顧客（クライアント）が増えると、それに比例して管理業務の負担も大きくなります。 顧客の管理が複雑になり、「取引先の電話番号が見つからない」「以前共有された重要な情報がどこかにいってしまった」など、そんな経験がある方も多いのではないでしょうか。 そこで役立つのが「クライアント情報シート」です。業務をスムーズに進めるには、使いやすく整理されたテンプレートが必要です。 monday.comでは、クライアント情報を一元管理するテンプレートを用意しています。本記事では、その活用方法を具体的にご紹介します。   今すぐ顧客管理シートのテンプレートをダウンロードする   クライアント情報シートとは、クライアントごとの基本情報や取引履歴、プロジェクトの進捗などを一元管理するためのシートです。テンプレートを使えば、クライアントの情報を整理し、日々の業務をよりスムーズに進められるようになります。 クライアント情報シートを使う最大の目的は、クライアントデータをひとつにまとめて、誰が見てもすぐに分かる状態に整えることです。 クライアントデータをひとつにまとめると、連絡先を探してあちこちのファイルを開いたり、同じクライアントの情報が重複して混乱するなどの煩わしさから解放されます。 必要な情報を一か所に集約しておけば、打ち合わせの直前でもすぐに確認でき、打合せの質を高めることにつながります。 また、情報をしっかり整理しておくことで、「次に連絡すべき相手は誰か」や「どの顧客に別の商品を提案できそうか」といった判断もしやすくなるでしょう。 クライアント情報シートは、業界や業種を問わず、さまざまな場面で活用可能です。ただし、記載する項目は業務の内容や組織の形態によって異なる場合があります。ここでは、業界や業種ごとに、クライアント情報シートテンプレートの活用例を紹介します。   不動産業向け：クライアント情報シート （画像出典：monday.com） 不動産業界では、案件ごとに多くの顧客を担当します。 そのため、連絡先や希望条件に加えて、物件の掲載日や契約状況などを一元管理できる情報シートが欠かせません。 monday.comのクライアント情報シートを使うと、物件の内覧日程や売買の進行状況を記録できます。情報を可視化しておくことで、対応漏れや連絡ミスを防ぎ、スムーズな営業活動につながるでしょう。 映像・ビデオ制作向け：クライアント情報シート （画像出典：monday.com） 映像制作やメディア関連の業務では、プロジェクトが複数の工程に分かれて進行します。そのため、各クライアントが「現在の業務はどの工程にあるのか」を見える化しておくことで、全体の進行管理がよりスムーズになるでしょう。 monday.comのクライアント情報シートを活用すれば、脚本作成・撮影・編集といった作業の進行状況を一元管理できます。情報が共有されていれば、チーム全員が「今、どこまで進んでいるのか」をすぐに把握可能です。 会計・税務業務向け：クライアント情報シート （画像出典：monday.com） 確定申告や決算対応など、繁忙期が集中する会計業務では、クライアントごとのスケジュール管理が欠かせません。 monday.comのクライアント情報シートを使えば、連絡先や提出書類の種類、支払い状況などを1つのシートにまとめて管理可能です。 個人で活動する税理士の方なら、業務を効率よく進められるようになり、対応漏れの防止にもつながります。 会計事務所のようにチームで対応する場合でも、タスクの割り当てや進捗状況の共有をスムーズに行えます。   monday.comが提供するクライアント情報シートテンプレートは、クライアント情報の管理を効率化するためのツールです。 業種や業務のスタイルに応じて柔軟にカスタマイズできるため、どんなビジネスにも無理なくフィットします。 テンプレートはPCでもスマートフォンでも使えるため、外出先からでもスムーズにアクセス可能です。もちろん、チームメンバーとの共有や、アカウント・タスクの割り振りも簡単に行えます。 また、クライアントリストだけが他の業務ツールと切り離されていると、情報の連携や進捗管理に手間が掛かります。monday.comなら、クライアント情報をプロジェクト管理ボードなどと統合できるため、業務全体を把握可能です。 たとえば、あるクライアントが契約完了したタイミングで、そのデータを自動的に次のプロジェクト担当に引き継ぐこともできます。 クライアント数が増えるほど、情報の整理や更新に手間がかかるのは避けられません。 しかし、monday.comの自動化機能を使えば、情報の反映やタスクの割り当ても自動で行え、チームの負担を最小限に抑えながら正確な管理を実現できます。 今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料） monday.comのクライアント情報テンプレートは、自由にカスタマイズできる柔軟なツールです。ここでは、このテンプレートを実務で最大限に活かすためのポイントを4つにまとめてご紹介します。 1.どんな情報を集めるか、最初に整理する まずは、自社にとって必要なクライアント情報が何かを明確にしましょう。 基本的な連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）はもちろんのこと、業種によってはさらに詳しい項目が求められる場合もあります。 たとえば、法律事務所であれば、案件の概要や進行状況などを記録できる欄を設けておくと便利です。 このような「必須情報」はテンプレートの上部に配置し、それ以外にも「あれば役立つ情報」を検討しておくと、より実用的なシートになります。 テンプレートを設定する際には、必要に応じて柔軟に使えるよう、ある程度の入力項目を用意しておきましょう。   2.クライアントに入力してもらう仕組みをつくる 情報をすべて手入力していると、手間もミスも増えます。 可能であれば、クライアント側で直接入力できるフォームを用意し、その内容が自動でテンプレートに反映される仕組みにしましょう。 フォームは必要最低限の設問に絞り、数分で完了できるようにするのが理想です。 また、入力された情報の使い道をわかりやすく説明し、同意を得ることも忘れないようにしましょう。   3.情報管理の責任者を明確にする クライアント情報のリストは多くの人が利用するかもしれません。しかし、更新や品質管理の責任は1人に任せるのが原則です。 情報管理の担当者は、古い情報の整理や重複のチェックなどを行い、常にリストが最新の状態になるよう維持しましょう。 あわせて、チーム内のアクセス権限も整理しましょう。 編集する人と、閲覧のみ可能な人を明確にしておくことで、管理ミスを防げます。 4.古い情報の扱いルールをあらかじめ決めておく せっかく作成した情報シートも、古くなったデータが混在してしまうと逆に使いづらくなります。 誰が見ても迷わず使えるよう、古い情報の扱い方をあらかじめルール化しておきましょう。 たとえば、「半年以上やりとりのないクライアントは別のタブに移す」「期限切れの情報は定期的に削除する」などの基準を設けておくと安心です。 また、月に1回は情報の棚卸しを行うなど、どれくらいの頻度でチェックを行うかも決めておくと、チーム全体での運用がスムーズになります。 クライアント情報シートに関するよくある質問（FAQ） Q.クライアント情報シートにはどんな情報を入れておくべきですか？ 記載する内容は、業種やチームの役割によって少しずつ異なります。基本的には以下のような項目が標準的です。 クライアント名 住所 電話番号 メールアドレス 会社名（法人の場合） WebサイトのURL 過去の取引履歴や実績 現在進行中のプロジェクト内容 プロジェクトの納期・スケジュール その他メモや補足事項 上記のような、業務に必要な情報をわかりやすくまとめておきましょう。 Q.情報を見やすく整理するにはどうしたらいいですか？ もしクライアント数が数名程度であれば、名前と連絡先を一覧にまとめるだけでも十分です。しかし、クライアントが増えてくると、それだけでは管理が難しくなってきます。 そこでおすすめなのが、クライアントリストを状況に応じてカテゴリー分けする方法です。 たとえば、 現在取引中のクライアント／過去のクライアントで分ける プロジェクトの進行フェーズ別に分ける 業種や契約形態で分類する こうすることで、必要な情報をすぐに探せるだけでなく、チーム内の共有もスムーズになります。 Q.Excelでクライアント情報シートをつくるのはアリですか？ もちろん、Excelでも基本的なクライアントリストは作成可能です。操作に慣れていれば、表形式でシンプルに管理できます。 ただし、以下のような点においてデメリットがあります。 チームで同時に編集・共有しにくい ファイルが複製されやすく、最新版の管理が煩雑になる クライアントごとにタスクを割り当てるような運用には向いていない より複雑な管理やチームでの運用を前提とするなら、monday.comのようなツールを活用しましょう。 Q.クライアント情報フォームって何ですか？ クライアント情報フォーム（あるいは受付フォーム）とは、クライアントから情報を収集するための入力フォームです。 たとえば新規のクライアントに、名前や連絡先、希望内容などを記入してもらう際に使用します。 クライアントから情報を収集する方法として理想的なのは、その情報が自動的にクライアントリストに反映されるような仕組みを作ることです。 わざわざ手入力で転記する手間が省けるため、入力ミスも減り、作業効率が格段に上がります。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q.\u30af\u30e9\u30a4\u30a2\u30f3\u30c8\u60c5\u5831\u30b7\u30fc\u30c8\u306b\u306f\u3069\u3093\u306a\u60c5\u5831\u3092\u5165\u308c\u3066\u304a\u304f\u3079\u304d\u3067\u3059\u304b\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": 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monday.com ブログ編集部 | 10 分 で読めます

毎日の業務のなかで、「今週やるべきことがチーム全体でしっかり整理されているだろうか？」と感じることはありませんか？ 管理業務を行っていると、社内ミーティングやクライアント対応、日々のルーチンワークに加え、急な対応やイレギュラーな業務も発生します。 こうした状況の中で、1週間の業務を的確に進めるためには、チーム内の業務を“見える化”し、タスクの優先順位を明確にする仕組みが必要です。 そんなときに便利なのが「週間スケジュールのテンプレート」です。 テンプレートを使えば、タスクや締切、かかる時間などを週単位で“見える化”できます。やるべきことが一目で分かり、計画的に動けるようになるでしょう。 この記事では、すぐに使えるテンプレートを紹介するとともに、うまく活用するコツも解説します。また、monday work management（マネジメントツールの一種）といった便利なツールもあわせて紹介していきます。 今すぐ無料週間スケジュールのテンプレートをダウンロードする 週間スケジュールのテンプレートとは、1週間のタスク（やるべきこと）を計画して、整理して、実行しやすくするためのひな型のようなものです。予定や作業内容を書き込むための枠組みが、あらかじめ用意されています。 週間スケジュールのテンプレートを使えば、1週間の時間の使い方を視覚的に整理できるので、「今なにをすべきか」がひと目で分かります。 週間スケジュールのテンプレートは、単なる時間管理ツールではありません。予定に応じて自動で色分けされたり、進捗をグラフで確認できたりと、便利な機能がついたものも増えています。 うまく使えば、単に「時間を記録する」だけでなく、仕事の優先順位を整理したり、無理のないスケジュールを組んだりといった工夫もしやすくなるでしょう。 ここでは、週間スケジュールのテンプレートを活用することで得られる、主なメリットを紹介します。   1. 1週間のタスクを可視化できる 週間スケジュールのテンプレートを使えば、その週に取り組むべきタスクをすべて一覧で把握可能です。複数のツールを行き来する必要がなくなるため、進捗の管理や予定の把握がスムーズになります。 2. スケジュールの作成・修正が簡単にできる 特にオンラインの週間スケジュールのテンプレートであれば、急な予定変更にも柔軟に対応可能です。カスタマイズ可能なテンプレートであれば、数回クリックするだけでスケジュールの編集が完了します。 3. タスクの優先順位が明確になる 週間スケジュールのテンプレート上でタスクを整理・分類することで、優先すべき仕事が一目で分かります。業務の状況に応じて締切日を変更するなど、スケジュールの柔軟な調整も可能です。 4. チーム内の連携がスムーズになる 週次計画をチームで共有することで、メンバーはお互いの作業内容や納期を把握しやすくなります。チーム内の連携がスムーズになることで、透明性が高まり、誰にいつ連絡すべきかの判断もできます。 5. 関連資料やリンクも一元管理できる 週間スケジュールのテンプレートを活用すれば、ドキュメントや画像、外部リンクも一箇所で管理できます。必要な情報にもすぐアクセスできるので、作業効率が格段に向上するでしょう。 週間スケジュールのテンプレートには、いろいろな種類があります。シンプルに予定だけを書き込めるものもあれば、仕事の種類や優先度まで整理できる多機能なタイプもあります。 重要なのは、テンプレートがチームや業務の特性に合っているかどうかです。 たとえば、日々の業務を大まかに管理したいメンバーには、見やすく俯瞰できるカレンダー形式が適しています。 一方で、細かいタスクが多く発生する業務や、複数の案件を並行して進めるようなチームには、優先度や進捗状況を記録できるテンプレートが効果的です。 テンプレートを選ぶときは、次のようなポイントが含まれているかをチェックしてみましょう。   押さえておきたい主なポイント タスクの締切を設定できる タスクに優先順位をつけられる タスクの関係性を設定できる 関連資料へのリンクや連絡先、リマインダーなど、細かな情報をテンプレート内に記録できる 「進行中」「停止中」「完了」など、タスクの状態を簡単に更新できる タスクを種類やプロジェクト別に分類したり、部門やクライアント単位で整理したりするタグ機能がある GmailやZoom、Slack、プロジェクト管理ツールなど、普段使用しているアプリとの連携ができる   今すぐ無料週間スケジュールのテンプレートをダウンロードする 週間スケジュールのテンプレートには、いろんな形式があります。どれも同じように見えるかもしれません。しかし、実は「どんな仕事をしているか」「どこまで細かく管理したいか」によって、合うテンプレートは変わってきます。 ここでは、よく使われる代表的な8つのテンプレートを紹介します。 1. ベーシックな週間スケジュールのテンプレート （画像出典：Microsoft 365） Wordに用意されているベーシックな週間スケジュールのテンプレートは、週ごとのタスクや予定を整理するのに適しています。 曜日ごとのタスクリスト、締め切り、週の目標などが記載でき、一目で週全体の業務量を把握可能です。使用するプラットフォームによってデザインは異なりますが、基本的な構成は共通です。 2. 週間勤務スケジュールテンプレート （画像出典：Smartsheet） Excelの週間勤務スケジュールテンプレートは勤務日にフォーカスしたテンプレートで、主に月曜から金曜までの予定を管理する形式です。無駄なスペースがなく、タスクの整理がしやすいのも特徴です。「今週はどんな業務を行うべきか」が明確になり、メリハリのある1週間を過ごせます。 3. 時間帯区分つき週間スケジュールのテンプレート （画像出典：Googleスプレッドシート） 1日の中で複数のタスクが細かく発生する場合に便利なのが、時間で区切られたGoogleスプレッドシートの週間スケジュールテンプレートです。30分単位や1時間単位で時間帯を設定できるため、具体的な開始時間・終了時間まで管理できます。 オンラインのテンプレートを使えば、時間単位も自由に調整可能です。 4. 隔週スケジュールテンプレート （画像出典：ROCOH） 2週間分の予定を1枚にまとめて管理できるのがExcelの隔週スケジュールテンプレートです。先の予定まで見通して動きたいチームに向いています。ただし、情報量が多くなりやすいため、タスクの整理や優先順位づけには注意が必要です。 5. 週間勤務シフトのスケジュールテンプレート （画像出典：monday.com） monday.comで利用できる週間勤務シフトのスケジュールテンプレートは、スタッフのシフト管理に適したテンプレートです。1週間の勤務体制を整理できます。 週間勤務シフトのスケジュールテンプレートは、チーム全体のシフトをまとめて管理する「マスタースケジュール」としても使えます。また、メンバーごとに予定を分けて見える化することも可能です。 誰がいつ働くのかが一目で分かるため、キャパシティを把握したり、人件費の管理にも役立ちます。チームの業務量を調整したいときにも便利です。   6. プロジェクト用の週間ステータスレポートテンプレート （画像出典：monday.com） monday.comで利用できるプロジェクト用の週間ステータスレポートは、プロジェクトの進捗状況を週単位で把握・報告するのに便利なテンプレートです。完了タスク、未完了タスク、進捗率、締切などをまとめて記録できます。   7. 授業スケジュールテンプレート （画像出典：monday.com） monday.comで利用できる授業スケジュールテンプレートは、学生や教育関係者向けのテンプレートです。授業時間や課題、試験日などを整理できます。授業計画・進捗管理にも活用でき、教育の現場で幅広く使われています。 8. 週間ToDoリストテンプレート （画像出典：monday.com） monday.comの週間ToDoリストテンプレートは、タスクをリスト形式で管理したいマネージャーにおすすめのテンプレートです。週単位でやるべきことを書き出しておけば、どの作業が優先かわかりやすくなります。 また、チームで共有すれば、誰がどこまで進んでいるかが一目で分かるので、全体の進行管理にも便利です。 週間スケジュールのテンプレートを使用する際に、タスクには明確な優先順位を設定し、重要度・緊急度に応じた計画を立てましょう。優先順位を設定することにより、限られた時間を効果的に使うことができます。 また、会議の移動時間や中断のリスクも含めて、余裕をもたせたスケジューリングを心がけましょう。 週間スケジュールのテンプレートを本格的に活用する前に、まずはやるべきことの整理と準備が肝心です。最初にしっかり整理しておけば、予定の組み立てやタスクの優先順位づけがラクになります。 1週間をムダなく過ごすためにも、以下のステップを参考にスケジュールを作っていきましょう。 ステップ1：すべてのタスクと予定を書き出す 週間スケジュールを立てる際には、会議や締め切り、週のうちにやるべきことをすべてリストアップしましょう。頭の中にある予定やタスクを可視化することが第一歩です。 ステップ2：作業の優先順位を決める 週間スケジュールを立てる際には、作業の優先順位を決めることが重要です。すべてのタスクの中から、特に重要度や影響度の高いものを特定しましょう。 優先順位をつけることで、何から手をつけるべきかが明確になり、効率的に動けるようになります。 ステップ3：タスクを割り当てる 作業の優先順位を決めたら、各タスクを具体的な日時に割り当てましょう。チーム内の予定も考慮しつつ、休憩時間などもきちんと確保するのがポイントです。 ステップ4：タスクの担当者と締切を設定する 効率的に業務を行う上で、タスクの担当者と締切を設定することは重要です。 チームで作業する場合は、誰が何を担当するのか、いつまでに完了させるのかを明確にしておくことで、進捗管理と役割分担がスムーズになります。 ステップ5：色分けやタグで視覚的に整理する タスクの種類やプロジェクトごとに色やタグを使い分けることで、スケジュール全体が一目で把握できるようになります。視覚的な整理は確認・調整にも役立ちます。 ステップ6：定期的に振り返り、必要に応じて調整する 毎日の終わりや週末にスケジュールを見直しましょう。少しずつスケジュールを見直していくことで、より使いやすく、業務に合った計画表になります。 「もっと柔軟に、しかも手軽にスケジュールを組みたい」と感じたら、monday work managementを使ってみるのもおすすめです。シンプルな個人用スケジュールから、チーム全体の複雑なプロジェクト管理まで、どんなニーズにも対応できます。 直感的で使いやすいインターフェースにより、ドラッグ＆ドロップだけでスケジュールを簡単に作成できます。そのため、「なるべくシンプルに管理したい」という方は、タスクをスケジュールに沿って並べるだけで管理可能です。 また、より高度な管理をしたい場合は、27種類の表示形式（ビュー）を活用して、タスクの割り当てや進捗確認、プロジェクトの共同作業まで幅広く対応できます。 さらに、GoogleカレンダーやSlackなど、他のツールと連携できるので、すべての予定を1つの画面で管理することもできます。 無限のテンプレートカスタマイズオプション monday work managementの最大の魅力の一つが、そのカスタマイズ性の高さです。 カラム（列）、ステータス、期限、担当者など、必要な項目を自由に追加してスケジュールボードを作成できます。 日次・週次・月次などの豊富なテンプレートから選び、必要に応じてリンクやドキュメント、連絡先なども添付可能です。タスクに必要なすべての情報を一か所で確認できる環境が整います。 時間の追跡機能で正確なタスク管理を実現 monday work managementの時間追跡機能を使えば、各タスクにどれだけの時間がかかったかを簡単に記録できます。たとえば、納期が迫っている作業や、クライアントへの工数請求が必要な案件においても、正確な記録を残すことが可能です。 さらに、過去のデータを分析して、今後のスケジュール見積もり精度を高めるのにも役立ちます。 スケジュールからそのまま共同作業が可能 monday work managementでは、スケジュール内で、タスクをチームメンバーに割り当てたり、コメントでやりとりしたりと、リアルタイムの共同作業が可能です。個々のメンバーの負荷状況を可視化できるため、作業の偏りを防ぎ、バランスの良いチーム運営ができます。 また、スケジュールは社内外の関係者と簡単に共有できるため、クライアントとの連携にも最適です。 ワークフロー自動化で作業を効率化 monday work managementでは自動でカレンダー上のスケジュールをお知らせしてくれます。 たとえば、 締切が近づくと、自動でリマインダーを送る タスクの条件が変わったら、ステータスを自動で更新 決まった時間にメッセージをチームに送信　など こうした動きをすべて自動で設定できます。その結果、本当に集中すべき仕事に、しっかり時間を使えるようになります。 monday work managementを利用すれば、毎週のタスクやプロジェクトのスケジュール管理を手作業で行う必要はありません。スケジュールに関わるさまざまな作業を自動化でき、タスクの把握や進捗の追跡もスムーズに行えます。 リアルタイムで情報が更新されるため、週ごとの予定を「見える化」しながら、業務に集中できる環境が整います。無駄を省き、生産性を高めたい方に最適なスケジュール管理ツールです。   今すぐ無料週間スケジュールのテンプレートをダウンロードする   よくある質問（FAQ） Q. 週間スケジュールのテンプレートはどうやって作成すればいいですか？ A. ExcelやWordなどを使って、自分でテンプレートを作成することも可能です。monday work managementのような専用ソフトを使えば、テンプレート作成やカスタマイズがより簡単で直感的に行えます。 Q. 毎日のスケジュールはどう立てれば良いですか？ A. まずはその日の最優先タスクを明確にしましょう。次に、締め切りや休憩時間なども考慮しながら、各作業に現実的な時間を割り当てます。急な変更にも対応できるよう、少し余裕を持たせてスケジュールを立てましょう。 Q. Excelに週間スケジュールのテンプレートはありますか？ A. はい、Excelにはいくつかのカスタマイズ可能なテンプレートが用意されています。Excelの「新規作成」画面で「カレンダー」や「スケジュール」で検索すると見つかります。 ただし、チームとの共有が必要な場合は、monday work managementのようなオンラインツールの方が便利です。 Q. Googleにも週単位のカレンダーテンプレートはありますか？ A. Googleスプレッドシートには、基本的な週間カレンダーのテンプレートがあります。また、Googleカレンダーを使えば、週単位での予定管理も可能です。 ただし、ファイル共有・タスク割り当てなどを重視する場合は、monday work managementのようなプラットフォームが最適です。 Q. タスクに優先順位をつけるにはどうしたらいいですか？ A. タスクの優先順位に迷ったときは、「アイゼンハワー・マトリクス」フレームワークを使ってみるのがおすすめです。これは、「緊急かどうか」「重要かどうか」の2軸でタスクを4つのタイプに分けるシンプルなフレームワークです。 優先順位が明確になれば、1週間の中でどの作業から着手すべきか判断しやすくなり、効率的な時間配分が可能になります。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q. \u9031\u9593\u30b9\u30b1\u30b8\u30e5\u30fc\u30eb\u306e\u30c6\u30f3\u30d7\u30ec\u30fc\u30c8\u306f\u3069\u3046\u3084\u3063\u3066\u4f5c\u6210\u3059\u308c\u3070\u3044\u3044\u3067\u3059\u304b\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "A. 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業務が複雑化、多様化する現代のビジネス環境では、各タスクやスケジュールを正確に把握し、追跡と調整をすることが求められます。 「今どこまで進んでいるのかが把握できない」 「予定通りに進んでいるはずなのに、遅れが出てしまう」 そんな悩みを抱えている企業やチームは少なくありません。こうした課題を解決する手段として、今注目されているのが「プロジェクト管理ツール（プロジェクトトラッカー）」と呼ばれるツールです。 本記事では、プロジェクト管理ツールの基本から、効果的な活用法、そして進捗管理に役立つテンプレートまで、実践的な内容をわかりやすく解説します。プロジェクトの「見える化」や情報共有に課題を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） プロジェクトの進捗管理とは、プロジェクトの立ち上げから完了までの全フェーズにおいて、進捗状況を継続的に監視して、記録していくプロセスを指します。 進捗管理を行う目的は、大きく二つ挙げられます。 一つ目は、プロジェクトを計画通りに進行させること。そしてもう一つは、プロジェクトに携わるメンバーが、タスクの進捗やスケジュール、予算状況といった大切な情報を、常に正しく把握できるようにすることです。 適切な進捗管理を行うと、以下のようなメリットが得られます。 ・ボトルネックや遅延の早期発見、対応が可能になる ・予算超過や担当者の過重負担を未然に防ぐ ・プロジェクト目標に対する進捗度を定量的に測定できる ・必要な人材や資材を、必要なタイミングで確保しやすくなる ・潜在的なリスクを早期に検知し、計画からの逸脱を防止する そして、こうしたプロジェクト追跡を効率的に行うには、専用のプロジェクト管理ツールの活用が不可欠です。 プロジェクト管理ツールとは、タスクの進捗、リソースの使用状況、スケジュール、関係者の動きなど、プロジェクトに関わるあらゆる情報を追跡するためのツールです。 特に優れたプロジェクト管理ツールには、以下のような機能が備わっています。 ・チーム内の共同作業を円滑にするコラボレーション機能 ・プロジェクト全体を一目で把握できる視覚的なダッシュボード ・タスクや進捗情報を、他の業務アプリケーションと連携させる連携機能 このようなツールを活用することで、チーム全体の作業効率を向上させることができます。 もちろん、シンプルなものであれば、Excelで一から制作したり、ホワイトボードに付箋を貼るなどの方法でも、プロジェクトを管理することは可能です。しかし、すぐに取り入れたい場合や、正確な進捗管理を求める場合には、専用のツール導入がより簡単でおすすめです。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） プロジェクト管理ツールを使用して成果に繋げるためには、チームやプロジェクトの性質に合ったフレームワークを設計し、それを支える機能をしっかり選ぶことが欠かせません。 ここでは、進捗管理を効率化し、チーム全体の動きを“見える化”するうえで押さえておきたい代表的な機能をピックアップしてご紹介します。これからツールを選ぶ方も、既存のツールを見直したい方も、ぜひチェックしてみてください。 1. ワークフローの自動化機能 繰り返しの多いタスク管理や通知の作業は、手作業で行うと時間も手間もかかります。 この機能が付いていれば、タスクのステータス変更や完了通知などを自動化でき、対応漏れや進捗遅れを未然に防ぐことができます。 2. モバイルアプリ対応 外出先やリモートワーク中でも、プロジェクト状況を確認、更新できるかどうかは、ツール選びにおいて見落とせない重要なポイントです。 モバイル対応のアプリがあれば、場所を選ばずリアルタイムで状況把握や対応ができるため、スピード感のある意思決定が可能になります。 3. 外部ツール連携機能 プロジェクト管理を一元化したいと思っても、すでに使っている業務ツールをすべて切り替えるのは現実的ではありません。 その点、Google Workspace、Slack、Teamsなどと連携しているツールであれば、既存の業務フローを崩すことなく、スムーズにプロジェクト管理を行うことができます。 ここまで、プロジェクトの進捗を効率よく管理するための基本ステップをご紹介してきましたが、実際の運用においてはツール選びが成果を大きく左右します。 ここからは、数あるツールの中から、特におすすめのプロジェクト管理ツールを5つ厳選してご紹介します。 1. monday work management こんな人におすすめ あらゆる規模、業種のチームに最適です。業務の見える化と一元管理を実現したい現場に向いています。 主な機能 リソース管理や工数（タイム）トラッキングに対応 27種類以上のビュー（ガント、カレンダー、かんばんなど） 200種以上の外部ツールと連携（Slack、Google Workspaceなど） 自動化設定機能 AIによるアシスト機能 料金プラン 無料：2名まで永久に無料 ベーシック：3名で3,900円／月 スタンダード：3名で4,950円／月 プロ：ユーザー3名で9,600円／月 エンタープライズ：カスタム料金プラン 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） 2. Asana こんな人におすすめ タスクを中心としたワークフローを整理、可視化したい人におすすめ。進行中の業務をしっかり管理したい小～中規模のチームに向いています。  主な機能 複数ビューでのタスク追跡（リスト、ボード、タイムラインなど） 自動化や依存関係の設定 外部ツールとの連携機能（Google Drive、Slackなど） 料金プラン Personal：無料。最大10名まで Starter：1ユーザーあたり1,200円／月 Advanced：1ユーザーあたり2,700円／月 Enterprise：カスタム料金プラン 3. Backlog こんな人におすすめ 開発チームと非エンジニアのコラボレーションが多いプロジェクトに。タスク管理とバグ管理を一元化し、業務の可視化を重視したいチームに向いています。 主な機能 タスク管理（かんばん、リストビューなど） 課題管理、バージョン管理 Git、Subversion対応のソース管理機能 ガントチャート、バーンダウンチャート コメント、通知機能、ファイル添付 料金プラン スターター：2,970円／月。30人まで スタンダード：17,600円／月 プレミアム：29,700円／月 プラチナ：82,500円／月 4. Trello こんな人におすすめ シンプルな見た目で直感的にタスク管理したい小規模チームや、プロジェクト管理に不慣れなメンバーがいるチームにぴったりです。 主な機能 カード形式のかんばんボード チェックリスト、期限設定、コメントなどの基本機能 拡張機能（Power-Up）によるカスタマイズ 料金プラン Free：無料。ユーザー10名まで Standard：1ユーザーあたり5ドル／月 Premium：1ユーザーあたり10ドル／月 Enterprise：1ユーザーあたり17.5ドル／月 5. Jooto こんな人におすすめ 初めてプロジェクト管理ツールの導入を検討している企業や、直感的に使いたい小規模なチーム向け。業務を見える化してチーム全員で進捗を共有したい現場に最適です。 主な機能 かんばん方式のタスク管理（カード、リストなど） タイムライン（ガントチャート）表示 チャット、コメント機能 Googleカレンダー連携、通知機能 CSVインポート、エクスポート対応 料金プラン 無料プラン：1名まで スタンダードプラン：1ユーザーあたり417円／月 ビジネスプラン：1ユーザーあたり980円／月 タスクDXプラン：カスタム料金プラン 進捗管理は、単にタイムラインを更新するだけの作業ではありません。プロジェクトを計画通りに進めるには、チームの動きを的確に捉え、必要に応じて調整していく「運用の力」が問われます。 ここでは、現場で活用できる四つの運用ポイントを紹介します。 1. 潜在的なリスクを早めに見つける プロジェクトが想定通りに進まないときは、意外と早い段階から兆しが出ているものです。 例えば「同じタスクでいつも時間が押している」「特定の担当者に遅れが集中している」など、小さな異変を見逃さずに拾うことが大切です。 プロジェクト管理ツールにアラートや予測機能を取り入れれば、問題の予兆に気付きやすくなり、手を打つタイミングも早まります。 2. 進捗レポートは形式をそろえる 報告のたびにフォーマットがバラバラだと、肝心の判断がしづらくなります。 「どこまで進んだか」「何がボトルネックになっているか」「次に何をすべきか」といったポイントを共通のフォーマットで整理すると、関係者間の認識が揃いやすくなり、やりとりの無駄も減ります。 3. 見せ方は役割ごとに切り分ける 全員が同じ情報を見る必要はありません。 現場メンバーには自分の担当タスクのみに絞って見えるビューを、管理職にはプロジェクト全体が俯瞰できるビューを、といったように、見る人に合わせて情報を最適化することが、無駄な混乱を防ぐコツです。 役割に応じたカスタマイズができるツールを選ぶことで、情報過多を防ぎ、生産性を維持できます。 4. 教訓は言語化して残しておく プロジェクトの中で得られた知見や改善点は、次回のプロジェクト成功に直結する貴重な資産です。 振り返りのタイミングで、気づいたことを簡単に書き出しておくだけでも、十分効果的です。 よくある質問（FAQ） Q1. 小規模チームでもプロジェクト管理ツールは必要ですか？？ はい、小規模なチームでも、プロジェクト管理ツールはあると便利です。 特に小規模チームでは、一人ひとりが複数の役割を兼任していることが多く、タスクの優先順位や進捗が属人的になりがちです。特定のメンバーに業務が集中したり、誰も手をつけていないタスクが発生するといったトラブルが起こりやすくなるため、タスクの見える化や、役割を明確にするためにもプロジェクト管理ツールは有効です。 Q2. 誰がプロジェクトの進捗を管理するべきですか？ 基本的にはプロジェクトマネージャーが進捗管理の中心となりますが、それだけでは不十分です。チーム全員が自分のタスクや状況を共有し合える仕組みを整えることが、スムーズな進行やトラブルの早期発見につながります。 進捗管理は「マネージャーだけの仕事」ではなく、チーム全体で取り組むべきものです。 Q3. プロジェクト進捗の追跡にはどのような手法がありますか？ よく使われる方法としては、ガントチャートによるスケジュール管理があります。タスクの開始時期や終了時期、依存関係を視覚的に把握できるのが特徴です。 ほかにも、かんばんボードやタイムラインビュー、ダッシュボードなど、プロジェクトの規模や特性に応じたさまざまな追跡手法があります。チームのスタイルや業務内容に合わせて選ぶことが大切です。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q1. \u5c0f\u898f\u6a21\u30c1\u30fc\u30e0\u3067\u3082\u30d7\u30ed\u30b8\u30a7\u30af\u30c8\u7ba1\u7406\u30c4\u30fc\u30eb\u306f\u5fc5\u8981\u3067\u3059\u304b\uff1f\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": 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monday work managementのようなプラットフォームを使えば、タスク、スケジュール、リソースを一元管理でき、進捗確認や連携もスムーズになります。 monday.comが提供するプロジェクトトラッカーテンプレートの主な機能には、以下のようなものがあります。 1. クリティカルパスの可視化で、プロジェクト全体を俯瞰 monday work managementでは、ガントチャートに加えてクリティカルパスの表示にも対応しています。 プロジェクト成功のカギとなる重要タスクの流れを視覚的に把握できるため、「どこが遅れると全体に影響が出るのか」を早い段階で把握可能。 結果として、余裕を持ったスケジューリングや、リスクの予防につなげることができます。 2. Excelのデータもそのまま活かせる 「今もExcelで管理しているけど、限界を感じている」 そんな方にも、monday work managementはぴったりです。 スプレッドシートのデータをそのままインポートでき、かんばん、カレンダー、タイムラインなど8種類以上のビューで整理が可能。Excel操作に慣れているチームでも、操作を一から覚える必要はなく、移行をスムーズに行えます。 3. ダッシュボードで進捗を一目で把握 複数のプロジェクトやタスクを管理していると、「全体としてどこまで進んでいるのか」が見えづらくなるものです。 monday work managementのカスタムダッシュボード機能を使えば、進捗、リソース状況、KPIなどの重要指標を一画面で把握可能。外部ツールや別テンプレートに頼らず、必要な情報をひとまとめで管理できます。 4. 自動化で、チーム全体の認識を統一 monday work managementでは、タスクのステータスや優先度を柔軟に設定できるほか、進捗に応じた通知やステータス更新を自動化することも可能です。 これにより、情報の行き違いや更新漏れを防ぎ、「誰が、何を、いつまでに」がチーム全体で共有された状態を維持できます。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） 「チーム間の連携を強化したい」「プロジェクト完了までにかかる時間を短縮したい」 そう感じているなら、プロジェクト追跡の手段そのものを見直すタイミングかもしれません。タスクやスケジュール、リソース、チーム内のやり取りまで、すべてをひとつのツールで一元管理できれば、プロジェクト全体の見通しがクリアになります。 monday work managementなら、そうした仕組みをすぐに取り入れられるテンプレートが揃っています。まずは無料テンプレートから、新しいプロジェクト管理の形を試してみてはいかがでしょうか。 monday work managementで無料テンプレートを試す   ロザンナはフリーランスのコンテンツライター。ThoughtSpot、Lattice、monday.comといった、BtoB SaaSクライアント向けに「退屈じゃない」コンテンツを書いています。現在はスペインに住んでおり、夫、息子、家具をかじるビーグルの子犬と一緒に暮らしています。

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「気づいたら経費がかさんでいた」「どこに、いくら使ったのかをすぐ把握できない」 日々の業務に追われる中で、経費管理が後回しになってしまうという声は少なくありません。経理専任の担当者がいなかったり、会計システムを導入するにはハードルが高いと感じている中小企業やチームも多いのではないでしょうか。 そうした状況でも、Excelを活用することで、お金の流れを整理し、支出傾向を把握することが可能です。シンプルながら効果的な管理方法として、Excelは今も多くの現場で活用されています。 本記事では、すぐに使えるExcelの経費管理用テンプレートの例をご紹介しながら、なぜあらゆる企業において経費管理シートの導入が重要なのかを解説します。 また、日々の手間を減らしながら、さらに精度の高い管理を実現するためのツール「monday work management」の活用方法についても詳しくご紹介します。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） 日々の業務の中で発生する支出に対し、「誰が、いつ、何に、いくら使ったのか」を曖昧なままにしておくと、予算のコントロールは難しくなり、無駄な出費にも気づきにくくなります。 こうした状況を改善するための第一歩として、多くの企業が取り入れているのが、経費管理用のテンプレートです。 このテンプレートを使えば、以下のような情報をすぐに可視化でき、管理がスムーズになります。 ・誰が経費を使ったのか ・何に使ったのか ・いつ支出が発生したのか ・どの予算項目に紐づく支出か ・支出の目的は何か ・実際にいくらかかったのか 経費管理用テンプレートには、さまざまな形式があります。 例えば、出張の多いチームであれば、移動費・宿泊費・食事代といった項目ごとに費用を整理できる出張費専用テンプレートが役立ちます。 一方で、毎月の支出全体を俯瞰したい場合には、運営費や広告費などをまとめて管理できる月次経費のテンプレートを使うと、全体の流れを把握しやすくなるでしょう。 Excelは、使い慣れたツールでありながら、必要な集計や記録を柔軟にカスタマイズできる点で、経費管理に最適な選択肢の一つです。 ここでは、なぜExcelが経費管理において頼れる存在なのか、導入することで得られる主な4つのメリットを具体的にご紹介します。 1. 数字に基づいた意思決定ができるようになる 経費管理において、「なんとなくの感覚」で判断してしまっている場面は意外と多いものです。しかし、正確なデータがそろっていれば、そこに無駄が潜んでいないか、どこを削減すべきかが数字で見えてきます。 例えば、飲食業で原材料の仕入れコストがかさんでいる場合、Excelに記録された支出履歴をもとに、既存の仕入れ先と他の卸業者を比較する、といった判断がスムーズにできます。 経費は日々の積み重ねだからこそ、細かな見直しが大きな差を生むこともあります。 2. 経費情報を一元化できる レシートの裏、スマートフォンのメモ、口頭での申告など、経費の記録方法が人によって異なると、集計作業は煩雑になり、ミスや漏れも起きやすくなります。 そうした非効率を避けるには、記録のルールとフォーマットを全員で統一することが不可欠です。共通のフォーマットを使えば、支出内容を決まった形式で入力でき、あとから検索や集計もしやすくなります。 「どこに何の情報があるのかわからない」というストレスから解放され、経費処理にかかる時間を、もっと重要な業務に使えるようになるはずです。 3. 時間を節約できる 経費の合計を電卓で出したり、1件ずつ転記したり。そうした手作業に、思った以上の時間と手間を取られてはいないでしょうか。 Excelでは、あらかじめ数式を設定しておけば、合計や平均などの基本的な集計を自動で処理してくれます。一度仕組みを整えてしまえば、月末や四半期ごとの集計もスムーズになり、ヒューマンエラーのリスクも減らせます。 さらに、monday work managementのような業務管理ツールと連携することで、経費の申請・承認・集計・レポート作成までの一連の流れを自動化することも可能です。これにより、担当者の作業負担を軽減するだけでなく、経費の全体像がリアルタイムで把握できるようになります。 4. 支出の異変にいち早く気づける 経費の増え方や使われ方には、日々の業務の変化がそのまま表れます。だからこそ、普段と比べて支出が急に増えていないかを素早く把握することが、無駄なコストを防ぐうえで欠かせません。 Excelで経費を一貫して記録しておくと、月ごとの支出推移やカテゴリーごとの傾向が自然と見えてきます。例えば、事務用品の費用が前月比で大きく増えていれば、その時点で理由を確認し、必要に応じて対応することができます。 経費管理のやり方は、企業の業種や体制によって異なります。 例えば、広告費の多いマーケティング部門と、日々の細かな支出を扱うオペレーション部門とでは、必要な管理の視点も変わってきます。また、すでに経理フローが整っている企業と、これから仕組みを整えたいチームとでは、求めるテンプレートの複雑さも違って当然です。 だからこそ、自社の状況に合ったテンプレートを選ぶことが、無理なく経費を管理していくための第一歩になります。 ここでは、Excelで提供されている、5つの経費管理用テンプレートをご紹介します。 実際に使用するには、Excelを開き、「ファイル」→「新規作成」を選択してください。検索バーにテンプレートの名前を入力することで、簡単に見つけることができます。 チームの目的や管理の粒度に合わせて、気になったものをぜひ一度お試しください。 1. 基本テンプレート「経費明細書」 まずご紹介するのは、もっともシンプルで汎用性の高いテンプレート「経費明細書」です。 複雑な機能は必要ないけれど、最低限の項目をきちんと整理しておきたい、というチームに最適です。 日付、金額、費用区分、簡単な用途メモなど、必要な情報を過不足なく記録できる設計になっており、特別なトレーニングや初期設定を行わなくても、すぐに使い始められるのが特徴です。 少人数チームや、これから経費管理の仕組みを整えていきたい部署の初期導入におすすめです。 （画像参照元：Excel「経費明細書」） 2. 収支管理用テンプレート「毎月の企業の収支」 経費だけでなく、売上や収入も含めて全体の収支バランスを把握したい場合に有効なのが、このテンプレートです。 日々の支出が事業収入に対してどのような比率なのか、現状をひと目で確認できる構成になっており、予算とのズレや費用のかかりすぎに早めに気づくことができます。 プロジェクト単位や部門単位での予算管理が必要なケースでも有効で、支出の傾向を見ながら、方針を調整したり改善策を検討する材料として活用できます。 （画像参照元：Excel「毎月の企業の収支」） 3. 出張費用テンプレート「出張経費の記録」 顧客訪問や業界イベントなどで出張の多いチームには、こちらのテンプレートが便利です。出張中に発生したさまざまな費用を簡単に記録・管理できます。 さらに、あらかじめ数式が組み込まれているため、合計金額の集計も自動で行えます。現場での入力は最小限に抑えつつ、経理側は正確なデータをすぐに確認できるという、双方にとって扱いやすいテンプレートです。 （画像参照元：Excel「出張経費の記録」） 4. 月次管理用テンプレート「支出推移予算」 月単位での支出を俯瞰したいときに役立つのが、この月次テンプレートです。 広告費、通信費、消耗品費など、カテゴリごとの支出を一か月分まとめて管理でき、毎月の予算内で適切に運用できているかを定期的に見直すことができます。 データを蓄積していくことで、月ごとの変動や支出パターンも把握しやすくなり、予算編成や削減の検討など、次のアクションにも繋がりやすいのが特徴です。 （画像参照元：Excel「支出推移予算」） 5. 年次管理用テンプレート「会社経費予算」 年度単位での支出を整理したい企業・部門には、この年次テンプレートがおすすめです。 大きな支出が「いつ」「何に」「どれくらい」発生したのかを明確に把握でき、1年間の財務の流れを全体として捉えることができます。 決算前の収支整理や、翌年度の予算を立てる際の基礎データとしても活用しやすく、部門ごとの支出傾向を比較したり、費用配分を見直す際にも役立ちます。 （画像参照元：Excel「会社経費予算」） Excelのテンプレートは、ただ導入するだけでは最大限の効果を発揮できません。 便利なツールだからこそ、自社の使い方に合わせて少し工夫を加えることで、業務効率が大きく変わってきます。 ここでは、テンプレートをより実務にフィットさせるために押さえておきたい7個の活用ポイントをご紹介します。経費管理を「意思決定に役立つ仕組み」にするためのヒントとして、ぜひご活用ください。 1. フローに合わせてカテゴリを調整する テンプレートをそのまま使うだけでは、項目が抽象的すぎて集計がしにくいこともあります。 例えば、マーケティング部門の場合、「広告費」だけでなく、「SNS広告」「セミナー出稿」など、自社で扱う具体的な媒体に沿った分類にしておくことで、支出の内訳が把握しやすくなります。 2. 収支バランスを定期的にチェックする 売上や収入が順調でも、支出の方が上回っていれば経営は不安定になります。 だからこそ、収入と支出のバランスを定期的に見直す習慣が重要です。 毎月決まったタイミングで情報を更新し、予算と実績を照らし合わせるだけでも、傾向の変化に早く気づくことができます。 monday work managementのような管理ツールを使うと、月次でリマインダーを設定したり、自動で比較・集計する仕組みも整えられるため、おすすめです。 3. 「その他」の項目をなるべく使わない 「その他」と分類された経費が増えてくると、あとで中身を確認するのが難しくなります。 誰が見てもわかりやすくするには、できるだけ具体的なカテゴリーに分けることがポイントです。 例えば、「チームランチ」という支出を「その他」に入れてしまうのではなく、「従業員間食事」や「チームビルディング費」といったラベルで明示しておくことで、集計や分析の精度も上がります。 4. 領収書の入力は自動化する 経費精算のたびに、紙の領収書を探して手入力をしている会社は、少なくありません。 その手間を減らしたい、と感じたことがある方も多いのではないでしょうか。 最近では、PDFスキャンやOCR読み取りといった機能が統合されたツールが存在しており、これを活用することで、領収書のデジタル化と整理がスムーズに進められます。 例えば、monday work managementが、その一例です。ZapierやMakeといった外部ツールとの連携により、スキャンデータを自動で取り込むことで、手作業を減らしながら、税務対応や報告書作成も効率化できます。 5. 経費処理の流れそのものを自動化する 経費の申請から承認、共有、集計までのプロセスは、意外とステップが多く、手作業だと抜けや遅れが生じやすいものです。 monday work managementでは、こうした業務の流れをあらかじめ設定しておくことで、ワークフロー全体を自動化することができます。 例えば、申請が完了した時点で自動的に承認依頼が届き、承認後はそのまま経理部門にデータが送信される、といったように、確認漏れや処理遅延を防ぐ仕組みを作ることが可能なのです。 6. データを“見える化”する どれだけ丁寧にデータを記録しても、それを読み取るのに時間がかかっていては意味がありません。 経費の傾向や変化を素早く把握するには、数字を「視覚的に捉えられる」形で整理することが重要です。 例えば、monday work managementのような管理ツールを併用すれば、Excelのデータをもとに、ダッシュボードやグラフ、チャートを自動で生成できます。 これにより、支出の偏りや増減のパターンが一目で把握でき、経営層や部門リーダーが迅速に判断を下すための材料としても活用しやすくなります。 7. 経費管理用テンプレートと会計ソフトを繋げる 経費データをExcelで管理しつつ、会計ソフトにも転記している。そんな運用を続けていると、どうしても手間やミスが発生しやすくなります。 管理ツールを介して、freeeやマネーフォワードのような会計ソフトとExcelを連携させれば、仕訳や集計の手間を減らしながら、経理作業の正確性も高めることが可能です。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） 経費管理は、単に数字を記録するだけの作業ではありません。支出の中身を正しく把握し、無理なく運用できる仕組みがあってこそ、健全な財務管理に繋がります。 monday work managementなら、無料で使える経費管理用テンプレートから、スプレッドシートとの連携、自動化まで幅広く対応可能。企業規模や業種を問わず、チームに合った形で効率的な経費管理を実現できます。 monday work management が選ばれる4つの理由 ・どこにいても連携できる：クラウドベースだから、リモートワーク中や出張先からでも、申請、承認、共有がリアルタイムで完結。 ・データが「見える化」される：ダッシュボードやグラフ機能により、支出の傾向や予算の進捗が一目でわかる。 ・自動化で抜け漏れを防ぐ：経費申請の通知や承認フローを自動化でき、タスクの取りこぼしを防止。 ・セキュリティも安心：多段階の権限設定と高いセキュリティ性で、機密情報も安全に保護。 monday work managementの経費管理テンプレート monday work managementでは、チームや部門ごとの支出状況を可視化し、組織全体の予算管理をスムーズに行うためのテンプレートを提供しています。 1. 予算管理用テンプレート このテンプレートでは、部署単位やプロジェクト単位で支出を整理し、予算と実績の差異をリアルタイムで確認できます。どこで予算を使いすぎているか、どのくらい余裕があるかを即座に把握できるため、戦略的な意思決定に役立ちます。 プロジェクトリーダー、オペレーション部門、経理・財務担当者など、予算の見える化と管理精度を高めたい方に最適です。 ※Googleスプレッドシートをお使いの方には、個人の予算管理や少人数チーム向けのテンプレートもご用意しています。 2. 経費追跡用テンプレート 経費を「後追い」ではなく「先回り」で管理したいチーム向けのテンプレートです。支出の記録・分類・承認など、日々の経費処理を一元化し、チーム全体の財務状況をリアルタイムで把握できます。 取引のカテゴリ分けや、承認・支払いに関するリマインダーも自動で設定できるため、抜け漏れや対応遅れを防ぎながら、経費処理のスピードと正確性を両立できます。 プロジェクトが複数並行する環境や、部門間での支出調整が必要な場合に、特におすすめです。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） よくある質問 Q. Excelで経費管理を始めるには、まず何をすれば良いですか？ まずは、自社の経費管理で「何を把握したいのか」を整理しましょう。その上で、テンプレートを使って必要な項目（日付、支出内容、金額など）が過不足なく揃っているかを確認します。 Excelやmonday work managementには、すぐに使える経費管理用テンプレートが用意されています。あらかじめ必要な項目や数式が設定されており、面倒な初期設定を省いてすぐに運用を始められるため、まずはテンプレートを活用して作ってみることをおすすめします。 Q. ExcelとGoogleスプレッドシート、どちらを使えば良いですか？ どちらも優れたツールですが、利用シーンに応じて選ぶと良いでしょう。 ・Excel：複雑な数式やマクロ処理が得意。社内で完結した管理に向いています。 ・Googleスプレッドシート：複数人での同時編集やクラウド共有がしやすく、リモートワークにも最適です。 monday.comと併用する場合は、どちらも連携可能です。 Q3. 自社に合ったテンプレートが見つかりません。どうすれば良い？ 既存テンプレートを、完全に自社仕様に合わせるのは難しいこともあります。 その場合は、テンプレートの構成を参考にしながら、必要な列を追加したり、不要な項目を削除することでカスタマイズしましょう。完璧なテンプレートを探すより、自社用に最適化する意識で進めると、スムーズです。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q. 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monday.com ブログ編集部 | 13 分 で読めます

日々の業務で予算を適切に管理することは、無駄を減らし、長期的な損失を防ぐことにつながります。しかし、「何から始めればいいのか分からない」と感じる方も多いのではないでしょうか。 「プロジェクトや部署ごとの支出が把握しきれない」 「予算と実績にズレがある」 「そもそも、何から手をつければいいのか分からない」 こうした悩みは、決して珍しいものではありません。 そんなときに心強い味方となってくれるのが、「予算テンプレート」です。無料で使えて、自分たちの使いやすいようにカスタマイズもできます。お金の出入りを「見える化」し、管理の第一歩を踏み出すには、非常に便利なツールと言えるでしょう。 この記事では、主にビジネスで役立つ予算テンプレートの使い方を具体的に解説しながら、あなたに最適なツール探しをお手伝いします。ぜひ、日々の業務改善のヒントにしてみてください。 テンプレートを入手する Googleスプレッドシートの予算テンプレートとは、一言でいえば、収入や支出といったお金の状況を記録し、一目でわかるように整理するための「雛形」です。 これを使えば、売上や経費、貯蓄などを効率よく整理・記録できます。お金全体の流れを一目で把握し、どこに・いくら使っているのかをクリアにすることが可能になります。 例えば、支出項目を「交際費」のように大きなカテゴリでまとめることも、あるいは「接待費」「慰安費」「移動費」と細かく分けて管理することも自由自在。必要に応じて項目の粒度を調整できるので、自分たちのスタイルに合った、柔軟な予算管理が実現できるわけです。 もちろん、こうした予算表を自分で一から作成するのも良いでしょう。しかし、Googleスプレッドシートにあらかじめ用意されているテンプレートを活用すれば、作成の手間を省けるほか、管理に必要な項目を漏れなく整理することが出来るため、非常に効率的です。 テンプレートを入手する 予算テンプレートに含まれる項目 予算テンプレートには、以下のような情報を記録する項目が用意されています。 収入 商品・サービスの売上 受取利息や補助金など 支出 仕入れや人件費 家賃や光熱費などの固定費 設備投資など、一時的に発生する支出（特別支出） さらに、週ごと・月ごと・年ごとの予算予測や、現在の貯蓄額、カレンダー、グラフなどを備えた高機能なテンプレートも存在します。こうしたものを活用すれば、数字の羅列だけではわかりにくい情報も、視覚的に直感で理解できるようになります。 Googleスプレッドシートの予算テンプレートが持つ最大の魅力は、なんといっても予算作成のプロセスを「速く、シンプルに」してくれる点にあります。 しかし、メリットはそれだけではありません。具体的にどのような利点があるのか、ご紹介します。   予算情報を一元管理できる：さまざまなファイルやツールを確認しなくても、一つのシートで予算の全体像を瞬時に把握できます。 どこからでも支出の記録や管理ができる：クラウド上で管理されているため、オフィスでも外出先でも、PCやスマートフォンからアクセスが可能です。いつでも最新の状況を確認し、すぐに入力ができます。 第三者にもわかりやすく伝えられる：コンサルタントや会計士などの第三者とシートを共有する際、特に見てほしい重要な数字をハイライトしておけば、伝えたいポイントを的確に伝えることができます。 情報共有がスムーズになる：予算の更新情報をリアルタイムで関係者と共有できるため、認識のズレがなくなり、連携がスムーズに進みます。 手入力による計算ミスを防げる：あらかじめ計算式を組んでおくことで、面倒な計算はすべて自動化。人為的なミスを防ぎ、数字の正確性を担保できます。 使いやすい形にカスタマイズできる：テンプレートをベースに、項目を追加したり、デザインを変更したりと、自社の運用に合わせたカスタマイズが可能です。 (画像参照元: Googleスプレッドシート)   Googleスプレッドシートには、「年間予算テンプレート」や「月間予算テンプレート」など、無料ですぐに使えるテンプレートがいくつか用意されています。 これらのテンプレートを使うには、スプレッドシートのホーム画面から「テンプレートギャラリー」をクリックし、目的に合ったものを探すだけ。すでにファイルを開いている場合は、「ファイル」メニューから「新規作成」→「テンプレートギャラリーから作成」と進んでください。 ただし、注意点として、多くのテンプレートは個人向けに設計されています。ビジネスで利用する際には、自社の実情に合わせてカスタマイズが必要になるケースが多いでしょう。 ここからは、Googleスプレッドシートで用意されている予算テンプレートと、その他のツールで提供されているおすすめのテンプレートを5つご紹介します。 年間予算テンプレート 1年という長い期間で収益や支出を細かく把握したい場合に便利なのが、Googleスプレッドシートの「年間予算テンプレート」です。経費、収入、利益といった財務データを一つのシートに集約できるため、年間の資金計画を立てる際に非常に役立ちます。 ビジネス利用を想定したテンプレートの中には、マーケティング費、オフィスの家賃、人件費といったカテゴリごとの内訳があらかじめ用意されているものもあり、予算配分のバランスを詳細に管理したい場合に重宝します。 (画像参照元: Googleスプレッドシート)   年間の全体像をしっかり掴みたい方にはおすすめのテンプレートですが、その分、情報量も多くなります。「もう少し手軽に始めたい」という方は、次にご紹介する「月間予算テンプレート」が良いかもしれません。 月間予算テンプレート スタートアップや中小規模のチームなど、比較的小規模なビジネスであれば、Googleスプレッドシートの「月間予算テンプレート」が手軽で使いやすいでしょう。月ごとの支出、収入、貯蓄額、そして月初と月末の残高といった、基本的な情報をシンプルに管理できます。 (画像参照元: Googleスプレッドシート)   ビジネスで利用する場合は、支出のカテゴリごとに色分けをしたり、分類ごとにフィルタを設定したりと、少しカスタマイズを加えるのがおすすめです。こうした工夫で、無駄なコストがどこに潜んでいるのかが見つけやすくなります。 しっかりと作り込まれた月間予算テンプレートを使用すれば、毎月の資金の動きを把握しやすくなるため、計画的な経営判断を後押ししてくれます。 予実管理テンプレート 年間や月間のテンプレートが、主にお金の出入りを記録することに重点を置いているのに対し、予実管理に特化したテンプレートも存在します。 これは、あらかじめ立てた「予算（計画）」と、実際の「実績（支出）」を比較・分析することに特化した、monday.comが提供するテンプレートです。計画通りにお金を使えているか、どこに想定外の出費があったのかが一目でわかるため、より的確に支出をコントロールし、無駄な出費を効果的に減らすことにつながります。 例えば、以下のような活用が可能です。 項目ごとの達成率を表示： 「広告宣伝費」や「交際費」といった項目ごとに、予算に対して何％使ったかを自動で計算・表示する。 予算オーバーを警告： 設定した予算を超えた項目を赤文字でハイライトするなど、視覚的に危険を知らせる。 部門別のコスト分析（ビジネス利用）： 各部門の運営費用などを集計し、予算と実績を比較することで、コスト配分の見直しに役立てる。 このように、予実管理テンプレートを活用することで、漠然とした「使いすぎ」を防ぎ、データに基づいた具体的な改善アクションへとつなげることができるのです。 マーケティング予算テンプレート マーケティング活動の効果測定と予算管理を、一つのシートで完結させたい。そんなニーズに応えるのが、monday.comの「マーケティング予算テンプレート」です。 四半期ごと、あるいは年間の目標達成に向けて、広告費やツールの利用料などを的確に把握・分析することができます。 このテンプレートでは、Facebook広告などのプラットフォームと連携し、リアルタイムで広告費の状況を把握することも可能です。予算の進捗を即座に確認できるため、意思決定のスピードが格段に上がり、限られたマーケティング予算の効果を最大限に引き出すことができます。 今すぐ予算管理テンプレートをダウンロードする 収入・経費テンプレート 日々の入出金を細かく記録し、お金の動きをしっかりと管理したいという方には、monday.comの「収入・経費テンプレート」がおすすめです。売上や支払いといった日々のキャッシュの動きをリアルタイムで追跡できるため、足元の資金繰りを把握するのに役立ちます。 このテンプレートは、あくまで日常的な会計管理に適した形式です。年間や月間のテンプレートのように、財務状況を大きな視点で捉えるというよりは、日々の記録に特化しています。 中長期の予算戦略と組み合わせて使うことで、より効果的な運用が実現できるでしょう。 今すぐ予算管理テンプレートをダウンロードする 既存のテンプレートがどうしてもしっくりこないときは、思い切ってオリジナルの予算管理表を作成するのも一つの手です。多少の手間はかかりますが、その分、自社の業務フローや管理スタイルに完璧にフィットした、まさに「かゆいところに手が届く」ツールにすることができます。 Googleスプレッドシートで独自の予算管理表を作成する際の、基本的なステップは以下の通りです。 新しいGoogleスプレッドシートを開く 「収入」「支出」「固定費」「変動費」など、管理したいカテゴリを決める 日次・週次・月次など、管理したい期間に合わせて列を作成する 合計金額などを自動計算できるよう、SUM関数などを追加する 日々の支出や収入のデータを入力し、定期的に更新していく とはいえ、ゼロからテンプレートを作るのは、やはりそれなりの時間と労力がかかります。作業に取り掛かる前に、まずは一度、ご自身の目的に近いテンプレートを探して実際に使ってみることをおすすめします。 Googleスプレッドシートの予算テンプレートは、先述の通り、予算管理にとても便利なツールです。しかしその一方で、「もう一歩、踏み込んだ管理がしたい」という場合、少し物足りなさを感じる場面もあります。 例えば、複数人で共同編集する際の細かい権限設定や、更新があった際の自動通知といった、チームで効率よく使うための機能となると、monday.comのようなワークマネジメントツールには及ばない部分もあります。 monday.comでは、 閲覧／編集などの権限を「項目ごと」に細かく管理 外部メンバーへの一時的なアクセス権の発行 更新内容のリアルタイム通知 などが簡単な設定で実現できます。特に、関わる人数やチームが増えれば増えるほど、この差は大きくなります。 今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料） ここからは、monday.comを活用した、一歩進んだ予算管理の方法をご紹介します。 monday.comは、Googleスプレッドシートのシンプルで直感的な良さはそのままに、チームでの連携や情報共有を円滑にするための機能が豊富に盛り込まれた、非常に柔軟なワークマネジメントツールです。 monday.comを使えば、Googleスプレッドシートだけでは難しかった、より柔軟でチーム志向の予算管理が実現できます。 すでに使い慣れたGoogleスプレッドシートの予算テンプレートと連携させることも可能で、今の運用を大きく変えることなく、より高度な予算管理の仕組みを取り入れることができます。 専門的な会計知識がなくても、テンプレートを選んで情報を入力するだけで、誰でもすぐに予算管理を始められる手軽さも、大きな魅力の一つです。 柔軟にカスタマイズできるテンプレート monday.comのテンプレートは、その高いカスタマイズ性が特徴です。 支出の記録・管理 重要な数値のハイライト表示 支払い内容のカテゴリ別管理 カラムやラベルの自由な追加 カスタムオートメーションの設定 他のプラットフォームとのリアルタイム連携 これらの機能を、自分たちの業務に合わせてパズルのように組み合わせることで、自社仕様の予算管理フローを構築できます。 予算とワークフローを一元管理 monday.comは、単なる予算管理ツールではありません。チームのあらゆる業務（ワークフロー）を管理できるプラットフォームです。 チームメンバーのタスク、その進捗、そして関連する支出などを一箇所で「見える化」することで、無駄をなくし、チーム全体の生産性を高めることができます。さらに、カスタムダッシュボード機能を使えば、重要な財務指標をグラフなどでわかりやすく表示でき、経営判断のスピードアップにも貢献します。 数式いらずで自動化を実現 Googleスプレッドシートで自動計算を行うには、どうしても関数や数式の知識が必要になります。慣れていないと、設定やメンテナンスが難しく感じられることもあるでしょう。 一方、monday.comなら、専門知識は不要です。クリック操作が中心で、以下のようなアクションを簡単に自動化できます。 支払期限が近づいたら、リマインダーを自動で送信 予算が超過しそうになったら、関係者にリアルタイムで通知 特定のタスクをチームメンバーへ自動で割り当て ステータスが「完了」に変わったら、関連タスクを自動で開始させる こうした自動化機能を活用することで、日々の細々とした管理業務から解放され、より戦略的で重要な業務に集中する時間を生み出せるのです。 今すぐ予算管理テンプレートをダウンロードする 予算を適切に管理し、計画通りに運用していくことは、簡単そうに見えて意外と難しいものです。しかし、予算テンプレートを上手に活用すれば、その難易度はぐっと下がります。 ここでは、予算編成を成功させるためのヒントをいくつかご紹介します。 1.支出に優先順位をつける 限られた予算を最大限に活かすためには、「何に、どれだけお金を使うべきか」という優先順位を明確にすることが不可欠です。 まずは、月々の支出やキャッシュフローをすべてリストアップしてみましょう。その中で、人件費やツールの利用料金など、「必ず支払わなければならない固定費」に印をつけ、その合計金額を把握します。 予算を考える上での基本は、まずこれらの固定費を確実に確保し、残りの資金をどのように配分していくか、という順番で検討することです。 例えば、monday.comのテンプレートでは、特に重要な支出項目に「フラグ」を立てて目立たせることができます。こうした機能を活用すると、視覚的にも優先度がわかりやすくなります。 2.一部のプロセスを自動化する 日々の予算管理にかかる手間を少しでも減らすために、自動化できる部分は積極的にツールに任せてしまいましょう。 支払期日のリマインダーを自動で送信する タスクや予算のステータスに応じて、担当者へ自動で割り当てる 進捗状況に合わせて、上長への報告や確認依頼を自動で通知する こうした自動化を取り入れることで、確認や連絡にかかっていた時間を大幅に削減し、より重要な意思決定に集中できるようになります。 3.予算と業務全体をつなげて管理する 予算管理は、それ単体で完結するものではありません。チームの日々の業務やプロジェクトと密接に連携させて考えることが、成功の鍵を握ります。 monday.comのようなツールを使えば、 タスクごとにかかっている工数（時間）と、予算の使用状況をリアルタイムで可視化する 特定の作業に、想定以上のコスト（人件費）が集中していないかをチェックする チーム全体の業務の流れ（ワークフロー）と比較して、予算配分に偏りがないかを分析する といった、一歩踏み込んだ管理が可能になります。予算を「業務全体の一部」として捉えることで、思わぬ無駄を発見し、業務改善の貴重なヒントを得ることができるのです。 Googleスプレッドシートの予算テンプレートに関するよくある質問（FAQ） Q1.そもそも「予算計画」とは何ですか？ 予算計画（または支出計画）とは、入ってくるお金（収入）と出ていくお金（支出）をきちんと整理して、「この資金を、何のために、どう活用していくか」という計画をあらかじめ立てておくことです。 事業の目標達成や、健全な財務状況を維持するために、欠かせないプロセスです。 Q2.Googleスプレッドシートに予算管理用のテンプレートはありますか？ はい、あります。Googleスプレッドシートには、年間予算用、月間予算用、経費報告書用など、さまざまな用途を想定したテンプレートが標準で用意されています。 テンプレートギャラリーから探せば、すぐに使い始めることができます。 Q3.予算表はどのように作れば良いのでしょうか？ 決まった形式はありませんが、基本的には「収入」「支出」「利益（または残高）」「固定費」「変動費」といった項目を整理して構成するのが一般的です。 Googleスプレッドシートを使えば、テンプレートを参考にしながら効率的に作成できます。より直感的で、チームでの共有もしやすい予算表を作りたい場合は、monday.comのようなツールの活用もおすすめです。 Q4.無料で使える予算テンプレートはありますか？ はい、Googleスプレッドシートに用意されているテンプレートは、すべて無料で利用できます。 また、monday.comでも、さまざまな用途に合わせた高機能な予算テンプレートが提供されており、特にビジネスシーンや複数人での共同作業におすすめです。 Q5.初心者でも予算は立てられますか？ もちろん可能です。まずは以下のステップで始めてみましょう。 1. まず、毎月の収入（売上など）を把握する 2. どのツールを使うか決める（まずは手軽なGoogleスプレッドシートからでOK） 3. 支出のカテゴリ（家賃、人件費、広告費など）を作成する 4. 日々の支出を記録し、月末に振り返る 5. 数ヶ月分のデータが溜まったら、それをもとに3〜6ヶ月先の計画を立ててみる 初心者の方でも、テンプレートを使えば、必要な項目が揃っているので手軽にスタートできます。まずは記録を続けることから始めてみましょう。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ 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「プロジェクト管理って何から始めれば良いの？」「専用ツールは高そうだし、まずは無料でできる方法が知りたい」そんなお悩みをお持ちではありませんか？ 身近なExcelでも、十分にプロジェクト管理は可能です。Excelを活用したプロジェクト管理は、Web制作、社内業務改善、IT導入プロジェクトなど、さまざまな場面で実践されています。 この記事では、Excelでできるプロジェクト管理の基本から、実践的なテンプレート、より効率化できるツールの紹介まで、初めてでもスムーズに実践できる内容を解説します。 Excelを活用して業務を整理し、チームの生産性を高めたい方は、ぜひ最後までお付き合いください。 「そもそもプロジェクト管理って何？」「Excelで本当に管理できるの？」そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。 この章では、そもそもプロジェクト管理とは何か、Excelでプロジェクトを管理する際の基本的な考え方と、向いているケースについてご紹介していきます。 プロジェクト管理とは？ プロジェクト管理とは、決められた期限内に目標を達成するために、計画、進捗、人員、スケジュールを見える化し、ゴールまで確実に導く仕組みのことです。 例えばWeb制作を例にすると、「いつまでに」「どの作業を」「誰が担当して」「どのくらい進んでいるか」を整理し、チーム全体が同じゴールに向かって動けるようにする。それが、プロジェクト管理の基本的な役割です。 よく混同されるものに「タスク管理」がありますが、タスク管理は「今日やること」といった作業単位の管理なのに対し、プロジェクト管理は「3カ月後の目標達成」といった目的達成単位での管理である、という違いがあります。 Excelでできること・できないこと プロジェクト管理にExcelを使う場合、具体的にどのようなことができて、逆にどのようなことが難しいのでしょうか？ Excelは自由度の高いツールですが、万能ではありません。目的に応じた使い方を理解しておくことが重要です。 Excelでできること ・タスクの一覧化：作業内容や担当者、期限などを一覧形式で整理できる。 ・進捗ステータスの可視化：未着手、進行中、完了などの進捗状況を可視化することで、どの作業がどこまで進んでいるかを一目で把握できる。 ・日程管理：タスクと日付を対応させて簡易的なガントチャートとして運用できる。 Excelでできないこと ・リアルタイムでの情報共有：ローカルファイルのままだと、リアルタイムで情報の共有ができないため、常に最新版のファイルを共有するのが難しい。 ・リマインド機能や自動通知：期限が近づいても、自動でアラートを出す仕組みはない。 ・複数人での同時作業：複数名による同時編集には不向きで、同時入力時にデータが上書きされるなどのリスクも高い。 このように、Excelにはプロジェクト管理における基本的な機能が備わっており、一定の業務範囲では十分に活用できます。ただし、リアルタイムの連携や自動化など、チーム全体での運用を求める場面では、どうしても限界が出てくるのが実情です。 運用規模やチーム体制に応じて、専用ツールの導入も検討すると良いでしょう。 Excelが向いているのはこんなケース では、どのようなプロジェクトであれば、Excelでの管理が現実的なのでしょうか？Excelでのプロジェクト管理が向いているのは、次のようなケースです。 ・少人数のチームや、短期間のプロジェクト：タスク量が多すぎず、情報のやり取りも少ない場合、Excelで十分対応可能。 ・ITツールの操作に不慣れなメンバーがいる：新しいツールを導入すると、操作説明や教育の手間がかかることも。Excelであれば、多くの人が基本操作に慣れているため、スムーズに運用できる。 ・社内で既にExcel文化が定着している：日常的にExcelで報告書や業務管理を行っている企業では、新たなツールよりも迅速に導入できる。 ここまで、Excelを使ったプロジェクト管理について、その活用可能な範囲を整理してきました。では実際に、どのような方法でタスクや進捗を管理していけば良いのでしょうか。 この章では、プロジェクトの基本的な設計図となるWBSや、スケジュールを一目で把握できるガントチャート、日々の作業を整理するToDoリストの3つに焦点をあて、それぞれの基本的な作成方法をご紹介します。 WBS（作業分解構成図） WBSとは「Work Breakdown Structure（作業分解構成図）」の略称で、プロジェクト全体を細かな作業単位に分解し、「何を、どの順番で進めるか」を整理するための図です。 例えば、Webサイト制作プロジェクトの場合、作業は以下のように分解できます。 企画、設計 1-1.要件ヒアリング 1-2.コンテンツ構成案の作成 デザイン、開発 2-1.ワイヤーフレーム作成 2-2.ビジュアルデザイン作成 2-3.システム開発 実装 3-1.コーディング 3-2.テスト、修正 このように階層構造を持たせることで、タスクの抜け漏れやスケジュールのズレを防ぎやすくなります。 Excelでの作り方 ExcelでWBSを作成する際は、次のような形式にまとめると、情報がすっきり整理されて見やすくなります。 タスク番号作業工程担当者予定開始日予定終了日ステータス 1企画田中7/17/5完了 1-1要件ヒアリング鈴木7/17/2完了 1-2コンテンツ構成案山本7/37/5完了 2デザイン佐藤7/67/12進行中 2-1ワイヤーフレーム佐藤7/67/8進行中 階層的なタスク番号（1、1.1、1.2など）を用いることで、作業の親子関係が明確になります。担当者やスケジュール、進捗状況も一緒に管理できるため、チーム全体で共通認識を持ちやすくなるのが大きなメリットです。 とはいえ、「こういう表をゼロから作るのは少しハードルが高そう……」と感じる方も多いかもしれません。そんなときは、あらかじめ作成されたWBS用のExcelテンプレートを活用するのがおすすめです。 インターネット上にはさまざまなWBSのサンプルが公開されているので、こうしたテンプレートをベースにすれば、初めてでも手軽にWBSを組み立てることが可能です。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする ガントチャート 「誰が、いつ、どの作業を担当しているのか？」を一目で確認できるガントチャートは、プロジェクト管理において非常に便利な手法です。 Excelでの作り方 まずは、以下のような表を作成します。 タスク名担当者開始日終了日7/17/27/37/47/5 要件ヒアリング鈴木7/17/2■■ コンテンツ構成案山本7/37/5■■■ ※■は塗りつぶしで表現（条件付き書式または手動） タスクを行に、日付を列に並べることで、ガントチャートのような形式を再現することが可能です。作業期間に合わせてセルを塗りつぶせば、シンプルながら実用的なスケジュール表になります。 開始日と終了日に応じてセルの背景色を自動的に変えるには、「条件付き書式」を活用しましょう。数式を使用して書式設定を行えば、作業期間のセルだけが自動で色づきます。 Excelのテンプレートはこちら ToDoリスト、進捗チェックリスト 日々のタスク管理には、「ToDoリスト」や「進捗チェックリスト」が非常に役立ちます。Excelでも、チェックボックスや進捗率（％）といった項目を追加するだけで、直感的に使えるタスク管理表を作成することが可能です。 Excelでの作り方 タスク名担当者期限優先度チェック進捗率 コンテンツ構成案山本7/5高〇100% ワイヤーフレーム作成佐藤7/8中〇60% テスト実施鈴木7/12低0% このように構成しておけば、どの作業が優先か、まだ手がついていないタスクはどれか、などの情報がすぐに把握でき、日々の業務における判断や対応がスムーズになります。 Excelのテンプレートはこちら ここまで見てきたように、Excelはプロジェクト管理の入り口として非常に優れたツールです。操作に慣れている方も多く、導入コストもかからないことから、「まずはExcelで始めてみよう」と考える企業やチームは少なくありません。 ただし、順調に使い始めたものの、プロジェクトが進んでタスクの数や関係者が増えてくると、「だんだん管理が追いつかなくなってきた」と感じるケースも多く見られます。 そこでこの章では、Excelだけでの管理でよく発生するデメリットについて、具体例を交えてご紹介します。 1. ファイル共有が面倒 Excelファイルを複数人で扱う場合、メールに添付したり、社内サーバーにアップロードしたりと、都度手間が発生します。 その結果、「最新版がどれかわからない」「同時編集ができない」といった事態が起こりやすくなります。 2. 変更の履歴が追えない 誰がいつ、どこを編集したのかがわかりづらいのも、Excelの弱点の一つです。 クラウド版Excelではバージョン履歴の確認は可能ですが、細かな差分表示や「誰がどこを編集したか」の追跡は限定的です。「いつの間にかタスクが消えていた」「入力内容が変更されていた」といったことが起きても、原因をすぐに特定できず、トラブルの火種になりかねません。 3. 外出先やモバイルで扱いづらい Excelのモバイルアプリを使えば、出先でも内容の確認や簡易編集は可能です。ただし、通知の受け取りやタスクのステータス管理といった操作がやや複雑で、モバイル対応に特化したツールに比べると、操作性は劣ります。 その結果、移動中に進捗を確認したいと思っても、操作性や表示崩れがネックになり、作業が後回しになることもあります。 4. タスクや担当者が増えるとミスが発生しやすい プロジェクトの規模が拡大し、タスク数や関係者が増えてくると、Excel上の情報が煩雑になりがちです。 「誰がどのタスクを担当していたかわからない」「スケジュール変更がすべての表に反映できていない」といった事態が発生し、抜け漏れや作業の重複にも繋がります。 このように、Excelは小規模かつ短期間のプロジェクトにはとても有効ですが、中〜大規模、あるいは長期的なプロジェクトでは限界を感じるケースが少なくありません。 もし管理上のストレスやミスが増えてきたと感じたら、より専門的なプロジェクト管理ツールの導入を検討するタイミングかもしれません。 「Excelでは限界を感じるけれど、いきなり高度なツールを導入するのはハードルが高い・・・」 そんな風に感じている方におすすめなのが、monday.comです。monday.comは、Excelのような表形式の操作感はそのままに、プロジェクト管理に必要な機能が備わった、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。 ここでは、monday.comの機能の中でも、特にExcelユーザーにとって使いやすいポイントをご紹介します。 Excelとの親和性が高いインターフェース monday.comの大きな特徴の一つが、Excelに近い操作感を持っていることです。情報を行と列で管理する表形式の画面は、普段からExcelを使い慣れている方にとって非常に親しみやすく、見慣れた感覚で操作することができます。 例えば、セルに直接文字を入力したり、行のコピー＆ペースト、複数列の並び替えやフィルターといった操作が、マウスとキーボードだけでスムーズに行えます。 ガントチャートやWBSをノーコードで簡単作成 monday.comには、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できるガントチャート機能が標準で備わっています。特別な関数や複雑な設定を行う必要はなく、画面上部の「ガントビュー」ボタンをクリックするだけで、スケジュール全体をガントチャート形式で表示できます。 また、タスク同士の依存関係を線で繋いだり、WBSのような階層構造でタスクを整理する作業も、すべてノーコードで対応可能です。 テンプレート機能と自動化で抜け漏れを防ぐ monday.comには、すぐに使い始められる業務別のテンプレートが豊富に用意されています。プロジェクトの種類や目的に応じてテンプレートを選ぶだけで、数分で管理ボードを立ち上げることができるため、「まず試してみたい」という方にも最適です。 さらに、各テンプレートは自社の業務フローに合わせて自由にカスタマイズ可能。項目の追加や並び替えはもちろんのこと、通知やアラートといった自動化のルールも簡単に設定できます。 例えば、締切が近いタスクがある場合、担当者に自動でメール通知を送信したり、未更新のタスクを毎週まとめて通知するといった設定を行っておけば、作業の抜け漏れも防げます。 このようにmonday.comなら、Excelの操作感を活かしつつ、手間のかかる作業を自動化できます。日々の業務を効率よく進めたい方にとって、非常に心強い選択肢となるはずです。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） 「monday.comを使ってみたいけれど、これまでのExcel管理が無駄にならないか心配……」 そんな方も、ご安心ください。monday.comは、Excelとの高い互換性を備えており、これまで使ってきたスプレッドシートをそのまま活かすことができます。 データの取り込み方法もシンプルで、特別な準備は必要ありません。以下の手順で、数分で完了します。 メニュー左側の「＋新規」内、「Excelからインポート」を選択 ファイルをアップロード 各列（担当者、日付、ステータスなど）を正しく配置 「インポート完了」をクリックして完成 日付やステータスの列も自動的に適切な形式に変換されるため、手作業で修正する手間もほとんどありません。今まで使っていたデータをそのまま引き継ぐため、スムーズに移行を進められます。 この記事では、Excelを使ったプロジェクト管理の基本から、具体的な作成例、そしてより効率的に業務を進めるための支援ツールまでをご紹介してきました。 繰り返しになりますが、Excelはプロジェクト管理のスタート地点として非常に優秀なツールです。 特に、少人数体制や短期間のプロジェクト、またすでにExcelを日常的に使っている職場であれば、導入コストをかけずにすぐ取り組めるという大きな強みがあります。 しかし、ファイル共有やリアルタイムな連携、タスク数の増加といった場面では、どうしても限界が見えてくるのも事実です。そうしたときには、monday.comのようなクラウド型の管理ツールを導入することで、より快適に、ミスの少ないプロジェクト運営が可能になります。 プロジェクト管理は、完璧を目指すよりも、まず始めてみることが重要です。この記事の内容を活かして、あなたも今日から、プロジェクト管理の第一歩を踏み出してみませんか？ 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料）   本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。

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「WBSって聞いたことはあるけれど、どう使えば良いのかわからない…」 そう感じたことはありませんか？ 仕事でプロジェクトを成功に導く上で欠かせないのが、「計画の見える化」です。Web制作や社内業務、ITシステム導入など、工程が多い業務では、全体の流れやタスクの抜け漏れが起きやすくなります。 そこで役立つのが、「WBS（Work Breakdown Structure）」と呼ばれる考え方です。WBSは、プロジェクト全体を細かい作業に分解し、「誰が・いつ・何をするのか」を明確にする手法です。 本記事では、WBSの基本から作り方、活用法までを解説しながら、プロジェクト管理に役立つ実践的な知識をご紹介していきます。最後には無料でダウンロードできるWBSテンプレートもご紹介していますので、記事を読み終えたらすぐに実務で活用できます。 ぜひ最後までご覧ください。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする WBSは、プロジェクトを成功させるための設計図とも言える存在です。特に、初めてプロジェクトを任された方や、業務を整理するフレームワークが欲しいと感じている方にとって、非常に頼りになります。 ここでは、まずWBSの定義とその役割について、わかりやすくご紹介します。 WBSの定義 WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略で、日本語では「作業分解構成図」と呼ばれます。少し難しそうに聞こえますが、簡単に言うと「プロジェクトを細かなタスクに分解し、ツリー状に整理したもの」です。 例えば、Webサイトを一つ作る場合、企画、デザイン、コーディング、テスト、公開といった大きな工程が必要です。それぞれの工程を、さらに細かくタスクに分けていくことで、全体像を把握しやすくなり、どこから着手すべきか、誰が担当するのかが明確になります。 WBSがもたらすメリット WBSを使うことで、プロジェクト管理は格段にやりやすくなります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。 ・プロジェクト全体像が見えるようになる：細かいタスクまで分解することで、やるべきことの全体像がひと目で把握できます。 ・タスクの漏れや重複を防げる：作業の抜け漏れや無駄な重複作業を未然に防げます。 ・スケジュールや工数の見積もりがしやすくなる：タスクごとにかかる時間やコストを正確に見積もることができます。 ・チーム全体での認識を揃えやすい：誰が何を担当し、どのような順序で進めるのかが明確になるため、コミュニケーションもスムーズになります。 このように、WBSはプロジェクト全体の見通しをよくし、チームの足並みを揃えるのに非常に役立つツールと言えるでしょう。 WBSとガントチャートの違い・関係性 プロジェクト管理でよく使われるもう一つのツールに、「ガントチャート」があります。WBSとガントチャートは、どう違うのでしょうか？ 以下の表に、それぞれの違いを整理してみました。 項目WBSガントチャート 目的作業範囲の明確化と可視化スケジュールの視覚化と進捗管理 表現形式階層構造のツリー（図や表）横棒グラフ（時間軸に沿って表示） 管理するもの何をやるか（作業内容）いつ、どれだけ時間がかかるか（期間） 作成時期プロジェクト初期の計画段階 WBS作成後にスケジュール化する段階 このように、WBSは「作業内容を洗い出すための設計図」であり、ガントチャートは「スケジュールを視覚化するためのカレンダー」のようなものです。 どちらが優れているというよりも、目的が違うため、両方をセットで活用するのが理想的です。初めてのプロジェクト管理では、WBSだけで終わらせてしまうケースも多いですが、ガントチャートまで連携できると、より実践的なプロジェクト運営ができるようになります。 一口にWBSといっても、その作り方にはいくつかの種類があります。プロジェクトの特性や目的に応じて、どのWBSを使うべきかを選ぶことが、管理のしやすさに直結します。 ここでは、代表的な「成果物型WBS」と「プロセス型WBS」について、それぞれの特徴と使いどころを見ていきましょう。 成果物軸のWBS 成果物型WBSとは、プロジェクトの最終成果物や納品物を起点に、タスクを分解していく方法です。 例えば、ある企業で、新しい営業資料を制作するプロジェクトがあるとしましょう。この場合、最終的な納品物の営業資料が、WBSのトップに位置します。 そこから、 ・構成案の作成 ・原稿のライティング ・デザイン作業 ・校正・修正 ・印刷・納品 といったように、成果物を完成させるために必要な要素を下層に展開していきます。 この型は、「何を作るか」がはっきりしているプロジェクトに非常に向いています。Web制作、資料作成、システム導入など、明確なアウトプットが存在するプロジェクトでは、この成果物型WBSがおすすめです。 プロセス軸のWBS 一方、プロセス型WBSは、プロジェクトを進める手順やフェーズに沿ってタスクを分解していく方法です。 例えば、あるシステムの導入プロジェクトであれば、 ・要件定義 ・設計 ・開発 ・テスト ・運用開始 というように、進行の流れにしたがって上位タスクを設定し、それぞれのフェーズで必要な作業を下層に落とし込んでいきます。 この型は、工程ごとにチームが分かれていたり、進行管理を主軸にしたい場合に向いています。業務改善プロジェクトや社内改革のように、形のない成果を目指すプロジェクトでは、プロセス型の方がフィットしやすいでしょう。 ただし、実際の現場では、両方をうまく組み合わせて使うケースも多くあります。 例えば、大枠は成果物型で構成しつつ、各成果物の制作プロセスはプロセス型で掘り下げる、といった柔軟な使い方も可能です。 重要なのは、プロジェクトの関係者にとってわかりやすい構造になっているかどうか。その視点でWBSを設計すれば、自然と最適な形式が見えてくるはずです。 それでは、実際にWBSを作成する具体的な手順を見ていきましょう。「どこから始めれば良いかわからない」という方も、このステップに沿って進めれば、質の良いWBSを完成させることができます。 基本的にWBSの作成は、プロジェクトマネージャーが主導しますが、一人の手で完璧に作り上げるものではありません。各タスクに詳しいメンバーの知見を取り入れながら、チーム全体でプロジェクトの全体像を組み立てていくことが重要です。 1. プロジェクトの目的を明確にする WBSを作り始める前に、まず最初にやるべきことは、プロジェクトのゴールを明確にすることです。この段階が曖昧だと、後の工程で「何のための作業かわからない」「不要なタスクが含まれる」といった問題が起きがちです。 例えば、「自社サービスに新機能を追加する」というプロジェクトなら、目的は「〇〇という新機能をリリースする」ことになります。このゴールを基準にして、「どこまでがプロジェクトの範囲か」を明確に線引きしておきましょう。 これにより、WBS全体の構成方針がぶれずに済みます。 2. 主要な成果物と大きなタスクを洗い出す 目的が定まったら、次はそのゴールを達成するために必要な主要タスクや成果物を洗い出していきます。この段階で挙げるのは、”細かい作業”ではなく、”プロジェクトを大きく区切った主要なステップ”だと考えてください。 例えば新機能開発なら、「要件定義」「設計」「実装」「テスト」「リリース」などが上位タスクとなるでしょう。 3. 大きなタスクを細分化する 上位タスクをリストアップしたあとは、その中に含まれる作業をできる限り具体的に洗い出します。この工程では、「その作業を担当する人が迷わず着手できるか？」を基準に考えるのがポイントです。 例えば「テスト」であれば、「単体テスト」「結合テスト」「ユーザー受け入れテスト」などに分けられます。このように細分化することで、担当者の混乱を防ぎ、スケジュールやリソースの見積もりも簡単になるのです。 4. WBSの構造を整理して階層化する 細かなタスクを洗い出したあとは、それらをツリー構造で整理し、階層を構築していきます。このステップが、WBSの要になります。 まずは、タスク同士の親子関係を意識しましょう。 例えば「設計」という上位タスクがある場合、その下には「基本設計」「詳細設計」、さらにその下には「画面設計」「データベース設計」「API仕様書の作成」と階層付けします。 また、構造を整理する際には、実施順序にも配慮しましょう。WBSはあくまでタスク構造の整理が目的ですが、スケジューリングや依存関係の管理にも繋がります。順番に注意して並べておくと、プロジェクトの開始がスムーズです。 5. 抜け漏れや重複をチェックする WBSの構造が一通り出来上がったら、作成したWBSをプロジェクトメンバーや関係者と見直し、抜け漏れや重複がないか確認します。 また、タスクの粒度にバラつきがないかも確認しておきましょう。「この作業は1日で終わるのに、隣のタスクは2週間かかる」といった極端な差があると、管理や見積もりが難しくなってしまいます。 6. WBSの文書化と共有 見直しと修正を終えたら、いよいよ完成です。ただし、作成したWBSを放置していては意味がありません。 完成したWBSをわかりやすい形で文書化し、チーム全員と共有しましょう。具体的には、Excelやスプレッドシートに一覧形式でまとめたり、プロジェクト管理ツールに入力して可視化するといった方法が考えられます。 誰が見てもプロジェクトの全容が理解できる状態にしておくことで、各担当者が、自分の役割や関与する範囲を明確に把握できるようになります。 せっかくWBSを作成するなら、実際の現場で本当に役立つものにしたいですよね。 ここでは、WBS作成時によくある落とし穴や、見落とされがちなポイントについてご紹介します。「せっかく作ったのに使いづらい」とならないように、ぜひチェックしてみてください。 タスク内容は具体的に記述する WBSを作成する際によく見られるのが、タスク名が曖昧すぎる問題です。例えば、「設計をする」「調整する」などの表現では、実際に何をするのか、人によって解釈が異なってしまいます。 そこで大切なのが、誰が見ても、何をやるのかわかる表現にすることです。 例えば、「設計をする」は「基本設計書を作成する」と調整し、具体的なアウトプットや行動を明示することで、チーム内での齟齬も減らせます。 粒度の統一と過不足に注意 WBSを作る上でよくある悩みのひとつが、「タスクをどこまで細かくすれば良いのか」という点です。細かく分けすぎると、管理する項目が多くなりすぎてかえって煩雑になる一方で、大まかすぎると、見積もりや進捗管理が曖昧になってしまうことも。 一般的には、一つのタスクが数日～2週間程度で完了する作業単位を目安にすると良いと言われています。 タスク間の依存関係を意識する WBSはあくまで「作業構成の整理図」ですが、タスク間に順序がある場合は、それがわかるように整理しておくと非常に便利です。 例えば、「テスト環境の準備」が終わらなければ「テスト実施」は始められません。コメントや矢印、備考などを使って明示しておくことで、後でガントチャートにする際にも役立ちます。 テンプレートや過去事例を活用する WBSをゼロから作るのは、正直ハードルが高いですよね。初めてのWBS作成では、テンプレートや類似事例を活用するのが効率的です。 業界ごとに定番のWBS構成がないかを確認したり、社内に過去の資料が残っていれば、それを参考にするのも良い方法です。 また、無料で配布されているWBSテンプレートを使えば、抜け漏れのチェックリストにもなり、初動の手間を大きく減らすことができます。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする せっかく時間をかけてWBSを作っても、「Excelで管理するのは大変」「チームで共有しにくい」といった壁にぶつかる方も多いです。実際、多くの企業でWBSやガントチャートの管理が煩雑になり、途中で運用が止まってしまうケースも少なくありません。 そんな悩みを解消するのが、WBSの作成からスケジュール管理、進捗共有までを一元化できる、プロジェクト管理ツールの活用です。特に最近は、ITに詳しくないチームでも導入しやすいツールが数々登場しています。 そんなツール導入初心者におすすめしたいのが、次にご紹介する「monday.com」です。 スムーズなプロジェクト管理に「monday.com」 monday.comは、WBSとガントチャートの連携をスムーズに行える、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。 大企業、中小企業、部門単位など、チームの規模問わず活用しやすい設計になっており、リアルタイムでの情報共有、自動の進捗更新、チームメンバーとのコラボレーションなどが可能です。 機能説明 WBS構造をそのままタスクボード化Excelで作ったWBSもすぐに再現できる柔軟な階層構造。 見た目も整理しやすい設計です。 自動でガントチャート化各タスクの納期・依存関係をもとに、スケジュールを可視化。 変更にも即時対応できます。 進捗のリアルタイム共有ステータス・コメント・通知が一元化され、チーム内の情報伝達がスムーズになります。 リソース・負荷管理も対応担当者ごとの作業量を可視化できるため、遅延の兆候やボトルネックの早期発見に役立ちます。 初期費用なしで始められ、必要な機能に絞ったプランも選べます。 「WBSを“使える管理体制”に落とし込めていない」とお悩みなら、monday.comの導入は強力な選択肢となるでしょう。 あなたのプロジェクト管理が、より効率的なものになることを願っています。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料）   本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。

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プロジェクト管理を効率化したいけれど、「どこから手をつければいいのか分からない」とお悩みではありませんか？ そんな方には、プロジェクトのタスクを細かく分解して全体像を可視化する「WBS」の作成がおすすめです。 この記事では、WBSの基本から作り方の手順、現場で活かすコツまでを分かりやすく解説し、すぐに使える無料テンプレートもご紹介します。 これからプロジェクトを始める方も、すでにWBSを使っている方も、この記事を読むことでより効果的なタスク管理ができるようになります。 効率的なプロジェクト管理を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする まずは、そもそもWBSとは何か、基本定義やメリット、ガントチャートとの違いを紹介します。 WBS（Work Breakdown Structure）の基本定義 WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクトに必要な作業を抜け漏れなく洗い出し、構造化した一覧表（構成図）のことです。 プロジェクトのゴールから逆算して作業を細かく分けていくことで、「何をすべきか」の全体像が明確に見えるようになります。 例えば、Webサイト制作プロジェクトの場合、「企画・設計」「デザイン」「開発・実装」といった3段階に分け、さらにそれぞれを具体的な作業まで細分化します。 タスクを分解して視覚化することで、作業の抜け漏れを防ぎ、効率的にプロジェクトを進行できるようになります。 WBSとガントチャートの違い WBSとガントチャートは混同されがちですが、実は異なる目的と特徴を持っています。 WBSは、成果物を達成するため、必要な作業を階層的に分解した構成図です。作業の全体像と範囲を明確にすることに重点を置いています。 一方、ガントチャートは、WBSで分解されたタスクに担当者や期間、タスク間の依存関係といった時間軸の情報を加え、プロジェクトのスケジュールを可視化したものです。 このように、まずWBSで「何をすべきか」をすべて洗い出し、その後にガントチャートで「いつ、誰が、どの順序で実行するか」を計画するのが一般的です。 WBSテンプレートを使うメリット WBSを一から作成するのは、時間も手間もかかります。そこで便利なのが、WBSテンプレートの活用です。テンプレートを使うことで、次のようなメリットがあります。 ・時間の短縮：既存のフォーマットを利用することで、構造を考える時間を大幅に削減できます。 ・品質の向上：実績のあるテンプレートを使えば、作業の抜け漏れが減り、より精度の高いWBSが作れます。 ・標準化の促進：組織内で同じテンプレートを使用することで、プロジェクト管理の標準化が図れます。 ・ノウハウの習得：優れたテンプレートは、WBS作成の良いお手本になります。参考にすることで、タスク分解のコツが自然と身につきます。 では実際に、無料で使えるWBSのテンプレートをご紹介します。 monday.comでは、プロジェクト管理に特化した高品質なWBSテンプレートを無料で提供しています。 今すぐmonday.comで無料テンプレートを使う 本テンプレートの特徴 monday.comには、以下のような特徴があります。 ・階層構造でタスクを整理：複雑なプロジェクトも構造で分解し、見やすく整理できます。 ・ガントチャートやタイムラインとの連携：WBSからシームレスにガントチャートやタイムライン表示に切り替えが可能です。 ・担当者、期限、進捗をリアルタイムで管理：チーム全体で最新の情報を共有できます。 ・多様なビュー（ボード、タイムライン、カレンダー）：用途に応じて最適な表示形式を選択可能です。 ・無料トライアルあり（14日間）：本格的な機能を無料で試すことができます。 monday.comは、単なるスプレッドシートの代替品ではなく、あらゆる業務を一つの場所に集約する「ワークプラットフォーム」として、多くの企業のプロジェクトマネジメントを支えています。 WBSとガントチャートが常に自動で同期され、チーム全員がいつでも同じ情報を共有できたら、プロジェクトはもっとスムーズに進むはずです。monday.comは、そんな理想的なプロジェクト管理を実現できるツールです。 機能Excel / Googleスプレッドシートmonday.com リアルタイム共同編集〇 専用ツールに比べ、手動管理が多い◎ シームレス ガントチャート生成× 手動作成・更新◎ 自動生成・自動更新 自動通知・リマインダー× 不可◎ カスタマイズ可能 複数ビュー切替× 別ファイルで管理◎ ワンクリックで切替 他ツール連携△ 手動 or 複雑な設定◎ 200以上のツールと連携 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする WBS（Work Breakdown Structure）は、ただタスクをリスト化するだけでは効果を発揮しません。適切な手順を踏んで作成することで、初めてプロジェクトの全体像やリスクが明確になります。 ここでは、誰でも実践できるWBS作成の4つのステップをご紹介します。 1. ゴールを設定する プロジェクトの最終成果物を明確に定義します。「何が完成すれば終わりなのか」を具体的に設定することで、後のタスク分解がスムーズに進みます。 たとえば「Webサイトをリニューアルする」というプロジェクトなら、「全ページの公開完了」「モバイル対応完了」など、完了の基準となる成果物をはっきりさせましょう。 2. 必要なタスクをすべて洗い出す 最終成果物から逆算し、必要となる作業を漏れなくリストアップします。この段階では、網羅性を重視し、思いつく限りのタスクを書き出しましょう。 過去の似たようなプロジェクトの資料を参考にしたり、経験豊富なメンバーに意見を聞いたりすると、より精度の高いタスクを洗い出せます。 「質より量」を意識し、細かすぎるくらいでも構いません。後から構造を整理するステップで調整すればOKです。 3. タスクをグループ分けして整理する 洗い出したタスクを「企画」「設計」「開発」といった関連作業ごとにグループ分けし、階層を整えます。小規模プロジェクトでは2〜3階層、大規模プロジェクトでは7階層までが良いと言われています。 最下層のタスクには、担当者1名と完了までの所要時間を見積もり、割り当てます。責任の所在を明確にすることで、プロジェクトの進行がスムーズになります。 4. レビューと見直しを行う 作成したWBSをプロジェクトメンバー全員でレビューし、抜け漏れや認識のズレがないかを確認・修正します。これはプロジェクト開始前の、重要な品質チェック工程です。 複数の視点でチェックすることで、一人では気づけない問題点を発見し、より完成度の高いWBSに仕上げることができます。 WBSをプロジェクトで本当に役立てるには、作り方だけでなく「運用方法」も同じくらい重要です。 ここでは、WBSを活かすための注意点と、成功のコツを3つご紹介します。 何度も見直してブラッシュアップする WBSは「作って終わり」ではなく、プロジェクトの進行に合わせて何度も見直すものです。 実際、多くのプロジェクトでは、開始当初に立てたWBSが途中で現実と合わなくなっていくことも珍しくありません。タスクの追加や削除、スケジュール変更、役割の再調整など、状況の変化に応じてWBSもアップデートが必要です。 ・週次ミーティングやフェーズ移行のタイミングでWBSをチェック ・担当者の声を取り入れて現場とのズレを修正 ・更新履歴を残して、変更内容の透明性を確保 このように、WBSを“生きたドキュメント”として扱うことが、プロジェクトの成功に直結します。 タスクは分解しすぎない タスクを細かく分解しすぎると管理が複雑になり、かえって進行を妨げる結果になります。逆に粗すぎても、実行レベルでの抜け漏れや責任の曖昧さにつながります。 適切なバランスを保ち、管理しやすい粒度でタスクを分解することが成功の鍵です。プロジェクトマネジメントの現場では、「8/80ルール」という経験則が知られています。これは、一つのタスクの工数が8時間未満にならず、かつ80時間を超えないように分解するという考え方です。 このルールを目安にすると、管理が煩雑になりすぎず、進捗も把握しやすくなるため、おすすめです。 タスクの担当者を明確にする 各タスクをガントチャートに展開していくために、担当者は明確に設定しておく必要があります。「チームで対応」や「みんなでやる」と曖昧な設定にしてしまうと、責任の所在が不明確になり、トラブルの原因となります。 一つのタスクには必ず一人の責任者を設定しましょう。その上で協力者を追加する形にすれば、責任の所在が明確になり、プロジェクトがスムーズに進みます。 WBSテンプレート導入前によくある質問（FAQ） Q. 自社に合ったテンプレートを選ぶにはどうすればいい？ テンプレート選択の際は、以下のポイントに注意してください。 ・プロジェクトの規模や複雑さに合っているか：大規模プロジェクトには階層が深く構造化されたものを、小規模ならシンプルな構成のものを選びましょう。 ・担当者や期日など、必要な管理項目が含まれているか： WBSテンプレートによっては、項目が最小限の場合もあります。必要な管理項目が最初から含まれているものを選びましょう。 ・カスタマイズできるか：自社の業務に合わせて項目を調整できるかなど、柔軟性も確認しましょう。 Q. 小規模なプロジェクトでも使うべき？ 小規模なプロジェクトでも、WBSの活用は十分に効果を発揮します。WBSはプロジェクトの全体像を明確にし、タスクの抜け漏れを防ぐのに役立つため、規模に関わらず活用が可能です。 むしろ、一見シンプルに進みそうに見える小規模なプロジェクトほど、WBSで効率的に管理することで「本来着手すべきタスク」に気づけるケースも多くあります。 Q. 社内で共有するにはどうしたらいい？ WBSの社内共有には、以下のような方法があります。 ・Excelファイルをメールやクラウドで共有：最も手軽ですが、バージョン管理や更新漏れが起きやすいため注意が必要です。 ・Googleスプレッドシートを活用：リアルタイムで共同編集しやすく、コメント機能や履歴も確認できるため、共有に適した方法です。 ・プロジェクト管理ツールを活用：テンプレートをそのままクラウド上で運用でき、タスクの更新から通知まで、すべての情報を一元管理できます。 中でも、monday.comのようなクラウドベースのプロジェクト管理ツールを使用すると、リアルタイムでの情報共有が可能になり、チーム全体の生産性向上につながります。複数メンバーでの運用や進捗管理を強化したい場合は、プロジェクト管理ツールの使用がおすすめです。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q. \u81ea\u793e\u306b\u5408\u3063\u305f\u30c6\u30f3\u30d7\u30ec\u30fc\u30c8\u3092\u9078\u3076\u306b\u306f\u3069\u3046\u3059\u308c\u3070\u3044\u3044\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": 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} } ] } 本記事では、WBSがプロジェクトを円滑に進めるうえでどれほど役立つかを解説し、その作り方や運用のコツをご紹介しました。 ExcelやGoogleスプレッドシートでも、WBS作成を手軽に始められます。ただし、チームで本格的にプロジェクト管理を行う場合、リアルタイム性の不足や自動化の限界に直面することも少なくありません。 そんな課題を解決し、業務効率化とストレスフリーなプロジェクト遂行を実現するには、monday.comのようなプロジェクト管理ツールを活用したWBS運用がおすすめです。まずは無料トライアルを活用し、今日から新しいプロジェクト管理を体験してみましょう。 今すぐWBSテンプレートを無料でダウンロードする 効率的なプロジェクト管理を実現するには、正しい知識と、それを支える適切なツールが不可欠です。まずは本記事を参考に、あなたのチームに合ったやり方で、WBSを活用したプロジェクト管理に挑戦してみてください。   本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。

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朝、やることをリストアップして、それが終わるたびに線を引いて消していく。そんな一日のルーティンを習慣にしている方も多いと思います。ただ、そのリストがうまく回っていないと感じる瞬間はありませんか？ やるべきことを可視化しているはずなのに、なぜか時間に追われる感覚が抜けない。そんな時こそ、タスクの整理の仕方を少し見直してみることが必要かもしれません。 今回は、毎日のデイリータスクをうまく整理し、時間と集中力を取り戻すための考え方と実践方法をご紹介します。 今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料） 日々の業務を効率よく進める上で、タスクの整理は欠かせません。もっとも取り入れやすい方法として、多くの方が実践しているのが「やるべきことをリスト化する」手法です。 ツールや方法に決まりはありません。テクノロジーを活用すべきケースもあれば、紙とペンなどのアナログな手段で十分に機能することもあります。 やり方はさまざまですが、一例を挙げると、以下のような方法があります。 ・手帳やメモに、今日やることを書き出す ・ホワイトボードを使って、チームでタスクを共有する ・模造紙とマーカーで全体像をざっくり描き出す ・付箋を色分けして、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスを可視化する ・Web上で見つけたテンプレートを、自社用にアレンジする 視認性を高めたい場合には、色や配置を工夫するだけでもタスク整理のしやすさが変わってきます。 一方、デジタルツールを活用するという選択肢もあります。 ・かんばん方式のタスク管理ツールを使う ・カレンダーで予定と紐づけながらタスクを整理 ・長期案件に対応したガントチャート どの手段を選ぶにしても、重要なのは、書き出して終わりにしないことです。自分にとって無理のないやり方で、「見えて、動ける」状態をつくることが、デイリータスクを前に進めるための基本になります。 「やるべきことに集中するためには、結局、どうすれば一番うまくいくのか？」 日々のタスク管理を考える上で、誰もが一度は感じる疑問かもしれません。うまく整理して、効率的に動いて、成果も出す。頭ではわかっていても、実際にやってみると意外と難しいものです。 ただし一つ確かなのは、マルチタスクに頼るやり方は、たいてい逆効果だということです。 朝の時点で、すでにやることが溢れ返っている状況で、全部一気に片付けようとすると、結局どれも中途半端になってしまいます。 だからこそ、タスクには“順番”が必要です。闇雲に始めるのではなく、何をどこから着手するかを決めるプロセスが、生産性を上げるための基本になります。 優先順位を考えるときは、下記のようなポイントを押さえましょう。 ・締め切り：期限が近いものから先に手をつける ・所要時間：すぐ終わるものから片づける、あるいは逆に時間がかかるものを先にやる ・依存関係：自分が終わらせないと他の人が動けないタスクを優先する こうした優先順位を決めるときに便利なのが、タスク管理ツールです。 例えば、monday.comのようなタスク管理ツールを使えば、タスクの可視化から優先順位の設定、進捗の把握まで、一連の流れを自動化、整理することができます。 一度仕組みが整えば、無駄な迷いを減らし、本当に取り組むべきことに集中しやすくなります。 タスク管理の本質は、混乱をなくし、集中できる状態をつくることです。これにより、ストレスを減らし、結果として働く時間の質を変えてくれます。 ある調査では、平均的なビジネスパーソンが本当に集中して動いている時間は、1日あたり3時間未満とも言われています。その時間をいかに有効に使うかという点が、今の時代における働き方の大きな分かれ目かもしれません。 ※多くの時間を費やしている非生産的な行動は、1位：ニュース系サイト、2位：SNS、3位：雑談 タスクリストを手動で更新するのは、意外と時間を取られてしまう作業です。 例えば、同僚から「このレポートの作成をお願いします」とメールが届いたとします。その場合、やることは大体このような流れになります。 メールを開く 内容を確認する タスク管理ツールを開く タスクリストに項目を追加する 「了解しました」と返信する メールをアーカイブする（またはゴミ箱へ） 一つひとつの作業は大した手間ではないかもしれませんが、こうした作業が1日に何度も発生するとどうでしょうか。気づけば数十分、場合によっては1時間以上を、転記と整理の作業に費やしてしまうこともあります。 これを解決する方法の一つが、ツールを活用したタスク管理の自動化です。例えば、monday.comのようなツールを使えば、Gmailをはじめとする200以上の外部サービスと連携できるため、受信したメールの内容をそのままタスクとして登録する、といった使い方も可能です。 今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料） 単発の登録だけでなく、ルーティンワークや定期的に発生するタスクも、自動化機能であらかじめ設定しておけば、都度入力する必要がなくなります。 monday.comでは、リマインダーを自動で通知する機能も搭載されているため、抜け漏れなくタスクに向き合うことが可能です。 このように、自動化の仕組みを取り入れるだけで、業務の流れは格段にスムーズになります。限られた時間を、考えることや判断することに使うためにも、繰り返しの作業はできるだけ減らすようにしましょう。 monday.comは、チームや個人が自分たちの業務に合わせて柔軟に整理できる、クラウドベースのワークOS（ワーク・オペレーティング・システム）です。プロジェクトの管理に限らず、日々のルーティンから複雑な業務フローまで、業務に関するすべてのタスクを可視化・整理できます。 日々のタスク管理の場面でも、monday.comは現場を支える心強いツールとして多くのチームに導入されています。 例えば、チーム向けのタスク管理テンプレートを使えば、 「今どこまで進んでいるのか」「誰がどこを担当しているのか」といった情報を、いちいち会議やチャットで確認しなくても、ひと目で把握できます。テンプレートはそのまま使うことも、自社の業務に合わせてカスタマイズすることも可能です。 進捗の可視化だけでなく、自動化や通知機能も組み込まれているため、「気づいたら期限が過ぎていた」というようなミスも防げます。 monday.comなら、デイリータスクの管理がもっとスムーズに進むかもしれません。無料で試せるので、ぜひ一度始めてみてください。 今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料）   DJは、言葉に関する幅広い分野を専門とするフリーランスライターです。双子を含む4人の子どもの父親であり、ミシガン大学の卒業生でもあります。また、GIF画像の検索や活用にも精通しています。

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ガントチャートは横棒状のグラフで、プロジェクトのスケジュールとそのタスクやイベントを横向きに示します。ガントチャートの棒グラフはタスクを表し、日付は横方向に配置されます。 ガントチャートはアクティビティを時間に基づいて表すのに適しているため、プロジェクトのスケジュール管理によく利用されます。また、タスクの依存関係（各タスクが他のタスクとどのように連携しているか）を示すこともできます。 この記事では、他の種類のチャートとの比較、利点、独自のチャートの作成方法など、ガントチャートについて詳しく説明します。 今すぐはじめる シンプルなガントチャートは、期日、マイルストーン、プロジェクトの進捗を明確に示すため、チームにとって唯一の確実な情報源として機能します。各メンバーがいつ、何に取り組まなければならないのか、それがプロジェクト全体にどのような影響を与えるのかを瞬時に把握できるようになります。ガントチャートにはさまざまな使用例があり、あらゆる種類のプロジェクトに利用できます。ここでは、さまざまな目標やプロジェクトに役立つ方法をいくつかご紹介します。 複雑なプロジェクトを簡素化して KPI の追跡を支援  マーケティングキャンペーンを計画する際のリソース管理に活用 プロジェクトのスコープと要件を視覚的に理解 プロジェクトの進捗を追跡する際に具体的なガイドとして使用  より広範なフレームワークでガントチャートを用いると、作業分解図（WBS）という方法で大きな目標や複雑な目標を管理しやすい目標に分割して、事業プロジェクトの達成を目指すことができます。WBS はそもそもどのタスクを完了する必要があるかを一覧化するもので、各タスクの開始・終了時期を定めるものではありません。優れた基盤となる WBS に、時間、オーナーシップ、ステータス、マイルストーンなどのガントチャートのコンポーネントを重ねれば、全体像をより明確に把握できるようになります。 この仕組みを理解するために、マーケティングチームがガントチャートを利用して、ソーシャルメディア、ウェブサイトのコンテンツ、ブランディングなどのキャンペーンやタスクを計画している様子を想像してみるとよいでしょう。 ガントチャートを使うことで、それぞれのチームメンバーが現在取り組んでいるタスクや、各タスクが他のタスクに与える影響をチーム全員が正確に確認できるようになるほか、最適な成果物の計画を立て、タイムラインの見積もりも効果的に行えるようになります。 PERT 図（プログラム評価レビュー手法（Program Evaluation and Review Technique））では、タスクはタスク間の依存関係を示すノードまたは円と、その間に矢印が付いたネットワーク図で表されます。ガントチャートと PERT 図はどちらも重要なプロジェクト管理ツールですが、この2つには重点を置く場所、タスクの依存関係、複雑さ、クリティカルパスなどの重要な違いがいくつかあります。 全体として、PERT 図では複雑なプロジェクトのタスクの相互依存関係とクリティカルパス分析がわかりやすく表されるのに対し、ガントチャートでは規模と種類が異なるプロジェクトでのタスクのスケジュール設定と進捗の追跡が強調されます。両方のチャートを同じプロジェクトに適用できないというわけではありませんが、一般に PERT 図は計画段階に適しており、ガントチャートのほうが柔軟性と適応性が高いため、プロジェクト実装のどの段階でも利用することができます。 各チームのプロジェクトガントチャートは、チーム独自のワークフローとクリティカルパスに応じて異なりますが、含めるべき重要な構成要素は6つあります。 日時：ガントチャートには開始から終了までのタスクの日付とプロジェクトのタイムライン全体での位置が示され、簡単に計画できるようになります。 タスクとタスクバー：タスクとサブタスクは完了すべき順序に従って示されます。タスクは左側に垂直に示され、各タスクを表すバーがタイムライン上に視覚的なバーとして表示され、プロジェクトの継続期間全体にわたるタスクの依存関係がわかりやすく示されます。 マイルストーンと進捗：プロジェクトの特定のポイントがマイルストーンとして表され、ガントチャートでは個別のマーカーが付いたタスクのように見えることがあります。進捗は、各フェーズが対応するマイルストーンにどれだけ近づいているかに関連して追跡され、進行中のタスクの完了率が表示される場合もあります。 依存関係：どのタスクが相互に依存しているかを示すために矢印または線を使用します。 垂直マーカー：垂直マーカーはグラフ上にあるプロジェクトの現在のデータを示し、プロジェクトがどこにあるのか、どれだけの作業が残っているかを確認するのに役立ちます。 リソース：一部のタスクには、タスクの完了に役立つツール、ドキュメント、連絡先などのリソースが含まれています。 では、ここからは実際にガントチャートをゼロベースから作成してみましょう。さまざまなタスクとサブタスクをすべて収集して依存関係を定義し、水平方向のタイムラインを作成するまで、いくつかの手順が必要になります。 これは個別に行うこともできますが、monday work management などのガントチャートビューとテンプレートが組み込まれたプロジェクト管理プラットフォームを利用するとより簡単に始めることができます。 monday work management でタスクをガントチャート形式で表示する方法 monday work management にはタスク表示に使用できる27種類以上のプロジェクトビューが用意されており、ガントチャートもそのひとつです。チャートを最初から作成するのではなく、カラムや自動化などの必要なパラメーターをすべて含むワークボードを作成して数回クリックするだけで、ガントチャートが完成します。大枠の手順は次のとおりです。 ボードにタイムラインカラムと依存関係カラムがあることを確認します。 「ボードビュー」メニューで「ガントチャート」を選択します。 タスクがひとつのガントチャートにまとめられます。リアルタイムでの編集や、計画されたタイムラインに対して現在のプロジェクトの進捗を視覚化できるガントベースラインなどの優れた機能を使用して、よりクリエイティブにボードを構築しましょう。 monday work management でガントビューを作成したら、好みに合わせてカスタマイズできます。ダッシュボードにウィジェットとして追加して簡単に開いたり、ボードのどのカラムをチャートに表示するかをカスタマイズしたり、チャートのアイテムをプロジェクトフェーズなどのグループごとに表示したりできます。チャートのアイテムにラベルや特定の色を追加して、より視覚的なボードにすることもできます。 monday work management では、時間枠をカスタマイズしてガントチャートを拡大または縮小することも可能です。たとえば、チャートを日、週、月、年、または四半期で表示するように設定できるため、小さなタスクを拡大して数クリックするだけで、プロジェクトの概要全体を確認することができます。 monday work management を使用すると、業務を自由自在に視覚化できます。タスクはボードから始まりますが、ガントチャートからボードビューに戻らなくてもプロジェクトの更新を続けることができます。主にガントチャートを使用して作業する場合は、ガントビューから切り替えることなく、アイテムをガントチャートから更新できます。 ガントチャートがさまざまなプロジェクトで利用されている理由はたくさんあります。ガントチャートを使用することにより、タスクの共同作業が可能になる、プロジェクトの最新情報（アップデート）をチーム全員が簡単に確認できるなど多くのメリットが生まれます。 まずは、プロジェクト管理でガントチャートを使用するメリットを見てみましょう。 ガントチャートでタスクの依存関係を特定することで、クリティカルパスが理解しやすくなる 各タスクの開始日と終了日を確認し、リソースとスケジュールの競合を特定することで、リソースを効果的に割り当てることができる ガントチャートはプロジェクトとそのスケジュールを明確かつ視覚的に表示するため、チーム全員のプロジェクトのスケジュール管理が簡単になる 複数のタスクの進捗を追跡し、計画されたスケジュールと比較することで、潜在的な遅延やボトルネックを特定し、時間管理を改善する チームメンバーにタスクが割り当てられ、責任と期限が把握できるので、タスクのオーナーシップがより明確になる プロジェクトマネージャーは、タスクの依存関係とクリティカルパスを視覚化することで潜在的なリスクを特定し、それに応じた対策を立てることができる ガントチャートがあることでチームメンバー、クライアント、関係者とのコミュニケーションが促進される。プロジェクトの進捗を明確化し、期待される成果をより良好に管理できる ガントチャートのデメリット さまざまなメリットがあり役立つガントチャートですが、もちろんチームのニーズによってはデメリットだと感じられる点もあります。すべてのツールに言えることですが、どんなチームやプロジェクトにも合っているとは限らないからです。とはいえ、適切な計画と導入、そしてチームが常にコミュニケーションを取るようにすれば、通常は問題が起きることはありません。注意すべき点としてはたとえば、次のようなものがあります。 タスクの数が多い大規模で詳細なプロジェクトの場合、ガントチャートが複雑になり、使いこなすのが難しくなる ガントチャートを常に最新の状態に保つのは簡単ではなく、変更が生じると時間を取られる可能性がある ガントチャートを使用する際はリソースを注意深く管理しなければ、チームメンバーに複数のタスクからの業務を割り当て過ぎてしまうことがある ガントチャートに慣れていないチームメンバーは、ガントチャートを完全に理解して使いこなせるようになるまで時間がかかる場合がある 一部のガントチャートには、説明や必要なリソースなどのタスクに必要な情報がすべて含まれていない場合があり、遅延の原因になることがある monday work management など、ガントチャートが組み込まれた専用のプロジェクト管理ツールでは、自動化機能やコミュニケーションツールの統合などを利用してこのような欠点を克服することができます。 プロジェクトの特性によってはガントチャートよりも他のビュー表示の方が使いやすい場合もあるため、チームの規模、タイムライン、プロジェクトの性質など、それぞれの場合に最も適した視覚化手法を見極めた上でビューの種類を選ぶと良いでしょう。 今すぐはじめる ガントチャートはさまざまな種類のプロジェクトに役立ちますが、他にも色々な種類のプロジェクト管理チャート、ボード、ツールが多く存在し、それぞれ独自の方法でプロジェクトの視覚化と管理を行うことができます。一般的な代替手段としては次のようなものがあります。 かんばんボード：かんばんボードは、ワークフローの段階として、カードを使ってタスクとカラムを視覚的に表します。チームメンバーはタスクの進行にひとつのカラムから別のカラムに合わせてカードを移動し、ステータスとワークフローの概要を明確に示します。 スクラムボード：アジャイル型プロジェクト管理で使用されるスクラムボードはイテレーション開発に適しています。バックログ内のユーザーのタスクを視覚化し、各スプリント中のさまざまな段階での進捗を示します。 タイムラインチャート：プロジェクトタイムラインチャートは、一定期間にわたるタスクとイベントをシンプルかつ直線的に表します。ガントチャートほど詳細ではありませんが、プロジェクトの重要なマイルストーンの概要を簡単に把握できます。 プロジェクトのチェックリスト：プロジェクトのチェックリストはシンプルでわかりやすく誰でも把握できるので、どのチームでも簡単に使いこなせるでしょう。単独でも、他のチャートやボードと組み合わせて使用することもできます。 場合によっては、プロジェクトで複数のビューを使用すると便利なこともあります。monday work Management などのプラットフォームは27種類以上のプロジェクトビューから好きなものを選べます。 今すぐはじめる いかがでしたか？ガントチャートはプロジェクトの視覚化に便利な方法であり、ガントチャートのソフトウェアを使用するとチームのプロセスをさらに効率アップできることがわかりました。ただし、それぞれにはメリットもデメリットもあります。 monday work management などの最も洗練されたソリューションは、多彩なチャートビュー、カスタマイズ可能な自動化、統合サービス、チャートに含まれる情報を絞り込むなどの高度な機能を備えています。どんな規模でも、どんな業界のプロジェクトでも管理できる視覚的なソリューションと機能満載のガントチャートを備えた monday.com をぜひお試しください。 Excel でガントチャートを作成できますか？ はい。Excel でガントチャートを作成して、タスクの進捗を視覚化することができます。 手順： 1. 必要なデータを選択します。 2.「挿入」をクリックして棒グラフを追加し、「積み上げ横棒」を選択します。 3. 積み上げグラフのフォーマットを設定してガントチャート形式に変更します。 どのボードにも追加できる独自のガントチャートビューを備えた monday work management なら、複雑な設定は不要で簡単にガントチャートを作成できます。 ガントチャートが最適なプロジェクトは？ ガントチャートは長期にわたるプロジェクトの計画とスケジュール設定に適しています。 ガントチャートを使用してプロジェクトに要する時間を計画し、必要なリソースおよび依存関係を含むタスクの順序を評価することができます。 ガントチャートとタイムラインは同じものですか？ ガントチャートとタイムラインはいずれも似たような場面で使用されますが、決定的な違いはタイムラインではイベントが1行にまとめて表されるのに対し、ガントチャートでは2次元的に表示され、依存関係などの詳細が含まれることです。 どちらのビューでも、ステークホルダーはプロジェクトの開始日と終了日、主なマイルストーンの概要を確認することができます。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Excel \u3067\u30ac\u30f3\u30c8\u30c1\u30e3\u30fc\u30c8\u3092\u4f5c\u6210\u3067\u304d\u307e\u3059\u304b\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "\u306f\u3044\u3002Excel \u3067\u30ac\u30f3\u30c8\u30c1\u30e3\u30fc\u30c8\u3092\u4f5c\u6210\u3057\u3066\u3001\u30bf\u30b9\u30af\u306e\u9032\u6357\u3092\u8996\u899a\u5316\u3059\u308b\u3053\u3068\u304c\u3067\u304d\u307e\u3059\u3002\n\u624b\u9806\uff1a\n1. 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Satoko Shimooka | 11 分 で読めます

オーケストラには指揮者が必要なように、プロジェクトマネージャーはチームを指揮して業務を進めるうえで欠かせない存在です。チームメンバー全員の足並みがそろっていることを確認し、すべてのプロジェクトの最終目標に向けて結果を出せるよう導くのです。 このブログでは、日々仕事で活躍するプロジェクトマネージャーがさらに「敏腕な」プロジェクトマネージャーになるために知っておくべきこと、そしてやるべきことをご紹介します。 この記事を「プロジェクトマネージャーになる方法」の入門講座として、ぜひ業務に生かしてみてください。 まずは、マネジメントとは何かという基本に立ち返ってみましょう。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを最初から最後まで計画、管理、指揮し、プロジェクトを予定どおりに、予算と当初のスコープの範囲内で確実に完了させるために重要な役割です。 業務効率を最大化し、全員の連携と組織化を保つために、多くのプロジェクトマネージャーはプロジェクト管理ソフトウェア、または monday.com のようなワークオペレーティングシステム（Work OS）を使用しています。 Work OS を使うメリットはたくさんあります。まず、こうした集中型のプラットフォームを利用することでプロジェクトに関わるすべての情報を１か所に保存し、チームメンバーに簡単にシェアしてその中で共同作業を行うことができできます。さらに、一部のより高機能な Work OS ソフトウェア（monday.com など）は直感的でカラフルな UX を備えているため、プロジェクトのステータス、割り当てられたアイテム、やり取り、リソースの使用状況などを誰もが一目で把握しやすくなります。 では、プロジェクトマネージャーの役割について理解できたところで、チームが目標を達成するためにマネージャーが日々の業務で行うべきことを詳しく見ていきましょう。 1. チームメンバーの活用 効率的かつ機敏な動きが得意なプロジェクトマネージャーは、優れたリーダーシップ能力とソフトスキルを備えており、それぞれのチームメンバーから最高のパフォーマンスを引き出すことができます。 問題解決、柔軟性や順応性、対人スキル、コミュニケーションなどのソフトスキルは、チームメンバーが何が得意で、どの分野で改善が必要かなど彼らの人柄を理解する上で役立ちます。 そして、プロジェクトの中でそれらの分野を改善したり、彼らの本来の才能を発揮できるよう計画を立てることができます。 プロジェクトマネージャーには、各チームメンバーの長所と短所を理解することに加えて、プロジェクトのスケジュールを計画する際にメンバーの能力を十分に把握することが求められます。Work OS を使用すると、1つのプラットフォームでチームの進捗の全体像を把握し、各メンバーの作業の詳細を確認することができます。 monday.com では、生産性とスキルに関する最新のデータをもとにチームの仕事量を管理することもできるため、チームメンバーの能力がフル活用されるように適切な決断を下すことができます。 2. プロジェクト管理ツールの活用 プロジェクトマネージャーの成功にはテクノロジーが大きく貢献しています。Work OS などのソフトウェアでは、すべてのプロジェクト情報を視覚的な方法で保存・表示できると同時に、データの表示方法も自由に選択できるようになります。monday.com では、ガントチャート、タイムライン、ダッシュボードなどのビューを選択できます。 さらに、業務のサイロ化がなくなるため、効率的なプロジェクト管理が実現します。ドキュメントの作成、ファイルの添付、リアルタイムでのフィードバックの提供、定型業務の自動化などのカスタマイズ可能な操作を 1 か所で実行でき、ドキュメントの作成、Excel シート、ファイルの保存などのために別のタブを開く必要がありません。Work OS には、オンラインでのプロジェクト管理に必要なものがすべてそろっています。 今すぐはじめる 3. 成功の鍵はコミュニケーション プロジェクト管理に携わる人にとって、効率的なコミュニケーションはすべての基盤となります。プロジェクトマネージャーが最初から最後まで円滑にプロジェクトを進めるには、ステークホルダー、クライアント、そしてチームとの一貫したコミュニケーションが必要です。 プロジェクト管理を成功させるためには、チームメンバーとのオープンなコミュニケーションが求められます。チーム内で積極的にアイデア、提案、課題、問題を共有するよう促しましょう。毎週の会議や対話の機会を設けてプロジェクトの取り組みについて話し合ってください。 monday.com なら、意思決定を適切に行い、プロジェクト計画と実行に役立つ必要な情報をチームメンバー全員が確実に入手できるようになります。アイテムを更新することで、誰でもその中に質問やコメントを書き込み、メンバーにタグ付けして会話を始めることができます。また、ステータスラベルを使用して、完了済みタスク、取り組み中のタスク、または行き詰まっているタスクはどれかを伝えることも可能です。このようにプロジェクトの具体的なステージとそれぞれのタスクの担当者を明確にする方法があれば、混乱が生じることがなくなるのです。 4. 優れたプロジェクトマネージャーから学ぶ 周りのネットワークを活用したり、自分の部門以外のプロジェクトマネージャーとコミュニケーションを取ることで実践的な知見を吸収しましょう。他のプロジェクトマネージャーが使用しているさまざまな手法やテクニックについて尋ね、その人の成功と失敗から学んだり、プロジェクト管理のアイデアを提案したりすることもできます。 組織内で複数のチームが Work OS を使用している場合は、他のプロジェクト管理担当者にボードを共有してもらい、プロジェクトのワークフローを見せてもらいましょう。monday.com では、数クリックでボードを共有したり、他のユーザーを招待してボードを見てもらったりすることが可能です。該当するボードに自分も参加していれば、プロジェクトの過程をリアルタイムで確認することもできます。 5. 現実的かつ野心的な成果物を定める おおよそのプロジェクト目標をまとめたら、進捗の追跡に使う指標を決定します。これはプロジェクト管理では「成果物」と呼ばれ、主な目的に向けて作業を進める際の具体的なマイルストーンの役目をします。プロジェクト管理をスムーズに進めるためには、成果物を事前に決定し、それに応じてリソースを計画することが重要です。 プロジェクトマネージャーの役割は、成果物とその期限を前もって明確にし、それぞれの関係者がプロジェクトの完了に向けての期待値と必要なアクションを最初から把握できるようにすることです。 6. 【おまけ】プロジェクト完了後、チームの業績を評価する時間を設ける このステージは、プロジェクト結果の振り返りと成果物の評価という2つのステージに分けることができます。チームメンバー全員を集めて、改善の余地があること、そして成し遂げたことについて振り返りましょう。貢献した人とチームの成功を称賛し、チームメンバーが改善を目指しながら今後もパフォーマンスを上げ続けられるよう励まします。 チームが直面した問題について確認し、今後どのように回避していくかを事前に計画しましょう。このような評価の時間では、自分の進捗について考察し、遅延の要因とそれに対する解決策を特定し、会社としての目標にどのように貢献したかをチームに説明します。 いかがでしたか？この記事では期待される結果をもたらすために必要なプロジェクト管理スキルと習慣についてご説明しました。チームメンバーとの対話のコツから現実的かつ野心的な成果物の設定まで、プロジェクトマネージャーがチームを目標達成へ導くために使える方法はたくさんあります。 その中でも、フレキシブルで高機能な Work OS は、プロジェクトマネージャーの業務効率をさらに高め、複雑なプロジェクトを管理する場合にも大きな助けとなります。まずは無料でぜひお試しください。 今すぐはじめる

Satoko Shimooka | 5 分 で読めます

かんばんボードとは、付箋やホワイトボードを進化させたもので、タスクの割り当てや期日、その他の関連情報をチームが一目でわかる場所にまとめ、常に最新の情報を共有できる、視覚的な整理システムです。 ソフトウェア開発からマーケティングに至るまで、どの分野においても要素を視覚化できる仕組みは成功に欠かせません。プロジェクト管理を考えるうえでも、戦略の一環としてかんばんボードを使用するメリットは大いにあります。 この記事では、かんばんプロジェクト管理とは何か、その仕組みとメリット、そして monday.com を使ったプロジェクトにおける活用法についてご紹介します。 今すぐはじめる かんばんボードは、個々のタスクとそのステージを示すカードやカラムからなるプロジェクト管理ツールです。 例えば、ステージはタスクのステータスを指し、「進行中」「レビュー待ち」「完了」「停止」といったタイトルが付けられます。カードはそれぞれのチームメンバーに割り当てられ、そのメンバー（担当者）は各ステージのタスクを完了させて、プロジェクトが完了するまでカードのステータスを変更（カラムからカラムへと移動）していきます。 このツールはアジャイル / スクラムプロジェクト管理フレームワークの一部でもあり、アジャイル方式で仕事をするチームがワークフローを視覚化し、効率を最大化するためにも活用されています。 デビッド・アンダーソンによるかんばんボードの5つの構成要素 かんばん方式は、1940年代にトヨタの製造工程の最適化に役立てるために開発されて以来、大きく進化してきました。これには、かんばん方式をソフトウェアとサービス業界に適用した先駆者であるデビッド・アンダーソンが大きな役割を果たしています。 彼の功績は、今日よく使われているかんばんボードに不可欠な5つの役割を特定したこと。以下で概要をご紹介します。 視覚的なシグナル：かんばんボードはワークフローと各作業アイテムのステータスを明確に視覚化するため、進捗状況をすばやく把握し、潜在的なボトルネックを特定することができます。 カラム：かんばんボードの特徴の1つは「カラム」の存在にあります。カラムは、より大きなワークフローを構成する個々のタスクやアクティビティを示すブロックのことです。 進行中の作業（WIP）の限度：常に進行中の作業アイテム数を制限することで、チームに過度の負担をかけず、スムーズで予測可能な作業の流れを確保することができます。 コミットメントポイント：かんばんチームでは通常、顧客やチームメンバーから提案されたプロジェクトのアイデアの保管場所として、ボード用のバックログを管理します。チームは作業の準備ができたら、バックログからアイデアを選択することができます。コミットメントポイントは、チームがバックログからアイデアを選択して、プロジェクトに取り掛かることを決定する段階のことです。 デリバリーポイント：デリバリーポイントはかんばんチームのワークフローの最終点で、通常は製品やサービスが顧客に納品される時点を指します。チームの主な目的は、作業アイテムをコミットメントポイントからデリバリーポイントにできるだけ早く移動させることであり、この2つのポイント間の経過時間をリードタイムと呼びます。チームで一貫してプロセスを改善し、リードタイムを最小化するよう努める必要があります。 かんばんボードはアナログでもデジタルでも構築することができます。付箋を貼って物理的に作ったり、プロジェクト管理ソフトウェアの機能を使ってデジタルボードを作成するなど、同じ仕組みをあらゆる形で再現できるのが特徴です。かんばんボードの主な構成要素は次の通りです。 カラム：「進行中」「レビュー待ち」「完了」といったチームのワークフローのさまざまなステージを示し、ボード上のカラムとして視覚化されます。 カード：タスクやプロジェクトなど、ボード上のワークフローのステージを移動する個々の作業です。 進行中の作業（WIP）の限度：各ワークフローステージにある作業アイテムの最大数です。 スイムレーン：チームや部門ごとなど、さまざまなアクティビティを分離、分類するためにボードを水平に分割したものです。 タグ：カードタグ、またはラベルとも呼ばれ、以下のようなことに役立ちます。 カードの分類、整理、フィルタリング コンテキストの追加 重要なタスクの強調 特定の目的を達成するために重要なタスクの可視化 かんばんプロジェクト管理は、プロジェクトのワークフローを可視化し、かんばんボード上で実行可能なパーツに分解する方法論です。かんばんチームのメンバーはそれぞれタスクを割り当てられ、自分の仕事だけに集中します。 かんばんプロジェクト管理の基本理念 かんばんプロジェクト管理における重要な4つの要素は次の通りです。 導入が簡単 かんばんは柔軟性が高いため、既存のワークフローを乱すことなく導入することができます。 段階的な変化 かんばんの哲学は、懸念や反対意見を生むような急激な変化ではなく、ワークフローを改革できる段階的な変化を行うことに基づいています。 現行のプロセスと役割の尊重 かんばん方式は、既存のプロセスや役割を完全に破壊するものではありません。プロジェクトチームが必要な変更を決定し、導入することを可能にします。 全社的なリーダーシップの推進 かんばんの「進化へ向けての小さな変化」という哲学は、チームメンバー全員の継続的な向上への意欲と最適な仕事の達成を高めます。 今すぐはじめる いくら便利なツールでも、導入に適したケースとそうでないケースがあります。かんばんボードもしかりで、今行っているプロジェクト管理でかんばんを使うのが最適かどうかをまずは見極めましょう。これは、チームの規模や希望、組織や仕事、プロジェクトの詳細によって異なります。 以下の質問も参考にしながら、かんばんツールが自社のプロジェクト管理に適しているか否かを判断してみましょう。 チームにはどの程度の構造が必要なのか？ かんばんの利点の1つはその柔軟性です。スクラムのようにスプリント中に変更ができない可能性があるフレームワークとは異なり、プロジェクト全体を通して継続的な変更が可能です。 かんばん方式は、タスクがフェーズを何度も行き来しない、反復性のないプロジェクトに適しています。アプリの機能開発のように、何度も設計段階に戻るような反復的なプロジェクトは、かんばんフレームワークには向いていません。かんばんフレームワークは多くの業界や分野で使用されていますが、マーケティング、イベント、出版など、継続的なワークフローを持つ組織には特に効果的です。 タスクの依存関係は多い？ かんばんが最も効果的に機能するのは、各タスクが同じチーム内で、比較的多くの依存関係なしに完了できる場合です。そのため、複数のタスクやステージ、オーナーが必要な複雑なプロジェクトには向いていません。また、ほとんどのタスクが共有リソースを必要とするプロジェクトでもあまり効果的ではない可能性があります。 かんばんボードメソッドには、次の3つのメリットがあります。 フォーカスを高める かんばんボードで作業を可視化することで、チームメンバープロジェクトにおける自分の責任や利害関係を理解しやすくなります。余計な要素を排除することで、他の仕事は同僚が担当していることを把握し、自分の仕事に完全に集中できます。 コミュニケーションを向上させる 調査によると、ほとんどの企業がコミュニケーションに苦労しており、32％の人が過去12か月で顧客や同僚とのコミュニケーションがより困難になっていると考えています。オンラインのかんばんボードを活用すれば、チームメンバーがプロジェクトのニーズをより深く理解し、より良い形でコミュニケーションをとりながら仕事を進められるようになります。また、カードにコメントを追加する機能も便利です。 効果的な優先順位付けを可能にする パレートの原理では「すべての結果の80％は20％のケースから得られる」とされ、効果的な仕事をする上で優先順位をつけることの重要性が示されています。かんばんプロジェクト管理で優先順位付けを可能にすることで、本当に重要なタスクに時間を費やすことができます。 monday.com ボードを作成する monday.com でかんばんボードシステムを使用するには、まずアカウントにボードを作成する必要があります。新しいボードを追加するには、画面左のペインにある [＋追加] ボタンをクリックして、[新規ボード] を選択します。 同じメニューから、Excel、Google Sheets、Trello などから新しいボードをインポートしたり、あらかじめ用意されたテンプレートから選択したりすることができます。 かんばんビューを追加する かんばんビューをボードに追加するには、ボードの上部にある＋オプションをクリックして（カーソルを合わせると [ビューを追加] と表示されます）、[かんばん] を選択します。 また、画面右上の [ボード強化] をクリックして、新しいボードビューを追加することもできます。[ボードビュー] を選択し、[ビューセンター] から [かんばん] を選択します。 かんばんビューを設定する ビューの右上にある歯車のアイコンをクリックして、[設定] メニューを開きます。 次の3つのステップに従い、かんばんビューを設定します。 かんばんカラム：[設定] の [かんばんカラム] セクションから、自分のかんばんビューで表示したいステータスカラムを選択します。 カバーカラム：かんばんカードのカバーとして表示するファイルカラムを1つ以上選択します。 カードカラム：かんばんカードに直接表示したいカラム情報をボードから選択し、情報を一目で確認できるようにします。 グループ分け：[設定] メニューの一番下にある [グループ分け] ボックスをクリックすると、かんばんカードをボード上のグループに分けて表示することができます。 かんばんボードの設定が完了したら、さっそくカードを追加・編集・移動してみましょう。 今すぐはじめる ワークフローでカードを移動する かんばんボードを作成したら、タスクを完了させることにフォーカスします。 タスクのフェーズが完了したら、カードはかんばんワークフローの次のカラムに移動します。例えば、次のような流れを考えてみましょう。 ライターは原稿を完成したら、カードをレビューのカラムに移動します。 編集者がそこから作業を引き継ぎます。 変更が必要な場合は、タスクを前のカラムに戻します。 その際にマネージャーや上司はコメント欄を活用し、必要な変更についてコメントを残すことができます。 かんばんボードでは、問題のあるエリアのカードが積み重なる傾向があるため、カードの状況を確認することでワークフロー上の問題をすばやく特定することができます。 分析を行う カードのワークフローの通過にかかる平均時間を追跡し、特定の時間枠で終了したタスクの数を確認することができます。 monday.com では、動的なテンプレートを使用することでより包括的な測定が可能となります。 かんばんボードツールを導入する際は、どのような機能があるのかを調べ、チームに合ったものを選びましょう。このセクションでは、検討する価値のある主要な機能と、monday.com の特徴をご紹介します。 直感的で使いやすいインターフェース プロジェクトの進行に予測不能な事態はつきものです。その対処に時間を取られるため、導入しているツール自体が複雑だと操作の負担が増えてしまいます。 monday work management は多彩な機能で、チームのニーズや希望に適したかんばんツールの作成をサポートします。 シンプルなドラッグ＆ドロップ機能 オンボーディングが簡単 誰でも簡単にはじめられる視覚的なデザイン 今すぐはじめる 視覚的な柔軟性 かんばんは極めて視覚的なワークフローであるため、自分の好きなようにデータを表示することができます。各プロジェクトの全体像を把握し、今のステータスを一目で見ることができるため、チーム全体の進捗状況やメンバーの仕事量、誰が何に取り組んでいるかなどを把握したいときにはぴったりです。 monday.com Work OS は高い柔軟性が特徴の業務管理ツールで、すべてのチームメンバーがプロジェクトの成長に合わせて変更や拡張を行うことができます。かんばんのカラムは、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に並べ替えが可能。カラム内またはカラムをまたいで移動させることで、特定のアイテムの順序を変更することもできます。 カスタマイズ対応 プロジェクトの要件やチームの規模が変更された場合に備え、チームのニーズや希望に合わせてボードやかんばんオプションを簡単にカスタマイズできるソフトウェアを選びましょう。monday.com では、ボードを自由にカスタマイズできます。 カードやカラム、ステータスを色分けする サブアイテムを追加し、アイテムのアクションアイテムをより具体的なステップに分割する ファイル共有機能で、特定の画像をボードに表示する コミュニケーションの一元管理 プロジェクトにかかわるすべての要素は、できれば1か所（ひとつのプロジェクト管理ソフト）で管理したいものです。 monday.com なら、コメントの追加やファイルのシェア、アップデートの送信を簡単に行うことができます。同じプラットフォームでチームメンバーと仕事ができるため、ミーティングやメールのやり取りに費やす時間を節約できます。 自宅でもオフィスでも、もちろん外出先からでも、文書や画像のアップロード、フィードバックやアップデートの共有、チームとコミュニケーションが可能です。 自動化 繰り返しの作業にかかる時間や手間を省くには、ワークフローの特定の要素を自動化できるソフトウェアを選ぶとよいでしょう。例えば、締め切りの前にリマインダーをチームに送るよう事前に設定しておくことができます。また、タスクのステータスが更新されたときに通知を送ることもできます。 monday.com では通知設定も簡単に行えます。自動化レシピは無制限に用意されており、ルーチンタスクを処理できるため、重要な仕事に集中することができます。 統合 コミュニケーション、ファイル共有、メール、カレンダー、生産性アプリなど、すでにチームで使用しているツールと統合されているかんばんボードソフトウェアを選びましょう。ツールやアプリ間でのデータの移動は、シームレスであるのが理想です。 monday.com は、部門を超えて利用できる72以上の統合を提供しています。 すべてのデータを1つのスペースで更新 すべてのユーザーが同じデータにアクセス可能 ツール間でプロジェクト情報をすばやくインポート / エクスポート 複数ツールの切り替え不要、一か所で業務を管理 かんばんは、プロジェクトの大小に関わらず使えますか？ かんばんは、プロジェクトの規模を問わず使用できる汎用性の高いプロジェクト管理方式です。高い柔軟性により、かんばんフレームワークはチーム特定のニーズやプロジェクトの大きさに適応し、あらゆる状況において拡張性と効果を発揮します。 かんばんは、リモートチームや分散チームに適していますか？ かんばんは、リモートチームにも分散型のチームにも適しています。データの視覚化、透明性、共同作業に特化しているため、たとえリモートワークであっても、各メンバーが仕事の進捗状況を常に把握し、簡単に最新情報を得ることができます。オンラインでかんばんツールやデジタルボードを作成・共有すれば、リモートチーム環境におけるかんばんプロジェクト管理の効果をさらに高めることができます。 チームの進捗状況を追跡する際、かんばんボードには何が表示されますか？ かんばんボードの最も強力な要素の1つは、各チームメンバーの仕事量を表示できることです。この指標をもとに各メンバーの作業状況を確認し、チーム全体の進捗を俯瞰することができます。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": 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Satoko Shimooka | 12 分 で読めます

効果的な業務管理とは、重要性の高いプロセス、プロジェクト、タスク、リソースがまとまって完璧なハーモニーを織りなすオーケストラのようなものです。 ビジネスに不可欠な要素をすべてシンクロさせるためには、業務管理システムの導入が効果的です。コミュニケーションの円滑化を図れることはもちろん、チームメンバー全員が業務に集中して最高のパフォーマンスを常に維持できる環境を構築することができます。 このガイドでは、業務管理の基本、それがもたらすメリット、プロジェクト管理との比較、そして monday work management を活用して業務を効率化する方法についてご説明します。 今すぐはじめる 業務管理とは、特定の目標を効率よく達成するために、組織内にある業務活動の計画、組織化、実行、追跡を行うことを指します。たとえば、タスク、リソース、タイムライン、成果物を誰が監督・調整するのかや、こうした重要な作業要素をどのように処理する予定なのかを明確化します。 業務管理のプロセス 業務管理の方法は決してひとつではなく、自社のワークフローやビジネス目標に合わせカスタマイズすることができます。プロセスとしては一般的に以下の3段階があります。 ステップ1. 目標および主要な結果（Objectives and Key Results、OKR）の設定 ビジネス上の優先事項や予想されるニーズに基づき目標と指標を設定します。 ステップ2. プロジェクトとビジネスプロセスの定義 業務管理プロセス全体を360度可視化し、シームレスなワークフローを確保します。 ステップ3. リソースの計画とタスクの作成 特定のチーム、サブチーム、または個人にタスクを割り当てます。 業務管理とプロジェクト管理の比較 業務管理（work management）とプロジェクト管理（project management）はほぼ同じ意味として耳にする言葉ですが、両者には明確な違いがあります。 プロジェクト管理は、業務管理の持つ側面の1つに過ぎません。新しいウェブサイトの立ち上げや製品の発売など、開始日と終了日が明確で、ゴールのある具体的なプロジェクトに焦点を当てます。 業務管理にはプロジェクト管理も含まれますが、より広範囲で流動的です。業務管理は、プロジェクトの外側にあるプロセス、たとえばオンボーディング計画、顧客サービスのワークフロー自動化、ベンダーとのコミュニケーション改善などにも活用できます。 業務管理ソフトウェアとは 業務管理ソフトウェアを活用することで、チームはひとつのプラットフォーム内で目標設定やプロジェクト進捗確認を行うなど、重要な業務プロセスを管理できるようになります。 monday work management のようにユーザーフレンドリーな業務管理プラットフォームは、ノーコードなので誰でも使いやすいところがポイント。組織形態にかかわらず、チームで行うプロセスを整理してカスタマイズしたワークフローを設計できます。高度な機能を搭載した業務管理プラットフォームを使用することで、日々のタスクから大型プロジェクトまで、あらゆる業務をよりスマートで効率的に管理できます。 業務管理をうまく進められれば、ビジネスで共通する以下のような課題を克服することができます。 リソース配分 業務の完了には、人材、スキル、予算、その他物理的資産などのビジネスリソースが必要です。業務管理により事業運営に必要なリソースを的確に計画できるため、リソースの無駄や消耗の回避につながります。 ユーザーの説明責任 大企業にアプローチしようとしている営業チームが製品チームのアップデートを待っている様子を想像してみてください。こうした重要な製品のアップデートをどのチームメンバーが担当し、いつ予定されているのかを誰も把握していないとしたらどうでしょう。営業チームは、売り込みのタイミングを遅らせるか、必要な情報がないまま製品をプレゼンせざるを得ません。業務管理システムを利用すれば、誰が特定の仕事を担当し、それに対する責任を持つかを全員が把握できるように、個々の担当を設定できます。 予算上の制約 インフレ率の上昇、レイオフ、サプライチェーンの混乱などは人件費や原材料費の高騰を招くため、企業の予算に影響を及ぼします。たとえば、Willis Towers Watson 社のレポートでは2023年の給与予算は4.1％増になると予想されており、これは2008年以来もっとも高い上昇率です。このような場合にも、業務管理プロセスを組み立てて予算追跡と損益予測を行うことで、業務に投資した財源すべてを最大限に活用することが可能となります。 チームのサイロ化 各部門のコミュニケーションがうまくいかず、足並みが乱れると、重要な情報が滞留するというナレッジのサイロ化が生じます。Aberdeen 社のデータによると、200人のエージェントを抱えるコンタクトセンターでは、ナレッジのサイロ化による無駄な人件費が年間150万ドルにも上ります。 業務管理でコミュニケーションを合理化することで、チームメンバー全員が自身の役割において必要な情報にアクセスし、日々の仕事においてより効率的に能力を発揮できるようになります。 効率重視でデザインされた業務管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。 共同作業の促進 効果的な業務管理では高い透明性が確保されているため、プロジェクト目標やタスクリストのステータスを誰もが明確に把握できます。また、業務にかかわるデータが可視化されることで、関係者全員が割り当てられたタスクの完了に必要なデータを確認し、ビジネスにとって最善の決断を下すことができます。透明性がある仕事環境ではチーム内、部門間の共同作業が進みやすく、円滑で効率のよいワークフローにつながりやすいのもポイント。結果として、ビジネスにも顧客にも質の高い結果をもたらします。 さらに、業務管理を行い、優れたコミュニケーションが実現することでチーム内の誤解も減ってきます。ニューヨークタイムズのベストセラー作家であるグレッグ・マッキューン氏も、「誤解が増えれば、生産性は下がりコストは上がる」と、チームメンバー同士の認識齟齬がない状態で仕事をすることの大切さを語っています。 ボトルネックと遅延の解消 ビジネスを俊敏に進めるためには入念な計画が不可欠です。チームが何を必要としているかを把握し、効果的にコミュニケーションを取ることで、メンバーが作業に対する説明責任を果たすようになるため、プロセスにあるボトルネックの予測と解消が容易になります。 より良い顧客体験の提供 適切な業務管理ソフトウェアを使えば、タスク、プロジェクト、プロセスの進捗状況を可視化できます。チームがサポートや追加のリソースを必要としている場所を特定し、生産性や顧客サービスに影響が出る前にワークフローを調整することができます。 チーム内あるいは他のチームと部門間でプランニングや共同作業を行う必要がある場合に大きな変化をもたらすのが、業務管理のソリューションです。さまざまなタイプのチームが業務管理ツールをどのように活用しているか、例をいくつか挙げてみましょう。 マーケティング：キャンペーンの計画、予算とリソースの追跡 プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）：戦略を実行に移行させ、組織全体のポートフォリオ管理を追跡 IT：技術的なタスクをサービスリクエストとともに自動化・追跡 人事：オンボーディング、採用、トレーニングなどのプロセス追跡 財務：運用コストと予算の管理 monday.com ではマーケティング業務管理と PMO 業務管理向けのソリューションも提供しています。すべてカスタマイズが可能ですので、ぜひ詳細をご覧ください。 monday work management で管理できるプロセス 業務管理は、実際に目にするまでは抽象的なものに思えるかもしれません。monday work management などのツールを使用してひとつの場所から主要なプロセスを一元管理すれば、組織の共通目標を早期かつ高いレベルで達成することができます。 業務管理は組織全体だけでなく、マネージャー、経営幹部などが管理したい以下のようなプロセスの合理化に適しています。 プロジェクト管理：あらゆるプロジェクトやポートフォリオをリアルタイムで計画・協働 タスク管理と ToDo リスト：タスクの割り当て、期限の設定、進捗・完了の監視 クライアントのプロジェクト：チームの能力のバランスを取ることで、クライアントの作業を軌道にのせて目標を達成 事業運営：サプライチェーン管理や運営予算などのワークフローを合理化 リソース管理：計画、スケジューリング、割り当てを容易にする機能で、あらゆる種類のリソースを最大限まで効率化 プロジェクトポートフォリオ管理：進行中のプロジェクトを高水準で可視化 目標と戦略：チームまたは会社レベルの目標を明らかにし、目標と主要となる結果（OKR）を設定、その達成に向けた計画を立案 リクエストと承認：ソフトウェア内のフォームを使い、リクエストと承認の権限を付与、プロジェクトを推進 今すぐはじめる monday work management を活用すれば、ビジネスに重要なプロセスに焦点を当てやすくなります。高度でカスタマイズ可能なデザインで、必要な情報も即座に入手できます。 以下では、monday.com プラットフォームの多彩な機能を一部ご紹介します。 ビュー：タスクやプロセスを、自社のワークフローに最も適した形で可視化。monday work management には、ガントチャートやかんばんチャートなど15種類以上のビューが搭載されており、ワークフローのスコープ、マイルストーン、依存関係などを常に把握できます。さらに、ワークロードビューを使ってチームリソース間でバランスを取ると、優先順位が変わった際にもすばやい対応が可能になります。 時間追跡：プロジェクトやプロセスの所要時間を記録することで、将来類似の作業が必要になった際に効率よく計画を立てられます。 ダッシュボード：ダッシュボードをカスタマイズして作成すれば、意思決定が促され、リアルタイムのインサイトを得られます。ウィジェットは30種以上から選択でき、チームの仕事量、スケジュール、パフォーマンスの内訳、予算など、特定の情報を表示できます。 直感的に使えるフォーム：重要なリクエストと承認に関する詳細情報の収集、ワークフローを推進するステークホルダー、サードパーティベンダーやその他の重要な協力者と効率よく連絡を取ることができるフォームを搭載しています。 カスタムワークフロー：ビジネスニーズに最適なワークフローを作成できます。あらゆる規模のチームでお使いいただけるよう、monday work management ではほしい機能やパーツをすべてノーコードで提供しています。 自動化：条件付きロジックに基づき自動化されたワークフローを設計し、反復作業を排除しましょう。自動化レシピは200種以上。ビジネス全体の効率向上をサポートします。 各種統合機能：Zoom、Slack、Google ドライブなど、もっとも重要なサードパーティ製ツールを連携できます。コーディングの知識は不要で、あらゆる統合をわずか数回のクリックで設定できます。 今すぐはじめる monday work management とは？ monday work management は、組織、マネージャー、経営幹部の連携と共有目標の迅速な達成を可能にするプラットフォームです。競争を勝ち抜くためのビジネス戦略の立案、重要なプロセスの合理化、卓越したプロジェクトの計画などに役立ちます。自動化やダッシュボードなどの強力なビルディングブロックを使用して、あらゆるワークプロセスのワークフローを構築することができます。 monday work management では、どのようなものを管理できますか？ monday work management は、ビジネス上のあらゆる種類の業務、プロジェクト、タスクの整理にお使いいただけます。顧客プロジェクト、ToDo リスト、ポートフォリオ、目標設定、リソース、運用予算、承認など、あらゆるものを一元管理できます。 業務管理とプロジェクト管理を組み合わせるメリットは何ですか？ 業務管理とプロジェクト管理を組み合わせることで、プロジェクトの進捗状況や、全体的なビジネス目標との整合性を可視化することができます。チームメンバー間の効果的なコミュニケーションが可能になるため、全員が同じ認識を共有し、問題が発生する前に潜在的なボトルネックを特定することができます。さらに、個人やチームが担う説明責任が明確になるため、すべてのタスクを期限内に完了させるといった点でも役立ちます。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "monday work management \u3068\u306f\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "monday work management 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} } ] } 業務管理はあらゆるビジネスにおいて役立つプロセスです。共同作業の促進やチームの団結に役立つだけでなく、リソースを最大限に活用し、プロジェクトを綿密に計画したり、自動化機能を活用してスムーズに業務プロセスを設計したりすることができるようになります。 ビジネス目標の管理・追跡に必要なすべての要素を備えた機能満載の優れたソリューション、それが monday work management です。今すぐお試しいただき、複雑なタスクでもすばやく処理できる機能性をぜひご体感ください。

Satoko Shimooka | 10 分 で読めます

すべての関係者を満足させながら予定通りに予算内でプロジェクトを遂行するためには、効率的なプロジェクト ...

monday.com ブログ編集部 | 19 分 で読めます

プロジェクトを進めている場合でも、日々の業務にあたっている場合でも、その日にやるべきことのリストがどんどん膨れ上がってくる… そんな時に皆さんはどうしますか？ 思いついたときに手当たり次第にタスクをこなす、またはやらなければならないことを思い出すたびに付箋を貼るという方法は、すべてを予定通りに、確実に完了させるために最善の方法とはいえません。 同様に、ただ時系列に沿って作業を進め、すべてを完璧に終わらせようとするのも、大失敗の元や大きなストレスになる可能性があります。 自分（またはチーム）の力を消耗させることなく、常に優先度の高いタスクに取り組み、できるだけ効率的に作業できるようにするために、タスク管理のコツを一緒に学んでいきましょう。 今すぐはじめる タスク管理とは、その名の通りタスクを管理し、優先順位を付け、予定通りに完了させるプロセスを指します。 これはプロジェクト管理に不可欠で、きめ細かく実質的な業務分担を実現するために役立ちます。 例：マーケティングチームの毎週のタスク たとえば、マーケティングチームの各メンバーにタスクを割り振ったとします。 しかし、これらのタスクすべてが同じように重要なわけではありません。そのため、タスクに優先順位を付け、その重要度に基づいてスケジュールを設定し、ライフサイクル全体を把握するシステムが必要なのです。 チームメンバーに仕事を割り振ったからと言って、個人にすべてを丸投げしてしまうのは得策ではありません。 一般的に、会社員が「生産的に」活動できる時間は1日あたりわずか2時間53分です。 たとえば、業務に直結しない非生産的な活動をまとめたある調査のデータでは、ニュースサイトを見る、SNS を閲覧する、立ち話をするといった3つが上位にランクイン。この3つだけでも毎日2時間以上を消費しているという結果が出ています。 タスク管理は正しい方法で、すべてのチームメンバーを巻き込んで行うことが大切です。こうすることで従業員のエンゲージメントが高まり、全員が自らの専門知識を活用しながらより生産性に業務を行えるようになります。 それでは、効率的なタスク管理のメリットを以下で詳しく見ていきましょう。 生産性の向上 従業員の意欲が高まれば効率的な労働力となります。タスク管理が正しく行われると、適切なタスクが適切なタイミングで適切な従業員に配分されます。 タスク管理はいわば仲人のようなもので、各アイテム間の関係と完了する順序をきちんと考慮する必要があります。 チーム全員をタスク管理に参加させることで、すべての変動部分を考慮したワークフローを設定できるようになります。それにより、他のチームメンバーの作業が完了するのをひたすら待つという時間も不要になります。 誰もが常に取り組むべきタスクを任されている状態なら、イギリスの大ヒットコメディ『ジ・オフィス（The Office）』で繰り広げられるような、非生産的なジョークで自分や同僚を邪魔することがなくなります（ホッチキスのゼリー固めは忘れられないシーン…！）。 優先度の高いタスクを予定通りに完了させる タスク管理システムが導入されていない場合、優先度の高いタスクも他のタスクと同じように扱われてしまいます。マネージャーがリマインダーのメールを送る場合もあるでしょうが、チームが予定通りにタスクを完了する保証はありません。 明確な優先度と期日を定めたシステムを導入することで、優先度の高いタスクを見逃すことがなくなります。これは効果的なワークフローを構築する上で重要なことです。かんばんボードやガントチャートなど、プロジェクト管理に役立つ手法もチェックしておきましょう。 プロジェクトとビジネスのステータスの概要を把握しやくする プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、すべてのタスクの詳細を確認するなど、チームがより多くのことを達成できるだけでなく、マネージャーやチームメンバー全員が状況を把握しやすくなります。 タスクのステータスを視覚化すれば、潜在的な遅延要因や問題を予測できます。たとえば、誰かが予定通りにタスクを進められない時はすぐに他の人が手伝えるようになるといった具合です。 共同作業の向上・タスクの高速化 共同作業環境が充実している企業は、その業界で優れたパフォーマンスを発揮する可能性が5倍高くなります。 チーム全員が自分のタスクリストだけに集中していると、効率的に共同作業するのが難しくなります。 タスク管理ツールを使用すると、透明性が向上し、チームメンバー同士で協力しやすくなります。 今すぐはじめる monday.com では最近、ユーザーを対象とした調査を行い、弊社のソフトウェアを何に使用しているかについて回答してもらいました。「プロジェクト」という言葉は曖昧なので、より掘り下げた形で調査しています。 結果として、多くの企業がマーケティングキャンペーン、クリエイティブ管理、さらには人事管理にもタスク管理を活用していることがわかりました。 では、もっとも一般的な使用事例を詳しく見てみましょう。 マーケティングキャンペーン マーケティングキャンペーンの設定には事前に定められた手順があるため、新しいキャンペーンを設定する場合はそれに従って進めることがほとんどです。 まず、チーム（またはクライアント）とミーティングを行い、予算、ターゲット市場、主な目標を決定します。それから、広告コピーの作成からキーワードの調査やランディングページの作成まで、いくつかのタスクを担当者に割り当てます。 プロセス全体を通して誰もが同じ認識を持っていることが重要です。そうでなければ、最終的なキャンペーンにまとまりがなくなってしまいます。 たとえば、広告コピーはクリエイティブとランディングページと一致させる必要があります。このような場合、タスク管理ツールを導入し、タスクを管理するための基本ルールを決めておく必要があります。予算に合わせて優れた無料のタスク管理ツールを探してみましょう。 クリエイティブ / ソーシャルメディア管理 社内や代理店のクリエイティブチームも同様に、タスク管理なしでは効率的に機能できません。 比較的小規模なチームでも、1週間に100以上のリクエストを処理することがあります。すべてのデザイナー、ビデオグラファー、ソーシャルメディアマネージャー、コピーライターがタスクに取り組むことができるかどうかを把握することが重要です。 タスクが増えるにしたがって、やがてスプレッドシートでは限界が来てしまうかもしれません。 ソフトウェア開発 ソフトウェア開発も、ビジネスの成功にタスク管理が不可欠な業界です。 プロジェクトで定められた開発目標があるところに、バグ修正や新たなリクエストがひっきりなしに転がり込んでくるのですから、全体のバランスをしっかりと取ることが求められます。効率的に作業するためにリアルタイムでタスクを調整し、優先順位を付ける必要があります。 また、チームで取り組むべきタスクの主な焦点が日によって変動する場合があるのもこの業界の特徴です。 人事 人事マネージャーは日々、生産性を維持するために複雑なスケジュールを常に調整しています。多数の会議があるため、スケジュール変更に毎日対応しなければなりません。 空き状況を正確に把握できるシステムがなければ、人事マネージャーは1人以上のアシスタントが必要になるでしょう。 今すぐはじめる タスク管理の最適な方法は、プロジェクト管理フレームワーク内でデジタルツールを使用し、チーム全員がどこからでも共同作業できるようにすることです。 monday.com などのデジタルプラットフォームが選ばれる理由はここにあります。 チームメンバー全員が、いつでもどこからでもタスクリストにアクセスして更新できる タスクのオーナーシップには通知機能が付いており、タスクの進捗を管理することができる 完全な透明性があり、いつでも誰が何に取り組んでいるのか把握できる プラットフォーム内での共同作業や関連リソースの共有が簡単 タスクは単独で発生するものではありません。透明性がなければ、複数の従業員が重複したアイテムに取り組むことになり、ボトルネックや非効率なワークフローが発生しやすくなります。 デジタルツールを使用することで、従業員が同様のタスクに取り組む際に経験値とリソースを有効利用できるようになります。たとえば、高橋さんが編集時間を2時間から15分に短縮する方法を見つけた場合、同様のタスクを割り当てられた城田さんにそれを共有することができます。 もし、城田さんが同様のタスクに取り組んでいることを高橋さんが知らなければ、城田さんは長時間かけて編集に四苦八苦することになってしまいます。 透明性は、健全、効率的かつ共同作業が可能なワークフローの基盤です。 ワークフローの効率化を真剣に考えているのであれば、まずはタスク管理ツールの導入を検討することをお勧めします。 さまざまなオプション機能や使用事例を比較して、自分のニーズにもっとも適したツールを選びましょう。 monday.com：プロジェクト管理に役立つ Work OS ユーザーにタスクを割り当てる方法を探しているだけでなく、ワークフロー全体を最適化したい場合は、monday.com がおすすめです。 簡単にタスクボードを作成し、ワークフロー全体を効率的にシェアできます。 さらに、多様なテンプレートを使用して、ハイレベルなプロジェクトロードマップを簡単に作成したり、リソースを管理したり、ビジネスに関連するその他あらゆる情報を処理したりすることもできます。 ボードをカスタマイズし、プロセスに合わせてカスタムテンプレートを作成しましょう。また、弊社の自動化ルールや多数の統合サービスを使用すれば、複雑なワークフローを自動化することもできます。 タスクの追跡、スレッド化されたコメント、メンション、その他のツールの完全な透明性により、共同作業がしやすくなります。 共同作業機能が満載の monday.com は、企業がより短時間でより多くのタスクを完了できるように支援するデジタルワークスペースです。 以下で、おすすめ機能の一部をご紹介します。 タスクの作成、割り当て、期日の設定 タスクステータスの更新を視覚的に確認可能な色分けされたカラム プロジェクトのステータスをモニターする8つの異なるビューオプション かんばんボード、仕事量管理などを使用して必要なデータを取得 時間追跡カラムを使用して請求可能な時間を追跡 自動化でワークフローを高速化 「後でやろう」や「覚えておこう」といった非現実的な考えほど、ビジネスに悪影響を与えるものはありません。 チームが適切なタイミングで適切なタスクを確実に処理するようにするには、信頼性の高いシステムが必要です。 monday.com では、使いやすいタスク管理テンプレートやその他のプロジェクト管理に必須の機能を提供しています。 ぜひ一度お試しいただき、チームの効率がどれほど向上するかを体験してみてください。最初の2週間は無料でご利用いただけます。

Satoko Shimooka | 7 分 で読めます

タスク管理ツールは、個人業務の生産性を向上したり、チームでの共同作業における各自の役割を理解するために、とても便利なツールです。 うまく活用することで、仕事の効率が格段に上がるほか、より重要な業務に集中できるようになります。 本記事では、おすすめのタスク管理ツールを、チーム向け、個人向けに分けて紹介。機能や料金など、選定時に重視したいポイントも解説しています。ツール選びに迷っている方は、ぜひ参考にしてください。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） タスク管理ツールとは、個人やチームの作業を整理し、効率的に管理・共有できるソフトウェアです。従来の紙やExcelでの管理に比べ、視覚的・直感的に操作できる点が大きな特徴です。 一般的なタスク管理ツールには、以下のような機能が備わっています。 タスクのステータス管理（未着手、進行中、完了など）で進捗の「見える化」 カレンダー、ガントチャートによるスケジュールの可視化 担当者の割り当て、コメント機能によるスムーズな情報共有 期限・優先度の設定で、タスクの抜け漏れ防止 業務量の可視化で、リソースの偏り防止 タスク漏れや進捗の不透明さをなくし、プロジェクト全体のパフォーマンスを底上げするツールとして、多くの企業やチームで活用されています。 では、自分に合ったタスク管理ツールを選ぶには、どうしたら良いのでしょうか。 選ぶ際は、以下のポイントを意識することが大切です。 ・搭載機能で悩みを解決できるか：現在抱えている課題を具体的に解決できる機能があるかを確認しましょう。 ・直感的にわかりやすい操作画面か：チーム全員が迷うことなく使える操作性であるかが重要です。複雑すぎるインターフェースは導入後の活用率低下につながります。 ・既存システムとの互換性は良いか：現在使用しているメールやカレンダーアプリ、ファイル共有ツールなどとの連携がスムーズに行えるかを確認しましょう。 ・価格は適切か：機能と価格のバランスを考慮し、長期的に継続利用できる料金設定かを検討しましょう。 ・セキュリティは安全か：ビジネス情報を扱うため、データ暗号化、アクセス制御、バックアップ機能などのセキュリティ対策が十分に実装されているかを確認しましょう。 チームで業務を進める際、タスクの進捗状況や担当者が不透明だと、ミスや認識違いが起こりやすくなります。 チーム向けタスク管理ツールを使うことで、こういった些細なミスも事前に防ぐことができます。 ここからは、チームで活用するのに最適なタスク管理ツールを15個厳選してご紹介します。 1. monday work management monday work managementは、クラウド上に構築された機能満載の業務管理プラットフォームです。業務の「見える化」と「自動化」を同時に実現し、あらゆる規模のチームに適しています。 主な機能 15種類以上のボードビュー カスタマイズ可能なダッシュボード 自動通知・リマインド・条件分岐・定期的なタスクなどの自動化 200以上の外部ツールと連携（Google Workspace / Slack / Teams など） タスクにかかる時間を追跡 チームでのリアルタイム共同編集 メリット あらゆる業務にフィットする、柔軟性の高いテンプレート チームの作業が一目でわかる視覚的なUI ノーコードで業務を自動化できるため、IT部門に頼らず導入・運用が可能 料金プラン プラン名金額 無料2名まで永久に無料 ベーシック3名で3,900円／月 スタンダード3名で4,950円／月 プロ3名で9,600円／月 エンタープライズカスタム料金プラン 2. Asana プロジェクト進行におけるタスクと期限を明確に管理できる、世界中で人気の高いプロジェクト管理ツールです。シンプルなタスク管理とプロジェクト管理、スムーズなコミュニケーション機能を求めるチームに向いています。 主な機能 タスクの作成、割り当て、期日管理 カレンダーやタイムラインビューによる進行管理 コメント、添付ファイルでのチーム内共有 Google Workspace、Slackなどとの外部連携 メリット シンプルな操作性で、初めての人でもすぐに使いこなせる ガントチャート（タイムライン）機能が標準搭載 タスクの依存関係や優先度を細かく設定できる 料金プラン プラン名金額 Personal無料。最大10名まで Starter1ユーザーあたり1,200円／月 Advanced1ユーザーあたり2,700円／月 Enterpriseカスタム料金プラン 3. Wrike 部門横断型プロジェクトでも活躍する、エンタープライズ向けの高機能プロジェクト管理ツールです。部門を越えた複数チームで、ワークフローとコミュニケーションの効率化を図りたい組織におすすめです。 主な機能 タスクのステータス管理、進捗のタイムライン表示 ダッシュボードによる作業状況の可視化 チームごとに異なるビューやワークフロー設定が可能 Googleドライブ、Zoom、Slackなどとの豊富な連携 メリット 規模の大きいチームでも業務の流れを一元化できる カスタマイズ性が高く、業種・業態に合わせて柔軟に運用可能 作業時間のトラッキングやレポート機能も充実 料金プラン プラン名金額 Free無料。タスク数に制限あり Team1ユーザーあたり10ドル／月 Business1ユーザーあたり25ドル／月 Enterpriseカスタム料金プラン Pinnacleカスタム料金プラン 4. Jira ソフトウェア開発チーム向けに設計された、高度な課題追跡が行えるプロジェクト管理ツールです。問題追跡とプロジェクト計画に重点を置くチームに向いています。 主な機能 短期集中で、進捗をグラフで追いかける管理 タスクやバグの追跡機能 GitHub（コード管理）やConfluence（ドキュメント管理）などとの連携 メリット アジャイル開発に最適化された設計 バージョン管理やリリース計画が容易に行える 柔軟なカスタマイズが可能で、拡張性も高い 料金プラン プラン名金額 Free無料。ユーザー10名まで Standard1ユーザーあたり990円／月（14日間無料） Premium1ユーザーあたり1,770円／月（30日間無料） Enterpriseカスタム料金プラン 5. Trello 付箋を貼るような感覚で直感的に使える、シンプルなかんばん型タスク管理ツールです。進行中のプロジェクトと完了すべき特定のタスクを可視化したい、ジュアル思考型のユーザーや小規模チームに向いています。 主な機能 ドラッグ＆ドロップでのタスク移動 チェックリスト、期限、添付ファイルの設定 ボード、リスト、カードによる視覚的なタスク整理 Slack、Google Driveなどと連携可能 メリット 操作が簡単で、初めてでもすぐに使える タスクのステータスや優先度を視覚的に把握できる 個人〜チーム利用まで幅広く対応 料金プラン プラン名金額 Free無料。ユーザー10名まで Standard1ユーザーあたり5ドル／月 Premium1ユーザーあたり10ドル／月 Enterprise1ユーザーあたり17.5ドル／月 6. Evernote Teams メモ、議事録、アイデアを一元管理し、チームでの共有や蓄積に強みを持つ情報管理ツールです。デジタルワークスペースでメモ取りや情報共有をしたいクリエイティブなチームに向いています。 主な機能 ノートブック形式での情報整理 Webページや画像、音声などの取り込み タスク機能による軽量な進捗管理 検索やタグ機能で情報を素早く呼び出し メリット 議事録や企画書など、ドキュメントベースの業務に最適 チーム内でのナレッジ共有やアイデアストックに強い スマホ・PCどちらでも使いやすいUI設計 料金プラン プラン名金額 Free無料。個人利用のみ Personal1,100円／月 Professional1,550円／月 Enterpriseカスタム料金プラン 7. Airtable スプレッドシートのような操作感とデータベースの柔軟性を兼ね備えた、ビジュアル管理ツールです。柔軟性の高いデータベース・プロジェクト管理ソリューションを求めるデータ主導のチームにおすすめです。 主な機能 表形式、かんばん、カレンダー、ガントチャートなどの多彩なビュー タスクに画像、ファイル、コメントの添付が可能 自動化やスクリプト機能で作業効率化 Slack、Google Workspace、Notionなどと連携可能 メリット 自由度が高く、複雑な業務フローにも対応 見た目が洗練されていて、非エンジニアでも直感的に使える プロジェクト管理だけでなく、顧客管理や在庫管理にも活用可能 料金プラン プラン名金額 無料最大5人まで Team1ユーザーあたり20ドル／月 Business1ユーザーあたり45ドル／月 Enterpriseカスタム料金プラン 8. Smartsheet Excelのような操作感で、プロジェクト管理やリソース管理ができる業務特化型ツールです。動的なスプレッドシート機能を活用する業務に最適で、複雑なデータ管理や進捗把握が求められるチームに向いています。 主な機能 ガントチャート、カレンダー、カードビューでの進行管理 タスクの依存関係、アラート、リマインダー設定 フォーム入力や承認ワークフローの構築 Microsoft 365やSalesforceなどビジネスツールと連携可能 メリット 表計算ツールからの移行がスムーズで、現場の抵抗が少ない 中長期プロジェクトの進捗やタスク配分が明確にできる 承認フローやレポート作成も可能で業務全体を可視化 料金プラン プラン名金額 無料最大2人まで プロ1ユーザーあたり1,600円／月 ビジネス1ユーザーあたり3,200円／月 エンタープライズカスタム料金プラン アドバンスド パッケージカスタム料金プラン 9. HubSpot CRMを中心に、マーケティング、営業、カスタマーサポートまで包括的に支援する統合プラットフォームです。リードの追跡と顧客関係の管理を必要とする営業やマーケティングチームにおすすめです。 主な機能 タスク管理と営業活動の進捗トラッキング 顧客情報との紐付けによる業務効率化 メール、通話、チャットとの統合による対応履歴の一元管理 自動化ワークフローによるフォローアップ支援 メリット 顧客とのやり取りをタスク化でき、営業活動が整理される CRMと連動しているため、営業やサポート業務との連携がスムーズ 無料でも基本的な機能が充実しており、導入しやすい 料金プラン 製品によって変動 10. MeisterTask 洗練されたUIと直感的な操作が魅力の、かんばん式タスク管理ツールです。直感的なプロジェクトプランニングとビジュアルを活用したワークフローを求めるクリエイティブなチームに向いています。 主な機能 かんばん式でのタスク整理とステータス管理 コメント、添付ファイル、チェックリスト機能 自動化機能（例ステータス変更時の通知やアクション） MindMeister（マインドマップ）との連携が可能 メリット UIが美しく、非IT職種のユーザーにも受け入れられやすい マインドマップからタスクを作成するなど、アイデア整理に強い 自動化により手間を削減できる 料金プラン プラン名金額 無料プロジェクト3件まで プロ1ユーザーあたり1,400円／月 ビジネス1ユーザーあたり2,800円／月 エンタープライズカスタム料金プラン 11. Notion メモ、タスク、データベースを自由に組み合わせられる、オールインワンのワークスペースです。単一プラットフォームで、ナレッジ共有とプロジェクト管理を行いたいチームに向いています。 主な機能 ページ内にToDo、表、カレンダー、ガントチャートを組み合わせ可能 テンプレートによる簡単な設定 タスクの進捗を表やボードで管理 SlackやGoogleカレンダーとの連携 メリット 1つのツールでメモ、タスク、プロジェクトを一括管理 カスタマイズ性が高く、自社用に柔軟に設計可能 ナレッジとタスクを統合した運用が可能 料金プラン プラン名金額 フリー無料。個人利用のみ プラス1ユーザーあたり2,000円／月 ビジネス1ユーザーあたり3,800円／月 エンタープライズカスタム料金プラン 12. Microsoft Project プロジェクトマネジメントに特化した、高機能なスケジュール・タスク管理ソフトです。大型プロジェクトの一元管理が可能で、複雑なプロジェクトを管理する大企業に向いています。 主な機能 ガントチャートによるタスクと工程の可視化 タスクの依存関係やクリティカルパスの分析 レポート、進捗、リソース管理機能が豊富 TeamsやExcelとの強力な連携 メリット 大規模・長期プロジェクトでも詳細な管理が可能 PMBOK（※）に則した本格的な管理ができる Microsoft製品との親和性が高く、企業導入しやすい 料金プラン プラン名金額 フリー無料。個人利用のみ プラス1ユーザーあたり2,000円／月 ビジネス1ユーザーあたり3,800円／月 エンタープライズカスタム料金プラン ※PMBOK：プロジェクトマネジメント知識体系ガイドの略。プロジェクトを成功させるための知識・手法・ベストプラクティスがまとめられたガイドのこと。 13. Adobe Workfront 大規模なチームとプロジェクトを対象とした、エンタープライズ向けのプロジェクト管理プラットフォームです。クラウド型の共同作業・プロジェクト管理用ソリューションで、進捗、タスク、リソース、予算を1か所で追跡できます。 主な機能 ワークフローの自動化と承認プロセスの管理 タスク、プロジェクト、リソースを一元管理 KPI、レポート、ダッシュボード機能が充実 Adobe製品とのネイティブ連携 メリット 複雑なプロセスや複数部門の連携を一元管理できる クリエイティブ業務に特化したフロー構築が可能 大規模チームでも効率よくプロジェクトを推進可能 料金プラン 要問い合わせ（エンタープライズ契約が主） 14. Miro オンラインホワイトボードとして、チームのアイデア出しや共同作業を支援するコラボレーションツールです。リモートチーム間でのビジュアルを活用した共同作業、ブレインストーミング、ダイアグラム作成などにおすすめです。 主な機能 無限キャンバスに図、付箋、フローを自由に作成 テンプレートで会議、プロセスの設計を簡略化 コメントやタグ機能によるリアルタイム共有 Jira、Asana、Slackなどとの外部連携 メリット リモートワークでもリアルなホワイトボード感覚で共同作業が可能 思考の可視化・共有に適しており、チームの創造性を引き出す ブレインストーミングやワークショップに最適 料金プラン プラン名金額 Planner Plan 11ユーザーあたり1,499円／月 Planner Plan 31ユーザーあたり4,497円／月 Planner Plan 51ユーザーあたり8,245円／月 15. Backlog 開発チームからマーケティングまで、幅広い業種に対応する国産のプロジェクト管理ツールです。日本語サポートが充実しており、国内企業に使いやすい設計となっています。ソフトウェア開発とプロジェクト管理を統合したいチームにおすすめです。 主な機能 タスクとプロジェクトの階層管理 ガントチャート、バーンダウンチャート、かんばんビュー バグ管理やGitリポジトリ連携（開発向け） 日本語UI・サポートが充実 メリット IT知識がなくても使いやすい設計 誰が、いつまでに、何をやるかが明確にわかる メール・チャット通知機能で情報伝達がスムーズ 料金プラン プラン名金額 Free無料。3つの編集可能なボード Starter1ユーザーあたり1,160円／月 Business1ユーザーあたり2,320円／月 エンタープライズカスタム料金プラン ※全プラン30日間無料 一日の予定ややるべきことを頭の中だけで管理していると、「何から手をつければいいのか分からない」「気づいたら締切ギリギリだった」ということもあるでしょう。 そんなときは、個人向けのタスク管理ツールを活用すれば、小さなストレスや抜け漏れを防ぎ、毎日の仕事や生活をもっとスムーズに進めることができます。 ここからは、ひとりで使うのに最適なタスク管理ツールを5個厳選してご紹介します。 1. Todoist シンプルかつ強力なタスク管理アプリとして、世界中で愛用されている定番ツールです。自然言語による直感的なタスク入力と、充実した整理機能が特徴です。シンプルなToDo管理で十分だという人に特に向いています。 主な機能 タスクの優先度、期限、ラベルによる分類 カレンダーや日ごとのビュー 繰り返しタスク、自動化ルール GmailやSlackなどと連携 メリット とにかくシンプルで軽快な操作感 タグやフィルターを使えば高度な管理も可能 マルチデバイス対応でいつでもどこでも使える 料金 プラン名金額 スターター2,970円／月。30人まで スタンダード17,600円／月 プレミアム29,700円／月 プラチナ82,500円／月 2. Microsoft OneNote 情報をノートごとに分類・整理し、メモとタスクを一括管理できるデジタルノートアプリです。手書き入力とデジタル化を組み合わせ、自由に入力できるのが特徴です。Office製品と一緒に活用したいビジネスユーザーにおすすめです。 主な機能 手書き、文字、画像など自由なノート入力 ToDoチェックボックス付きメモ機能 セクションやページでの階層整理 他のOffice製品との連携 メリット 思いつきをどんどん書き留められる柔軟性 タスクと情報の一体管理ができる Windowsユーザーとの親和性が高い 料金 無料（Microsoftアカウントで利用可能） 3. Any.do スマートフォンでの使いやすさに定評のある、シンプルかつ直感的なタスク管理アプリです。さまざまなデスクトップ型デバイスやスマートウォッチなどのモバイルデバイスからアクセスできる点が魅力です。日常生活と仕事の両方を1つのアプリで管理したい人に向いています。 主な機能 日付別にタスクを整理する「今日・明日・近日中」ビュー 音声入力やスマート通知対応 カレンダー統合、買い物リストなど生活寄りの機能も搭載 Google AssistantやAlexaとの連携 メリット 朝のタスク確認リマインダー「Any.do Moment」が便利 デザインがシンプルでスマホでも見やすい ライフスタイル管理にも応用可能 料金 プラン名金額 初心者無料。5 件の個人プロジェクト プロ1ユーザーあたり488円／月 4. Trello チーム向けと同様のツールですが、個人利用にも最適です。視覚的なかんばん方式により、個人プロジェクトの進捗を直感的に把握できます。かんばん形式に慣れている人におすすめです。 主な機能 タスクをカードで整理し、ステータスごとにボード管理 繰り返しタスクや期限設定も可能 カスタムラベル・チェックリストで柔軟な分類ができる メリット 個人でもプロジェクト管理をボード形式で簡単にできる 見た目がわかりやすく、進行状況の把握がしやすい 5. Notion チームでの利用にも適した高機能ツールですが、個人での利用も非常に人気です。完全カスタマイズ可能なワークスペースで、個人の作業スタイルにフィットさせた管理ができます。自由度の高いToDo管理をしたい人におすすめです。 主な機能 ページごとにタスク、メモ、資料などを自由に作成 データベース機能でToDoや予定を一括管理 カレンダー表示や進捗管理も可能 メリット 情報とタスクを1ページに集約できる 自分好みにカスタマイズでき、使い方の自由度が高い monday work managementは、ただのタスク管理にとどまらず、プロジェクト、ワークフロー、チームコラボレーションすべてを一元化できる“ワークOS”です。 通常のタスク管理機能に加え、いくつもの特徴的な機能が備わっています。 ダッシュボードでチーム全体を俯瞰 複数のボードやプロジェクト情報を、1つの画面に集約できるカスタムダッシュボード機能があります。KPIや進捗状況、担当者ごとの負荷などをリアルタイムで可視化し、マネジメントに必要な視点を一画面で把握できます。 自動化で工数を削減 「期限が近づいたら通知」「ステータスが完了したら担当者を変更」など、繰り返し発生する業務をノーコードで自動化できます。単純作業の手間を減らすことで、ミスや対応漏れの防止にもつながります。 多様なテンプレートですぐに使い始められる マーケティング、営業、開発、カスタマーサポートなど、100種類以上の業種別テンプレートを搭載しており、初めての方でも用途に合わせてスムーズに導入できます。 柔軟な権限・表示設定で大規模運用にも対応 管理者は、メンバーごとに閲覧・編集の権限を設定可能です。情報漏洩や誤操作を防ぎながら、安全にコラボレーションが行えます。 さらに、表示形式は各自が自由にカスタマイズできるため、業務スタイルに合わせた最適な表示が可能です。 豊富な外部連携で既存業務にもなじむ Slack、Google Workspace、Microsoft Teams、Zoom、Salesforceなど、200以上の外部ツールとシームレスに連携。すでに使用しているツールとの高い親和性により、切り替えの手間が少ないのも魅力です。 このように、monday work management はチーム運営に必要な機能を網羅しつつ、柔軟性・拡張性・操作性のバランスに優れた、今もっとも注目されるタスク管理ツールの1つです。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） Q. タスク管理ツールをチームで使う理由は？ タスク管理ツールを導入することで、チーム全体の生産性と協働効率が大きく向上します。主なメリットは以下の通りです。 1. 責任の明確化と可視化 誰が何を担当し、どの要件、期限で進めているのかを一目で把握できます。タスク一覧を関係者全員で共有することで、時間管理や優先順位の調整、業務配分の見直しもスムーズに行えます。 2. データを活用したプロジェクト分析が可能に タスク管理ツールは、進行中の業務だけでなく、プロジェクト完了後の振り返りや分析にも役立ちます。例えば、部門横断のリクエスト管理では、完了日や担当部門などのデータをもとに、業務の傾向を長期的に把握できます。 3. 生産性の向上 メールやリストだけでタスクを管理している人は、まだまだ多く存在します。タスク管理ツールをチームで活用すれば、メンバーの担当業務の優先順位や期限を明確化でき、重要な業務への集中を促進します。 Q. 最もシンプルにタスクを管理する方法は？ タスク管理をシンプルに始めるには、以下のような基本ステップに沿うのが効果的です。 1. 必要なタスクをリスト化 繰り返し作業や単発タスクを含め、詳細、開始日、終了日を整理して書き出します。 2. 期限と実施期間を設定 タスクを割り当てる前に、必要な期間を明確にし、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。 3. 優先順位の設定 高・中・低などの優先度を設定しておくことで、何を最優先すべきかが一目でわかります。 4. 関連情報の記録 タスクに必要なファイル、クライアント情報、依存関係などがあれば、併せてメモしておくとスムーズです。 5. チームメンバーへ割り当て メンバーの業務量を確認し、負荷が偏らないよう適切にタスクを配分します。 6. 進捗の確認と調整 定期的に状況を確認し、必要に応じて優先順位やスケジュールを調整しましょう。 これらのステップは、monday work management を活用することでさらに効率的に進められます。タスクの割り当て、期日の設定、進捗確認までワンストップで管理でき、自動化機能によって作業の手間も大幅に削減可能です。 Q. タスクの優先順位はどう決めればいいですか？ タスクの優先順位を判断するフレームワークとしてよく使われるのが、アイゼンハワー・マトリクスです。 アイゼンハワー・マトリクスとは、元アメリカ大統領ドワイト・D・アイゼンハワーの「重要なことはめったに緊急ではなく、緊急なことはめったに重要ではない」という名言をもとに考案された時間管理術です。 タスクを「緊急性」と「重要性」の2軸で分類し、どのタスクを今すぐ取り組むべきか・後回しにしてよいかを明確にすることができます。 このフレームワークでは、タスクを次の4つに分類します。 1. 緊急かつ重要すぐに対応が必要な、最優先タスク（例：当日が締切の重要プロジェクト） 2. 緊急ではないが重要長期的な成功に必要なタスク（例：戦略立案や計画の準備） 3. 緊急だが重要ではない対応は急ぐが、成果への影響は小さいもの（例：社内イベントなど） 4. 緊急でも重要でもない時間を取られるが、成果には直結しないもの（例：SNSの閲覧など） この分類を意識することで、本当に取り組むべきタスクに集中しやすくなります。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q. \u30bf\u30b9\u30af\u7ba1\u7406\u30c4\u30fc\u30eb\u3092\u30c1\u30fc\u30e0\u3067\u4f7f\u3046\u7406\u7531\u306f\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": 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Satoko Shimooka | 20 分 で読めます

プロジェクト計画は、プロジェクトを順調に進めるために不可欠です。計画書にはプロジェクトの目的を明記し、スコープ、構成、リソース、目標、成果物、スケジュールを定めます。 しっかりとした計画がなければ、プロジェクトは遅れ、予算オーバーになりがちです。 本ガイドでは、プロジェクト計画の書き方を6つのステップに分けて解説し、すぐに実行に移すために役立つ5つの monday.com のテンプレートをご紹介します。ではまずはじめに、プロジェクト計画とそのさまざまな構成要素について学んでいきましょう。 今すぐはじめる プロジェクト計画とは企業やチームが作成する公式の文書で、プロジェクト全体の目標や目的、特定のタスク、理想とする結果などをまとめたものです。 プロジェクトの目的を定めるだけでなく、以下のようなプロジェクトに関連する資料や成果物を含める必要があります： 主要なマイルストーンのタイムラインとガントチャート：開始日と終了日、目標とする顧客の獲得数、イベントやアプリの立ち上げ日程などを定めます。 コミュニケーション計画：進捗状況、成果、潜在的な問題について、常に全員と情報を共有します。 WBS（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャ—、作業分解図）：特に、複数のチームメンバーが異なるタスクや同時進行のタスクに取り組んでいる場合は、プロジェクトプランナー（同時並行で進む複数のプロジェクトを一元管理するためのフォーマット）もあると良いでしょう。 プロジェクト完了に必要なリソース：プロジェクト管理ツール、資金、フリーランサーの手配など、必要なことを洗い出します。 プロジェクト計画は、プロジェクトのライフサイクルを通じてアクティビティとリソースを定義し、整理し、優先順位をつけ、割り当てるための中心的なハブとしての役割を果たします。 プロジェクト計画の立て方 プロジェクト計画の策定（プロジェクトプランニング）は、プロジェクト管理ライフサイクルのフェーズ2に該当します： フェーズ1：プロジェクトの開始 – ビジネスニーズまたは問題、潜在的ソリューションを特定します。 フェーズ2：プロジェクトプランニング – 特定のタスク、責任の割り当て、プロジェクトのスケジュールを作成します。 フェーズ3：プロジェクトの実行 – リソースと連携し、スケジュールと予算を監視し、ステークホルダーへの報告を行います。 フェーズ4：プロジェクト完了 – プロジェクト完了後に結果を見直します。 プロジェクトプランニングのフェーズでは、開始フェーズで作成したプロジェクト概要をもとに詳細なプロジェクト計画を作成します。この段階では主に、以下のようなことを行います： 予算の設定 プロジェクトのスケジュールまたはタイムラインの定義 WBS の作成 必要なリソースの洗い出しと可用性の確保 潜在的な問題の評価、その解決シナリオの計画 プロジェクト目標、役割、期日、責任、プロジェクトのマイルストーン定義 プロジェクト計画の要素 ここからは、プロジェクト計画と、プロジェクトプランニングに含まれる他の要素との違いをご説明します。 プロジェクト計画 VS 作業計画 この2つは似ていますが、作業計画はプロジェクト計画ほど包括的ではありません。作業計画はプロジェクトチームがより小さな目標を達成するための支援に重点を置くのに対し、プロジェクト計画はプロジェクト全体の目標と目的を大まかに表したものです。 プロジェクト計画 VS プロジェクト憲章 プロジェクト憲章とは、プロジェクトの概要を示すものです。プロジェクトの存在を表明し、プロジェクトマネージャーに作業開始の権限を与える正式な短い文書で、憲章には、プロジェクトの目標、目的、リソース要件が記述されます。プロジェクト計画の前のプロジェクト開始フェーズで作成し、主要なステークホルダーに提示してプロジェクトの承認を得ます。 プロジェクト計画 VS プロジェクトスコープ プロジェクト計画の一部として、プロジェクトの規模と境界を明確に定義する「プロジェクトスコープ」というものがあります。これを文書化するために、スコープ記述書（ステートメント）、作業分解図（WBS）、WBS ディクショナリーの3つが役立ちます。プロジェクトスコープは、プロジェクトの進捗を監視し、実績と計画を比較し、スコープ外の作業発生を回避するための参照ポイントとして活用できます。 プロジェクト計画 VS WBS WBS とは、プロジェクトを完了するために必要なタスクを階層的にまとめたものです。大きな目標や複雑な目標を管理しやすいタスクに分解し、プロジェクト計画を実行できるようにします。WBSは、プロジェクトの範囲をフェーズ、サブプロジェクト、成果物、ワークパッケージに分解し、最終的な成果物納品に向けてのゴールを示します。 プロジェクト計画 VS アジャイル型プロジェクト アジャイル型プロジェクトは、従来のプロジェクト計画とは真逆の手法です。従来のプロジェクト（ウォーターフォール型開発とも呼ばれる）が段階的な計画プロセスを用いるのに対し、アジャイル型プロジェクトは段階的かつ反復的なアプローチを用いてプロジェクトを進めます。アジャイル型プロジェクトはソフトウェア開発でよく用いられますが、分野を問わず活用することができます。 プロジェクト計画が重要な理由とは？ すべてのプロジェクトの3分の1以上が、「スコープクリープ（プロジェクトの要件が増加してしまうこと）」を経験すると言われています。その際、チームは当初の計画よりも多くの作業を行うことになります。このような事態の多くは、プロジェクト計画の中で予期せぬ作業の遅れや状況の変化を考慮すれば回避することができます。また、プロジェクト計画があれば、いつ問題が発生したかを簡単に特定することができ、将来のプロジェクトに備えることができます。 45％のプロジェクトが期限内に完了せず、38％のプロジェクトが予算オーバーしているというデータも発表されています。 プロジェクト計画はこのような問題を早期に特定し、支出超過や納期の遅れを回避したりするのに役立ちます。プロジェクト計画を策定することで、プロジェクトのワークフローや進捗に混乱や遅れが生じる余地がなくなるのです。 プロジェクト計画に厳密なルールはありません。ここでは、monday.com チームがおすすめするプロジェクト計画の6つのステップについてご説明します。 1. エグゼクティブサマリーを作成する エグゼクティブサマリーはプロジェクト計画の冒頭に記載する短い文章のことで、プロジェクトプランの重要なポイントを要約したものです。プロジェクト計画の目的を再確認し、計画の主要なポイントを強調し、プロジェクトの結果、結論、推奨事項を記述します。 プロジェクトプランの冒頭に記載するとはいえ、プランの他の部分から要点を抜き出すことになるため、実際に作成するのは最後の段階になります。 以下のように簡単な概要を1ページ以内にまとめて説明します： プロジェクトの目的と目標 選択したプロジェクトの方法論とフレームワーク 最終的な成果物と納品基準 主なスコープリスクと対策 マイルストーンのサマリー プロジェクトのタイムラインとスケジュールに基づくリスクの概要 リソースと支出の見積もり エグゼクティブサマリーでプロジェクトの大枠をまとめて説明することで、プロジェクトの仕組みに積極的に関わっていない主要なステークホルダーにも内容をより分かりやすく伝えることができます。また、プロジェクトマネージャーはエグゼクティブサマリーを参照し、プロジェクトの主要な目標、スコープ、期待値、制限事項などをすばやく確認することができます。プロジェクトの3分の1近くが当初の目標を達成できないという現実を念頭に置き、定期的にプロジェクト計画を見直して軌道に乗せていくことが重要です。 2. プロジェクトのスコープを明確化する プロジェクトに着手したはいいものの、やることが膨れ上がってくるのは避けたいものです。プロジェクトスコープを明確にすることで、プロジェクトの開始と終了に境界線を引き、また成果物についての期待や、リクエストを誰が承認するか、プロジェクト全体で何が承認に値するかなどを設定することができます。 また、この作業には期待に応えることに関連する潜在的なリスクをざっくりと洗い出し、それらを軽減するための対応策を提示することも含まれます。それぞれのリスクを追跡する責任者も、あわせて正確に特定しておきましょう。 このステップを踏むことで、スコープクリープ、つまりプロジェクトのライフサイクルの中で、プロジェクトの要件が増加するという事態を防ぐことができます。組織から「プロジェクトの34％がスコープクリープを経験している」という不満が上がることもありますが、ほとんど、または常に毎回スコープ記述書を作成する努力をしている組織は52％に過ぎません。 3. プロジェクトの構造を設計する プロジェクトを導くために使用できるフレームワークはいくつか存在しますが、これはワークフローの組み立てや、成果物の作成・割り当ての方法にも関わってきます。 例えば、ウォーターフォールフレームワークを使用している場合、事前にすべてを計画し、開発の各段階を順次進め、専門のタスクオーナーが決められた時間に仕事を実行します。 プロジェクト構造内に依存関係を作りすぎると、成功に悪影響を及ぼす可能性があるため注意してください。そのため、チームが自律的に作業して成果物をタイムリーに完成できるような方法を模索する必要があります。秩序を維持するだけでなく、ボトルネックを防ぐために必要な承認者の数を考慮するのも良いでしょう。 プロジェクトをより質の高い成功に導くためには、何よりも、チームの知識共有の時間を設定することが重要です。共同作業が進めやすい環境づくりに向けて、採用したいコミュニケーション構造をメモしておきましょう。 4. 利用可能なプロジェクトリソースを確認する 次に、このプロジェクトに利用できるリソースを明確にします。 チーム 時間 予算 テクノロジー 物理的リソース この段階で重要なのは、リソース管理を担当する人やプロジェクトマネージャーが「このプロジェクトを進めるために何が必要なのか」を正確に判断する必要があるということです。さもなければ、間違った材料でケーキを焼くのと同じ状態になってしまいます。 例えば、チームに適した高度なスキルを持つ人材がいれば、プロジェクトは30％成功しやすくなります。しかし、3分の1の人は、自分のチームがプロジェクトに適したスキルをすべて持っているとは考えておらず、これが失敗の原因となります。 チームメンバーの数も重要です。仕事の量と人員の比率が悪ければ、効率も質も低下します。期待に応えるためにリソースを効果的に割り当てたければ、リソースの制限について現実的に考える必要があります。 具体的には、人手不足であればタイムスケールを調整したり、より専門的な機材が必要であれば予算を増やしたりといった対応が考えられます。 5. プロジェクトのタイムラインを綿密に計画する プロジェクト計画にタイムフレームを導入している組織は成功する可能性が高くなります。それにもかかわらず、52％のプロジェクトは常にベースラインスケジュールを設定しているわけではありません。そのためか、45％の組織が、期限内にプロジェクトを成功させることはほとんどない、あるいは全くないと答えています。 プロジェクトプランにはプロジェクトスケジュールのセクションを追加しておくと良いでしょう。この部分でいつ納品するのか、どのようにプロジェクトのタイムラインを守るのか、という期待値を設定します。 6. プロジェクトの変更点を管理する プロジェクトを回している最中に発生する課題トップ3に入るのが「変更管理」です。変更管理計画をしっかりと立てていないと、チームは予定外の変更が発生したときに何をすべきか分からなくなります。動的な変更管理計画を立てて、予期せぬ変更が発生した場合に従うべき手順と連絡先などを要約しておくと良いでしょう。 重要なのは、変更管理ツールを導入することです。monday work management は、計画からモニタリング、レポート、リソース管理まで、プロジェクトのライフサイクルのあらゆる部分を管理できる柔軟性を備えています。豊富に揃ったテンプレートをご覧いただき、ぜひチームに合うフォーマットを見つけてください。 今すぐはじめる monday.com はプロジェクト計画の各セクションを可視化するのに役立つテンプレートを豊富に取り揃えているため、簡単に使い始めることができます。以下では、プロジェクトプランニングを進めるのに役立つプロジェクト計画テンプレートを5つご紹介します。 1. プロジェクト計画テンプレート 最もベーシックなのがプロジェクト計画テンプレートです。 monday.com のテンプレートを使用すると、期間を設定してサブプロジェクトを構成し、各フェーズに責任者を割り当てることができます。それぞれの要素を色分けして分かりやすく可視化できるのもポイントです。 各プロジェクトに優先順位をつけ、さらに、いつまでに成果物ができるかを示すタイムラインを表示できます。 2. リソース管理テンプレート リソース管理を行うことで、チームはタスク、プロジェクト、プロセスを効率的に実行し、大規模な共通目標を達成することができます。 リソースを個人に割り当てたり、タイムスケールを付けたりすることで、スタッフがどのフェーズでどのリソースを担当するかを把握できます。場所を追加すれば、チームがある段階から次の段階へ移行する際に、リソースをどこで引き渡せばよいかを簡単に確認することができます。なお、これらの情報はモバイルアプリでも確認できます。 仕事量ビューを使用してチームの時間を積極的に管理し、チーム内の各ユーザーの仕事量とスキルの概要を把握します。 3. プロジェクトコスト管理テンプレート 一か所ですべてのコストを確認することができると、予算計画がはるかに簡単になります。 monday.com のプロジェクトコスト管理テンプレートを活用して、これらのデータを視覚化してみましょう。 各サブプロジェクトを追加し、予想コストを計画し、合計を各部門に割り当てます。この文書は、必要な予算を見積もり、承認されたプロジェクト予算を記録するために役立てることができます。その後、ダッシュボードやレポートを使用して、情報をカラフルに見やすく表示することも可能です。 4. プロジェクトタイムラインテンプレート プロジェクトタイムラインテンプレートは、スケジュール管理に最適です。 このダッシュボードは、かんばんフレームワークで作業している場合にはあまりそぐわないかもしれませんが、ウォーターフォールやスクラムのフレームワークで作業している場合には理想的な形式となっています。 ウォーターフォール型のプロジェクトの場合はマイルストーンを追加し、タイムラインを添付し、各マイルストーンのタスクを完了するために設定された作業日数を割り当てます。 各フェーズのチームリーダーをタグ付けすることで、プロジェクトマネージャーは、誰がどのマイルストーンに責任を持つのかを把握できます。 プロジェクト実行中、チームはステータスバーを使って進捗を追跡することができます。また、各アイテムをクリックして各マイルストーンにアップデートを追加し、チーム間の共同作業を促進することもできます。 スクラム型のプロジェクトの場合、スプリントごとにダッシュボードを整理し、具体的なタスクが決まるたびに追加していくことができます。 5. プログラムリスク登録テンプレート プログラムリスク登録テンプレートを使うと、全プロジェクトスコープとスケジュールリスクを可視化することができます。 色分けされたステータスバーを使って、プロジェクトスコープとスケジュールのリスクステータス、リスクの確率と影響を示します。 リスクを分類し、リスクオーナーを追加し、緩和策を提案することもできます。そうすることで、これらのリスクが実際の不具合に発展し始めた場合に、他のプロジェクトチームのメンバーが何をすべきか確認できるようになるのです。 今すぐはじめる プロジェクト計画は、チームで成功を掴むための核となる存在です。 非常に細かく、複雑なものではありますが、プロジェクト計画の作成・管理はそこまで難しいものではありません。monday.com にあらかじめ用意されたテンプレートを使えば、プランの各セクションを細分化しながらすべてをリアルタイムで監視することができます。 monday work management ならプロジェクトプランニングに関わるすべての資料を一元管理し、プロジェクトを限りなくスムーズに進めることができます。ぜひ一度お試しください。

Satoko Shimooka | 11 分 で読めます

仕事をする上でも、プライベートな時間でも毎日避けられないもの…それが「タスク」、つまり「やらなければ ...

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