Seu dia de trabalho começa na caixa de entrada do seu e-mail. Há 50 mensagens não lidas, além de tantas outras no Slack. Antes de terminar de ler e responder a todas, você precisa correr para a sua primeira reunião. Finalmente, você toma a xícara de café de que tanto precisava, mas o dia começa no meio da loucura.
Mais reuniões, mais e-mails e incêndios aparentemente intermináveis para apagar. É claro que, além disso, você tem trabalho a fazer e prazos a cumprir.
Às 17h, apesar de toda a correria, sua lista de afazeres ainda está inacabada.
Você se identifica com este cenário?
Para muitos funcionários e líderes, o dia de trabalho é uma correria sem fim. Eles estão constantemente ocupados, mas não são tão produtivos quanto poderiam ser. Este é o resultado de uma má gestão do tempo — mas há uma maneira de resolver isso.
A má gestão do tempo atinge funcionários e líderes
Esse fenômeno da ocupação improdutiva, ou o que a Harvard Business Review chama de “não ação ativa”, é um dos efeitos colaterais mais prejudiciais da má gestão do tempo.
“Não ação ativa” é quando você sente que está cuidando de assuntos urgentes e importantes, mas na verdade não está chegando a lugar nenhum. Nos locais de trabalho modernos, isso é muito comum.
Existem alguns fatores principais que contribuem para a não ação ativa:
Pressão para trabalhar com rapidez:
O ritmo dos negócios está cada vez mais acelerado . Para muitas empresas, a velocidade é essencial para manter a competitividade, atender clientes e reagir às mudanças no mercado. Mas isso coloca uma enorme pressão sobre os funcionários. Cargas de trabalho enormes, prazos coincidentes e uma cultura que coloca urgência em tudo rapidamente se transformam em improdutividade, estresse e burnout.
Desejo de mostrar compromisso:
Muitos líderes e funcionários acreditam que aqueles que parecem mais ocupados também trabalham mais duro e estão mais fortemente comprometidos. Isso faz com que os funcionários queiram trabalhar até tarde, assumam mais projetos e participem de mais reuniões, mesmo que todo esse trabalho não seja gerenciável ou necessário. Novos gerentes geralmente caem nesse padrão de comportamento, mas é amplamente prevalente entre os funcionários que querem se provar e ganhar promoções.
Cultura tóxica:
Se a sua liderança e cultura recompensam os maus hábitos, como demonstrar trabalho ao invés de produtividade real e gestão eficaz do tempo, você pode estar criando uma atmosfera que incentiva a não ação ativa.
Soluções digitais inadequadas:
Hoje, a comunicação, a colaboração e o trabalho acontecem online. Isso significa que o ato de gerenciar o trabalho, bem como o tempo gasto em cada tarefa, também deve ocorrer em uma solução digital — uma que seja criada para integrar perfeitamente todos os sistemas e, idealmente, que permita a automação. Ao automatizar tarefas rotineiras, seus funcionários terão mais tempo para investir em trabalhos complexos (com menos estresse).
O que é gestão do tempo e por que ela é importante?
Então, como você passa da não ação ativa para uma gestão eficaz do seu próprio tempo? Antes de abordarmos todas as dicas e métodos importantes que você precisa saber, vamos esclarecer exatamente o que queremos dizer com “gestão do tempo”.
Gestão do tempo (ou time management) é a capacidade de planejar e controlar como você usa as horas do dia para alcançar seus objetivos. A gestão eficaz do tempo envolve o estabelecimento de metas e prioridades claras. Isso ajuda você a identificar quais tarefas são essenciais e quais não são.
As pessoas gerenciam seu tempo em todos os aspectos da vida — trabalho, casa, vida social, projetos paralelos e hobbies. Neste artigo, vamos nos concentrar na importância da gestão do tempo no trabalho.
Em nossa agitada vida de trabalho digital, o tempo parece passar mais rápido. A gestão do tempo permite aproveitar cada dia e tirar o máximo proveito de cada hora. Ela nos permite ser mais produtivos e eficientes sem passar as noites online.
Como a gestão do tempo afeta sua vida?
A forma como gerimos o nosso tempo tem um impacto profundo em nosso dia a dia. Pense em alguém que planeja cada etapa do seu dia e o compare com quem que nunca anota nada e simplesmente espera se lembrar de todas as tarefas e prazos. Estes dois indivíduos terão experiências muito diferentes!
A maneira como gerenciamos nosso tempo afeta:
- O que queremos fazer x o que efetivamente realizamos
- Como priorizamos o que é realmente importante
- Como fazemos planos
- Com que eficácia progredimos em metas de longo prazo
- Como encaixamos pausas e tempo livre em nossa rotina
- Nossos níveis de estresse (e, consequentemente, de bem-estar geral)
Nosso critério para a gestão do tempo: foco no quê, não no como
A gestão do tempo afeta tudo o que fazemos. Isso pode parecer desgastante no início e fazer com que comecemos a planejar tudo — mas essa não é a proposta.
Embora existam muitas técnicas diferentes para gerenciar seu tempo, poucas detalham a forma como você vai usar cada segundo no trabalho.
Nós sugerimos seguir esta regra de gestão do tempo:
Não planeje como você vai gastar seu tempo. Ao invés disso, determine o que você deseja realizar e quando.Por exemplo, em vez de dizer “Vou passar quatro horas preparando esta apresentação”, diga “Eu terei metade da apresentação pronta até o final do dia”.
Isso ajudará você a tirar o foco na passagem do tempo (o que muitas vezes leva a esses sentimentos de estresse e ansiedade) e se concentrar no progresso e execução.
Adotar essa tática requer uma mudança de mentalidade, mas ao começar a usar esse princípio, você estará um passo mais perto de dominar seu dia e aumentar a produtividade.
3 características da gestão eficaz do tempo
Um gestor de tempo eficaz possui três características centrais. Ele é:
- Responsável — Você assume as suas responsabilidades?
- Motivado — Você é proativo e motivado em usar seu tempo com sabedoria?
- Realista — Seus objetivos e cronogramas são viáveis?
Funcionários e líderes que caem no hábito de não ação ativa são muitas vezes altamente motivados e assumem as suas responsabilidades. É por isso que eles estão dispostos a trabalhar tanto, mesmo sob muito estresse.
Mas eles estão perdendo o terceiro ponto crucial — eles não são realistas.
Não é realista tentar fazer tudo em velocidade recorde e com a mais alta qualidade. Mesmo o trabalhador mais dedicado e qualificado não é o Super-Homem. É por isso que precisamos ir com calma, definir metas e priorizar.
8 habilidades de gerenciamento do tempo para se desenvolver
Sabemos que nossa estratégia para gerenciar o tempo deve incluir responsabilidade, motivação e capacidade de ser realista. Mas que habilidades são necessárias para realmente colocar a gestão do tempo em prática.
Aqui estão oito habilidades essenciais de gerenciamento do tempo que podem ser desenvolvidas.
1) Definição de objetivos
O primeiro passo da gestão do tempo é definir claramente o que você deseja realizar. Não importa se você está encarregado de um projeto individual ou de uma iniciativa de equipe, você precisará esclarecer qual será o resultado ideal para que possa entender quanto tempo levará.
2) Priorização
Ter a capacidade de priorizar o seu trabalho talvez seja a habilidade de gestão do tempo mais importante. Isso envolve identificar quais tarefas são essenciais e devem ser feitas primeiro, e quais são menos importantes e podem ser deixadas para mais tarde ou delegadas. Priorizar ajuda você a criar timelines e metas para desenvolver um projeto.
3) Organização
Ser organizado ajuda a garantir que você fique no controle de cada uma de suas responsabilidades e não deixe nada se perder. Envolve a organização de recursos e informações, o acompanhamento do seu progresso, a manutenção de uma comunicação consistente com outras pessoas envolvidas e a administração dos prazos.
4) Persistência
A persistência é uma habilidade essencial, mas muitas vezes negligenciada da gestão do tempo. Ela é especialmente importante para projetos de longo prazo, onde o entusiasmo geralmente diminui após o lançamento inicial. Ao ser persistente e dedicado às suas tarefas, será mais fácil concluí-las no prazo.
5) Foco
Distrações estão ao nosso redor, e elas contribuem para a não ação ativa. A menos que se mantenha focado em seus objetivos específicos, você encontrará milhares de outras coisas para começar a fazer, e-mails para responder, incêndios para apagar e outros modos de procrastinação. O resultado dessas distrações é muito tempo perdido.
6) Adaptabilidade
Ser focado, persistente e resistir a distrações é essencial para uma gestão eficaz do tempo. Assim como ser adaptável. Às vezes, ocorrem mudanças ou surgem problemas que nos obrigam a alterar nossos cronogramas e prioridades. É importante reconhecer quando é necessário ajustar nossos planos e não se estressar com as mudanças.
7) Delegar
Dividir o trabalho entre sua equipe ou delegar projetos a outros é crucial para a gestão do tempo. Como dissemos, nenhum de nós é o Super-Homem, o que significa que não podemos ser responsáveis por tudo e ainda respeitar os prazos. Aprender a atribuir certas responsabilidades para outros pode ajudar a fazer os projetos avançarem e reduzir a carga individual.
8) Comunicação
Uma comunicação clara e consistente é necessária para se manter no rumo certo, especialmente em uma equipe. A comunicação ajuda todos a se manterem alinhados sobre o progresso, os obstáculos e o trabalho seguinte.
O que é uma meta SMART?
Como mencionamos acima, definir metas é uma habilidade fundamental de gestão do tempo, e tornou-se uma área de foco para especialistas em habilidades organizacionais.
SMART é um método de definição de metas projetado para ajudar funcionários e líderes a deixá-las claras e alcançáveis. O conceito de metas SMART é muitas vezes atribuído aos gurus de gestão Peter Drucker e Robert S. Rubin. Para que uma meta se ajuste ao método SMART, ela deve incluir as seguintes características:
Specific — O objetivo é claro e específico?
Measurable — Como você pode quantificar o sucesso?
Achievable — É realista e alcançável?
Relevant — Serve um propósito importante?
Time bound — Você pode criar uma timeline para facilitar o progresso?
Usar a lista de verificação de metas SMART ajuda você a esclarecer as ideias e usar seu tempo, recursos e energia com sabedoria para garantir o melhor resultado.
Como melhorar o gerenciamento do tempo: 6 dicas
Se você já caiu na armadilha de produtividade da não ação ativa, aqui estão seis dicas de gerenciamento de tempo que você pode começar a usar ainda hoje.
- Esclareça seus principais objetivos (recomendamos usar a lista de verificação de metas SMART) e priorize as tarefas envolvidas.
É difícil alcançar o sucesso se seus objetivos forem irrelevantes ou não estiverem claros. Ao definir seus objetivos, seja detalhado sobre o que você espera alcançar e quando.
- Concentre-se no que você quer realizar, não no tempo que você tem que gastar em cada tarefa.
Depois de esclarecer seus objetivos gerais e definir como será o resultado desejado, determine o que você deseja realizar no final de cada sessão de trabalho. Isso ajudará você a criar metas ao longo do caminho e a progredir mais rapidamente.
- Antes de mergulhar em seu trabalho, pense sobre o que cada projeto envolverá e crie uma timeline.
Compreender quais recursos você precisará e quanto tempo cada componente do projeto levará é essencial para usar seu tempo com sabedoria. A criação de uma timeline que descreva metas e prazos permitirá que você se prepare adequadamente.
- Desenvolva uma cultura que se concentre na responsabilidade, mas premie o progresso e o sucesso mensurável (não a aparência de trabalho).
As expectativas culturais e a pressão que incentivam a não ação ativa precisam ser abandonadas. Identifique quais atitudes e experiências contribuem para esse tipo de cultura tóxica e tome as medidas necessárias para criar uma cultura que valorize a qualidade e o progresso.
- Use um template de gestão do tempo para ajudar a criar uma base replicável
Um template de gestão do tempo (ou gerenciamento de tarefas de equipe) pode ser uma ferramenta inestimável para indivíduos e equipes que precisam voltar à estaca zero. Usando um template replicável para cada projeto ou iniciativa, você pode criar uma padronização do trabalho que melhora o uso do tempo.
- Utilize um sistema de gestão do tempo para simplificar o acompanhamento do progresso e a comunicação.
Sistemas de gestão do tempo, como um Work OS, capacitam os membros da equipe a planejar projetos com facilidade, criar timelines, atualizar o progresso e se comunicar sem consumir energia extra ou despender tempo valioso. Eles permitem uma melhor gestão do tempo automatizando o trabalho pesado e organizando-o sem esforço.
Work OS: o melhor sistema de gestão do tempo
Na era digital, uma abordagem de gestão do tempo compatível com o resto do nosso ecossistema digital é crucial para criar uma experiência fluida para os funcionários. É por isso que o Work OS se tornou uma ferramenta única.
Um Work OS é a central nervosa da sua equipe. É um sistema único que se integra a todos os aplicativos e sistemas existentes, proporcionando uma plataforma intuitiva e perfeita para gerenciar o trabalho. Nele, você pode listar todas as suas tarefas e responsabilidades, adicionar comentários, marcar outras pessoas, publicar atualizações de status, fazer perguntas e rastrear KPIs.
As plataformas de Work OS, como a monday.com, foram projetadas para ajudar os usuários a melhorar seu gerenciamento de tempo, tornando mais fácil entender e cumprir metas, delegar trabalho, manter os prazos e se comunicar.
Para a marca global Zippo, a monday.com possibilitou um gerenciamento de projetos muito mais fácil e eficiente, o que, por sua vez, produziu ciclos de projetos mais rápidos. Desde a implementação da monday.com, a Zippo conseguiu aumentar seu volume de projetos abertos em 87%. Ela também economizou o equivalente a 36 semanas de atualização de seu catálogo de produtos.
Melhor gestão do tempo é a chave para o seu sucesso
A gestão do tempo — ou a falta dela — desempenha um papel fundamental no sucesso ou no fracasso de seu trabalho. Sem estrutura ou princípios adequados para orientar como usamos nosso tempo no trabalho, é muito fácil mergulhar nos maus hábitos. O trabalho improdutivo torna-se a norma, enquanto projetos importantes ficam atrasados ou se desviam do rumo.
Seguindo as dicas e sugestões deste artigo, você pode aumentar a agilidade e a qualidade do seu trabalho, mesmo nos projetos mais complexos.
Quer melhorar a gestão do tempo?
Comece já!