No importa si estás trabajando en un proyecto específico o simplemente haciendo tus actividades diarias, es probable que tengas una larga lista de cosas que debes hacer en un día determinado.
Completar tareas al azar cada vez que piensas en ellas, o esparcir notas adhesivas cada vez que piensas en algo que hay que hacer, probablemente no sea la mejor manera de asegurarte de que todo se haga a tiempo y bien.
Del mismo modo, simplemente seguir el orden cronológico e intentar terminar absolutamente todo también puede ser una receta para el desastre… o un ataque de nervios.
La gestión de tareas es tu arma secreta para garantizar que siempre estés trabajando en tareas de alta prioridad y sea lo más eficiente posible, sin agotarte a ti mismo o a tu equipo.
¿Qué es la gestión de tareas? Una parte importante de la gestión de proyectos
La gestión de tareas es el proceso de gestionar, priorizar y garantizar que las tareas se completen a tiempo.
Es una parte integral de la gestión de proyectos, donde te ocupas de la división práctica y granular del trabajo.
¿Por qué es importante la gestión de tareas?
Abandonar a las personas para que resuelvan todo por sí mismas no es una buena idea.
El trabajador de oficina promedio dedica tan solo 2 horas y 53 minutos a actividades productivas al día. Las 3 principales actividades improductivas por sí solas consumen más de 2 horas al día. Uy.
Cuando se hace bien, todos los miembros del equipo se incluyen en el proceso de gestión de tareas. Eso ayuda a involucrar a tus trabajadores, garantiza que todos puedan utilizar su experiencia y aumenta la productividad.
Echemos un vistazo más de cerca a los beneficios de una gestión de tareas eficaz.
Aumentas la productividad
Un empleado comprometido es un empleado eficaz. La gestión de tareas, cuando se ejecuta correctamente, distribuye las tareas adecuadas al empleado adecuado en el momento adecuado.
Administrar tareas es como hacer de casamentero. Debes considerar la relación entre cada elemento y el orden en el que debes completarlos.
Al involucrar a todo el equipo en la gestión de tareas, puedes configurar un flujo de trabajo que considere todas las partes móviles. De esa manera, nadie se quedará esperando a que alguien más termine.
Todos siempre tienen una tarea interesante en la que trabajar, lo que reduce la posibilidad de que se distraigan a sí mismos y a sus compañeros de trabajo con situaciones improductivas.
Para obtener más información sobre productividad, descubre estas aplicaciones de productividad.
Te aseguras de que las tareas de alta prioridad se completen a tiempo
Si no tienes ningún sistema implementado, las tareas de alta prioridad se abordarán igual que cualquier otra. Claro, tal vez un gestor de proyectos envíe algunos recordatorios por correo electrónico. Pero eso de ninguna manera es garantía de que el equipo lo haga a tiempo.
Con un sistema con prioridades y fechas de entrega claras, las tareas de alta prioridad recibirán la atención que merecen. Esa es una pieza crucial para construir un flujo de trabajo eficiente. También hay muchas formas excelentes de gestionar tus proyectos, como los tableros Kanban y los diagramas de Gantt.
Tienes una mejor visión general del estado de tus proyectos y negocios
Con un software de gestión de proyectos no solo tus equipos podrán hacer más cosas, sino que también se podrán concretar todos los detalles de las tareas. También le brindará a los gestores y a los miembros del equipo una mejor visión general de lo que está sucediendo.
Con el estado de la tarea visible, puedes pronosticar posibles cuellos de botella u otros problemas. Si alguien se retrasa, puedes realizar un seguimiento y ofrecerle ayuda fácilmente.
Mejoras la colaboración y aceleras las tareas
Las empresas con entornos de trabajo colaborativos tienen 5 veces más probabilidades de tener un alto rendimiento en su industria.
Si todos los miembros de un equipo solo se concentran en su lista de tareas, tendrán dificultades para trabajar juntos de manera eficiente.
Con el software de gestión de tareas, obtienes una mayor transparencia y es más fácil para el equipo ayudarse entre sí.
¿Cómo se utiliza la gestión de tareas?
En un estudio reciente, les preguntamos a usuarios de monday.com para qué usaban nuestro software más allá del ambiguo término «proyecto».
Como puedes ver, muchas empresas utilizan la gestión de tareas para campañas de marketing, gestión creativa e incluso recursos humanos.
Echemos un vistazo más de cerca a los casos de uso más populares.
Campañas de marketing
Cuando una empresa planifica una campaña de marketing, suele seguir un conjunto de pasos predefinidos.
Primero, se reúnen con el equipo (o cliente) para acordar el presupuesto, el mercado objetivo y los objetivos principales. Después de eso, tienen que delegar algunas tareas, desde redactar el texto del anuncio hasta investigar palabras clave o crear una landing page.
Todos deben estar en sintonía durante todo el proceso. De lo contrario, la campaña final no tendrá una sensación de cohesión.
El texto del anuncio debe coincidir con el diseño y la landing page. El software y los principios de la gestión de tareas son absolutamente necesarios. También puedes encontrar un excelente administrador de tareas gratuito que se ajuste a tu presupuesto.
Gestión creativa y de redes sociales
Del mismo modo, un equipo creativo interno o de agencia no puede funcionar eficazmente sin un administrador de tareas.
Incluso un equipo relativamente pequeño podría manejar más de 100 solicitudes en una semana determinada. Es fundamental conocer la disponibilidad de cada diseñador, camarógrafo, administrador de redes sociales y redactor publicitario para asignar tareas.
Suerte intentando mantenerte al día con las hojas de cálculo.
Desarrollo de software
El desarrollo de software es otra industria en la que la gestión de tareas es crucial para el éxito comercial.
Debes equilibrar las correcciones de errores y las solicitudes entrantes con los objetivos generales de desarrollo. Para que sea eficaz, debes ajustar y priorizar las tareas en tiempo real.
El foco principal de las tareas del equipo podría cambiar por completo de un día para otro.
Recursos humanos
Los gerentes de recursos humanos equilibran una agenda compleja para mantenerse productivos. Con toneladas de reuniones, tienen que lidiar con reprogramaciones a diario.
Sin un sistema que les brinde una visión clara de su disponibilidad, cada gerente de recursos humanos necesitaría al menos un asistente.
¿Cuál es la mejor manera de manejar tareas?
La mejor manera de gestionar las tareas es dentro de un marco de gestión de proyectos, utilizando herramientas digitales para garantizar que todo tu equipo pueda colaborar sin importar dónde se encuentre.
Por qué una plataforma digital como monday.com es la mejor opción:
- Cada miembro del equipo puede acceder y actualizar listas de tareas desde cualquier ubicación, en cualquier momento.
- La responsabilidad de la tarea viene con notificaciones para mantener a las personas al día.
- Hay total transparencia: Todos pueden ver en qué están trabajando todos en un momento determinado.
- Es fácil colaborar y compartir recursos relevantes dentro de la plataforma.
Las tareas no ocurren de forma aislada. Sin transparencia, es fácil terminar con varios empleados trabajando en elementos duplicados, cuellos de botella y flujos de trabajo ineficientes.
Las herramientas digitales también ayudan a los empleados a aunar sus recursos cuando trabajan en tareas similares. Si Julia encontrara un atajo que redujera su tiempo de edición de 2 horas a 15 minutos, podría compartirlo fácilmente con Diego, a quien se le asignó una tarea similar.
Pero si Julia no tiene idea de que Diego está haciendo una tarea similar a la de ella, entonces él se queda afuera, tratando de completarla por su cuenta.
La transparencia es la base de un flujo de trabajo próspero, eficaz y colaborativo.
Por qué deberías utilizar monday.com para gestionar tus tareas y proyectos
Si realmente quieres mejorar tu flujo de trabajo, el mejor lugar para comenzar es con el software de gestión de tareas.
Compara las características y los casos de uso de las diferentes opciones y elige el administrador de tareas que mejor se adapte a tus necesidades específicas.
monday.com: el sistema operativo donde puedes gestionar proyectos
Si no solo buscas una forma de asignar tareas a las personas, sino que quieres optimizar todo tu flujo de trabajo, monday.com es la respuesta.
Puedes crear fácilmente tableros de tareas y distribuir eficientemente todo el flujo de trabajo, pero eso es solo el comienzo.
Usa nuestra amplia gama de plantillas para crear hojas de ruta de proyectos generales en minutos, administrar tus recursos y manejar otros aspectos de tu negocio.
Personaliza tableros y crea plantillas personalizadas que se adapten a tus procesos. También puedes automatizar flujos de trabajo complejos con nuestros modelos de automatización y una larga lista de integraciones.
La colaboración se simplifica con total transparencia para tareas de seguimiento, así como comentarios, menciones y otras herramientas.
Con sus numerosas funciones de colaboración, monday.com es un espacio de trabajo digital que ayudará a tu empresa a realizar más trabajo en menos tiempo.
Estas son solo algunas de nuestras funciones favoritas:
- Crear, asignar y definir plazos para tareas.
- Columnas codificadas por colores para actualizaciones visuales del estado de las tareas.
- 8 opciones de visualización diferentes para monitorear el estado del proyecto.
- Obtén los datos necesarios mediante tableros Kanban, gestión de cargas de trabajo y mucho más.
- Seguimiento de las horas facturables con el widget de seguimiento del tiempo.
- Acelera tus flujos de trabajo con automatizaciones.
Optimiza tu flujo de trabajo con el software de gestión de tareas
Nada hará más daño a tu negocio que fantasías como «lo haré más tarde» o «lo recordaré».
Necesitas un sistema confiable para garantizar que tu equipo maneje las tareas correctas en el momento adecuado.
monday.com ofrece plantillas de gestión de tareas fáciles de usar, así como otras funciones esenciales de gestión de proyectos. Pruébalo tú mismo y descubre de qué estamos hablando.
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