disso, ele fornecerá uma visão detalhada das 16 principais soluções de software para 2021.
Vamos lá.
Antes de começar: o que é software de colaboração?
Software de colaboração é qualquer tipo de software ou aplicativo desenvolvido para ajudar as equipes a fazer brainstorming, se comunicar e trabalhar em conjunto de forma efetiva para que a execução de qualquer processo seja mais eficiente.
Claro, isso abre um leque enorme de opções, e há muitos tipos diferentes de software de colaboração em equipe.
E quer saber?
Isso é ótimo.
Existem milhares de equipes distintas trabalhando em inúmeros tipos de projetos. Como resultado, a concorrência é acirrada.
Mas, felizmente, isso significa que os clientes saem ganhando no mundo dos softwares de colaboração.
Como funciona o software de colaboração?
A maneira pela qual uma determinada plataforma de software de colaboração funciona depende, em última análise, da própria ferramenta.
Dito isso, existem alguns recursos comuns que você encontrará (e precisará) em uma ferramenta de colaboração online:
Como funciona o software de colaboração?
1. Comunicação instantânea
A possibilidade de enviar mensagens instantaneamente para qualquer pessoa da equipe faz parte da expectativa dos colaboradores nos dias de hoje. Até mesmo a comunicação por e-mail é considerada ultrapassada.
As ferramentas de colaboração da equipe podem oferecer a opção de envio de mensagens em grupos ou individuais, bem como canais específicos ou mensagens baseadas em tags.
Por exemplo, a monday.com, além do envio de mensagens, oferece a possibilidade de enviar notificações dentro do contexto para reduzir a dependência dos e-mails e da intranet
2. Videoconferência
Quer você esteja agendando uma reunião virtual ou precise conversar rapidamente com um membro da equipe, a videoconferência é imprescindível.
3. Compartilhamento de documentos
Algumas plataformas permitem o armazenamento de arquivos e muitas oferecem a possibilidade de adicionar links para arquivos baseados na nuvem, como o Google Docs.
4. Ferramentas de planejamento e rastreamento de projetos
Algumas plataformas focam na comunicação, outras no planejamento. Você provavelmente gostaria de poder fazer uso de ambas as funções, com ferramentas de planejamento e rastreamento de projetos, como diferentes visualizações, entre elas:
· Quadro Kanban
· Gráficos de Gantt
· Timelines
· Calendários
· Tabelas
(a monday.com tem todas elas, além de outras três).
5. Relatórios e painéis
Você vai querer ser capaz de conferir rapidamente o progresso de um projeto e criar relatórios semanais ou mensais para as equipes de gestão sênior, então procure uma ferramenta de colaboração que facilite estes processos.
6. Permissões de compartilhamento
As melhores ferramentas de colaboração em equipe permitem que você ajuste individualmente as permissões de compartilhamento e acesso para que possa envolver as partes interessadas e os funcionários sem comprometer os dados confidenciais.
Quais são os benefícios do software de colaboração?
Embora seja possível colaborar de várias maneiras, os benefícios gerais que cada uma das plataformas visa proporcionar tendem a ser bastante semelhantes.
Normalmente, as ferramentas de software de colaboração oferecem aos gerentes de projeto os seguintes benefícios:
· Melhor comunicação com sua equipe, clientes, partes interessadas e gerentes
· Um local único onde todos do time podem usar a capacidade de armazenamento de todos os documentos e anotações relevantes
· A possibilidade de compartilhar informações com as partes interessadas externas sem expor os dados confidenciais
· Projetos que são concluídos dentro do prazo e do orçamento
· Um panorama sobre o trabalho de sua equipe para analisar se ela está no caminho certo
· Execução consistente do trabalho
Dá pra notar porque um software de colaboração em projetos é tão importante
Então, quais são os exemplos de software de colaboração?
1. monday.com
A monday.com é um Work OS completo que capacita as equipes a planejar e implementar projetos, criar fluxos de trabalho mais inteligentes e se conectar de forma colaborativa.
O objetivo é fazer com que o trabalho em equipe funcione e deixar para trás o trabalho manual repetitivo.
Com a monday.com, os usuários podem criar aplicativos de trabalho personalizados (sem a necessidade de conhecimento de codificação) que funcionam para suas necessidades operacionais individuais.
Nosso software se integra a todos os aplicativos que você usa diariamente, apresenta várias visualizações de projeto e oferece um conjunto completo de recursos de relatório.
Principais recursos e vantagens:
· Mais de 70 integrações permitem que você colabore com as ferramentas que já utiliza
· Oito visualizações de projeto, incluindo Kanban, gráficos de Gantt, quadros, calendários e muito mais
· A capacidade de criar suas próprias regras de automação e notificação
· Recursos de controle de tempo e compartilhamento de arquivos
· Funcionalidade de gestão de recursos
· Capacidade de compartilhar quadros com convidados e partes interessadas com restrições específicas por usuário
· Os aplicativos para dispositivos iOS e Android permitem a colaboração onde quer que você esteja
Ideal para:
A monday.com é ideal para equipes de qualquer tamanho, desde empresas de uma só pessoa até grandes organizações.
2. Slack
O que é:
A única desculpa para você ainda não conhecer o Slack é ter vivido em uma caverna nos últimos anos.
Se este for o seu caso, o Slack é uma ferramenta de comunicação no ambiente de trabalho que permite que as equipes se conectem da maneira como estão acostumadas: instantaneamente.
Não é de forma alguma um pacote de software de gestão de projetos completo, mas é de longe o aplicativo mais usado para a troca de mensagens no local de trabalho, agilizando todos os tipos de comunicação neste ambiente.
Recursos e vantagens:
· Mensagens instantâneas – privadas ou em grupos
· Hashtags
· GIFs e memes
· Videoconferências
· Integrações com produtos Google, como o Docs
· iOS e Android
· Sair da “prisão” do e-mail
· Recursos de automação de fluxo de trabalho
· Segurança e governança
Ideal para:
Locais de trabalho que precisam ser capazes de se comunicar e compartilhar arquivos entre si instantaneamente, dentro do contexto — e com memes.
3. Asana
O que é:
Asana é um aplicativo de gestão de projetos baseado principalmente nos quadros Kanban.
Existem também outras visualizações (timeline, listas), bem como a capacidade de criar regras de automação, integrar com seus aplicativos favoritos e criar formulários para os clientes que se vinculam diretamente aos seus quadros na Asana.
Recursos e vantagens:
· Múltiplas opções de visualização de quadros
· Aplicativos iOS e Android para edição simples, na ponta dos dedos
· Recursos de automação
· Regras voltadas para o cliente
· Ferramentas de gestão de portfólio de projetos
· Planejamento de recursos
· Integração com Slack, Gmail e Dropbox
· Templates pré-criados
· Campos personalizados
Ideal para:
Asana é uma ferramenta de colaboração adequada para equipes de todos os tamanhos, graças à segurança e privacidade de nível empresarial, controles administrativos minuciosos e preços escalonáveis. No entanto, você tem que trabalhar quase exclusivamente dentro do Kanban.
4. Flock
O que é:
Flock é uma ferramenta de gestão de projetos desenvolvida com dois recursos em mente: comunicação no ambiente de trabalho e colaboração online.
Com um teste grátis de 30 dias e um layout verde e branco familiar (olá, Evernote!), começar a usar o Flock é simples.
Recursos e vantagens:
· Comunicação instantânea
· Videoconferências
· Grande capacidade de busca e recuperação de documentos e conversas
· Teste grátis de 30 dias
· Chats privados e em grupo
· Os usuários do Flock podem enviar mensagens de voz em vez de digitar textos longos
· Listas de afazeres e lembretes
· Compartilhamento de arquivos de seu computador ou Google Drive
· Autorização e autenticação programáveis
· Armazenamento de informações de contato para a criação de um diretório da empresa
Ideal para:
O Flock é uma boa opção para equipes de vendas e marketing que buscam uma maneira simples de gerenciar contatos, equipes de projeto que precisam de comunicação fácil no local de trabalho e gerentes de RH que desejam melhorar seus processos de contratação e integração.
5. Airtable
O que é:
O Airtable é uma plataforma de criação de aplicativos de baixo código e um software de colaboração corporativa.
Ele oferece uma interface familiar em estilo planilha com módulos de coluna personalizáveis que permitem que você exiba seus dados da maneira que for melhor para a sua equipe.
Recursos e vantagens:
· Criação de aplicativos com o mínimo de conhecimento técnico de codificação
· Templates pré-criados de planejamento de eventos, calendário de conteúdo, entre outros
· Integração com ferramentas como Slack e Drive, e plataformas de mídia social como Facebook e Twitter
· Personalização de colunas com textos, moedas, imagens, links, datas e anexos
· Múltiplas visualizações de projeto: grade, Kanban, calendário, galeria
· Mais de 50 aplicativos pré-criados baseados no Airtable, como um criador de gráfico de Gantt, API SendGrid e designer de página de site
· Facilidade de criar automações para otimizar os fluxos de trabalho e integrar com suas outras ferramentas de gestão de projetos
· Aplicativos para celular e desktop
Ideal para:
Equipes que procuram algo mais do que o Excel, mas não uma ferramenta completa de colaboração ou gestão de projetos.
6. Zoom
O que é:
Sem dúvida, o Zoom é a plataforma de colaboração mais popular para videoconferências no ambiente de trabalho. Quer você esteja coordenando a reunião virtual semanal da equipe, conduzindo entrevistas remotas ou realizando demonstrações de vendas, o Zoom simplesmente… funciona!
Recursos e vantagens:
· Conferência em nível empresarial
· Até 1.000 participantes de vídeo por chamada
· Vídeo e áudio HD
· Recursos inovadores, como pesquisas, levantamento de mão, filtros e reações para uma experiência moderna de videoconferência
· Integração com ferramentas de calendário como Gmail, Outlook e iCal
· Possibilidade de participação apenas por voz
· Fundos personalizáveis
· As mensagens instantâneas podem ser usadas de forma independente ou em uma videoconferência
· Extensões para Chrome e Safari e complementos para o Gmail
· O Zoom também oferece uma solução de chamadas VoIP de nível empresarial para equipes de vendas e suporte e a opção de trazer sua própria operadora
Ideal para:
O Zoom é uma boa opção para equipes que precisam se conectar e colaborar virtualmente em reuniões regulares ou conversas rápidas de atualização sobre os projetos.
7. Toggl Track
O que é:
Se você trabalha com funcionários remotos e precisa rastrear quanto tempo eles gastam em tarefas, o Toggl Track é a solução ideal.
Na verdade, a Toggl oferece três produtos diferentes: Track, Plan e Hire, projetados para controle de tempo, gestão de projetos e necessidades de RH, respectivamente.
O Toggl Track é a ferramenta perfeita para equipes distribuídas e trabalho remoto. Ele permite que os gerentes de projeto controlem os custos do projeto e a alocação de recursos de forma mais precisa.
Recursos e vantagens:
· Área de trabalho baseada em calendário
· Disponibilidade de plataforma Web, aplicativos desktop e mobile
· Extensões de navegador Web permitem que você rastreie o tempo gasto com apenas um clique
· O rastreamento em segundo plano permite que você registre automaticamente o tempo gasto em qualquer aplicativo (depois de passar mais de 10 segundos nele)
· Possibilidade de definir lembretes e rastreamento automático
· Integra-se com qualquer ferramenta de calendário
· Mais de 100 integrações de aplicativos disponíveis
· Relatórios programados enviados para a sua caixa de entrada de e-mail
Ideal para:
Equipes com funcionários remotos que precisam controlar o tempo gasto em projetos, bem como empresas que cobram por hora e querem uma forma transparente de faturar seus clientes.
8. Basecamp
O que é:
O Basecamp existe há quase tanto tempo quanto os próprios softwares de colaboração de equipe, oferecendo todos os recursos básicos de gestão de projetos que você esperaria de uma ferramenta deste tipo.
Recursos e vantagens:
· Central de notificações completa
· Mensagens individuais ou em grupo
· Quadros separados para cada projeto em que se está trabalhando
· Compartilhamento de documentos e arquivos
· Programação de mensagens de check-in automáticas
· Possibilidade de criar um planejador que se integre com a sua ferramenta de calendário
· Capacidade de cada funcionário definir seu horário de trabalho para que os membros da equipe saibam quando outros estão online
· Interface fácil de entender
· Áreas de trabalho personalizadas com o logotipo de sua empresa
Ideal para:
O Basecamp é ideal para equipes criativas que precisam de um espaço simples para armazenar todas as informações de seus projetos sem tornar o layout muito complexo.
9. Evernote
O que é:
Em poucas palavras, o Evernote é um aplicativo para fazer anotações.
A interface é simples e atraente e permite que as equipes anotem facilmente observações de reuniões e ideias para projetos usando um aplicativo desktop ou mobile, ou em seus navegadores.
Recursos e vantagens:
· Possibilidade de fazer backup de documentos importantes com os recursos de digitalização de documentos do Evernote
· Pacote de integrações robusto
· O Web Clipper permite que você salve páginas da web em uma nota
· Recursos de edição de rich text como negrito e itálico, cor, marcadores, tabelas e imagens
· Sincronização automática em todos os dispositivos
· Se você estiver usando o Evernote em um dispositivo sensível ao toque, poderá escrever notas à mão
· A função de pesquisa do Evernote pode até mesmo obter resultados a partir da leitura de suas notas manuscritas.
· Crie e salve templates de notas ou escolha entre uma variedade de templates pré-criados
Ideal para:
Pessoas que buscam uma forma de fazer anotações onde quer que estejam e que precisam de mais recursos do que apenas a edição de texto simples encontrada nos aplicativos de notas.
10. Wrike
O que é:
O Wrike é uma ferramenta de gestão de projetos e colaboração corporativa centrada na flexibilidade e na personalização.
Isso inclui fluxos de trabalho, painéis, formulários de solicitação e outros tantos recursos.
Recursos e vantagens:
· Ferramenta de planejamento de recursos para a gestão da carga de trabalho da equipe
· Painel de relatórios fácil de entender e que pode ser personalizado de acordo com as suas necessidades
· Integra-se com todos os seus aplicativos favoritos e inclui excelentes recursos de automação
· Segurança de nível empresarial com controle total sobre a criptografia de dados
· Projeção de risco automatizada
· Percepções obtidas a partir de IA para que você trabalhe de maneira mais inteligente, não mais complicada
· Quadros Kanban e gráficos de Gantt
· Crição de formulários de solicitação personalizados para os clientes
· A funcionalidade de controle de tempo permite que você controle os custos de forma mais eficiente
Ideal para:
Gerentes de projetos que precisam de uma ferramenta de colaboração com alto nível de flexibilidade.
11. Jira
O que é:
O Jira é uma ferramenta de rastreamento de problemas e projetos da gigante de SaaS Atlassian. Ele foi projetado especialmente para equipes colaborativas de desenvolvimento de software que operam em uma estrutura Ágil, permitindo iterações constantes do produto por meio da colaboração e comunicação de alta qualidade.
Recursos e vantagens:
· Quadros Kanban e Scrum
· Roadmaps para o desenvolvimento de produtos
· Relatórios específicos do Ágil, como gráficos de burnup e velocidade, além de relatórios de sprint
· Integra-se com suas ferramentas de sinalização de código para apresentar tudo em um só lugar
· Funcionalidade simples de arrastar e soltar
· Mais de 3.000 aplicativos Jira disponíveis
· Segurança e governança
· Pacote robusto de APIs para criar regras de automação
· Crie seus próprios fluxos de trabalho para melhorar a colaboração em equipe ou use um fluxo predefinido
· Recursos completos de rastreamento de problemas, incluindo helpdesk, rastreamento de bugs e fluxos de tickets
Ideal para:
Equipes ágeis e de desenvolvimento de software.
12. Podio
O que é:
O Podio é uma plataforma de gestão de trabalho da Citrix cujo objetivo é fazer com que os membros da equipe trabalhem em conjunto de forma eficiente. Com funções integradas de chat, calendários e planejadores de reuniões, além de painéis que podem ser adaptados para cada necessidade, é uma ferramenta personalizável para a colaboração em equipe.
Recursos e vantagens:
· Aplicativos web e mobile
· Armazenamento de dados ilimitado
· Gestão de projetos e tarefas
· CRM conectado
· Acesso granular para maior segurança
· Calendário e planejador de reuniões
· Crie e estruture seus próprios fluxos de trabalho com base na forma como sua equipe trabalha e automatize-os para economizar o tempo de todos
· Plataforma estável – 99,99% de tempo de atividade
· Painéis individuais e relatórios
Ideal para:
Equipes que precisam de uma só ferramenta para gestão de projetos e CRM.
13. Google Drive
O que é:
O Google Drive é uma das maiores plataformas de armazenamento em nuvem do mercado, permitindo que os usuários armazenem praticamente qualquer tipo de arquivo e abram muitos deles usando o pacote de ferramentas baseadas na nuvem do Google, como o Sheets, o Docs e o Slides.
Recursos e vantagens:
· Super simples de configurar
· Disponibilidade de plano gratuito, suficiente para muitos usuários
· Praticamente qualquer outra ferramenta que você utiliza tem integração com o Google Drive
· Facilidade de configurar permissões de compartilhamento com as partes interessadas externas
· Mova todas as suas ferramentas de edição de documentos e planilhas para a nuvem — migrando para as outras ferramentas do Google — e tenha tudo em um só lugar
· Aplicativos mobile para que seja possível colaborar de qualquer lugar
· Ferramenta de armazenamento na nuvem com a melhor classificação
Ideal para:
Equipes de qualquer tamanho que precisam armazenar e compartilhar documentos, arquivos, áudio e vídeo.
14. Trello
O que é:
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos desenvolvida em torno do popular quadro Kanban. É simples de usar, tem um excelente aplicativo mobile com possibilidade de edição sensível ao toque e também permite a automação dos fluxos de trabalho.
Recursos e vantagens:
· Possibilidade de codificação por cores e adição de imagens a cada cartão
· A versão gratuita é ótima
· Automação inteligente do fluxo de trabalho –– o Trello orienta quais regras criar com base nas ações que sua equipe realiza regularmente
· Manuais pré-criados para a equipe facilitam a configuração
· Inúmeras opções de personalização visual
· Integra-se com aplicativos como Slack e Evernote
· Listas de verificação, notas, rótulos, anexos e datas-limite mantêm todas as suas informações em um só lugar
Ideal para:
Equipes que precisam de uma ferramenta simples de gestão de projetos e que não têm problema em trabalhar apenas com a visualização Kanban.
15. Smartsheet
O que é:
O Smartsheet é uma ferramenta de trabalho e colaboração desenvolvida em torno de, isso mesmo, planilhas.
Pense em um Excel com esteroides e você terá uma boa ideia do que ele faz. O Smartsheet permite que você importe planilhas ou crie uma do zero e, em seguida, visualize-as da maneira que desejar: como cartão, Gantt, calendário ou grade.
Recursos e vantagens:
· Automação poderosa, com a ferramenta Bridge que permite conectar diferentes plataformas de software e automatizá-las entre si
· Possibilidade de colaborar e comentar dentro dos conteúdos, inclusive com a realização de enquetes
· Painéis e relatórios para a alta administração
· Plataforma de criação de aplicativos sem código
· Gestão de portfólio de recursos e projetos com o 10000ft do Smartsheet
· Quatro diferentes visualizações de projetos
· Colete informações de clientes facilmente usando formulários
· Aplicativos mobile
· Diversas integrações
Ideal para:
Equipes que estão cansadas das limitações de trabalhar com planilhas e precisam de uma solução de colaboração mais completa e configurável.
16. Hypercontext
O Hypercontext é uma solução que permite que mais de 100.000 gerentes e suas equipes tenham um alto desempenho, combinando prioridades trimestrais, reuniões semanais e medidas de engajamento, tudo em um só lugar.
Recursos e vantagens:
· Agendas colaborativas de reuniões que garantem que todos compareçam às reuniões organizadas
· Feedback dos funcionários em tempo real
· Integração por meio do Zapier para conectar o Hypercontext a mais de 2.000 aplicativos, incluindo a monday.com
Ideal para:
O Hypercontext é ótimo para equipes remotas, presenciais e distribuídas que desejam ter reuniões em tempo real ou assíncronas.
Comece a usar um software de colaboração agora mesmo
Não há como escapar do fato de que a colaboração eficaz em equipe é uma tarefa complexa, exigindo o foco de todos os seus membros e um gerente de projetos que consiga não somente reuni-los, mas também fazer com que todos trabalhem bem em conjunto.
A maneira mais rápida e eficiente de conquistar isso, no entanto, é implementar um aplicativo de colaboração que melhore a comunicação da equipe, otimize os fluxos de trabalho e forneça uma única fonte de informações.
Pronto para começar a usar o melhor software de colaboração em equipe do mercado?
Confira o template de gestão de tarefas em equipe da monday.com e comece ainda hoje.
Junte-se a elas!
Comece já!