Transformação digital: Como aumentar a eficiência do seu negócio

A transformação digital está se tornando cada vez mais indispensável e, até 2024, espera-se que ela atinja uma avaliação de mercado de US$ 2,51 trilhões.

No entanto, apesar de todo esse investimento, uma pesquisa da McKinsey revela que a empresa média obtém apenas um terço dos benefícios de receita esperados com a digitalização. Sem uma estratégia consistente e a tecnologia certa, a transformação digital é uma ótima maneira de gastar muito dinheiro e obter pouco retorno.

Neste artigo, apresentaremos tudo o que você precisa saber para implementar com sucesso a transformação digital em 2024. Detalharemos os conceitos básicos, além de como transformar sua empresa por meio de um processo simples de quatro etapas com ferramentas digitais.

Quando estiver pronto para mergulhar de cabeça no aprimoramento da sua organização com a tecnologia digital, o monday work management tem tudo o que você precisa. Nosso espaço centralizado destinado à gestão de todos os aspectos do trabalho pode tornar a digitalização muito mais fácil.

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O que é transformação digital?

A transformação digital consiste no processo de utilização de tecnologias digitais para aprimorar um negócio, seja melhorando a experiência do cliente ou dos funcionários, tornando as operações mais eficientes ou oferecendo novos produtos e serviços digitais.

A transformação digital mudou um pouco nos últimos anos. No passado, era um termo que descrevia uma mudança bastante abrangente nos negócios, como a transformação de um banco tradicional em online.

Mas, recentemente, a maioria dos entrevistados em uma pesquisa da Baker McKenzie afirmou que “a transformação digital é uma ferramenta que visa melhorar a eficiência dos processos, e não uma mudança radical nos negócios”.

Em outras palavras, trata-se de utilizar ferramentas digitais para melhorar os negócios em etapas pequenas e incrementais – e, diferentemente de outros tipos de transformações que têm um começo e um fim, a transformação digital é um processo contínuo e de longo prazo de uso da inovação para proporcionar uma vantagem competitiva.

Os pesquisadores do MIT também constataram que a transformação digital atualmente tem um novo foco: a experiência dos funcionários. Os projetos de digitalização atuais priorizam a facilidade com que os funcionários usam a tecnologia para realizar seu trabalho, geralmente por meio de plataformas capazes de lidar com vários aspectos do fluxo de trabalho em um único local ou da escolha de ferramentas que se integram bem entre si.

Exemplos de transformação digital

A transformação digital pode parecer um projeto realizado apenas por grandes empresas globais, com uma equipe de consultores, um exército de profissionais de TI e um vasto orçamento em tecnologia.

Mas, na verdade, transformar sua empresa com ferramentas digitais pode ser tão simples quanto:

• Deixar de gerir as tarefas de cada funcionário individualmente e passar a usar uma ferramenta de gestão digital compartilhada para que seja possível colaborar em projetos com mais facilidade
• Usar um aplicativo de reunião online que crie, por meio de IA, resumos e próximas ações, evitando que qualquer tarefa seja negligenciada
• Gerir as comunicações com os clientes em uma plataforma centralizada de vendas e marketing, de forma que seja possível acompanhar o relacionamento com os clientes e colaborar com os colegas de equipe para fechar mais negócios.

É claro que, caso você esteja curioso sobre projetos de digitalização mais abrangentes, muitas marcas conhecidas realizaram grandes transformações nos últimos anos, aproveitando as vantagens da nova tecnologia:

1. A Disney reformulou a experiência do cliente em seus parques e resorts com pulseiras digitais conhecidas como MagicBand, que permitem que os hóspedes abram seus quartos de hotel, paguem pelas refeições e reservem ingressos.
2. A Domino’s Pizza tornou-se a “garota propaganda da transformação digital”, com pedidos digitais via aplicativo mobile, pedidos ativados por voz e um rastreador de pizza.
3. A CVS Health passou de uma rede de farmácias físicas para uma empresa de saúde digital, com serviços de telemedicina, prescrições por celular e uma assinatura digital paga de bem-estar.

Embora nem todas as empresas precisem investir em tecnologia wearable IoT ou mesmo em um aplicativo mobile, essas três transformações apresentam pontos em comum com os quais todas as empresas podem aprender. A Disney, a Domino’s e a CVS concentraram-se no uso da tecnologia para criar uma melhor experiência ao cliente e garantir uma vantagem competitiva.

Os quatro tipos de transformação digital

Há quatro maneiras de transformar sua empresa com a tecnologia digital:

1. Transformação de processos

Nesse método de transformação, você usará a tecnologia para aprimorar seus processos de negócio e tornar sua empresa mais eficiente ou econômica. Isso pode ser feito da seguinte forma:

• Automatização de um fluxo de trabalho executado diariamente
• Redução do número de etapas necessárias para a conclusão de uma tarefa específica
• Diminuição da quantidade de entrada manual de dados necessária

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2. Transformação do modelo de negócio

Essa é uma transformação mais drástica do seu negócio, em que você usa a tecnologia para reformular completamente um produto ou serviço. Por exemplo:

• Uma loja de roupas que abre um eCommerce
• Um restaurante que desenvolve um aplicativo mobile para que as pessoas possam pedir comida pelo celular
• Uma academia de ginástica que oferece uma plataforma digital para que as pessoas possam treinar em suas casas

3. Transformação de domínio

Uma transformação de domínio, nesse contexto, significa que você está se digitalizando para entrar em um novo mercado ou setor. Por exemplo, uma livraria especializada local poderia abrir uma comunidade digital online para se conectar com clientes em potencial de outras regiões.

4. Transformação cultural ou organizacional

Em termos de digitalização, uma transformação cultural pode envolver o uso de ferramentas digitais para aprimorar elementos do trabalho em equipe. Por exemplo, a mudança de um escritório presencial para o trabalho remoto é uma transformação cultural importante e exigirá a implementação de novas ferramentas digitais e formas de trabalho.

Por que a transformação digital é importante?

Se você pretende manter-se competitivo e relevante em um mundo cada vez mais digital e interconectado, precisará adotar a mentalidade da transformação digital contínua. As tecnologias digitais podem ajudar seu negócio a otimizar as operações, oferecer uma melhor experiência aos clientes e se adaptar às condições do mercado em constante mudança.

Aqui estão apenas alguns dos muitos benefícios da transformação digital:

Maior lucratividade

O fator mais importante da transformação digital: ela pode ajudar você a ganhar mais dinheiro. Por exemplo, um estudo de 2022 da McKinsey revelou que os bancos que adotaram a tecnologia digital superaram drasticamente seus concorrentes em várias métricas financeiras importantes.

Melhor experiência para o cliente

Um software de CRM pode aumentar a taxa de satisfação dos clientes. No mesmo estudo do setor bancário da McKinsey, a diferença na lucratividade ocorreu devido a clientes mais satisfeitos. Os bancos usaram a personalização para converter mais leads. Em seguida, mantiveram seus novos clientes satisfeitos com um serviço mais rápido, usando automações e oferecendo ferramentas de autoatendimento para evitar que eles precisassem ir pessoalmente às agências.

Maior eficiência e produtividade

O uso de ferramentas digitais pode fazer com que sua empresa seja mais eficiente. Por exemplo: um estudo da Deloitte sobre call centers constatou que os líderes digitais conseguiram reduzir a equipe em 11%, enquanto os retardatários digitais tiveram que aumentar a equipe em 20%.

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O que é uma estratégia de transformação digital?

Uma estratégia de transformação digital é um plano que descreve como sua empresa usará a tecnologia digital para aprimorar suas operações, processos ou o relacionamento com os clientes.

Uma estratégia de transformação digital bem elaborada deve incluir:

• Metas de projeto SMART
• Principais marcos de projeto e entregas
• Alocação de recursos
• Roteiro do projeto
• Equipe de projeto com funções e responsabilidades definidas

Estruturas conhecidas de transformação digital

Há muitas abordagens para a transformação digital. Aqui estão três das opções mais populares:

• Estrutura 7S da McKinsey – Desenvolvida pela empresa de consultoria de gestão McKinsey, essa abordagem de transformação digital divide o processo em sete elementos principais: estratégia, estrutura, sistemas, valores compartilhados, habilidades, estilo e equipe.
• Quatro pilares da transformação digital – Desenvolvida por professores da renomada escola de negócios INSEAD, a estrutura de quatro pilares propõe que a transformação digital pode abordar aprimoramento de TI, digitalização de operações, marketing digital e novos empreendimentos. O ponto de partida dependerá do grau de maturidade digital da sua organização e dos recursos disponíveis.
• Cinco estágios da transformação digital – Esse modelo foi desenvolvido pelo futurista digital Brian Solis. Ele divide o processo de transformação digital em cinco estágios, desde a adoção de uma mentalidade unificada em relação ao cliente até a utilização de um local de trabalho centrado no funcionário.

Os 6 elementos-chave de uma transformação digital bem-sucedida

Há seis elementos que precisam ser levados em consideração em qualquer transformação digital, quer você esteja planejando uma reestruturação grande e abrangente ou uma reformulação mais incremental dos processos. São eles:

1. Escolher as tecnologias digitais certas

Encontrar as ferramentas certas para sua organização é fundamental para que um projeto de digitalização seja bem-sucedido. Procure ferramentas que se adaptem à forma como você trabalha atualmente, em vez daquelas que o obriguem a começar do zero.

No caso de uma pequena empresa, talvez não sejam necessários todos os recursos da plataforma de análise de dados mais recente ou de uma ferramenta de IA sofisticada, mas priorize softwares modernos que aproveitem as evoluções tecnológicas, como aprendizado de máquina e automações, para facilitar sua vida.

Mais importante ainda, qualquer nova tecnologia digital deve ser fácil de usar, rápida de aprender e simples de integrar com outras ferramentas que sua equipe já utiliza.

2. Revisar suas operações

Ao passar por qualquer tipo de iniciativa de digitalização, considere como você pode usar a tecnologia para tornar seu trabalho diário mais produtivo.

Por exemplo, se optar pelo monday work management, será muito mais fácil identificar gargalos, reduzir o número de etapas necessárias para concluir tarefas e acompanhar o progresso dos projetos rapidamente.

3. Consolidar seus dados

A tecnologia terá um alcance limitado se seus dados estiverem espalhados por toda parte. Durante a transformação digital, verifique se seus dados estão armazenados de forma centralizada e segura e se são facilmente acessíveis.

Por exemplo, se todos os seus representantes de vendas estiverem trabalhando com suas próprias planilhas, esse é o momento de unificá-las em uma plataforma compartilhada para que seja possível ter uma visão completa do que está acontecendo com seus leads e oportunidades.

4. Melhorar a experiência dos clientes

A transformação digital pode tornar a experiência dos clientes muito melhor – ou muito pior! Ao considerar a adoção de uma nova ferramenta, comece analisando o impacto que ela terá sobre seus clientes. Ela facilitará a interação deles com a sua equipe ou a compra dos seus produtos? Ou acrescentará mais complexidade à jornada do cliente?

5. Gerenciar a mudança cultural

Nenhuma iniciativa de transformação digital será bem-sucedida sem a adesão da liderança e a mudança cultural. Ao elaborar sua estratégia de transformação digital, reserve um tempo para a gestão de mudanças: comunicação regular e contínua com as partes interessadas, oportunidades para feedback dos funcionários e treinamento da equipe sobre novas ferramentas e processos.

6. Desenvolver um roteiro de negócios

Obviamente, nenhum projeto de digitalização será bem-sucedido sem um plano de projeto consistente. De forma resumida, você precisará iniciar seu projeto de transformação digital com um orçamento, um cronograma, o detalhamento das tarefas, uma visão geral das pessoas e outros recursos disponíveis e uma lista de marcos e entregas de projeto.

4 etapas para criar e implementar uma estratégia de transformação digital

Já vimos o que é transformação digital, as diferentes estruturas que você pode usar e todos os elementos que fazem parte dos projetos de digitalização.

É hora de reunir tudo isso em um guia passo a passo para criar e implementar uma estratégia de transformação digital bem-sucedida.

Etapa 1: Analise sua realidade atual

Comece analisando por que você está considerando a transformação digital. Quais são os pontos fracos e as dificuldades atuais da sua empresa? O que está estressando seus funcionários ou impedindo que seus clientes potenciais comprem de você?

Em seguida, avalie sua tecnologia atual. O que você tem implementado? Onde estão as lacunas? Em que áreas as ferramentas digitais podem fazer diferença?

Por fim, examine suas operações. Onde há lentidão ou desorganização? Onde sua equipe passa a maior parte do tempo? Quais áreas ainda geram toneladas de tarefas administrativas tediosas e entrada manual de dados?

Esse processo de auditoria deve ajudar você a descobrir suas prioridades e possíveis ganhos com a iniciativa de transformação digital, além de ajudá-lo a “vender” o processo internamente.

Etapa 2: Elabore um plano

Agora que você sabe aonde quer chegar, é hora de descobrir como chegar lá. Nesse ponto, será necessário ser específico em relação ao seu orçamento, tempo e recursos, bem como aos resultados específicos que deseja criar. Algumas dicas para desenvolver uma estratégia eficaz:

• Envolva as partes interessadas (incluindo executivos, líderes de departamento, equipe de TI e usuários finais) no processo de planejamento. Isso manterá sua estratégia mais alinhada com as prioridades organizacionais, os requisitos dos clientes e as necessidades dos usuários finais, além de aumentar a probabilidade de sucesso.
• Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) para que seja possível acompanhar o progresso e demonstrar o retorno do investimento em novas tecnologias.
• Designe uma equipe para o projeto de transformação digital, de modo que você saiba quem é responsável por cada etapa do projeto e seja mais fácil tomar decisões.
• Identifique possíveis gargalos e riscos e elabore um plano para mitigá-los, evitando que seu projeto seja prejudicado.
• Crie um roteiro que descreva os projetos, as iniciativas e os marcos específicos necessários para atingir seus objetivos de transformação digital. Priorize essas iniciativas com base em sua importância e impacto potencial em seus negócios.

Etapa 3: Implementação

Chegou a hora de adquirir a tecnologia e iniciar o processo de introdução na empresa. Aqui estão algumas dicas para uma implementação bem-sucedida:

• Segurança em primeiro lugar. Ao escolher seus fornecedores, procure soluções que priorizem a segurança cibernética e a conformidade para garantir a segurança dos dados da sua empresa.
• Leve em consideração as integrações e o dimensionamento. Escolha soluções digitais que funcionem bem com as ferramentas que você já usa e que sejam fáceis de dimensionar à medida que sua empresa cresce.
• Comece devagar. Depois de escolher sua tecnologia digital, recomenda-se começar com um projeto piloto. Escolha uma única equipe, ou até mesmo um único processo, para começar a usar sua nova plataforma. Dessa maneira, será possível verificar se suas suposições estão corretas e se essa é a abordagem certa para a sua empresa antes de começar com tudo.
• Apoie seus funcionários. Lembre-se de implementar um plano de gestão de mudanças para ajudar os funcionários a se adaptarem aos novos processos e tecnologias. Organize treinamentos, ofereça suporte e mantenha a comunicação contínua para facilitar a transição.

Se estiver procurando um fornecedor que ofereça tecnologia digital segura, fácil de usar e de integrar, conheça o monday work management, uma ferramenta de gestão digital que simplifica a forma como as equipes trabalham em conjunto.

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Etapa 4: Otimização

A transformação digital não é feita de uma só vez – trata-se de um processo contínuo e iterativo. Isso significa que você precisará monitorar continuamente seu progresso e medir seus resultados em relação aos KPIs estabelecidos.

Além disso, é preciso incentivar o feedback da equipe. O que está funcionando para ela? Onde ainda há dificuldades? Que oportunidades ela vê para fazer melhor uso da nova tecnologia?

Como o monday work management pode ajudar na transformação digital

Se você está pronto para dar um passo adiante no mundo digital, o monday work management pode ajudar. Nosso software intuitivo de gestão do trabalho é um local centralizado para a digitalização de todas as suas operações de negócio — da gestão de recursos ao planejamento de projetos, da colaboração com colegas à aprovação de férias.

Se você deseja aperfeiçoar alguns processos ou aprimorar toda a sua organização, os componentes da monday.com podem ser combinados em soluções que gerenciam qualquer tipo de trabalho.

Nosso Work OS coleta informações de ferramentas externas, ajuda as equipes a se comunicarem dentro do contexto e reúne todos os seus fluxos de trabalho em uma plataforma fácil de usar.

Veja a seguir como o monday work management pode ajudar na jornada de transformação digital da sua empresa:

• Nosso software de gestão de projetos ajuda a centralizar as tarefas da equipe em um painel visual, para que você possa ver exatamente como está o andamento dos seus projetos e no que todos estão trabalhando

• Nossos recursos de colaboração facilitam o trabalho conjunto em projetos, o compartilhamento automático de atualizações, o armazenamento da documentação necessária e a sinalização de atrasos

• Nossas automações no-code eliminam a necessidade de executar tarefas repetitivas para que sua equipe possa fazer mais em menos tempo

Portanto, se estiver pensando em levar a sua empresa para o próximo nível com ferramentas digitais, talvez sejamos uma ótima opção para você. Comece hoje mesmo e veja como a vida pode ficar muito mais fácil com a solução digital adequada.

Perguntas frequentes

Quais são os 4 P’s da transformação digital?

Quando as pessoas falam sobre os 4 P’s da transformação digital, geralmente estão se referindo ao marketing digital. Os 4Ps nesse contexto são:

• Processo – os processos digitais que você usará para promover seus produtos ou serviços
• Pessoas – as pessoas envolvidas no processo de marketing digital
• Plataformas – A tecnologia digital a ser usada para implementar sua estratégia de marketing
• Performance – Como você medirá a eficácia das suas iniciativas de marketing digital

No entanto, existem algumas versões diferentes dos 4 P’s da transformação digital circulando na internet. Os 4 P’s originais são os 4 P’s do marketing – produto, preço, ponto de venda e promoção – e eles podem ser adaptados como uma estrutura para o planejamento da transformação digital.

Por exemplo, você pode começar considerando o impacto das novas tecnologias na forma como desenvolve e posiciona seu produto.

Em seguida, considerar sua estratégia de preços em um contexto digital – por exemplo, passando de compras únicas para um modelo de assinatura.

No contexto digital, o local pode ser uma loja virtual em vez de loja física. E a promoção pode ser uma campanha de marketing digital em vez da impressão de folhetos ou da participação em eventos.

Quais são os quatro tipos de transformação digital?

Os quatro tipos de transformação digital são:

1. Transformação de processos – uso da tecnologia digital para aprimorar as operações do negócio
2. Transformação do modelo de negócio – reformulação da estratégia do produto para aproveitar as ferramentas digitais
3. Transformação de domínio – uso da tecnologia digital para entrar em novos mercados
4. Transformação cultural – mudar a maneira como se trabalha por meio da digitalização

Quais são os principais componentes de uma transformação digital bem-sucedida?

Os principais componentes de uma transformação digital bem-sucedida são:

1. Estratégia bem definida: Defina uma estratégia digital clara e convincente, alinhada às metas do negócio.
2. Apoio da liderança: Obtenha apoio e compromisso sólidos da liderança sênior.
3. Tecnologia certa: Invista em tecnologias modernas e integradas que permitam a eficiência.
4. Foco no cliente: Priorize a experiência do cliente nas iniciativas digitais
5. Segurança cibernética: Implemente medidas robustas de segurança cibernética para proteger os ativos digitais.
6. Gestão de mudanças: Gerencie o impacto sobre os funcionários com um plano abrangente de gestão de mudanças.