Embora a maior parte do glamour do ciclo de vida da gestão de projetos seja atribuída ao início, ao planejamento e à execução, o encerramento do projeto não deve ser negligenciado. Nesse estágio crucial e final da entrega de um projeto, as equipes verificam se cumpriram todas as metas estabelecidas pelo cliente e se atingiram os objetivos do negócio.
Reunimos a experiência dos nossos astros de gestão de projetos e dos líderes do setor para criar um guia simples, mas completo, sobre o encerramento de projetos. Continue lendo e conheça as práticas recomendadas e alguns de recursos da monday.com perfeitos para economizar tempo.
Comece jáO que é encerramento do projeto?
Encerramento do projeto é um termo que descreve qualquer ação tomada para finalizar todas as atividades de um projeto e concluí-lo formalmente. É a última etapa do ciclo de vida da gestão de projetos:
As 4 fases da gestão de projetos
- FASE 1: Iniciação do projeto
- FASE 2: Planejamento do projeto
- FASE 3: Execução do projeto
- FASE 4: Encerramento do projeto
O encerramento formal de um projeto se aplica a projetos concluídos ou cancelados e deve ser realizado de acordo com determinados padrões estabelecidos nos estágios anteriores do ciclo de vida.
Os objetivos do encerramento do projeto são:
- Liberar os membros da equipe envolvidos
- Determinar as lições aprendidas
- Verificar se todo o trabalho foi concluído
- Confirmar se todos os processos acordados foram executados
- Reconhecer a conclusão formal do projeto
Algumas tarefas típicas de encerramento do projeto são:
- Aceitar as entregas do projeto e confirmar se elas atendem aos requisitos
- Organizar uma reunião de “lições aprendidas” ou de encerramento, também chamada de revisão pós-implementação.
- Arquivar ou transferir as documentações importantes do projeto
- Encerrar a gestão de problemas, financeira ou de riscos
Quais são as etapas a serem seguidas para o encerramento do projeto?
Como você verá nas próximas seções, o encerramento do projeto, quando feito corretamente, é extremamente vantajoso para os gerentes de projeto, as equipes e os clientes. Mas como ele acontece? Aqui está um fluxo de trabalho típico de encerramento de projeto:
- Transferir as entregas do projeto: como documentos, assinaturas e contratos
- Confirmar a conclusão do projeto: procurar por detalhes ou requisitos não atendidos
- Garantir a conclusão dos documentos: revisão adicional de contratos e pagamentos
- Distribuir recursos: o gerente do projeto libera os documentos após a aprovação do cliente e garante o pagamento integral
- Realizar avaliações do projeto: reunião com a equipe interna para avaliar o que funcionou e o que poderia ter sido feito de outra forma
- Registrar e arquivar documentos: criar um registro organizado de todos os ativos e contratos relevantes
Qual a importância do encerramento do projeto?
O encerramento do projeto é importante por vários motivos. Em primeiro lugar, faz parte da criação de um processo financeiro para realizar os pagamentos finais às equipes e aos recursos. Parte da documentação de encerramento do projeto deve incluir um relatório financeiro que contenha o custo de cada recurso, os custos contínuos, o orçamento projetado e o valor efetivo gasto.
Ter todas as informações financeiras organizadas é fundamental para os interesses internos e os resultados da sua organização, bem como para ser consistente com as partes interessadas externas com as quais você pode (ou não) optar por trabalhar novamente.
Outro motivo está na dinâmica geral de transição da sua equipe. Quando um projeto está terminando, esses mesmos membros estão provavelmente iniciando outro projeto. Em essência, o encerramento de um projeto garante que não haja pendências que possam afetar direta ou indiretamente a próxima iniciativa, ou seja, a necessidade de mais tempo ou recursos.
Por fim, o processo de encerramento do projeto oferece uma estrutura importante que tem um efeito cascata significativo.
No que diz respeito ao relacionamento com o cliente, ele gera confiança com base em uma entrega completa e pontual. Para as equipes internas, é possível usar o encerramento do projeto como fonte de insights sobre o desempenho, a produtividade e a comunicação para projetos futuros.
Na próxima seção, abordaremos alguns exemplos reais de encerramento de projetos — e como ignorá-lo pode afetar negativamente o relacionamento com as partes interessadas ou os resultados do projeto. A monday.com tem vários recursos que podem ajudar a eliminar essas questões desde o início.
Exemplos de encerramento do projeto
O conceito de encerramento do projeto pode parecer bastante… técnico. Embora existam componentes estruturados, vamos contextualizá-lo com alguns exemplos que mostram como a negligência desta etapa pode acabar custando caro.
Exemplo 1: Falta de guias de TI durante um projeto de desenvolvimento de aplicativos
Uma equipe de TI terminou de criar o que deveria ser um aplicativo personalizado e extremamente útil para uma empresa. Todos os testes correram bem e foram aprovados por ambas as partes. No entanto, alguns meses depois, os usuários começaram a procurar um guia básico de instruções sem sucesso — em algum momento do projeto, eles foram considerados secundários e não chegaram a ser criados.
Agora o cliente se arrepende de ter pago pelo aplicativo, enquanto os usuários não conseguem obter o valor real e se sentem frustrados. Pior ainda, os desenvolvedores de TI precisam dedicar tempo demais ao suporte e não podem começar a trabalhar em um novo projeto.
Como o encerramento do projeto poderia ter ajudado
Como mencionamos anteriormente, o encerramento do projeto está intimamente ligado ao escopo e a outros documentos de planejamento, como o project charter. Se a equipe tivesse analisado os principais documentos durante o encerramento, poderia ter resolvido esse descuido e criado um plano de ação mais eficiente.
Exemplo 2: O gerente de projetos da agência de publicidade não conseguiu fechar o contrato com o fornecedor de vídeos
A equipe de criação finalmente conseguiu fazer um comercial incrível para uma loja em expansão, e o esforço está começando a valer a pena (eles gastaram muito pouco com base no orçamento do cliente, mas a agência agora está ganhando notoriedade por seu trabalho). O gerente do projeto tinha um relacionamento de longa data com dois cinegrafistas independentes, por isso não viu a necessidade de finalizar os termos do contrato e os honorários antes de o comercial ir ao ar.
Com o sucesso do comercial, os cinegrafistas agora estão enviando faturas adicionais para as rodadas de edição e outros custos que não foram documentados no início do ciclo do projeto. A situação está ficando delicada e, quanto mais o tempo passa, mais difícil é encontrar uma solução entre a agência e a equipe, e não há mais orçamento do cliente para pagar a conta.
Como o encerramento do projeto poderia ter ajudado
Embora o ideal seja que isso ocorra no início do ciclo de vida da gestão de projetos, o uso de prazos específicos como parte do processo de encerramento do projeto ajuda a garantir que todas as faturas e os detalhes relevantes do contrato sejam enviados. Embora nem sempre seja possível prever o comportamento dos fornecedores, é importante proteger os interesses da sua equipe verificando a precisão e coletando todos os documentos antes do encerramento.
Exemplo 3: O projeto que vive tomando tempo do seu designer
Sua equipe interna de design foi solicitada a dedicar apenas duas semanas do trimestre para dar uma mãozinha extra ao lançamento de uma campanha. Apesar de ela já ter sido publicada, a equipe de marketing responsável continua chamando seus designers para consultas e avaliações adicionais relacionadas a um desdobramento da campanha original.
Os designers estão sobrecarregados, a qualidade está caindo e as unidades do negócio estão reclamando que seus projetos não estão recebendo o suporte adequado.
Como o encerramento do projeto poderia ter ajudado
Embora as atividades pós-projeto sejam naturais em equipes coesas, elas podem rapidamente sair do controle. Uma tática adequada de encerramento do projeto, como uma reunião de transferência, teria estabelecido que esses designers não poderiam mais alocar recursos além das condições predefinidas.
Em suma, é importante lembrar que o encerramento do projeto tem o objetivo de proporcionar segurança, estrutura e aprendizado para as partes envolvidas. Mas isso requer uma boa organização. Vamos dar uma olhada em como o Work OS da monday.com pode ajudar.
Leia também: 6 passos para escrever o plano de projeto perfeito
5 maneiras pelas quais a monday.com pode ajudar a encerrar projetos com sucesso
O Work OS da monday.com oferece a equipes de qualquer setor ou tamanho os recursos necessários para o planejamento, a gestão e, é claro, o encerramento de projetos. Aqui estão alguns de nossos recursos favoritos para a última etapa do ciclo de vida do projeto.
Gestão de ativos digitais (DAM)
Organizar os seus documentos de planejamento, contratos, faturas, entre outros, pode ser complicado com e-mails e discos rígidos. Na monday.com, você pode carregar diferentes tipos de arquivos e criar um quadro estruturado onde é possível adicionar detalhes como responsável, notas e itens de ação.
Integrações
O uso de ferramentas variadas não deve atrasar o projeto ou seu encerramento — escolha entre dezenas de integrações e agilize o seu trabalho. Gmail, Dropbox e Zoom são apenas algumas delas!
Compartilhamento e geração de relatórios
Evite a perda de tempo e a imprecisão decorrentes da criação manual de relatórios ao final de um projeto. Implemente uma visualização de painel com dados do quadro do seu projeto para visualizá-los de forma colorida e personalizada, e compartilhá-los facilmente com as partes interessadas.
Automações
Automatize tudo, desde a atribuição de tarefas até os e-mails. Notifique os membros relevantes da equipe quando um documento estiver pronto para revisão, quando for aprovado e muito mais.
Templates
Não sabe por onde começar o encerramento de seus projetos? Experimente nosso template de encerramento de projeto ou o template de lições aprendidas, perfeitos para todas as necessidades do seu projeto e completos com colunas, grupos, status, automações e muito mais.
Atualizações
A comunicação com os membros da equipe e as partes interessadas é de extrema importância. Mantenha tudo centralizado com atualizações em tempo real, diretamente no local onde você gerencia o projeto. Também é possível usá-las para comemorar pequenas vitórias e incentivar o reconhecimento.
Qual é a melhor maneira de realizar o encerramento do projeto?
O encerramento do projeto é um processo criterioso, mas importante, que envolve comunicação eficaz, domínio do ciclo de vida do projeto e atenção aos detalhes. Com a ajuda das ferramentas e do software de gestão do trabalho adequados, tudo isso pode se tornar mais fácil.
Experimente o Work OS da monday.com para obter um sistema centralizado e automatizado que deixe a dor de cabeça de lado no encerramento e entrega do seu próximo projeto.
Com o Work OS da monday.com
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