Ser um gerente de projeto eficaz no cenário dinâmico da gestão de projetos requer mais do que a combinação certa de características pessoais e habilidades específicas.
Mesmo os gerentes de projeto experientes encontram dificuldades para supervisionar projetos com sucesso, já que cada tarefa traz novos desafios e critérios diferentes.
Os gerentes de projeto que estão na área há mais tempo concordarão que esta profissão precisa de um equilíbrio delicado entre ciência e arte.
Para aqueles que muitas vezes acham o processo de gestão de projetos assustador, simplificaremos o que é necessário saber e fazer para ajudar você a se tornar um gerente de projeto eficaz.
Então, o que um gerente de projeto faz? Mais do que você imagina.
Um gerente de projeto é uma pessoa que bem, você adivinhou, gerencia projetos, mesmo que esse não seja seu cargo oficial.
A posição de gerente de projeto requer muita flexibilidade na forma de pensar. Como gerente de projeto, você precisa saber como incorporar muitos detalhes diferentes de uma só vez e como trabalhar com as pessoas necessárias.
Cada projeto é diferente, portanto é necessário ser capaz de aprender coisas diversas muito rapidamente. Como o prazo é crucial, você precisa saber o que priorizar de forma eficaz e no que não se concentrar, por isso seja inteligente com seu tempo e recursos, incluindo sua equipe.
7 dicas importantes para se tornar um gerente de projeto de sucesso
1. Utilize os membros da sua equipe!
Bons gerentes de projeto são frequentemente muito respeitados por suas habilidades de liderança e, como resultado, as habilidades interpessoais são de grande importância. Para ser um gerente de projeto bem-sucedido, você deve ser capaz de trazer à tona o melhor desempenho de todos os membros da equipe do projeto. Eles podem precisar assumir o papel de coach, ajudando todos os outros a trabalharem juntos, ou talvez precisem se envolver em conversas difíceis com as partes interessadas e os membros da equipe. Tudo isso exigirá muita habilidade interpessoal.
Além disso, o sucesso de um projeto dependerá significativamente das competências dos membros da sua equipe. Gerentes eficazes se esforçarão para identificar os pontos fracos e fortes inerentes a cada um, com o objetivo de alocar o trabalho adequadamente. Priorizar habilidades interpessoais e aproveitar os pontos fortes de cada membro da equipe garantirá a conclusão rápida das tarefas e um melhor gerenciamento do tempo. E com cada um dando o melhor de si e utilizando seus pontos fortes, o projeto será um enorme sucesso.
2. Aproveite as ferramentas de gestão de projetos
A tecnologia tem sido útil para a maioria dos gerentes de projeto, com o software de gestão online de projetos no topo desta lista. Normalmente, ferramentas de gestão de projetos como a monday.com servem como um armazém para todas as informações críticas do projeto. De documentos a arquivos, do feedback ao compartilhamento de dados e da colaboração perfeita à comunicação eficaz, o software de gestão de projetos serve como uma plataforma centralizada não apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe.
3. Aprimore suas habilidades com formação em gestão de projetos
Embora você possa ter o equilíbrio certo de habilidades interpessoais, a verdade é que a gestão eficaz de projetos também exigirá uma série de habilidades técnicas, muitas das quais você pode adquirir por meio de certificações para gerentes de projeto. Além disso, muitas pessoas acham que a formação em gestão de projetos é destinado a gerentes novos/júnior, o que certamente não é o caso. Existem vários cursos de gestão de projetos disponíveis que podem melhorar suas habilidades para uma gestão eficaz.
Com a formação em gestão de projetos, você também pode preencher quaisquer lacunas de habilidade que esteja enfrentando ou atualizar algumas das metodologias e princípios-chave de gestão de projetos aprendidos anteriormente. A certificação em gestão de projetos é frequentemente associada ao alto desempenho.
4. A comunicação é fundamental
Além de ser um importante traço de liderança, a comunicação também é essencial na gestão eficaz de projetos. Para executar seus projetos sem problemas, deve haver uma comunicação consistente e efetiva entre as partes interessadas e clientes relevantes e, o mais importante, entre a sua equipe! Além disso, novas alterações devem ser transmitidas aos membros da equipe para evitar “ataques surpresa”. A melhor maneira de garantir a gestão eficiente de projetos é deixar as linhas de comunicação entre você e sua equipe sempre abertas para que qualquer pessoa possa fazer qualquer pergunta.
A comunicação ineficaz poderia resultar no fracasso do projeto. Por isso, garanta que todos tenham as informações necessárias para tomar boas decisões e levar o projeto adiante. Os relatórios de status dos projetos também são ótimos para manter todos informados e atualizados sobre o desenvolvimento de novos projetos.
5. Aprenda com outros gerentes de projeto
A gestão eficaz de projetos não se resume a confiar em um único conjunto de habilidades. Para ser eficiente em sua função, é fundamental encarar a gestão de projetos como uma experiência de aprendizado, analisando os gerentes de projetos mais experientes, assim como as diferentes abordagens e técnicas que eles utilizam.
Você também pode procurar desenvolvimento especializado em diferentes redes de gerentes de projeto para entender como outros profissionais gerenciam efetivamente suas equipes, projetos, orçamentos e tempo. Você ficará surpreso com o quanto poderá aprender ao comparar sua experiência com outros gerentes de projeto, mesmo aqueles que atuam em setores totalmente diferentes do seu.
6. Sempre defina entregas (realistas, mas ambiciosas)
Depois de delinear os objetivos do seu projeto, devem ser definidas métricas específicas para rastrear seu progresso. Na gestão de projetos, essas métricas, conhecidas como entregas, podem ser marcos tangíveis para se atingir um objetivo. Um gerente de projeto produtivo deve sempre definir essas entregas com antecedência, particularmente quando tiver mais variáveis a considerar.
Um gerente de projeto deve obter o máximo de concordância possível em relação a quais serão as entregas e quando elas deverão ser concluídas.
7. Avalie o desempenho do projeto
Uma vez alcançado o objetivo, é fácil ignorar a etapa final e, sem dúvida, a mais importante para ser um gerente de projeto eficaz: avaliar o desempenho do projeto.
Se você está procurando uma oportunidade de melhoria futura, ou até mesmo outro motivo para dar um tapinha nas costas de sua equipe, a avaliação é vital.
Ela pode ser dividida em duas etapas: o resultado do projeto e uma revisão das entregas. Essas avaliações são úteis não apenas para o gerente do projeto, mas também para o cliente, especialmente se eles for solicitar algo semelhante no futuro.
Há muitas maneiras de se tornar um gerente de projeto eficaz. Incorporar essas sete dicas em sua vida e aplicá-las à gestão de seus projetos trará grandes benefícios para o produto final, mais respeito dos membros da sua equipe e uma grande aventura rumo ao sucesso na gestão de projetos.
A importância do gerente de projeto
Ser um gerente de projeto (ou gestor de projetos) eficaz no cenário dinâmico da gestão de projetos requer mais do que a combinação certa de características pessoais e habilidades específicas.
Mesmo os gerentes de projeto experientes encontram dificuldades para supervisionar com sucesso, já que cada tarefa traz novos desafios e critérios diferentes.
Os gerentes de projeto que estão na área há mais tempo concordarão que esta profissão precisa de um equilíbrio delicado entre ciência e arte.
Para aqueles que muitas vezes acham o processo de gestão de projetos assustador, simplificamos o que é necessário saber e fazer para lhe ajudar a se tornar um gerente de projeto eficaz.
Então, o que faz um gerente de projeto ? Mais do que você imagina.
Um gerente de projeto é uma pessoa que bem, você adivinhou, gerencia projetos, mesmo que esse não seja seu cargo oficial.
Essa posição requer pensar com flexibilidade. Como gerente de projeto, você precisa saber como incorporar detalhes diferentes de uma só vez e como trabalhar com as pessoas necessárias.
Cada projeto é diferente, portanto é necessário ser capaz de aprender coisas diversas rapidamente. Como o prazo é crucial, você precisa saber o que priorizar de forma eficaz e no que não se concentrar, por isso seja inteligente com seu tempo e recursos, incluindo sua equipe.
7 dicas importantes para se tornar um gerente de projeto de sucesso
1. Utilize os membros da equipe!
Bons gerentes são muito respeitados por suas habilidades de liderança e, como resultado, habilidades interpessoais são de grande importância.
Para ser um gerente de projeto bem-sucedido, você deve ser capaz de trazer à tona o melhor desempenho de todos os membros da equipe do projeto. Eles podem precisar assumir o papel de coach, ajudando todos os outros a trabalharem juntos, ou precisem se envolver em conversas difíceis com as partes interessadas e os membros da equipe. Tudo isso exigirá muita habilidade interpessoal. E uma boa liderança é a chave do sucesso nesse aspecto da execução de projetos.
Além disso, o sucesso de um projeto dependerá significativamente das competências dos membros da equipe. Gerentes eficazes se esforçarão para identificar pontos fracos e fortes inerentes a cada um, a fim de alocar o trabalho adequadamente.
Priorizar habilidades interpessoais e aproveitar pontos fortes de cada membro da equipe garantirá a conclusão rápida das tarefas e um melhor gerenciamento do tempo. E com cada um dando o melhor de si e utilizando seus pontos fortes, o desenvolvimento do projeto será mais eficaz e ele será um enorme sucesso.
2. Aproveite as ferramentas de gestão de projetos
A tecnologia tem sido útil para a maioria dos gerentes de projeto, com o software de gestão online de projetos no topo desta lista.
Ferramentas de gestão de projetos como a monday.com servem como um armazém para todas as informações críticas do projeto. De documentos a arquivos, do feedback ao compartilhamento de dados e da colaboração perfeita à comunicação eficaz, o software de gestão de projetos serve como uma plataforma centralizada não apenas para o gerente do projeto, mas para que toda a equipe esteja alinhada da melhor forma possível.
3. Aprimore suas habilidades com formação em gestão de projetos
Embora você possa ter o equilíbrio certo de habilidades interpessoais, a verdade é que a gestão eficaz de projetos também exigirá uma série de habilidades técnicas, muitas das quais você pode adquirir por meio de certificações para gerentes de projeto. Além disso, muitas pessoas acham que a formação em gestão de projetos é destinado a gerentes novos/júnior, o que certamente não é o caso. Existem vários cursos de gestão de projetos disponíveis que podem melhorar suas habilidades para uma gestão eficaz.
Com a formação em gerência de projetos, você também pode preencher quaisquer lacunas de habilidade que esteja enfrentando ou atualizar algumas das metodologias e princípios-chave de gestão de projetos aprendidos anteriormente. A certificação em gestão de projetos é frequentemente associada ao alto desempenho.
4. A comunicação é fundamental
Além de ser um importante traço de liderança, a comunicação também é essencial na gestão eficaz de projetos. Para executar seus projetos sem problemas, deve haver uma comunicação consistente e efetiva entre as partes interessadas e clientes e, o mais importante, entre a sua equipe!
Novas alterações devem ser transmitidas à equipe para evitar “surpresas”. A melhor maneira de garantir a gestão eficiente de projetos é deixar as linhas de comunicação entre todos sempre abertas para que qualquer pessoa possa fazer qualquer pergunta.
A comunicação ineficaz poderia resultar no fracasso do projeto. Assim, garanta que todos tenham as informações necessárias para tomar boas decisões e levar o projeto adiante, mantendo assim a equipe interessada no projeto e em seu desenvolvimento. Os relatórios de status também são ótimos para manter todos informados e atualizados sobre o desenvolvimento.
5. Aprenda com outros gerentes de projeto
A gestão eficaz de projetos não se resume a confiar em um único conjunto de habilidades necessárias. Para ser eficiente em sua função, é fundamental encarar a gestão de projetos como uma experiência de aprendizado, analisando gerentes de projetos mais experientes, aprendendo de suas boas práticas, assim como as diferentes abordagens e técnicas que utilizam.
Você também pode procurar desenvolvimento especializado em diferentes redes de gerentes de projeto para entender como outros profissionais gerenciam efetivamente suas equipes, projetos, orçamentos e tempo. Você ficará surpreso com o quanto poderá aprender cada vez que comparar sua experiência com outros gerentes de projeto, mesmo aqueles que atuam em setores totalmente diferentes do seu.
6. Defina entregas (realistas, mas ambiciosas)
Após delinear os objetivos, devem ser definidas métricas específicas para rastrear seu progresso. Na gestão de projetos, essas métricas, conhecidas como entregas, podem ser marcos tangíveis para se atingir um objetivo. Um gerente de projeto produtivo deve definir entregas com antecedência, particularmente quando tiver mais variáveis a considerar.
Um gerente de projeto deve obter o máximo de concordância possível em relação a quais serão as entregas e quando elas deverão ser concluídas.
7. Avalie o desempenho do projeto
Uma vez alcançado o objetivo, é fácil ignorar a etapa final e, sem dúvida, a mais importante para o gerente de projeto eficaz: avaliar seu desempenho.
Se você está procurando uma oportunidade de melhoria futura, ou até mesmo outro motivo para dar um tapinha nas costas de sua equipe, a avaliação é vital.
Ela pode ser dividida em duas etapas: o resultado do projeto e uma revisão das entregas. Essas avaliações são úteis não apenas para o gerente do projeto, mas também para o cliente, especialmente se eles for solicitar algo semelhante no futuro.
Há muitas maneiras de se tornar um gerente de projeto eficaz. Incorporar essas dicas em sua vida e aplicá-las à gestão de seus projetos trará grandes benefícios para o produto final, mais respeito da sua equipe e uma grande aventura rumo ao sucesso profissional.
Dicas e percepções de um gerente de projeto da monday.com: planejamento é primordial
Como cada projeto é diferente, você precisa de uma plataforma flexível. Dror Adi, gerente de projeto na monday.com, diz exatamente isso —
“A melhor característica da monday.com é que ela é super flexível. Você pode fazer adaptações específicas para cada projeto.”
Dror Adi, gerente de projeto na monday.com
Então, como Dror começa seus projetos? Primeiro, ele personaliza um quadro para cada um deles.
Isso o ajuda a alcançar as coisas mais importantes da gestão de projetos: planejamento e colaboração.
- Planejamento é fundamental: pense que tudo pode dar errado
Isso pode soar um pouco pessimista, mas ao planejar seu projeto, pense em tudo que pode dar errado. Pense alguns passos à frente.
Use seu quadro para planejar todos os detalhes, o que o ajudará a considerar outras áreas que podem apresentar problemas e causar atrasos.
- Colabore com os especialistas: eles ajudarão você
Você não pode pensar em tudo, então precisa de ajuda das pessoas certas.
É importante identificar quem pode ensiná-lo rapidamente e o que não precisa aprender. Um projeto é definido por tempo, por isso é necessário absorver tudo da melhor e mais rápida maneira.
Entenda quem pode ajudá-lo com o projeto e informe-os sobre os KPIs relevantes (indicadores-chave de desempenho).
Na nossa empresa, depois de elaborar o projeto, planejamos tudo na monday.com. Isso significa criar o quadro ideal para o projeto.
Se você não tiver tempo para criar um quadro, também pode utilizar nossos templates como ponto de partida.
Defina automações e colunas e comece daí.
Com quanto tempo de antecedência se planeja um projeto?
Como cada projeto é muito diferente — e como você não tem como saber tudo — precisa rapidamente descobrir como entender todas as partes móveis.
Em outras palavras, não existe uma fórmula perfeita para determinar com quanto tempo de antecedência as etapas de planejamento serão concluídas. Basta ter tempo suficiente para que, se surgirem surpresas, você possa superá-las.
Quem pensa nos projetos na monday.com?
Essas iniciativas vêm de todas as direções. Elas podem vir de nosso CEO, Roy Mann, de um gerente de departamento ou de qualquer membro de equipe. Elas podem realmente vir de qualquer lugar.
Etapas de criação de um projeto: usando a monday.com de A-Z
- Pense no projeto (ele pode vir do CEO, de um gerente ou de você mesmo)
- Planeje o quadro para o projeto (ou use um template)
- Traduza para o quadro os detalhes do projeto
- Lembre-se: o quadro precisa ser compreensível para qualquer pessoa
- Crie integrações/automações
Confira este vídeo para entender como planejamos uma conferência usando a integração da monday.com com o Twilio.
Para resumir: enviamos uma mensagem telefônica a todos os inscritos para lembrá-los do evento e encaminhá-los ao RSVP. Então, com uma automação, a coluna de status foi atualizada com quem fez a confirmação.
Na monday.com, você pode falar não apenas com as pessoas de sua empresa, mas também com qualquer um fora de sua equipe. Assim, é possível realmente unir todas as peças de seus projetos em uma plataforma de gestão de projetos.
Coloque suas habilidades de gerente de projeto em ação ao criar seu primeiro quadro na monday.com!
Comece já!