Programação de projetos: como planejar e executar projetos com sucesso

Os projetos costumam ter muitas variáveis. Isso significa que os gerentes de projeto precisam planejar e coordenar com as equipes para garantir o bom desempenho de seus esforços.

Isso é conhecido como gerenciamento de projetos — e é uma parte importante do sucesso de um projeto.

A questão é: como fazer isso bem feito para que os projetos fluam sem problemas?

Vamos falar sobre tudo isso e muito mais.

O que é programação de projeto?

Primeiro, vamos falar sobre a programação de projeto.

A programação de projeto é o conjunto de etapas do planejamento que definem quais tarefas as equipes precisam fazer, quando essas tarefas precisam ser concluídas e quais recursos são necessários para realizá-las.

Sem programação, as equipes raramente cumpririam seus prazos, e os projetos excederiam constantemente seus orçamentos.

Programar um projeto pode ser simples ou complexo, de acordo com a situação. A maioria das empresas realiza alguma forma de programação de projetos, mesmo que seja escrevendo a lápis as informações do projeto em um calendário e coordenando com as equipes por e-mail.

Algumas organizações usam planilhas para gerenciar seus projetos, mas muitas migraram para plataformas de gerenciamento de projetos baseadas em nuvem, que facilitam o gerenciamento com a ajuda de soluções de planejamento visual.

Quais são algumas técnicas de programação de projetos?

Existem diferentes técnicas de programação de projetos usadas por gerentes de projeto.

A opção certa para você depende de seu cronograma, seus objetivos e suas prioridades.

Abaixo estão quatro técnicas populares de programação usadas por gerentes de projeto: Método do Caminho Crítico, Técnica de Revisão e Avaliação de Programa, Fast-tracking e crashing, e gráficos de Gantt.

1. Método do Caminho Crítico (CPM)

O CPM é um método de programação de construção comumente usado, que ajuda os gerentes a prever o cronograma do projeto com base em suas tarefas. Para fazer isso, você precisa:

• Listar todas as atribuições necessárias para concluir seu projeto em uma Estrutura de Detalhamento de Trabalho
• Estimar a duração de cada tarefa
• Identificar as dependências das tarefas e as entregas do seu projeto

Uma vez mapeado o projeto, o próximo passo é identificar a maior extensão de tarefas dependentes dentro do projeto. Este trecho é conhecido como o “caminho crítico”. Você provavelmente terá outras tarefas além do caminho crítico: são as que podem ser adiadas sem interromper o projeto (são chamadas de “tarefas flutuantes”).

O caminho crítico é o conjunto de tarefas que devem  ser finalizadas no projeto. Com essas informações, você pode criar um cronograma de CPM para determinar o menor tempo necessário para completar o projeto. Faça isso estimando o tempo que será preciso para concluir todos os itens do caminho crítico.

2. Técnica de Revisão e Avaliação de Programa (PERT)

PERT é outro método de programação de construção que os gerentes de projeto usam para estimar a duração de um projeto.

Essa técnica requer a criação de uma timeline visual conhecida como gráfico PERT, que você pode fazer usando uma Estrutura de Detalhamento de Trabalho e, em seguida, mapeando seu projeto e as dependências em um gráfico de Gantt (mais sobre isso adiante).

Os gráficos PERT oferecem uma representação visual das principais atividades (e dependências) em um projeto. As atividades são exibidas sequencialmente (como um roadmap de projeto), e as tarefas são conectadas por meio de uma linha de atividades no gráfico. Depois que o projeto tiver sido mapeado, você pode determinar quanto tempo levará para concluí-lo calculando o seguinte:

• Prazo otimista (O): o prazo mais rápido para a conclusão de um projeto 
• Prazo pessimista (P): o prazo mais longo para a conclusão do seu projeto
• Prazo provável (M): a avaliação realista de quanto tempo levará para concluir seu projeto se não houver problemas 

Depois de determinar esses dados, use a seguinte equação:

(O + 4M + P) /6

Isso lhe dará o prazo previsto de seu projeto, levando em conta eventuais contratempos.

3. Fast-tracking e crashing

Fast-tracking e crashing são conhecidos como táticas de aceleração. Elas são úteis para encurtar o cronograma do seu projeto, mas devem ser usados com cautela, pois podem levar a problemas maiores.

O fast-tracking é essencialmente multitarefa. Ele exige que você encontre o caminho crítico do seu projeto e trabalhe simultaneamente nessas atividades e em suas tarefas flutuantes. O perigo dessa abordagem é que as equipes estão frequentemente apressadas, o que aumenta a chance de erro humano.

Crashing é despejar recursos extras em um projeto para terminá-lo mais rápido. Isso geralmente é feito quando um projeto corre o risco de ultrapassar um prazo. Crashing pode ser adicionar membros extras a uma equipe ou fazer seus membros trabalharem horas extras até atingirem seus objetivos.

Esta técnica aumenta o custo do projeto e pode diminuir os retornos esperados.

4. Gráficos de Gantt

O gráfico de Gantt é uma das técnicas de programação de projetos mais populares por um motivo — ele é ótimo para planejar e monitorar projetos.

Empregados em todos os setores, os gráficos de Gantt oferecem uma representação gráfica da timeline do seu projeto do início ao fim. O uso de um gráfico de Gantt pode aumentar a transparência do fluxo de trabalho, permitindo observar quem está trabalhando em quê para saber onde todos estão em relação ao cronograma do projeto.

Dessa forma, você pode medir o progresso e a pontualidade do planejamento, identificar gargalos e gerenciar recursos de forma mais fácil e eficaz.

Como posso garantir que os projetos cumpram o prazo?

Para garantir que os projetos fiquem dentro do prazo, antes de mais nada, esqueça o uso de planilhas para a programação de projetos.

As planilhas consomem tempo e aumentam as chances de erro humano. Além disso, elas não funcionam como uma única fonte de verdade, já que suas equipes e partes interessadas podem acabar usando versões mais antigas da planilha do projeto.

Se ainda não o fez, considere mudar para uma plataforma abrangente de gerenciamento de trabalho, como a monday.com. Ao contrário de outras ferramentas de programação de projetos que se concentram exclusivamente no planejamento, a monday.com é uma Work OS. Isso significa que ela pode englobar todos os aspectos do trabalho em seus projetos, como:

• Planejamento e programação de projetos
• Formação de equipes
• Medição de desempenho da equipe

E mais: ela vem com templates prontos para usar que permitem planejar projetos em um piscar de olhos.

Você pode criar gráficos de Gantt com um clique ou implementar uma Estrutura de Detalhamento de Trabalho em segundos. A interface de arrastar e soltar torna fácil personalizar templates para atender às suas necessidades e preferências, ou atualizar seu plano de projeto a qualquer momento.

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