PI planning : le guide ultime de la planification de l’incrément de programme

Le PI planning, ou planification de l’incrément de programme en français, est un événement Agile à grande échelle récurrent pour aligner toutes les équipes d’un Agile Release Train (ART) sur une mission et une vision unique. C’est donc un élément crucial du Scaled Agile Framework (SAFe) que les organisations doivent impérativement connaître si elles veulent maîtriser avec brio leur développement produit Agile.

Dans ce guide, après une courte définition de PI planning, vous apprendrez pourquoi faire une planification de l’incrément de programme, qui est impliqué dans cet événement SAFe, ce que couvre l’ordre du jour et son agenda. Enfin, nous vous montrerons comment rationaliser votre PI planning en réunissant efficacement plusieurs équipes avec monday dev.

Le PI planning, c’est quoi : définition

Le PI Planning, pour Program Increment Planning en anglais, se traduit par planification de l’incrément de programme en français. Parfois aussi appelé Big Room Planning, c’est l’un des événements les plus importants du Scaled Agile Framework (SAFe). En effet, lors du PI planning, plusieurs équipes du même Agile Release Train (ART) se rencontrent pour s’aligner sur les mêmes objectifs et planifier le travail à réaliser pour l’incrément de programme (IP) à venir.

De manière générale, on organise un événement de PI planning toutes les huit à douze semaines et il dure deux jours. Pendant ces deux journées, toutes les équipes impliquées définissent ensemble une vision commune, planifient les fonctionnalités nécessaires, identifient les dépendances les plus contraignantes et s’engagent sur des objectifs communs pour le prochain incrément de programme à produire.

Pour aller plus loin : SAFe ou Scrum : les principales différences.

Pourquoi faire un PI planning ?

La planification de l’IP, ou PI planning, est un événement très important car il vise à assurer la cohérence entre chaque incrémentation, à favoriser la collaboration entre toutes les parties prenantes, à gérer les risques potentiels, à améliorer la visibilité à long terme et à garantir que les équipes travaillent efficacement avec les mêmes objectifs généraux en tête. Alors, même si une réunion de PI planning nécessite beaucoup de temps et d’efforts pour la mettre en œuvre, de nombreuses organisations estiment que, pour une gestion de produit Agile à grande échelle, les avantages l’emportent sur les coûts.

1. Meilleur alignement et visibilité

La réunion de PI planning permet d’aligner toutes les équipes du Agile Release Train (ART) sur les objectifs généraux et la vision de l’entreprise. C’est un événement qui clarifie le travail prévu pour l’incrément de programme à venir et permet à chacun de toujours travailler sur les éléments les plus urgents.

2. Meilleure collaboration et coordination

La réunion de PI planning rassemble toutes les parties prenantes pour discuter et coordonner les dépendances entre tâches. Elle favorise la collaboration entre les équipes et permet des discussions et des prises de décision efficaces et en temps réel.

3. Meilleure gestion des risques

Le PI planning permet d’identifier rapidement les risques et les problèmes potentiels. Il permet d’élaborer de manière proactive des plans d’atténuation des risques et réduit les probabilités de mauvaises surprises lors de l’exécution.

4. Meilleure planification et prévisibilité

L’événement de PI planning permet une planification et une estimation du travail à effectuer plus précises. Il augmente la fiabilité des livraisons et donne confiance aux parties prenantes dans les engagements de l’équipe.

5. Meilleure utilisation des ressources

Le PI planning permet de répartir plus efficacement les capacités et les compétences de chacun. Il permet d’adapter la demande aux capacités réelles des équipes et d’éliminer les travaux en cours (WIP) inutiles.

6. Meilleure motivation et clarté

Le PI planning permet de comprendre la situation dans son ensemble tout comme le rôle de chacun dans le projet. Il donne une compréhension commune des objectifs et des priorités du projet et accroît la motivation de l’équipe.

7. Meilleur réseautage

Le PI planning rassemble les membres de l’équipe et les parties prenantes pour une communication en face à face. Il renforce les relations et la confiance entre les équipes et réunit les principales parties prenantes pour qu’elles prennent les meilleures décisions possibles.

À quelle fréquence organiser un PI planning

On organise généralement un PI planning toutes les 8 à 12 semaines. Mais, on peut toujours adapter son calendrier selon ses propres besoins. Par exemple, certaines organisations préfèrent faire un PI planning toutes les huit semaines pour plus d’agilité, tandis que d’autres préfèrent attendre douze semaines entre chaque PI planning pour correspondre aux trimestres administratifs. Ainsi, de manière générale, si on considère qu’un sprint dure deux semaines, un incrément de programme (IP) dure de quatre à six sprints, ce qui donne un rythme cohérent pour la planification de l’IP et l’alignement général.

Mais, quelle que soit la fréquence choisie, le PI planning doit suivre un calendrier régulier et prévisible. En effet, il s’agit d’un événement fixe, encadré dans le temps et qui dure généralement deux jours. Seule cette cadence régulière permet de synchroniser, de planifier et d’adapter correctement son travail tout au long du Agile Release Train (ART).

Qui participe au PI planning : rôles et responsabilités

Du fait de sa nature collaborative, le PI planning implique de multiples points de vue différents. Voici les principaux rôles et responsabilités d’un événement de planification de l’incrément de programme.

Release Train Engineer (RTE)

Le Release Train Engineer (RTE) anime l’ensemble de l’événement de planification de l’IP. Il aide donc à :

• gérer les risques et les dépendances du projet,
• créer et suivre les objectifs du programme,
• assurer l’alignement stratégique du processus de planification.

Chef de produit

Les chefs de produit présentent la vision du programme et les étapes à venir. En outre, ils :

• examinent le projet de planification,
• gèrent et hiérarchisent les processus de travail,
• mettent à jour la feuille de route du produit après la réunion de PI planning.

Propriétaire de produit

Les propriétaires de produit gèrent le backlog produit de l’équipe et en définissent les priorités. Ils sont également chargés de :

• définir les fonctionnalités et les user stories,
• prendre des décisions concernant les user stories définies,
• transmettre la vision de l’entreprise.

Scrum Master

Les Scrum Masters aident les propriétaires de produit et les développeurs en éliminant tout obstacle qui pourrait gêner l’équipe dans son travail. En outre, ils :

• s’assurent que tout le monde respecte les principes Agile,
• contrôlent la durée de l’événement et coachent les équipes,
• soutiennent les processus de planification de l’équipe et identifient les dépendances.

Développeurs

Les développeurs et les testeurs participent aux sessions de groupe pour :

• construire et affiner les user stories,
• identifier les risques et les dépendances,
• rédiger les objectifs de l’incrément de programme (IP) de l’équipe.

Autres parties prenantes clés

En outre, l’événement de PI planning peut impliquer :

• des architectes système,
• des responsables techniques,
• des cadres supérieurs,
• les chefs d’entreprise,
• les clients.

Quel est l’ordre du jour typique d’un PI planning

L’ordre du jour d’un événement de planification de l’IP comprend généralement les éléments suivants :

• présentation du contexte commercial : vue d’ensemble de l’état actuel de l’entreprise et des conditions du marché,
• présentation de la vision du produit : détails sur les fonctionnalités à venir et les priorités de la gestion des produits,
• séances en petits groupes : les équipes travaillent en petits groupes pour élaborer des stratégies, évaluer les capacités réelles de l’équipe et identifier les risques et les dépendances possibles,
• revue de gestion : les équipes présentent leurs projets de planification pour obtenir un feedback. On se concentre alors sur la gestion des risques et les dépendances entre équipes,
• finalisation : après discussions et ajustements, on finalise les objectifs et on s’engage à les réaliser au cours de l’incrément de programme à venir.

Comment préparer un événement de PI planning en dix étapes

Voici les dix étapes essentielles pour être bien préparé avant de faire un événement de planification de l’IP.

1. Comprendre et communiquer l’objectif : veillez à ce que tous les participants, en particulier les cadres et la direction, comprennent clairement les objectifs du PI planning. Communiquez clairement que l’objectif est de créer une feuille de route et d’identifier les obstacles potentiels.
2. Planifier longtemps à l’avance : planifiez le prochain PI planning dès la fin du trimestre en cours. Assurez-vous au plus tôt de la disponibilité de toutes les parties prenantes et de tous les dirigeants.
3. Préparer la vision et le contexte du programme : déterminez à l’avance la vision et l’objectif de l’incrément de programme (IP). Assurez-vous que les responsables du programme et les parties prenantes savent comment transmettre correctement ces informations.
4. Prévoir des installations appropriées : réservez une grande salle pouvant accueillir environ le double du nombre de participants prévus. Veillez à ce que les participants à distance bénéficient également d’une installation adaptée comme un équipement de vidéoconférence performant.
5. Affiner le backlog produit : examinez et affinez votre backlog produit. Veillez à ce que les user stories et les fonctionnalités soient bien définies et classées par ordre de priorité.
6. Aligner les parties prenantes : dialoguez avec les chefs d’entreprise et les parties prenantes pour comprendre les priorités et les attentes de chacun.
7. Planifier la logistique : prévoir les outils, les ressources et le matériel nécessaire pour toute la durée du PI planning. Mettez également en place des outils de collaboration numérique si nécessaire.
8. Préparer un ordre du jour : établissez un programme détaillé pour les deux jours de l’événement. Prévoyez du temps pour le contexte commercial, les présentations de la vision, les réunions d’équipe, l’examen des plans, etc.
9. Planification pré-PI : chaque équipe doit organiser sa propre session de planification pré-PI afin de préparer les plans initiaux et d’identifier les risques potentiels et les dépendances de l’incrément.
10. Mise en place d’un tableau de programmation : préparez un tableau de programme physique ou numérique pour visualiser les fonctionnalités, les dépendances et les jalons du projet.

Quel est l’agenda typique d’un événement de PI planning 

Voici comment se déroule le programme type d’une réunion de planification de l’IP sur deux jours.

PI planning Agenda : premier jour

Le premier jour du PI planning, l’ordre du jour comprend généralement une présentation du contexte commercial, de la vision du produit et de son architecture, suivie d’une planification détaillée de l’équipe et d’un examen initial de ces plans.

• Contexte commercial : le chef d’entreprise ou un cadre supérieur présente l’état actuel de l’organisation, la vision du portefeuille de projet actuel et la manière dont les solutions existantes répondent aux besoins des clients.
• Vision du produit/solution : le chef de produit présente la vision actuelle du produit, généralement représentée par les dix principales fonctionnalités à venir.
• Vision de l’architecture et pratiques de développement : l’architecte système présente la vision de l’architecture du produit et un responsable du développement expose les meilleures pratiques de développement produit Agile.
• Contexte de planification : le Release Train Engineer (RTE) présente le processus de planification de l’incrément du programme et les résultats attendus.
• 1ere session par petits groupes : les équipes estiment leur capacité réelle pour chaque itération et identifient les éléments du backlog nécessaires à la réalisation des fonctionnalités. Elles créent des plans provisoires visibles par tous, itération après itération.
• Examen du projet de plan : les équipes présentent les principaux résultats de la planification de l’IP, notamment leur capacité, leur charge de travail, les objectifs provisoires de l’IP, les risques potentiels et les dépendances. Les chefs d’entreprise, les chefs de produits et les autres parties prenantes examinent et apportent leur contribution à cet incrément.
• Examen par la direction et résolution des problèmes : la direction négocie les modifications de la portée du projet et résout les problèmes en acceptant divers ajustements au PI planning. Le RTE anime cette session en réunissant les principales parties prenantes pour qu’elles prennent les décisions qui s’imposent.

PI planning Agenda : deuxième jour

Le deuxième jour du PI planning, l’ordre du jour permet de finaliser les plans, d’aborder les risques et de s’aligner sur les objectifs de l’IP à venir. Il se termine par un vote de confiance pour s’assurer de l’adhésion au plan de tous et par une rétrospective destinée à améliorer les futurs événements de planification de l’IP.

• Ajustements de la planification : la direction présente les résultats des réunions du  premier jour et les changements éventuels.
• 2ème session par petits groupes : les équipes poursuivent la planification et les ajustements sur la base du feedback de la direction et finalisent les objectifs de l’IP à venir. Les chefs d’entreprise attribuent des valeurs commerciales aux objectifs et les classent.
• Examen du plan final : chaque équipe présente ses plans finalisés, y compris les risques, les obstacles et les dépendances. À ce stade, les chefs d’entreprise doivent approuver tous les plans, même si les équipes doivent encore les ajuster.
• Risques ART : les équipes discutent des risques identifiés lors de la présentation du plan final et les classent dans l’une des quatre catégories suivantes :
  • Résolu : il n’y a plus de risque,
  • Géré : quelqu’un prend en charge la gestion du risque non résolu,
  • Accepté : tout le monde comprend et reconnaît que le risque est inévitable,
  • Atténué : les équipes identifient des stratégies pour réduire l’impact du risque.
• Vote de confiance : les équipes votent pour montrer leur confiance dans la réalisation des objectifs de l’IP en utilisant la méthode du « vote à cinq doigts » (physiquement ou numériquement).
  • Si la moyenne des doigts levés est égale ou supérieure à trois, le plan est accepté.
  • Si la moyenne des doigts levés est inférieure à trois, le plan doit être retravaillé.
  • Si quelqu’un vote avec un ou deux doigts levés, il doit faire part ouvertement de ses préoccupations. Il peut alors être nécessaire d’ajouter ces préoccupations à la liste des risques, de les replanifier ou de fournir des informations supplémentaires.
• Retravailler le plan (facultatif) : si la confiance est faible, les équipes peuvent être amenées à retravailler leurs plans.
• Rétrospective de la planification et progression : le RTE effectue une brève rétrospective de l’événement afin d’identifier les améliorations à apporter aux futures sessions de planification de l’IP.

Que se passe-t-il après un PI planning : le post-PI planning 

En suivant ces activités post-PI planning, on s’assure que les plans sont effectivement mis en œuvre et continuellement améliorés tout au long de la réalisation de l’incrément du programme.

• Prochaines étapes : pour faire avancer les objectifs, les équipes coordonnent leurs calendriers afin d’organiser des réunions quotidiennes et des réunions d’itération.
• Documentation : les équipes transcrivent les objectifs, les user stories et le tableau du programme dans un outil de gestion de projet Agile comme monday dev et mettent à jour les feuilles de route en fonction des objectifs du programme.
• Exécution : les Agile Release Train (ART) commencent à mettre en œuvre les plans définis lors du PI planning et à fournir de la valeur conformément aux engagements pris.
• Événements de planification post-PI : d’autres sessions de planification impliquant les parties prenantes de tous les Agile Release Train (ART) au sein du Solution Train ont lieu pour assurer la synchronisation et l’alignement. Les équipes présentent les plans, expliquent les objectifs et partagent les jalons et les échéances du projet pour chaque itération et ART.
• Amélioration continue : les équipes organisent régulièrement des sessions d’inspection et d’adaptation (I&A) tout au long de l’incrément, réfléchissant aux progrès réalisés, identifiant les domaines à améliorer et adaptant les plans si nécessaire pour optimiser les performances.
• Feedback des clients : les propriétaires de produits recherchent activement et intègrent le retour d’information des clients et des utilisateurs finaux afin que les plans futurs correspondent aux attentes réelles des clients.

Les pièges courants du PI planning à éviter

Voici dix problèmes les plus courants lors d’un PI planning.

1. Préparation insuffisante : ne pas fournir suffisamment de contexte ou de vision avant l’événement et ne pas disposer d’un backlog produit clair ou de fonctionnalités classées par ordre de priorité.
2. Une mauvaise gestion du temps : permettre aux discussions de déborder et de perturber l’ordre du jour et ne pas allouer suffisamment de temps aux réunions d’équipe ou à l’examen des plans.
3. Manque d’engagement des parties prenantes : ne pas impliquer les principaux acteurs de l’entreprise tout au long du processus et ne pas obtenir l’adhésion des dirigeants.
4. Ignorer les dépendances : ne pas identifier et gérer les dépendances entre les équipes et ne pas visualiser les dépendances sur le tableau du programme.
5. Mettre trop l’accent sur l’estimation : passer trop de temps sur des détails au détriment d’autres activités et perdre de vue la situation dans son ensemble.
6. Négliger la dynamique d’équipe : ne pas promouvoir un environnement de collaboration positif et inclusif. Ne pas traiter rapidement les conflits ou les problèmes.
7. Omettre le vote de confiance : ne pas organiser ou prendre au sérieux le vote de confiance de l’équipe sur le plan.
8. Oublier d’examiner les IP antérieures : ne pas se pencher sur les performances antérieures de l’IP pour éclairer le PI planning actuel.
9. Négliger les rétrospectives : sauter ou bâcler la rétrospective de la planification et ne pas mettre en œuvre les améliorations basées sur le retour d’information des sessions précédentes.
10. Difficultés liées à la planification virtuelle : ne pas adapter efficacement le processus de planification aux équipes travaillant à distance et utiliser des outils de collaboration inadéquats.

Faire son PI planning avec monday dev

Basé sur le Work OS de monday.com et doté de nombreuses fonctionnalités indispensables, monday dev permet à toutes les parties prenantes de se connecter et de collaborer facilement à chaque étape du processus de PI planning.

Tableaux personnalisables

Adaptez les tableaux personnalisables de monday dev pour faciliter votre gestion du PI planning selon votre processus de travail personnel. Par exemple, créez facilement un tableau Scrum pour visualiser votre tableau de programme complet et comprenez d’un coup d’œil toutes les fonctionnalités, les dépendances et les jalons impliquant votre équipe. Puis, mettez en place des tableaux individuels pour chaque équipe afin de suivre leurs objectifs d’IP et décomposer leurs objectifs en éléments facilement réalisables.

Collaboration

Utilisez monday dev pour collaborer intuitivement entre toutes les parties prenantes du projet. Ainsi, les équipes peuvent travailler simultanément sur leurs plans avec des mises à jour en temps réel visibles par tous les participants. Ensuite, vous pouvez coopérer en direct et partager instantanément des commentaires avec les workdocs de monday.com pour discuter des dépendances, des risques et des ajustements nécessaires pendant tout le PI planning.

Vues de travail

Optimisez votre PI planning grâce aux grandes capacités de visualisation de notre plateforme Agile. Par exemple, vous pouvez visualiser la chronologie des fonctionnalités et des dépendances à travers l’incrément de programme avec la vue Gantt. Sinon, les tableaux Kanban faciliteront la gestion du backlog produit et l’organisation du travail pour l’IP à venir.

Intégration

Tirez parti des nombreuses fonctions d’intégration pour connecter monday dev aux outils de développement que vous utilisez déjà. Vous aurez ainsi les données les plus pertinentes pour la planification de l’IP. Ensuite, mettez en place des automatisations performantes afin d’informer les membres de l’équipe des mises à jour ou des changements apportés au plan.

Outils de reporting

Utilisez les fonctions de reporting de monday dev pour suivre l’avancement des objectifs de l’IP tout au long de l’incrément. Puis, générez des tableaux de bord pertinents permettant de visualiser la capacité de l’équipe, d’identifier les risques et d’analyser d’autres indicateurs de performance pour un meilleur PI planning.

Rationalisez votre PI planning avec monday dev

La réussite d’un PI planning repose principalement sur la participation active et l’alignement de tous les membres de l’équipe et des parties prenantes. Heureusement, avec monday dev, vous disposez d’une plateforme Agile et flexible pour fournir l’infrastructure technique nécessaire à un tel événement. Mais, son succès dépendra toujours de l’efficacité de la facilitation de l’événement et de l’engagement de l’équipe.

Alors, essayez monday dev dès aujourd’hui pour découvrir comment vous pouvez rationaliser votre processus de PI planning et faire en sorte que tout le monde soit réellement sur la même longueur d’onde.