En tant que chef de projet, vous rêvez sans doute parfois d’avoir des yeux derrière la tête et deux mains en plus (voire quatre) pour gérer toutes vos tâches. Entre le casse-tête des échéances, les innombrables validations, les dépendances entre eux, et tout ce qui s’ensuit, pour être bien organisé il vous faudra faire avec simplicité et efficacité.
Combinés, ces 4 modèles correspondent à un flux de travail complet, du début jusqu’à la fin, pour vous aider à faire avancer tous vos projets. Alors commençons par le commencement :
Processus d’approbation de projet
Le tableau d’approbation des projets vous aidera à recueillir facilement toute suggestion ou demande concernant le projet. Grâce à l’option « Afficher », vous pouvez envoyer le tableau sous forme de formulaire. Toutes les réponses seront organisées au sein du tableau. À partir de là, vous pouvez suivre le processus d’approbation depuis « Nouvelles demandes » et « En cours d’examen » jusqu’à « Approuvé ». Une fois le projet approuvé, le nom du chef de projet sera affiché, ainsi que le budget validé pour le projet. En cliquant sur « Approuvé », un projet sera créé au sein du tableau global du programme.
Tableau global des programmations
Le tableau global du programme regroupera tous vos projets relevant de la même catégorie. Une fois qu’un projet est approuvé, il apparaît apparait sous « Projets à venir », qui sera votre catalogue de tous les projets à venir. Lorsque le projet passe à l’étape de la planification, le statut est mis à jour, ce qui crée un tout nouveau tableau à partir d’un modèle prédéfini afin de vous aider à planifier tous les aspects du projet.
Planification de projet
C’est là que la magie opère ! Votre projet a été approuvé et vous êtes désormais prêt à commencer la planification. Alors vous allez utiliser ce tableau de planification de projet pour mettre en place toute votre structure de répartition du travail. De cette manière, vous resterez sur les rails et parfaitement organisé à chaque étape du processus. Forcément, vous voudrez savoir quels aspects de votre planification sont en avance sur le calendrier et quelles tâches sont à la traîne. Pas de souci ! Vous disposez de tous les outils pour cela : automatisations des dates d’achèvement, gestion de la charge de travail, répartition du budget, propriétaire du projet… le tout en un seul et même endroit. Vous voulez un aperçu global du calendrier de votre projet ? Affichez votre tableau en mode Aperçu calendrier. Votre projet apparaîtra alors sous forme de diagramme de Gantt, avec des marqueurs clairs pour les événements importants.
Registre des risques associés au programme
Ce tableau regroupera l’analyse des risques réalisée dans tous les tableaux, afin que chaque chef de projet puisse apprendre de l’analyse des risques de ses homologues. La probabilité est déterminée selon un calcul pondéré de la probabilité et de l’impact, le pourcentage estimé apparaissant dans la colonne « probabilité » située à gauche. Le tableau contient d’autres formules automatiques pour vous permettre de connaître instantanément le montant des pertes attendues selon la probabilité de survenance du risque, ainsi que le montant total potentiel des pertes. En fonction des informations que vous avez saisies si le coût de l’action corrective est inférieur aux pertes attendues, votre statut passera à « Atténuer ». En revanche, si le coût de réponse est plus élevé, le statut passera à « Suivre ».
Pour tout chef de projet, trois éléments sont indispensables : être équipé d’un système organisé pour gérer tous les aspects du projet, pouvoir partager des informations importantes sur le projet, et avoir à tout moment une vue d’ensemble claire et nette du projet.
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