Controle e avaliação de projetos: o guia definitivo

Gerenciar uma tarefa individual é muito simples: você faz o trabalho e o envia para revisão após o término.

Acontece que, na prática, os projetos envolvem vários elementos dinâmicos que devem funcionar juntos para que os prazos sejam cumpridos. Basta uma falha para causar atrasos e perdas financeiras.

Manter o trabalho no caminho certo não é fácil. É por isso que todo projeto precisa de um sistema para monitorar e avaliar seu progresso.

Parece bastante óbvio, mas como fazer isso de fato?

Neste artigo, apresentaremos uma visão detalhada do que é controle e avaliação de projetos, qual a sua importância e como implementá-los em sua organização. Além disso, disponibilizaremos um template prático que você pode personalizar para colocar em prática o que aprendeu.

O que é controle e avaliação de projetos

O controle e a avaliação são usados para medir o progresso de um projeto. Eles são importantes porque permitem que você mantenha o controle e identifique problemas potenciais.

Vamos examinar detalhadamente esses dois conceitos.

O que é controle de projeto?

Controle de projeto é o processo de acompanhar de perto todo o ciclo de vida da gestão de um projeto, garantindo que suas atividades permaneçam no caminho certo.

O sucesso de um projeto depende de uma estrutura claramente definida. Não ter um planejamento é como construir uma casa sem projeto — possível, mas dificílimo, com uma enorme probabilidade de erro.

As metas de projeto são importantes porque funcionam como uma diretriz. Mas apenas defini-las não é suficiente. É preciso verificar se elas estão sendo atingidas.

O controle consiste em comparar o desempenho real em relação às metas estabelecidas. Se você não estiver atingindo os marcos do projeto (por exemplo, entregar um protótipo dentro do prazo especificado), é muito provável que o projeto atrase.

Um projeto pode ser dividido em cinco fases: Iniciação, Planejamento, Implementação, Controle e Encerramento.

Vamos dar uma olhada mais de perto em cada uma dessas fases:

• Iniciação: A fase de iniciação descreve as etapas e os processos que devem ser aprovados antes do início de qualquer planejamento.
• Planejamento: A fase de planejamento determina o escopo do projeto e detalha os processos para a fase de implementação.
• Implementação: A fase de implementação (também conhecida como fase de execução) envolve a realização das atividades definidas no planejamento.
• Controle : A fase de controle envolve a garantia de que o projeto está no caminho certo, bem como a incorporação de quaisquer alterações necessárias. Ela acontece paralelamente às fases de planejamento e execução.
• Encerramento: A fase de encerramento finaliza o projeto e sua conclusão é comunicada a todas as partes interessadas.

O controle envolve a mensuração dos detalhes do projeto (por exemplo, orçamentos, cronogramas, escopo etc.) em relação às metas para ter certeza de que tudo está acontecendo conforme o planejado.

Agora vamos dar uma olhada na avaliação do projeto.

O que é avaliação de projeto?

A avaliação do projeto envolve a análise das informações coletadas no controle e a tomada de decisões com base nelas (por exemplo, a necessidade de ajustar o cronograma ou agilizar determinados processos para cumprir os prazos).

Nem todos os projetos saem conforme o planejado. Os custos podem exceder o orçamento inicial, os membros da equipe podem perder prazos devido ao desvio de escopo, uma parte interessada pode desistir repentinamente etc.

Mas os problemas que surgem são também oportunidades de aprendizado se aproveitarmos para identificar em que ponto os aspectos definidos no plano do projeto começaram a dar errado.

É aí que entra a estrutura de avaliação de projetos: ao avaliar por que um projeto está saindo do rumo, é possível intervir a tempo.

Na melhor das hipóteses, você descobre um problema com antecedência suficiente para retomar o curso. Na pior, você obtém insights valiosos que podem ser usados para melhorar os fluxos de trabalho futuros.

O processo de avaliação ocorre durante todo o projeto, não apenas depois que as metas são atingidas. Também podem ser realizadas avaliações mais abrangentes em grandes marcos, como a retrospectiva no final de um sprint.

As empresas desperdiçam, em média, 11,4% do investimento feito em projetos devido ao mau desempenho. O controle e a avaliação são ferramentas que ajudam a melhorar a eficiência geral de um projeto, detectando e resolvendo problemas antes que seja tarde demais.

Então, por onde começar?

Como iniciar o controle e a avaliação de projetos

O controle e a avaliação permitem uma melhor tomada de decisão sobre projetos em andamento e futuros. Aqui estão algumas estruturas e etapas que você pode seguir para começar.

1. Crie um plano para monitorar e avaliar seus projetos

A primeira etapa é criar um processo para monitorar e avaliar os projetos. Comece com as seguintes etapas:

• Organize seus projetos: Você precisa de uma plataforma ou sistema centralizado para coletar e organizar seus dados. Use um software de gestão de projetos para acompanhar as diferentes fases de seus projetos.
• Identifique as responsabilidades: Quem será responsável pelo controle de cada fase do projeto e pela realização das avaliações? Como será determinado e medido o sucesso do projeto? Atribua funções o mais cedo possível e crie uma lista de verificação de responsabilidades.
• Registre os gargalos do projeto: Quais foram os problemas que você ou a equipe do projeto enfrentaram? Não deixe de registrar esses incidentes, inclusive como você os resolveu e qual foi o resultado.
• Crie um plano de avaliação: Você realizará avaliações todas as semanas ou após a conclusão de cada fase do projeto? Colete feedback da sua equipe para entender como os fluxos de trabalho podem ser aprimorados.

2. Monitore o desempenho em tempo real

Quer esteja gerenciando um projeto de construção ou lançando um novo produto, você precisa visualizar em tempo real o que está acontecendo para monitorar seus projetos e tomar decisões embasadas.

O monitoramento do desempenho em tempo real permite que você acompanhe o progresso de cada membro da equipe e aloque os recursos adequadamente.

A última coisa que você quer é trabalhar com informações desatualizadas, que é exatamente o tipo de problema que a M Booth, uma agência de RP digital da cidade de Nova York, enfrentou.

Sua equipe estava copiando e colando informações do Basecamp em uma planilha para ver tudo em um só lugar. Os problemas começaram quando uma plataforma foi atualizada e a outra não. Com isso, alguns funcionários passaram a trabalhar com dados desatualizados.

3. Avalie os relatórios do projeto

O projeto foi entregue no prazo? Ou ocorreram problemas inesperados?

A resposta a essas perguntas é o objetivo do controle e da avaliação de projetos. Mas você precisa coletar os dados corretos e avaliar os resultados para encontrar as respostas.

Analise relatórios de projetos em andamento ou concluídos e avalie seus KPIs (métricas que medem o desempenho do projeto). Isso pode ajudar a entender como está o desempenho da sua equipe em relação às metas e a identificar em que ponto o cronograma começou a sair dos trilhos.

Veja a seguir um relatório de projeto criado na monday.com:

4. Melhorar os processos de fluxo de trabalho

Se um projeto não foi concluído no prazo, investigue mais a fundo para descobrir o motivo. Quais foram os contratempos? Como eles foram resolvidos?

Mas não pare por aí. Use nosso template de gestão de incidentes para registrar todos os problemas e como eles foram solucionados.

Se alguém da sua equipe se deparar com um problema semelhante em projetos futuros, poderá consultar o quadro para encontrar uma solução.

5.: Foco no aprendizado e na melhoria

O controle e a avaliação permitem monitorar projetos, medir o progresso e melhorar os processos. Fazer uma única alteração pode ter um impacto enorme em projetos futuros.

Por exemplo, a equipe da monday.com transformou horas de reuniões tediosas em uma única sessão de 20 minutos apenas adicionando mais quadros.

Mas também reconhecemos que sempre há espaço para melhorias, por isso a equipe está constantemente focada em aprender e aperfeiçoar. Esse é o benefício adicional do controle e da avaliação de projetos.

Mesmo depois de implementar uma nova mudança, não se dê por satisfeito. Continue aprendendo e otimizando seu sistema de avaliação para tornar seus processos de trabalho ainda mais produtivos.

Conclusão

Em um mundo perfeito, seus projetos transcorreriam sempre de acordo com o planejado. Tudo seria concluído no prazo e dentro do orçamento.

Mas, no mundo real, isso nem sempre acontece — os funcionários podem perder prazos devido a emergências pessoais, as partes interessadas externas podem desistir sem explicação etc.

O controle e a avaliação de projetos permitem identificar e atenuar os problemas que podem afetar o escopo, a qualidade, o cronograma ou o orçamento de um projeto. Em seguida, você pode aproveitar esses insights e usá-los para otimizar processos futuros.

Use este template de rastreador de projetos para monitorar projetos e obter uma visão de alto nível do andamento das atividades, tudo em um só lugar. Você pode personalizar facilmente o template e criar um plano personalizado que se adeque ao seu fluxo de trabalho.