Scrum de Scrums : le guide complet pour utiliser Scrum à grande échelle

Le Scrum de Scrums (SdS), ou Scrum of Scrums (SoS) en anglais, est un élément de la méthodologie Agile qui permet d’appliquer le Scrum@Scale. Autrement dit, le cadre Scrum à grande échelle. Ainsi, le Scrum de Scrums est une équipe d’équipes Scrum mise en place par les organisations qui gèrent plusieurs projets Scrum interconnectés et qui relèvent d’un projet global beaucoup plus important.

Dans cet article, après avoir donné la définition de Scrum de Scrums, nous verrons donc les objectifs du Scrum de Scrums, ses avantages, mais aussi les meilleures pratiques du Scrum of Scrums. Enfin, nous vous montrerons comment optimiser ses réunions Scrum de Scrums avec monday dev et comment préparer ses équipes de développement produit pour travailler efficacement à grande échelle.

Qu’est-ce que le Scrum de Scrums : définition 

Le Scrum de Scrums, parfois appelé Scrum of Scrums (SoS), est un élément de gestion de projet Agile qui permet d’utiliser le framework Scrum à grande échelle. En effet, la gestion de projet Scrum impose qu’une équipe Scrum est une petite équipe, de dix personnes maximum. Quid des projets à très grande échelle alors ? Et bien, selon Jeff Sutherland, co-fondateur de la méthode Scrum, il est tout à fait possible d’utiliser le framework Scrum pour des projets impliquant plus de 800 personnes.

Pour cela, le guide Scrum@scale propose tout simplement de contourner ce problème en utilisant le Scrum de Scrums (SdS). En effet, cette organisation s’appuie toujours sur le guide Scrum, les cinq valeurs Scrum et les trois piliers Scrum pour coordonner plusieurs équipes travaillant sur le même développement produit ou plus généralement sur le même projet.

En résumé, le SdS est un cadre Agile qui permet à plusieurs équipes de communiquer et de coordonner leurs efforts, d’éviter les conflits et d’intégrer leur travail de manière efficace.

Scrum de Scrums : comment ça marche ?

Le Guide Scrum stipule qu’une Scrum team se compose de 10 personnes au plus, avec trois rôles bien définis : un Product Owner, un Scrum Master et une équipe de Developers. Mais, dans le cadre de projets de grande envergure, il est peu probable qu’une petite équipe de 10 personnes puisse tout gérer. C’est pourquoi, le Scrum of Scrums (SoS) donne un cadre pour permettre à plusieurs petites équipes de travailler conjointement. En effet, lorsqu’elles ont besoin de coordonner leurs efforts, les équipes Scrum forment un Scrum de Scrums (SdS), c’est-à-dire une équipe d’équipes Scrum, qui va se réunir lors d’un évènement appelé Mêlée Quotidienne Élargie (MQE).

• Un représentant de chaque équipe impliquée dans le projet (souvent le Scrum Master, sinon un membre désigné) assiste à la réunion MQE. On dit qu’il en est l’ambassadeur.
• Les réunions MQE se tiennent soit tous les jours, ou bien deux fois par semaine. Mais, dans tous les cas, on organise une réunion MQE au moins une fois par semaine.
• Les réunions MQE sont similaires aux Daily meeting Scrum. Mais, elles ne sont pas limitées à 15 minutes.

Historique du Scrum of Scrums (Sos)

La méthode Scrum of Scrums a été introduite pour la première fois par Jeff Sutherland et Ken Schwaber en 1996, les co-fondateurs du cadre Scrum, afin de coordonner les activités de huit unités commerciales qui devaient gérer plusieurs lignes de produits simultanément. Ils ont alors essayé de rassembler les huit équipes produits pour former une méta-équipe ou un « Scrum of Scrums ». Ainsi, ils ont posé les bases pour créer un environnement dans lequel des équipes indépendantes peuvent synchroniser leurs efforts plus efficacement.

Mais, le concept s’est véritablement déployé en 2001 après que J. Sutherland a publié un article intitulé « Agile Can Scale : Inventing and Reinventing SCRUM in Five Companies » (en anglais). Il y décrit son expérience de travail avec des centaines de développeurs sur des dizaines de produits chez IDX Systems (aujourd’hui GE Healthcare) et mentionne le Scrum of Scrums pour la première fois dans un format publié.

Diagramme du Scrum de Scrums

Le guide Scrum@scale nous montre dans le graphique ci-dessous que chaque équipe choisit un représentant, ou ambassadeur, pour assister à la réunion MQE. En outre, le processus peut être répété autant que de besoin avec un Scrum de Scrum de Scrum (SdSdS) si nécessaire.

(Source)

Ainsi, grâce au SdS, plusieurs petites équipes peuvent rester Agiles tout en coordonnant leurs efforts à plus grande échelle.

Ordre du jour d’une réunion Scrum de Scrums

L’ordre du jour typique d’une Mêlée quotidienne élargie (MQE) est similaire à celui de la Mêlée quotidienne, ou daily Scrum, et aborde les questions suivantes :

• Qu’est-ce que votre équipe a accompli depuis la dernière réunion MQE ?
• Quels problèmes ou obstacles votre équipe a-t-elle rencontrés ?
• Qu’est-ce que votre équipe prévoit de réaliser avant la prochaine réunion MQE ?
• Y a-t-il quelque chose sur lequel votre équipe travaille qui pourrait interférer avec le travail d’autres équipes ?
• Avez-vous rencontré des obstacles provenant d’autres équipes ?

Quel est l’objectif de Scrum de Scrums ?

L’objectif principal du Scrum of Scrums est de :

1. Coordonner le travail de plusieurs équipes travaillant sur un même grand projet ou une solution complexe.
2. Faciliter la communication et la planification entre les équipes en abordant les dépendances du projet et en soulignant les points d’intégration ou de conflit.
3. Éliminer les obstacles pour optimiser la coordination des équipes. Pour cela, certaines équipes peuvent travailler ensemble temporairement ou renégocier des domaines de responsabilité.
4. Garantir la livraison d’un produit fini en organisant des équipes indépendantes afin qu’elles coordonnent leurs efforts.
5. Adapter les pratiques Agile à des projets ou à des organisations plus importants afin de gérer la réalisation de projets plus complexes.
6. Conserver l’indépendance de chaque sous-équipe qui planifie son travail de manière autonome tout en se coordonnant avec le reste du groupe.
7. Fournir une plateforme permettant aux équipes d’avoir une vue d’ensemble du projet et de comprendre comment leur travail affecte les autres équipes.
8. Minimiser le risque que le travail des équipes ait un impact négatif sur les autres.
9. Aider à résoudre les problèmes et à apporter des corrections mineures si nécessaire.
10. Optimiser le processus de travail dans l’ensemble du projet en facilitant la synchronisation entre les équipes.

En résumé, le Scrum of Scrums (SoS) est un mécanisme crucial de coordination et de communication pour les projets Agiles à grande échelle impliquant plusieurs équipes Scrum. Il permet de garantir que toutes les équipes travaillent en visant les mêmes objectifs, de manière coordonnée et la plus efficace possible.

Les avantages du Scrum de Scrums (SdS)

Grâce au Scrum of Scrums (Sos), les organisations peuvent déployer efficacement des pratiques Agiles à grande échelle, améliorer la coordination entre les équipes et optimiser la réalisation de l’ensemble du projet. En voici les principaux avantages.

1. Faciliter le déploiement de Scrum à grande échelle

Le SdS permet à plusieurs petites équipes Scrum de conserver leur taille idéale (de 3 à 9 personnes) tout en collaborant sur des projets plus importants. Ainsi, les grandes entreprises peuvent utiliser le framework Scrum de manière efficace et s’épargner certains problèmes comme la redondance et l’inefficacité.

2. Améliorer la coordination et la collaboration des équipes

Le SdS améliore la coordination et rationalise la collaboration entre plusieurs équipes sur des projets complexes. Cela garantit une synchronisation complète lorsque différentes équipes travaillent ensemble sur des projets importants pour apporter plus rapidement une valeur ajoutée.

3. Améliorer la résolution de problèmes

La réunion MQE permet d’obtenir de nouvelles perspectives et des idées créatives de la part d’autres équipes. Elle offre également une plateforme centralisée où les problèmes et les difficultés peuvent être exprimés, ce qui facilite la résolution des problèmes communs.

4. Favoriser la communication et le partage d’informations

La réunion MQE garantit également que chaque équipe reste informée des avancées du projet par le biais de son ambassadeur. Elle favorise également une communication ouverte et une prise de décision collective.

5. Garder des objectifs cohérents

Le SdS permet de faire en sorte que les objectifs individuels des équipes soient cohérents avec les objectifs plus larges du projet. En outre, le SdS renforce le rôle de chaque équipe et les garde concentrées sur le bon objectif final.

6. Accroître la transparence et l’adaptabilité

Enfin, le SdS garantit que plusieurs groupes ou services d’une entreprise peuvent faire face à de nouveaux développements imprévus. Il encourage également le consensus et réduit les conflits au sein de toutes les équipes du projet.

À quelle fréquence la Mêlée quotidienne élargie (MQE) doit-elle avoir lieu ?

Contrairement aux réunions Scrum ordinaires, il n’y a pas de fréquence fixe pour la réunion MQE. En fin de compte, c’est aux équipes concernées de déterminer la fréquence optimale de MQE en fonction de la complexité du projet, du niveau de dépendance entre les équipes et du besoin de coordination.

Voici quatre options possibles de fréquence de réunion MQE :

• Réunions quotidiennes. Ken Schwaber, le co-créateur de Scrum, a initialement suggéré que les réunions Scrum de Scrums devaient se tenir tous les jours, de la même manière que le daily Scrum et qu’elles devaient durer 15 minutes.
• Deux à trois fois par semaine. De nombreuses entreprises préfèrent organiser des réunions MQE moins fréquemment, généralement deux ou trois fois par semaine. Cette approche est souvent considérée comme plus pratique et permet d’allonger la durée des réunions SdS en cas de besoin.
• Au moins une fois par semaine. Certains experts Agiles proposent de ne tenir les réunions SdS qu’une fois par semaine, la fréquence exacte de la MQE étant déterminée par les exigences propres au projet.
• Programmation flexible. Les entreprises peuvent également adapter la fréquence des réunions SdS en fonction de la phase de développement en cours et de la complexité du projet.

Cependant, si vous optez pour des réunions Scrum de Scrums moins fréquentes, prévoyez des plages horaires plus longues (30 à 60 minutes) afin de permettre une résolution des problèmes et des discussions plus approfondies. En effet, les questions soulevées lors des réunions MQE nécessitent souvent plus de temps pour être traitées que celles soulevées lors des daily Scrum.

Qui participe aux réunions MQE

Les participants à une réunion SdS sont généralement les suivants :

• le Product owner principal : il apporte une contribution précieuse et sa connaissance du backlog produit peut aider à éviter les tâches redondantes.
• le Maître Scrum de Scrums : il suit les progrès et l’orientation de toutes les équipes et transmet des informations sur la situation de chaque équipe.
• les membres de la Scrum of Scrums team : les représentants ou ambassadeurs de chaque équipe qui peuvent partager leurs points de vue et soulever des questions. Il peut s’agir du Product Owner, du Scrum Master ou d’un membre de l’équipe technique tel qu’un concepteur, un développeur ou un testeur.
• participants facultatifs : les autres parties prenantes et accompagnateurs Agiles, le cas échéant.

Là encore, contrairement aux autres réunions Scrum, la MQE permet une certaine flexibilité. Par exemple,

• chaque équipe doit choisir son représentant le plus qualifié pour discuter des problèmes actuels,
• les ambassadeurs peuvent changer au fil du temps,
• le nombre total de participants est flexible et peut être supérieur à neuf personnes si nécessaire,
• la participation peut varier en fonction des sujets et des besoins du moment.

L’objectif du Scrum de Scrums (SdS) est d’avoir les bonnes personnes présentes pour coordonner efficacement les équipes, partager les informations cruciales et résoudre les dépendances et les problèmes entre les équipes. En outre, on peut toujours ajuster la composition exacte de la MQE en fonction des besoins de son organisation et de la phase actuelle du projet.

Les meilleures pratiques du Scrum de Scrums

Voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour rendre vos réunions Scrum of Scrums plus efficaces.

1. Veillez à ce que tout le monde comprenne l’objectif de la réunion SdS et qu’il soit préparé. Utilisez un ordre du jour standard avec des questions clés auxquelles les Scrum teams doivent répondre.
2. Établissez un calendrier et une fréquence cohérents pour les réunions MQE.
3. Choisissez les bons représentants pour la MQE. Par exemple, sélectionnez des ambassadeurs capables de représenter efficacement leur équipe et de communiquer les progrès réalisés. Envisagez une rotation des participants en fonction des problèmes et des besoins du moment.
4. Évitez d’en faire une simple réunion d’état. Reliez les discussions à des résultats valables et à des objectifs plus importants. Prévoyez du temps pour la résolution collaborative des problèmes.
5. Créez un environnement positif dans lequel les représentants peuvent partager ouvertement des informations honnêtes.
6. Veiller à faire transmettre toutes les décisions et les informations issues de la réunion SdS aux équipes Scrum individuelles.
7. Examinez et adaptez périodiquement le format de la réunion MQE. Demandez aux participants si la fréquence ou la durée doit être modifiée. Inspectez et adaptez continuellement le processus.
8. Utiliser un logiciel de planification Agile et des outils Scrum performants pour suivre les tâches, les notes et les mesures prises lors des réunions.

Ainsi, en suivant ces bonnes pratiques du Scrum of Scrums, les équipes peuvent s’assurer que leurs réunions MQE sont efficaces, productives et gardent les bons objectifs en ligne de mire. En outre, en utilisant la bonne plateforme pour les gérer, vous pouvez rendre vos réunions SdS encore plus efficaces.

Comment monday dev peut optimiser votre Scrum of Scrums

Avec monday dev, construit sur le puissant Work OS monday.com, vous avez toutes les informations les plus récentes à portée de main dans une plateforme collaborative. Avec de multiples façons de visualiser et de gérer vos sprints, vous pouvez voir sur quoi les équipes travaillent actuellement et quelles tâches sont en retard lors de vos réunions Scrum de Scrum.

• Tableaux de bord : remplissez automatiquement des tableaux de bord personnalisés avec des informations générales et détaillées provenant d’un maximum de 50 tableaux pour une prise de décision plus avisée lors de vos réunions MQE.

• Rapports : générez des rapports automatisés tels que des burndown charts pour visualiser rapidement les progrès de l’équipe, les facteurs de blocage et les indicateurs à discuter en réunion.

• Collaboration : utilisez des fonctionnalités telles que les @mentions, les commentaires et le partage de documents pour faciliter la communication entre les Scrum teams avant et après la réunion MQE.

• Automatisations : mettez en place des automatisations pour rationaliser les tâches répétitives liées au processus Scrum of Scrums, comme l’envoi de rappels de réunion ou la mise à jour des rapports d’état.

• Intégrations : connectez monday dev aux outils que vous utilisez déjà, comme GitHub et Figma, pour agréger des données provenant de différentes sources.

Alors, commencez à utiliser monday dev dès aujourd’hui et voyez à quel point il est facile de planifier et d’organiser vos réunions Scrum de Scrums.

Pour aller plus loin : SAFe ou Scrum : quelles sont les principales différences ?