Probablemente ya hayas leído docenas de artículos, guías e informes sobre la gestión de proyectos. Pero lo que a menudo queda olvidado en la gestión de proyectos es la importancia de la gestión de recursos. Por ello queremos profundizar en la gestión de recursos y cómo te ayudará a ejecutar proyectos exitosos.
En este artículo te contamos qué es, por qué es importante, qué hace un administrador de recursos y cómo puedes tomar el control de la planificación de la gestión de recursos con monday work management.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos implica planificar, programar y asignar recursos, como personas, habilidades, dinero o herramientas, para estar preparado para un proyecto. El objetivo es gestionar tus recursos de forma adecuada para ofrecerle valor a tu empresa.
Normalmente, los gestores de proyectos dividen los recursos disponibles en dos categorías:
- Recursos tangibles: cualquier cosa que puedas ver o tocar, como, por ejemplo, mano de obra, maquinaria, propiedad, software o dinero.
- Recursos intangibles: estos son recursos más abstractos, como, por ejemplo, propiedad intelectual (como una patente de tecnología), una idea o un conjunto particular de habilidades necesarias para realizar el trabajo.
¿Por qué es importante la gestión de recursos en la gestión de proyectos?
La gestión de recursos es importante porque te permite planificar y evaluar con precisión lo que necesitas para completar un proyecto. Este enfoque «libre de residuos» aumenta la eficiencia y te permite reutilizar y reciclar recursos según sea necesario.
Para tener una idea de cómo usarías la gestión de recursos en la gestión de proyectos, imaginemos que estás desarrollando una aplicación web nueva para un cliente y tienes 3 meses para completar el trabajo. Planificas las habilidades y la disponibilidad de tu equipo desde el inicio del proyecto y asignas las tareas en función de esa base. Haces un seguimiento de las tareas y abordas posibles obstáculos antes de que ocurran.
Cuando un miembro del equipo no puede completar sus tareas por algún motivo personal, puedes reasignarlas rápidamente a otro miembro del equipo. Cuando una laptop deja de funcionar, ya tienes otra lista, por lo que no se producen retrasos. Entregas la aplicación a tiempo y dentro del presupuesto, impresionando tanto a tu cliente que piensa en tu empresa para su próximo desarrollo.
Eso es la gestión de recursos en acción. Le ahorra tiempo, dinero y molestias al equipo de tu proyecto.
¿Qué es un gestor de recursos?
Un gestor de recursos o administrador de recursos se parece mucho a un gestor de proyectos con una diferencia clave:
- Los gestores de proyectos se centran en crear y asignar tareas para realizar un trabajo.
- Los gestores de recursos son responsables de asignar los recursos necesarios para completar esas tareas.
Si tienes un equipo pequeño, es posible el gestor del proyecto y el gestor de recursos sea la misma persona. Pero ten en cuenta que estos son dos roles totalmente diferentes.
¿Cuáles son las diferentes técnicas en la gestión de recursos?
Hay seis técnicas principales para una gestión eficaz de los recursos: previsión de recursos, planificación de recursos, asignación de recursos, programación de recursos, nivelación de recursos y suavización de recursos.
1. Previsión de recursos
La previsión de recursos predice los recursos que se necesitarán a futuro. Con una previsión precisa hay menos desperdicio y una ejecución más rápida y económica.
Para hacer todas estas predicciones, debes estar muy familiarizado con el ciclo de vida de tu proyecto y tener una idea clara de la disponibilidad de recursos dentro de tu organización. Una solución de gestión del trabajo puede brindarte este nivel de visibilidad, así como un fácil acceso a tus proyectos y recursos, todo en un solo lugar.
2. Planificación de recursos
La planificación de recursos se trata de determinar qué recursos, como personas, tiempo y dinero, necesitas para completar tu proyecto y garantizar que las piezas correctas estén en el lugar correcto y en el momento correcto. Con una planificación adecuada de los recursos, los equipos pueden mantenerse organizados, eficientes y preparados para afrontar cualquier desafío que se les presente.
3. Asignación de recursos
La asignación de recursos consiste en aprovechar al máximo los recursos disponibles. Esto implica evaluar todos los recursos a tu disposición, analizar cómo se pueden utilizar de manera eficiente y luego implementar esos recursos para ayudar a tu equipo a ponerse a trabajar.
4. Programación de recursos
La programación de recursos es el proceso de crear un plan bien orquestado sobre cuándo y dónde se utilizarán los recursos, como empleados, equipos e instalaciones. Tu objetivo es organizar todos tus recursos dentro de un cronograma para garantizar que las tareas y proyectos se completen a tiempo y sin conflictos. La herramienta que utilizas para la programación de recursos es un calendario de recursos: un calendario que te permite programar, administrar y asignar todos los recursos de tu proyecto para que puedas cumplir con los hitos y los plazos del proyecto.
5. Nivelación de recursos
La nivelación de recursos es un método que utilizan los gestores para detectar recursos infrautilizados o mal asignados y luego redistribuirlos para optimizar la eficiencia. En términos de stock, esto implica asegurarte de que no tener escasez ni exceso de inventario. De manera similar, podrías ampliar el cronograma de un proyecto para nivelar los costos generales; por ejemplo, si necesitas esperar a que estén disponibles materiales rentables.
6. Suavizado de recursos
El objetivo del suavizado de recursos es garantizar que los recursos se distribuyan de la manera más uniforme posible a lo largo del tiempo. Cuando se hace bien, los gestores de proyecto cumplirán de igual forma con los plazos y objetivos del proyecto, al tiempo que minimizarán las fluctuaciones que causan la sobrecarga o subutilización de recursos. Esta técnica implica modificar las fechas de inicio y finalización de las actividades dentro de un proyecto para evitar picos y valles.
monday work management puede hacer que el proceso de previsión, asignación, programación, nivelación y suavización de los recursos sea mucho más fácil de realizar, con una interfaz visual fácil de usar y sin código. ¡Pruébalo gratis hoy y compruébalo tú mismo!
¿Cuáles son los 5 tipos de recursos más comunes en la gestión de proyectos?
En términos generales, como gestor de proyectos o gestor de recursos, existen cinco tipos diferentes de recursos de gestión de proyectos que ocuparán tu tiempo.
1. Personas
Las personas de tu equipo que llevan a cabo las tareas del proyecto a veces se conocen como recursos humanos. RR.HH. puede incluir un espectro bastante amplio de tareas de gestión, desde la contratación laboral y la gestión del tiempo hasta medir el desempeño de los trabajadores y su carga de trabajo en comparación con los KPI. Como probablemente habrás adivinado, la gestión de recursos es esencial para lograr estos objetivos.
monday work management se puede emplear como un software de gestión de recursos integral, con WorkForms para capturar solicitudes de empleo y un widget de seguimiento del tiempo para estar atento a la carga de trabajo de tu equipo y muchas plantillas diferentes específicas de RR.HH. para ayudarte a comenzar de manera rápida y organizada.
2. Recursos materiales
Los materiales del proyecto son los recursos tangibles que tu equipo necesita para completar una tarea: los materiales consumibles involucrados, como, por ejemplo, los componentes que se incluyen en un proyecto de construcción.
Si tienes un proyecto bastante grande, es posible que te resulte difícil hacer un seguimiento de docenas de elementos en una hoja de cálculo. En ese caso, monday work management puede ser muy útil.
Nuestras vistas de mapas permiten que todos vean ubicaciones precisas de los materiales y compartan etiquetas para diferentes tipos de materiales en tus plantillas de flujo de trabajo. También puedes elegir entre las vistas de Gantt, Kanban, calendario de trabajo y panel para ver instantáneamente el estado de un recurso en cualquier momento.
3. Equipamiento
Existe cierta superposición entre el equipamiento y los materiales que necesitarás controlar como gestor de proyecto. La diferencia entre los dos es que los materiales se agotan en el proyecto, mientras que el equipamiento deberías seguir conservándolo al finalizar el proyecto. Por ejemplo, si estás construyendo una pared, usarás todos los ladrillos al final del proyecto, pero aún conservarás tu paleta y tu pala.
4. Dinero
Administrar el presupuesto de tu proyecto es una de las tareas más difíciles de lograr. Para los gestores de proyectos, controlar el dinero implica realizar un seguimiento de los gastos, pronosticar los costos y, en ocasiones, tomar decisiones estratégicas para asegurarse de mantenerse dentro del presupuesto.
5. Tiempo
Administrar el tiempo como gestor de proyectos implica crear cronogramas para tu proyecto y tu equipo, y luego realizar un seguimiento de las tareas para asegurarte de cumplir con los plazos. El secreto es priorizar las tareas y seguir de cerca el progreso para evitar retrasos.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de recursos?
La gestión de recursos puede parecer otro paso más en el proceso de gestión de proyectos que ya es bastante largo, pero es absolutamente fundamental si deseas optimizar y utilizar mejor tus activos.
Estos son los tres beneficios principales si prestar atención a la gestión de recursos:
1. La gestión de recursos te ayuda a evitar contratiempos imprevistos
El 59% de las empresas de servicios profesionales considera la «incapacidad de predecir las necesidades de recursos del proyecto» como uno de los principales desafíos comerciales. Pero si te tomas el tiempo para entender lo que tienes y cómo utilizarlo, podrás prever cualquier problema potencial antes de que surja. Tú y tu equipo se ahorrarán unos cuantos dolores de cabeza.
2. La gestión de recursos minimiza el agotamiento del equipo
Una gestión eficaz de los recursos significa que evitarás la asignación excesiva de recursos, que de otro modo sofocaría la productividad de tu equipo.
La gestión de recursos garantiza que todos los miembros de tu equipo tengan exactamente lo que necesitan, cuando lo necesitan. Esto es esencial para la satisfacción en el lugar de trabajo, especialmente cuando los miembros del equipo deben hacer malabarismos manejando varios proyectos al mismo tiempo.
3. La gestión de recursos hace que tu equipo sea más eficaz
Al optimizar la asignación de recursos, a tu equipo le resultará más fácil completar las tareas a tiempo y tendrás menos desperdicio de recursos, lo que hará que sea más probable que finalices tus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
4. La gestión de recursos ofrece una red de seguridad si las cosas empiezan a ir mal
Supongamos que tu proyecto no alcanza sus objetivos debido a la falta de recursos. Puede suceder. Pero, si puedes demostrar que planificaste y gestionaste tus recursos de manera adecuada, las partes interesadas sabrán que has hecho todo lo posible con los recursos disponibles, reafirmando la confianza en ti.
5. La gestión de recursos genera eficiencia operativa
Administrar tus recursos y controlar la asignación te permite comprender mejor cómo tu equipo utiliza los recursos. Esos datos permitirán una planificación precisa para proyectos futuros.
Prácticas recomendadas para la gestión de recursos
Si recién estás comenzando a trabajar en tus procesos de gestión de recursos, estos son nuestros tres consejos principales:
1. Planifica con anticipación
Solo el 2,5% de las empresas completan todos los proyectos a tiempo. Si quieres ser una de ellas, intenta definir con antelación qué recursos necesitas, para evitar esos problemas de último momento.
2. Nivela la carga de trabajo de tu equipo
No sobrecargues a tu equipo para que no cometan errores. De hecho, más de la mitad de los empleados han comenzado a sentir signos de agotamiento. Para evitar ejercer demasiada presión sobre tu equipo, divide las tareas grandes en tareas más pequeñas y trata de distribuirlas de manera justa entre varios miembros del equipo.
3. Sé flexible
La buena gestión de recursos se basa en ser consciente de que probablemente ocurran cambios. KPMG descubrió que dos tercios de los gestores de proyectos eran conscientes de ello y tenían implementado un proceso formal de gestión de cambios en sus proyectos. Por eso, al planificar y asignar recursos para tu proyecto, espera lo inesperado. Debes estar preparado porque probablemente tendrás que modificar la asignación de los recursos a medida que el proyecto progresa.
Gestiona tus recursos de manera eficiente con monday.com
monday work management facilita la desafiante tarea de la gestión de recursos. Te ayudamos a tener visibilidad total de tus recursos para que puedas ver qué se utiliza, durante cuánto tiempo y quién es el responsable en tiempo real.
Nuestra plataforma de gestión del trabajo fácil de usar y sin código te permite:
- Planificar, programar y asignar recursos para adaptarte a las prioridades según vayan cambiando, con pantallas centradas en los recursos que te brindan el estado preciso del recurso de un vistazo.
- Con la Vista de carga de trabajo puedes visualizar y hacer un seguimiento fácilmente de las horas que cada miembro del equipo dedica a trabajar en cada tarea del proyecto. Esta vista te brinda una descripción general rápida de los recursos sobreutilizados y subutilizados y te permite gestionar el tiempo de tu equipo de manera proactiva. También puedes utilizar esta vista para hacer un seguimiento de recursos y equipos.
- Mantenerte atento al presupuesto de tu proyecto y hacer un seguimiento de tus gastos con nuestras pantallas de descripción general financiera.
Impulsa la gestión de tus recursos con monday.com
Conclusión: la gestión de recursos es un componente fundamental de la gestión de proyectos. Puedes evitar todo tipo de problemas imprevistos planificando, programando y asignando tus recursos con anticipación.
monday work management permite a los equipos centrarse en ejecutar tareas, proyectos y procesos de manera eficiente y lograr objetivos compartidos a escala.
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