O Estado de Israel certamente vivenciou sua cota de crises nacionais ao longo da história, mas poucos acontecimentos poderiam ter preparado o governo israelense para responder ao surto atual de COVID-19.
Atualmente, Israel está fazendo todo o possível para “achatar a curva”, enquanto o número de casos positivos de coronavírus cresce rapidamente a cada dia. Hospitais e laboratórios estão sofrendo com a demanda por testes e tratamentos para a COVID-19, enquanto equipamentos e insumos de saúde correm perigo de escassear rapidamente.
Para acelerar o passo, Israel criou uma Central de Controle Nacional para a COVID-19. Pela primeira vez, a Central de Controle reuniu diferentes agências civis e militares para colaborar no gerenciamento da crise e no apoio aos laboratórios, hospitais e profissionais de primeiros socorros que trabalham nas linhas de frente.
Além de responder ao surto, o maior desafio enfrentado por essas autoridades recém-reunidas era como trabalhar em conjunto de forma inteligente e eficaz. Não havia um sistema central intergovernamental com processos e procedimentos padrão para gerenciar a crise.
E a situação tinha o potencial de sair de equilíbrio rapidamente, caso a Central de Controle não tomasse medidas coordenadas imediatamente.
O desafio
Colaborar com vários ministérios e departamentos durante uma emergência nacional
Cada ministério e agência tem seus próprios sistemas, processos e métodos, mas nenhum deles estava conectado para apoiar esse esforço. A carência de uma plataforma centralizada para coordenar, comunicar e gerenciar seus esforços tornava a execução extremamente difícil.
Criar uma comunicação eficaz com hospitais, laboratórios e profissionais de primeiros socorros
A Central de Controle enfrentava dificuldades para coletar dados precisos e pontuais de cada laboratório e hospital que estava administrando os testes de COVID-19. Eles tinham que ligar para cada local e, na maioria das vezes, não conseguiam falar com ninguém – o que deixava a Central de Controle com dados insuficientes, de poucos locais, e sem uma indicação clara da situação atual em termos gerais.
Caso conseguissem obter as informações necessárias, eles inseriam os dados em planilhas. A dependência nas planilhas significava que, no momento em que a pessoa certa as analisasse, as informações já estavam desatualizadas e estavam sujeitas a erro humano.
Contratação e gerenciamento de fornecedores de equipamentos básicos de saúde
Hospitais, laboratórios e profissionais de primeiros socorros estavam preocupados com a possibilidade de ficar rapidamente sem equipamentos e insumos básicos de saúde para continuar realizando seus trabalhos.
Diversas pessoas de várias agências e departamentos governamentais recebiam indicações específicas de fornecedores por meio de mensagens de texto e e-mails. Estava ficando impossível acompanhar e gerenciar todos os dados recebidos de diferentes fontes e canais. E também não havia um processo adequado implementado para fazer o acompanhamento dessas indicações.
Além disso, havia muitos órgãos e agências governamentais envolvidos, cada um com seus próprios processos de aquisição e aprovação, o que tornava tudo ainda mais complexo e difícil de gerenciar.
Ninguém sabia como resolver essa difícil situação, e o tempo estava se esgotando.
A solução – uma plataforma poderosa, centralizada e flexível
Em apenas algumas horas, a Central de Controle, juntamente com a equipe da monday.com, implementou a Work OS da monday.com. Agora, os ministérios e departamentos envolvidos na resposta utilizam e confiam na monday.com para gerenciar e coordenar seus esforços conjuntos como uma equipe unificada – a qualquer hora e em qualquer lugar.
“Com a monday.com, conseguimos conectar de forma bem-sucedida quatro agências governamentais que nunca colaboraram antes, em prol de uma mesma missão”, afirma o gerente de projetos de TI.
Coletando dados precisos e em tempo real de laboratórios e hospitais
A Central de Controle, juntamente com a equipe da monday.com, criou poderosos aplicativos de fluxo de trabalho, com formulários para web e dispositivos móveis, visando coletar dados precisos e em tempo real de laboratórios e hospitais.
Eles personalizaram os formulários com as informações relevantes de que precisavam, como a quantidade de testes realizados, o número de resultados positivos e os recursos necessários, para que a Central de Controle pudesse ajudá-los a continuar seguindo em frente com rapidez.
Os diretores de laboratórios e hospitais não precisam mais esperar por uma ligação da Central de Controle para enviar os dados – eles podem inseri-los em um sistema centralizado instantaneamente, a qualquer momento.
“Ficou mais fácil para hospitais e laboratórios nos enviarem as informações. Tudo o que eles precisam fazer é preencher um breve formulário diariamente, sem sequer precisar acessar o sistema. Agora, o processo é muito mais rápido e eficiente”, afirma o gerente de projetos de TI.
Tomando decisões inteligentes, rápidas e orientadas por dados para maximizar esforços
A Central de Controle, juntamente com a equipe da monday.com, também configurou vários painéis para otimizar o processo de tomada de decisões.
Os painéis oferecem à alta gerência uma visão geral de alto nível sobre o que é efetivamente possível em um dia de trabalho de 14 horas – e o que eles precisam fazer para maximizar os esforços nos hospitais e laboratórios.
“Exibimos esses painéis nas TVs em toda a Central de Controle, e eles são sincronizados com dados unificados e em tempo real”, afirma o gerente de projetos de TI. “A possibilidade de visualizar todos esses dados reunidos de toda a operação é algo incrivelmente poderoso.”
Isso também permite que eles acompanhem tendências relevantes, para saber se alguns hospitais e laboratórios estão em capacidade máxima ou em posição para aumentar seus esforços.
Gerenciando um processo de aquisição multiníveis de forma simplificada
Agora, vários aplicativos de fluxo de trabalho conectados foram implementados para garantir um processo de aquisição simples e eficiente – da coleta de indicações e revisão de certificações à aprovação de equipamentos e realização de ordens de compra, incluindo todas as etapas de aprovação financeira.
“Com a monday.com, todo o processo de aprovação agora requer apenas algumas horas, enquanto que, anteriormente, ele levava dias ou até mesmo semanas”, afirma o gerente de projetos de TI.
Os aplicativos de fluxo de trabalho deles incluem recursos sob medida para suas necessidades específicas:
Gerenciamento de licitações para fornecedores: Agora, a equipe da força-tarefa para a COVID-19 conta com um formulário on-line em seu site, nos idiomas hebraico e inglês. Portanto, qualquer fornecedor ou fabricante em qualquer lugar do mundo pode facilmente enviar uma oferta de insumos relacionados à resposta. Essas ofertas são diretamente encaminhadas aos fluxos de trabalho da monday.com em tempo real.
Eles também adicionaram uma integração com o Twilio, para que os fornecedores marcados como “não aprovados” recebam uma mensagem de texto automática com a notificação da decisão.
Definições de permissões para processos de aprovação: Cada aplicativo de fluxo de trabalho é criado com automações e permissões complexas que garantem a funcionários específicos a permissão para conceder aprovações, ao mesmo tempo em que impedem essa possibilidade para todos os demais.
Simplificando assinaturas: Em vez de imprimir cada proposta e fazer os funcionários assiná-las manualmente, foi implementada uma integração com o Gmail que notifica apenas quando a aprovação final é concedida. Isso economiza o tempo que seria necessário para imprimir, assinar, escanear e enviar os formulários novamente.
Continuando a fortalecer os esforços da Central de Controle
A Central de Controle, por meio de estreita orientação e suporte da equipe da monday.com, continua expandindo a solução para obter benefícios ainda maiores, com planos imediatos de abordar estes projetos a seguir:
- Criação e implementação de um processo global de transporte de suprimentos
- Inclusão de integração com o MS Teams para uma comunicação contextualizada
Temos orgulho de apoiar a Central de Controle Nacional para a COVID-19 e esse projeto nacional durante este momento desafiador. E esperamos que, trabalhando juntos, possamos achatar a curva de transmissão nos próximos dias.
Experimente você também!
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