Matriz de decisão: o que é e como usar

Como gerente de projeto, haverá momentos em que você se deparará com decisões difíceis. Muitas vezes, não existirá uma resposta certa ou errada óbvia e você precisará pesar os prós e os contras de cada opção para fazer uma escolha consciente.

Uma matriz de decisão pode ser útil para ajudar os gerentes de projeto a dividir suas opções e avaliá-las sistematicamente. Mas o que é uma matriz de decisão e de que forma você pode usá-la como parte do seu plano de projeto?

Neste artigo, veremos como uma matriz de decisão e outras ferramentas semelhantes – como a matriz de Eisenhower – podem ajudá-lo a tomar decisões importantes. Também analisaremos como os aplicativos e integrações da monday.com podem otimizar seus processos de gestão de projetos.

O que é uma matriz de decisão?

Uma matriz de decisão é um gráfico ou tabela que ajuda os gerentes de projeto a entender suas opções disponíveis. A criação de uma matriz de decisão requer uma reflexão sobre as prioridades do projeto e seus fatores mais importantes. Em muitos aspectos, uma matriz de decisão é semelhante a uma lista de prós e contras. No entanto, a maioria das matrizes vai além disso, atribuindo valores relativos a cada fator e dando a eles pesos diferentes.

Por exemplo, se você precisar comprar novos laptops para membros de uma equipe específica, deve considerar:

• Memória
• Espaço de armazenamento
• Duração da bateria
• Poder de processamento
• Portabilidade
• Preço

O ideal seria um laptop com especificações altas, bateria de longa duração e preço baixo, mas sendo realista, você provavelmente acabará comprometendo alguns fatores. Se seus funcionários precisarem executar um software que exija 8 GB de RAM, qualquer laptop com menos memória será automaticamente rejeitado.

Você pode ter um orçamento de R$ 20.000 para comprar 10 laptops, portanto, qualquer laptop que custe mais de R$ 2.000 por unidade também será automaticamente descartado.

Depois de resolver essas questões, você pode priorizar as demais. Vamos imaginar que esses funcionários passem a maior parte do tempo em escritórios, então portabilidade e bateria de longa duração são “nice to have“, ou seja, interessantes mas não obrigatórios.

Você pediu o feedback da equipe e eles preferem ter mais poder de processamento e espaço de armazenamento do que um dispositivo compacto e elegante. Portanto, você avaliará os laptops com boa pontuação nessas áreas e deixará os modelos ultraportáteis em segundo plano.

“Matriz de decisão” faz parte do nosso Glossário de gestão de projetos — confira a lista completa de termos e definições (disponível somente em inglês)!

Matriz de decisão vs. outros métodos

Existem várias maneiras de analisar suas opções e fazer escolhas. A matriz de decisão é apenas uma opção. Outros métodos incluem:

• Matriz de Eisenhower
• Mapa das partes interessadas
• Brainstorming

Essas ferramentas servem a um propósito ligeiramente diferente, como exploraremos abaixo:

Matriz de Eisenhower

A matriz de decisão de Eisenhower é usada para priorizar tarefas. Ele adota uma grade 2 × 2 para ajudar a classificá-las por importância e urgência. Se você tem uma longa lista de tarefas ou questões e precisa decidir em que ordem trabalhar nelas, esta matriz é útil. A matriz de Eisenhower divide as tarefas nas seguintes categorias:

Trabalhos urgentes e importantes                       Trabalhos menos urgentes, mas ainda importantes
Trabalhos urgentes mas não importantes         Trabalhos menos urgentes e não importantes

As tarefas no quadrante superior esquerdo são aquelas nas quais sua equipe deve trabalhar o mais rápido possível. O quadrante superior direito também é importante, mas pode ser adiado. Os trabalhos no quadrante inferior esquerdo são aqueles que devem ser executados, mas podem ser terceirizados ou delegados. O quadrante inferior direito lista os trabalhos que não são prioritários e que podem ser executados se houver tempo, ou mesmo ignorados.

Mapa das partes interessadas

Esse mapa é usado para categorizar as partes interessadas com base em seus níveis de interesse e influência no projeto. Saber quem são elas e quanta atenção dar a cada grupo é essencial na gestão de projetos corporativos.

As partes interessadas com alta influência e alto interesse devem ser envolvidas no processo de tomada de decisão, enquanto aquelas com baixa influência e baixo interesse são menos importantes e precisam apenas ser informadas sobre mudanças importantes. Esse mapa não influencia diretamente o processo de tomada de decisão, mas pode ser útil ao considerar quanto feedback das partes interessadas deve ser levado em consideração.

Brainstorming

O brainstorming costuma ser o primeiro passo para a tomada de qualquer decisão. Se você deve tomar uma decisão sobre algum problema e precisa de feedback qualitativo ou simplesmente não tem dados suficientes para prosseguir, o brainstorming entre sua equipe e as principais partes interessadas pode ajudar você a chegar a um consenso sobre como progredir.

Agora que você entendeu a diferença entre uma matriz de decisão e outros métodos de análise de opções, vamos conferir os prós e contras das matrizes de decisão e o que elas podem incluir.

Prós e contras das matrizes de decisão

Usar uma matriz de decisão faz sentido se você precisar tomar uma uma decisão que tem algumas opções disponíveis e seus critérios de avaliação forem quantitativos. Essa ferramenta é particularmente útil para classificar decisões em que você tem entre três e oito critérios quantitativos a considerar. As matrizes de decisão são menos úteis quando uma decisão está sendo tomada com base em critérios qualitativos ou se há uma longa lista de critérios a serem considerados.

Para decisões mais simples, onde há apenas algumas opções e você está avaliando uma pequena lista de critérios qualitativos, uma lista mais tradicional de prós e contras pode ser mais útil e fácil de entender.

Para decisões muito complexas, a matriz de tomada de decisão pode se tornar complicada, difícil de entender. Ponderar a importância de critérios específicos pode ajudar no processo de interpretação da matriz, mas se você estiver lidando com mais de oito critérios, outras ferramentas podem ser mais úteis.

O que uma matriz de decisão inclui?

Uma matriz de decisão inclui uma lista de opções possíveis para o projeto e uma lista dos fatores que influenciam a tomada de decisão. Opcionalmente, ela também pode contemplar ponderações sobre cada fator. Por exemplo, se você está planejando uma festa da empresa no final do ano, pode ser necessário decidir como transportar os participantes de vários locais para a festa. Sua matriz pode ser mais ou menos assim:

Você trabalharia na matriz e classificaria cada opção em uma escala de 1 a 5 para cada fator (sendo 5 a nota mais alta). Por exemplo, fazer com que os participantes cheguem sozinhos usando transporte público seria a opção mais barata, mas pode impedir que eles compareçam se não puderem voltar para casa ao final da festa em função de horários de ônibus inconvenientes.

Usar o orçamento de eventos para alugar táxis seria conveniente, mas provavelmente caro e não coberto pelo seguro corporativo. Ao trabalhar na matriz, você pode somar as pontuações para cada categoria, vencendo a opção com pontuação mais alta.

Agora que você conheceu os principais componentes de uma matriz de decisão, vamos ver como desenvolver um projeto usando uma.

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Como gerir um projeto com uma matriz de decisão

Você pode aplicar essa matriz a qualquer decisão em que tenha uma noção clara dos fatores mais importantes. As matrizes de decisão tabém não são documentos obrigatórios, e muitos gerentes de projeto as usam simplesmente como outra ferramenta para ajudá-los a entender seus projetos.

Por exemplo, você pode preencher uma matriz de decisão para ponderar como levar os funcionários àquela festa de fim de ano, descobrir no papel que alugar um microônibus é a melhor opção e, intuitivamente, sentir que a matriz chegou à conclusão errada.

Se você se sentir assim, é um sinal de que precisa reconsiderar os critérios que colocou na matriz. Sim, o microônibus é barato, acessível e dá a você controle sobre os horários, mas a única empresa que atende a sua área tem veículos velhos que são desconfortáveis ​ para a longa viagem que você planejou.

Como pode observar, mesmo que discorde das conclusões da matriz, usar uma pode ajudá-lo a ver os problemas do seu projeto com mais clareza. É o ato de colocar seus pensamentos no papel de maneira sistemática que faz a diferença.

Como criar matrizes de decisão com a monday.com

Criar sua primeira matriz de decisão pode parecer assustador. Felizmente, existem ferramentas e templates para ajudar. O Work OS da monday.com e seu conjunto de integrações e ferramentas para a gestão de projetos são úteis para qualquer gerente que precise de auxílio ao começar.

A monday.com ajuda você a aprimorar a gestão de seus projetos. Em vez de simplesmente confiar em gráficos de Gantt, o Work OS oferece templates, ferramentas de relatórios e integrações de software para que você se comunique de maneira mais efetiva com a sua equipe, acompanhe o andamento de seus projetos e trabalhe com mais eficiência.

Para mais informações sobre a matriz de decisão, confira nossas perguntas frequentes abaixo.

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Perguntas frequentes

O que é uma matriz de decisão?

Uma matriz de decisão é uma tabela que lista opções como linhas e os fatores que você precisa considerar para tomar uma decisão como colunas. É atribuída a cada opção uma pontuação para cada fator, e os fatores podem ser ponderados com base em sua importância. Em teoria, a opção com a pontuação mais alta é a melhor a ser tomada.

Por que as matrizes de decisão são úteis na gestão de projetos?

Elas removem os aspectos emocionais da tomada de decisões importantes e ajudam os gerentes de projeto a pensar sistematicamente sobre as decisões que estão tomando.

Os gerentes não são obrigados a seguir os resultados de uma matriz de decisão. Se eles discordarem do resultado, isso pode ser interpretado como um sinal para reconsiderar as ponderações atribuídas a cada categoria.

Embase a sua seu gestão de projetos com matrizes de decisão

Elaborar uma matriz de decisão pode lhe dar clareza sobre a relevância dos fatores envolvidos. Se você tiver muitos fatores quantitativos a serem considerados, uma matriz de decisão pode ajudar você a fazer a melhor escolha. Aproveite as integrações e os templates da monday.com para criar a sua matriz de decisão, pesquisa de partes interessadas ou outras ferramentas semelhantes.