효율적인 업무 관리는 필수적인 프로세스, 프로젝트, 작업, 리소스를 하나로 모아 완벽한 조화를 이루는 오케스트라와 같습니다. 비즈니스의 모든 중요한 업무를 연결하는 가장 좋은 방법은 모든 구성원이 원활하게 소통하고, 체계적으로 정리되며, 성과를 극대화할 수 있는 효율적인 업무 관리 시스템을 사용하는 것입니다.
이 가이드는 업무 관리의 개념과 이점, 프로젝트 관리와의 차이점, 그리고 monday.com의 업무 관리 소프트웨어를 활용하여 비즈니스 운영을 쉽게 하는 방법을 소개합니다.
도입 문의하기업무 관리란?
업무 관리는 조직 내에서 특정 목표를 효율적으로 달성하기 위해 업무를 계획하고, 조직하며, 실행하고, 트래킹하는 실천 방식입니다. 이를 통해 누가 작업, 리소스, 일정, 결과물을 담당하고 조율하는지, 그리고 이러한 중요한 업무 요소들을 어떻게 관리할 계획인지 명확하게 합니다.
업무 관리 프로세스
업무 관리의 가장 큰 장점은 각자의 업무 프로세스와 비즈니스 목표에 맞게 커스터마이징할 수 있다는 것입니다. 보통 다음과 같은 세 단계로 진행됩니다:
1단계. 목표와 OKR 설정
비즈니스의 우선순위나 예상되는 필요에 따라 목표와 OKR(Objectives and Key Results)을 설정하세요.
참고 자료: OKR 셋팅하기 & 업무 목표 설정 가이드
2단계. 프로젝트와 비즈니스 프로세스 정의
업무 관리 프로세스 전반을 360°로 파악하여 원활한 워크플로우가 유지되도록 하세요.
3단계. 리소스 계획 및 작업 생성
세부적인 팀, 하위 팀 또는 개인에게 작업을 할당하세요.
참고 자료: 리소스 계획 가이드
업무 관리와 프로젝트 관리의 차이점
업무 관리와 프로젝트 관리는 종종 혼용되어 사용되지만, 두 개념에는 명확한 차이가 있습니다.
- 프로젝트 관리: 업무 관리의 한 부분으로, 새로운 웹사이트나 제품 출시처럼 시작과 종료 시점이 명확한 특정 프로젝트에 집중합니다.
- 업무 관리: 프로젝트 관리 뿐만 아니라 더 광범위하고 유연하게 적용됩니다. 예를들어, 프로젝트 이외 온보딩 정책, 고객 서비스 워크플로우 자동화, 공급 업체와의 커뮤니케이션 개선 등 다양한 프로세스 개선도 업무로 볼 수 있습니다.
더 알아보기: 업무 관리와 프로젝트 관리의 차이점
업무 관리 소프트웨어란?
업무 관리 소프트웨어는 목표 설정이나 프로젝트 진행 상황 보기 등 핵심 업무 프로세스를 하나의 메인 페이지에서 관리할 수 있도록 합니다. monday.com 같은 사용이 쉬운 업무 관리 플랫폼은 코드 없이 사용할 수 있는 빌딩 블록을 제공해, 팀조직의 모든 프로세스를 위한 맞춤형 워크플로우를 설계할 수 있게 해줍니다. 일상 작업부터 대규모 프로젝트까지, 업무 관리 플랫폼은 스마트하고 효율적으로 작업을 수행하는 데 필요한 모든 것을 제공합니다.
업무 관리로 해결 가능한 문제
팀의 성공적인 업무 관리는 비즈니스에서 흔히 겪는 다음과 같은 과제를 해결할 수 있도록 돕습니다.
리소스 낭비
업무를 수행함에 있어서 인력, 기술, 도구, 예산 등 다양한 리소스 필요합니다. 업무 관리를 통해 필요한 리소스를 정확하게 계획하여 낭비나 소모 없이 비즈니스를 운영할 수 있습니다.
담당자 책임 부재
예를 들어, 대기업에 프레젠테이션을 준비하는 영업팀이 제품팀의 업데이트를 기다리고 있지만, 누구에게 언제 필요한 정보를 받아야 하는지 모른다면 영업팀은 발표를 지연하거나 중요하게 다룰 내용 없이 진행할 수밖에 없습니다. 업무 관리 시스템은 개별 책임자를 명확히 설정하여 특정 작업의 담당자와 책임을 모두가 알 수 있도록 합니다.
예산 부담
인플레이션, 인력 감축, 공급망 차질 등으로 인해 인건비와 원자재 비용이 증가하면서 기업 예산에 부담이 생깁니다. Willis Towers Watson 보고서에 따르면 2023년에는 급여 예산이 2008년 이후 가장 높은 4.1% 증가할 것으로 예상되었습니다. 업무 관리 프로세스는 예산 관리와 손익 예측을 통해 운영에 투자하는 비용을 최대한 효율적으로 사용할 수 있도록 합니다.
부서 간 지식 고립
부서 간 소통이 원활하지 않으면 필수 정보가 특정 부서에만 갇히는 정보의 격차 현상이 발생합니다. Aberdeen의 데이터에 따르면 200명 가량 상담사를 둔 컨택 센터에서는 정보의 격차로 인해 연간 150만 달러의 인건비 손실이 발생했습니다.
업무 관리 솔루션은 커뮤니케이션을 효율적으로 정리하여 모든 구성원이 역할에 필요한 정보를 손쉽게 얻을 수 있도록 지원합니다.
업무 관리의 가장 큰 장점
효율적인 업무 관리 시스템을 구축하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
협업 증가
효과적인 업무 관리는 한눈에 볼 수 있기 때문에, 프로젝트 목표나 작업 목록의 상태를 모르는 사람이 없어집니다. 업무 관리 플랫폼을 활용하면 모든 업무 담당자가 자신의 과제를 완수하고 비즈니스에 최적의 결정을 내리는 데 필요한 데이터를 손쉽게 볼 수 있습니다. 한눈에 업무 파악이 가능하다면 팀과 부서 간의 협업을 증진 시키며 원활하고 효율적인 업무 프로세스를 만들어주고, 비즈니스와 고객에게 높은 결과물을 제공할 수 있습니다.
또한, 원활한 소통이 가능해서 소통으로 생기는 오해를 줄여주며 성공 확률을 높여줍니다.
뉴욕타임즈 베스트셀러 작가 Greg McKeown는
“소통으로 생기는 오해가 많아질수록, 업무 생산성은 떨어지고 비용은 늘어난다.” 라고 말했습니다.
병목 현상과 지연 감소
신중한 계획 수립은 비즈니스 속도를 향상 시켜 줍니다. 팀에서 무엇이 필요한 지를 명확히 알고 효과적으로 소통하게 되면, 업무에 대한 책임감으로 이어져 프로세스의 병목 현상을 예측하고 해결하기가 쉬워집니다.
고객에게 더 나은 결과 제공
적절한 업무 관리 소프트웨어를 통해 작업, 프로젝트, 업무 진행 상황을 직관적으로 확인할 수 있습니다. 이를 통해 지원이 필요하거나 추가 리소스가 요구되는 부분을 파악하여 생산성 문제 발생 또는 고객 서비스에 영향을 주기 전에 워크플로우를 조정할 수 있습니다.
어떤 팀에서 업무 관리 솔루션을 효과적으로 사용할 수 있을까요?
팀 내 또는 부서 간 계획 수립과 협업이 필요한 경우, 업무 관리 솔루션은 비즈니스에 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 다양한 팀에서 업무 관리 솔루션을 활용하는 예시는 다음과 같습니다.
- 마케팅 팀: 캠페인 기획, 예산 및 리소스 관리
- PMO(프로젝트 관리 조직): 전략과 실행, 조직 전체의 프로젝트 현황 관리
- IT 팀: 기술 작업 및 서비스 요청 자동화 및 현황 파악
- HR 팀: 온보딩, 채용, 교육과 같은 프로세스 관리
- 재무 팀: 운영 비용 및 예산 모니터링
마케팅 업무 관리와 PMO 업무 관리에 맞춘 맞춤형 솔루션도 확인해보세요.
monday.com 업무 관리 솔루션에 포함된 프로세스는 무엇인가요?
업무 관리 솔루션은 실제로 적용해 보기 전까지는 이해가 어려울 수 있습니다. 쉽게 말해 한 곳에서 주요 프로세스를 통합 관리할 수 있는 것이 핵심입니다. 이를 통해 조직, 관리자, 임원들은 다음과 같은 프로세스를 간소화하여 목표를 더욱 신속하고 크게 달성할 수 있습니다.
- 프로젝트 관리: 실시간으로 프로젝트나 포트폴리오 계획 및 협업
- 작업 관리 및 할 일 목록: 작업 할당, 기한 설정, 진행 상황 및 완료 여부 모니터링
- 클라이언트 프로젝트: 팀 역량을 조절해 목표에 맞춰 클라이언트 작업 관리
- 비즈니스 운영: 공급 망 관리나 운영 예산 등 워크플로우 간소화
- 리소스 관리: 리소스의 효율성을 극대화할 수 있도록 손쉽게 계획, 일정 조정, 할당 기능 제공
- 프로젝트 포트폴리오 관리: 진행 중인 프로젝트에 대한 전반적인 현황 확인
- 목표 및 전략: 팀 또는 회사 차원의 목표 설정, OKR 수립 및 달성 계획 수립
- 요청 및 승인: 템플릿 양식을 통해 요청과 승인을 처리하여 프로젝트를 원활하게 진행
이러한 기능을 통해 목표를 효과적으로 달성하고 비즈니스를 성장시킬 수 있습니다.
도입 문의하기먼데이닷컴 업무 관리 솔루션으로 핵심 비즈니스 프로세스를 한눈에 파악하세요.
먼데이닷컴 업무 관리 솔루션을 통해 비즈니스에 중요한 프로세스에 집중할 수 있습니다. 고도화된 맞춤형 대시보드는 필요한 기능을 손쉽게 활용할 수 있도록 지원합니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 뷰(Views): 워크플로우에 최적화된 방식으로 작업과 프로세스를 시각화할 수 있습니다. Gantt 차트, Kanban 보드 등 15가지 이상의 다양한 뷰를 제공하여 워크플로우의 범위, 주요 마일스톤, 속성 등을 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한, Workload View를 통해 팀 리소스를 적절하게 할당하고 변동된 우선순위 신속히 대응할 수 있습니다.
- 시간 추적(Time Tracking): 프로젝트나 프로세스에 소요되는 시간을 기록하여 유사한 작업을 효율적으로 계획할 수 있습니다.
- 대시보드(Dashboards): 맞춤형 대시보드를 제작해 실시간 인사이트를 얻고, 데이터 기반의 의사 결정을 지원하세요. 팀 작업량, 일정, 성과 분석, 예산 등 30개 이상의 위젯을 선택해 필요한 정보를 시각적으로 표시할 수 있습니다.
- 직관적인 폼(Intuitive Forms): 요청 및 승인에 필요한 주요 정보를 수집하여 이해관계자, 외부 공급업체 등과 효과적으로 협력할 수 있습니다.
- 맞춤 워크플로우(Custom Workflows): 비즈니스 맞춤 워크플로우를 손쉽게 커스터마이징하세요. Monday 업무 관리 솔루션의 노코드 제작으로 모든 팀에 맞춤형 워크플로우를 구축할 수 있습니다.
- 자동화(Automation): 원하는 조건에 맞춰 자동화된 워크플로우를 설계해 반복 작업을 줄이고 효율성을 높이세요. 200개 이상의 자동화 템플릿을 통해 비즈니스 전반에 걸쳐 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
- 통합(Integrations): Zoom, Slack, Google Drive 등 주요 타사 솔루션과의 연결을 지원합니다. 몇 번의 클릭 만으로 간편하게 설정할 수 있으며, 별도 코딩 지식이 필요하지 않습니다
자주하는 질문
monday 업무 관리 솔루션은 무엇인가요?
monday 업무 관리는 조직, 관리자, 임원이 신속하게 공동 목표를 달성할 수 있도록 협업을 지원하는 솔루션입니다. 성공적인 비즈니스 전략을 설계하고, 중요한 프로세스를 간소화하며, 뛰어난 프로젝트 계획을 수립할 수 있게 합니다. 자동화와 대시보드 등 강력한 빌딩 블록을 활용해 어떤 작업 프로세스에도 맞는 워크플로우를 쉽게 생성할 수 있습니다.
monday 업무 관리 솔루션으로 무엇을 관리할 수 있나요?
monday 업무 관리 솔루션을 통해 비즈니스 내 모든 유형의 작업, 프로젝트, 또는 과제를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 클라이언트 프로젝트, 할 일 목록, 포트폴리오, 목표 설정, 리소스, 운영 예산, 승인 절차 등 모든 것을 한 곳에서 손쉽게 관리할 수 있습니다.
업무 관리와 프로젝트 관리를 결합했을 때의 장점은 무엇인가요?
업무 관리와 프로젝트 관리를 결합하면 프로젝트의 진행 상황을 더욱 명확하게 파악하고, 전체 비즈니스 목표와의 연관성을 이해할 수 있습니다. 팀원 간 효과적인 소통을 촉진해 모두가 동일한 목표를 향해 일할 수 있게 하고, 병목 현상을 사전에 파악해 문제를 예방할 수 있습니다. 또한, 개인 및 팀의 책임감을 높여 모든 작업 기한을 준수할 수 있도록 지원합니다.
먼데이닷컴 업무 관리 솔루션으로 비즈니스 전략을 계획하고 실행하세요
효과적인 업무 관리는 모든 비즈니스에서 협업을 가능하게 합니다. 팀을 하나로 모아 리소스를 최대한 활용하고, 프로젝트를 완벽하게 계획하며, 자동으로 운영되는 원활한 프로세스를 만드세요.
먼데이닷컴 업무 관리 솔루션은 비즈니스 목표를 관리하고 추적하는 데 필요한 모든 어플을 갖춘 탁월한 기능의 솔루션입니다. 지금 도입하여 복잡한 작업도 단숨에 해결하는 경험을 직접 확인해 보세요.
