Qu’avez-vous à faire au travail aujourd’hui ? Pour la plupart d’entre nous, la liste est longue. Nous avons divers projets à mener en parallèle, des échéances à respecter et des réunions auxquelles nous devons assister.
Gérer son temps efficacement n’est pas une mince affaire !
En créant — et en respectant — un planning en ligne, vous pourrez suivre les tâches quotidiennes et utiliser votre temps avec plus d’efficacité.
Cet article vous expliquera comment créer un emploi du temps quotidien et vous fournira même un modèle personnalisable qui vous simplifiera la vie.
Qu’est-ce qu’un modèle d’agenda en ligne ?
Vous est-il déjà arrivé de manquer un rendez-vous ou d’oublier de vous occuper de quelque chose d’important ? Cela nous est tous arrivé un jour. Mais en mettant par écrit un planning quotidien, vous réduisez les risques.
Certes, griffonner votre planning sur un bloc-notes vaut mieux que rien, mais ce n’est pas une manière très structurée ni organisée de gérer les tâches quotidiennes. Avec un modèle d’emploi du temps quotidien, vous pouvez facilement planifier vos tâches et gérer efficacement votre temps.
Un modèle de planning peut être quelque chose de très simple, comme un agenda imprimé avec de la place pour écrire votre liste de choses à faire pour chaque jour. Mais les modèles d’emploi du temps quotidien peuvent aussi être beaucoup plus sophistiqués, avec des étiquettes colorées pour les différentes tâches, les échéances, les notifications, etc.
Les plannings personnalisés et les sections automatisées sont monnaie courante… si l’on utilise la bonne plateforme. Évidemment, on oublie Excel dans ce cas.
Pourquoi utiliser un modèle de planning en ligne ?
La meilleure raison d’utiliser un modèle de planning quotidien, c’est que cela permet de garder une trace et de se souvenir de tout. Que vous utilisiez ce modèle pour respecter des délais essentiels ou pour éviter de manquer des réunions, un emploi du temps en ligne regroupe toutes vos tâches sur une plateforme unique.
Plus précisément :
Cela facilite la gestion du temps : un modèle peut aider à planifier le travail de manière plus efficace et productive. Certains sont même conçus pour des systèmes de gestion du temps spécifiques, comme la technique Pomodoro ou le Bullet Journal.
Les modèles partagés permettent à toute l’équipe de planifier ensemble leur emploi du temps quotidien : les modèles de planning en ligne peuvent également servir à coordonner le travail de chacun au sein d’une équipe. C’est un excellent moyen de gérer les détails quotidiens des grands projets.
Quelques exemples de modèles d’agenda en ligne ?
Un modèle d’emploi du temps quotidien est un outil flexible qui peut être utilisé dans diverses situations, allant de la description des tâches en cours à la planification d’un projet pour tout un service.
Voici plusieurs variantes de modèles de planning quotidien :
1. Modèles de liste de tâches
La forme la plus élémentaire d’un planning quotidien est une liste de tâches.
Ce modèle peut suivre les tâches de travail quotidiennes et hebdomadaires, telles que planifier des rendez-vous ou tenir un calendrier familial.
2. Modèle de gestion par blocage de temps
L’une des méthodes de gestion du temps les plus populaires est la gestion par blocage du temps.
La gestion par blocage du temps est le contraire du multitâche. Au lieu d’essayer de se concentrer sur plusieurs tâches à la fois, de grands blocs de temps sont réservés pour travailler sur un seul élément.
Utilisez un modèle de planning en ligne quotidien pour bloquer des créneaux horaires dédiés à chaque tâche.
D’autres méthodes de gestion du temps peuvent également utiliser un planning. Par exemple, dans un modèle basé sur la matrice d’Eisenhower, les tâches sont organisées par importance et par urgence.
3. Modèle de suivi des tâches d’un projet
La gestion de projet est un processus complexe qui requiert une planification globale et une exécution détaillée.
Le modèle de suivi des tâches quotidiennes aide les équipes à planifier les tâches quotidiennes pour maintenir les projets sur la bonne voie. Toute l’équipe peut partager le modèle, de sorte que chacun sait qui fait quoi et comment cela s’intègre dans la vision d’ensemble.
Le modèle d’agenda en ligne de monday.com
monday.com propose un modèle d’emploi du temps interactif conçu pour vous aider à gérer plus efficacement les tâches quotidiennes. Comme ce modèle de planning quotidien est entièrement personnalisable, vous pouvez l’adapter en fonction de vos besoins. Bonus : vous pouvez modifier la palette de couleurs pour l’assortir au logo de votre entreprise ou à votre style personnel.
Ce modèle — comme tous les modèles de monday.com — est très facile à configurer et à modifier. Vous pouvez y accéder à partir de n’importe quel appareil et ainsi utiliser votre planning en ligne à tout moment. De plus, comme il s’agit d’un outil partagé, vous pouvez facilement assigner des tâches à plusieurs collaborateurs et/ou parties prenantes.
Et puisqu’il fait partie de la plateforme de monday.com, vous bénéficiez des fonctionnalités de suivi des délais, des notifications conditionnelles, de la priorisation des tâches par code couleur, de l’intégration de Google Agenda, etc. Vous pouvez même configurer des tableaux de bord personnalisés qui vous montrent votre charge de travail en temps réel.
Bonus : vous utilisez déjà monday.com ? Votre emploi du temps en ligne sera désormais au même endroit que tout votre travail. Double bonus : vous pouvez connecter votre agenda en ligne à un autre tableau, comme un aperçu de la planification de projet ou un calendrier mensuel.
Autres modèles de monday.com
Si vous souhaitez gérer votre emploi du temps, le modèle d’agenda en ligne gratuit est un excellent point de départ, mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg des modèles. Chez monday.com, nous avons aussi…
Modèle de planning hebdomadaire
Parfois, vous avez besoin de planifier davantage que votre travail quotidien et d’avoir un aperçu général de toute votre semaine.
Le modèle de liste de tâches hebdomadaire vous permet de suivre toutes vos tâches de la semaine. Fixez une priorité pour chaque tâche, assignez-la à un admin ou discutez-en avec l’équipe.
Modèle de tâches de l’équipe
Le modèle de tâches de l’équipe est conçu pour aider les équipes à visualiser toutes leurs tâches sur une plateforme unique.
Utilisez des étiquettes à code couleur pour indiquer le statut et la priorité de chaque tâche, de sorte que vos collaborateurs sachent immédiatement ce qu’il y a à faire.
Modèle de Bullet Journal
Le bullet journal (ou « journal à puces ») est un système d’organisation personnelle très apprécié et pour lequel un simple cahier à feuilles quadrillées et un stylo sont nécessaires. Le modèle de bullet journal reprend les principes de gestion du temps d’un bullet journal — avec la flexibilité d’un tableau de planification en ligne.
FAQ sur les modèles d’agenda en ligne
Comment créer un agenda en ligne ?
Pour créer un modèle d’emploi du temps en ligne personnalisable, rien de plus facile.
Réfléchissez d’abord à ce que vous voulez suivre pour chaque tâche : le temps de réalisation, les échéances, etc. S’il manque quelque chose sur le modèle, ajoutez-le !
Vous pouvez également supprimer les colonnes ou les sections inutiles. Voici ce que trouverez dans un modèle d’agenda en ligne :
- Liste de tâches
- Statut de chaque tâche
- Catégories de tâches (travail, études, maison, etc.)
- Échéance
- Admin de la tâche
- Temps alloué pour la tâche
- Temps passé sur la tâche
Une fois que vous avez peaufiné le modèle, n’attendez plus pour l’utiliser !
Vous utilisez un modèle à partager ? Veillez à ce que chacun y ait accès en fonction de son rôle : accès complet, en lecture seule, etc. Notre modèle d’agenda en ligne gratuit et facile à personnaliser vous fera gagner du temps.
Prenez quelques minutes chaque jour pour relire votre planning et ajouter de nouvelles tâches si nécessaire. Prévoyez suffisamment de temps, car il faut parfois un moment pour créer une habitude.
Puis-je créer un planning Excel ?
Bien sûr ! Google Sheets et Excel vous proposent tous les deux plusieurs modèles de calendriers et de liste de tâches.
Toutefois, les modèles de Google Sheets et Excel n’offrent pas toutes les fonctionnalités et la flexibilité d’un Work OS comme monday.com. Par exemple, vous ne pouvez pas assigner de tâches aux collaborateurs ni intégrer un planning quotidien aux autres outils de votre espace de travail numérique.
Existe-t-il une application d’emploi du temps quotidien ?
Les applis d’emploi du temps et les outils de gestion du temps sur smartphone, ce n’est pas ce qui manque.
Mais le mieux reste tout de même de chercher un modèle d’agenda quotidien comme celui de monday.com que vous pouvez utiliser sur ordinateur et sur mobile. On ne peut tout de même pas gérer tout son emploi du temps avec une application disponible uniquement sur téléphone.
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