Los mejores 20 software para la gestión de tareas

El software de gestión de tareas es más que una base digital para tus listas de tareas pendientes. Es un espacio colaborativo donde tus equipos pueden reunirse y entender su función cuando hay cargas de trabajo compartidas.

En esta guía te contamos qué funciones debes buscar en un software de gestión de tareas y te damos 20 ejemplos de proveedores para iniciar tu búsqueda de la herramienta perfecta.

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¿Qué es la gestión de tareas en equipo?

La gestión de tareas en equipo es el proceso sistemático de planificar, organizar, asignar, realizar un seguimiento y completar tareas para cumplir con tus objetivos comerciales. Cada tarea es una unidad de trabajo que los miembros individuales del equipo deben completar. Gestionar estas tareas generales implica coordinar los esfuerzos de los miembros del equipo, definir prioridades y monitorear el progreso de las tareas para garantizar una colaboración eficiente, flujos de trabajo optimizados y resultados exitosos.

¿Por qué los equipos necesitan un software de gestión de tareas?

El software de gestión de tareas adecuado alejará a tu equipo de las interminables cadenas de correos electrónicos y les permitirá centrarse en las tareas necesarias para que tu trabajo y tus proyectos sigan fluyendo. Así es fácil para los equipos trabajar juntos de manera eficiente e identificar problemas potenciales, como cuellos de botella o cargas de trabajo desequilibradas.

¿Qué características debe tener un software de gestión de tareas?

Cuando investigues sobre un software de gestión de tareas para tu equipo, notarás que las plataformas tienen una amplia gama de funciones y algunas comparten funcionalidades en común. Antes de invertir, verifica que tu herramienta preferida cuente con lo siguiente:

• Varios tipos de vistas: visualiza tus tareas utilizando vistas, como vista de calendario, Kanban, lista y muchas otras opciones. Por ejemplo, monday work management ofrece más de 15 opciones, incluidos los diagramas de Gantt, que muestran visualmente los hitos de las tareas y las dependencias entre elementos para que tengas una visión general de tu trabajo.
• Interfaz intuitiva: asegúrate de que tu equipo se adapte fácilmente a cualquier herramienta nueva de gestión de tareas.
• Rango de integraciones: conecta tu software de gestión de tareas con muchas de las herramientas que ya usas para evitar moverte de una herramienta a la otra.
• Automatizaciones personalizadas: simplifica los flujos de trabajo repetitivos configurando automatizaciones que se ejecutan en segundo plano. Por ejemplo, una automatización podría enviar un correo electrónico a todo el equipo cuando alguien complete su tarea.
• Capacidad para establecer subtareas y dependencias: Divide las tareas en partes más pequeñas llamadas subtareas y especifica el orden en que deben completarse haciendo que algunas tareas dependan de la siguiente. Por ejemplo, la edición de una publicación de blog dependerá de que alguien escriba el primer borrador.

Ahora que conoces las características y funcionalidades que buscas en un software de gestión de tareas de calidad, aquí hay veinte soluciones para comparar cuando busques la plataforma adecuada para tu equipo.

1. monday work management

Ideal para: equipos de cualquier tamaño que quieran alcanzar objetivos compartidos más rápido y a escala.

monday work management es una plataforma de gestión del trabajo rica en funciones construida dentro del sistema operativo de trabajo monday.com.

Las empresas utilizan nuestra plataforma para planificar y organizar cualquier tipo de flujo de trabajo o proyecto, siendo la gestión de tareas una característica clave de colaboración. monday work management ofrece las siguientes características:

• Más de 15 vistas del tablero, incluida la vista de carga de trabajo, que brinda visibilidad de la capacidad de los miembros del equipo. Esta visibilidad es esencial para la asignación de tareas, ya que los líderes y gestores de proyectos tienen claridad sobre la disponibilidad cada miembro del equipo.
• Paneles personalizables con más de 10 widgets que solo debes arrastrar y soltar para mostrar datos generales del proyecto. Puedes ver listas de tareas pendientes, objetivos del equipo e informes de tareas de un vistazo y en tiempo real.
• Automatizaciones para eliminar tareas repetitivas de tu flujo de trabajo, como actualizar a los miembros del equipo por correo electrónico o notificaciones de Slack cuando se completa cada tarea. Esto permite a los compañeros revisar el trabajo o continuar con su tarea en la siguiente etapa del proyecto.
• Las tareas recurrentes son otra automatización que puedes configurar. Por ejemplo, programa reuniones periódicas del equipo para mantenerse al tanto de sus proyectos o configura solicitudes recurrentes de informes semanales de proyectos.
• Integraciones con las herramientas que ya conoces y usas, para que puedas ejecutar proyectos potentes sin cambiar entre pestañas. Por ejemplo, puedes integrar monday work management con Google Drive para adjuntar documentos a tus tareas o Slack para mantener a tu equipo actualizado.
• Seguimiento del tiempo para garantizar que tu equipo utilice su tiempo de manera eficiente. Usa los datos para pronosticar con precisión cuánto tiempo tu equipo podría necesitar para asignar a tareas específicas o facturar a los clientes en consecuencia.

Precios de monday work management

monday work management ofrece cinco planes de precios diferentes:

• Gratis: 2 miembros del equipo, más de 20 tipos de columnas, más de 200 plantillas, aplicaciones para iOS y Android, colaboración en pizarra, formularios para compartir y mucha más.
• Básico: Desde $8/usuario/mes, usuarios ilimitados, 5 GB de almacenamiento, tableros/documentos ilimitados, campos personalizados, visores gratuitos ilimitados y mucho más.
• Estándar: Desde $10/usuario/mes, usuarios ilimitados, 20 GB de almacenamiento, registro de actividades de 6 meses, integraciones, acceso de invitados y mucho más.
• Pro: Desde $16/usuario/mes, usuarios ilimitados, 100 GB de almacenamiento, registro de actividades de 1 año, seguimiento del tiempo, administración de carga de trabajo y mucho más.
• Corporativo: Precios personalizados, registro de actividades de 5 años, hasta 50 tableros, gestor de éxito del cliente exclusivo, controles administrativos y análisis mejorados.

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2. Asana

Ideal para: Equipos que buscan una gestión sencilla de tareas y proyectos con claras capacidades de comunicación.

Asana es un software de gestión de tareas que ofrece una interfaz sencilla para realizar un seguimiento de las distintas secciones, tareas y subtareas de los proyectos de tu equipo.

Funciones clave

• Vistas personalizables, como la vista de línea de tiempo para obtener visibilidad de los próximos plazos o la vista de carga de trabajo para comprender la capacidad de los miembros del equipo.
• Celebraciones de tareas que ocurren cuando marcas la casilla de finalización de tareas.
• Integraciones con más de 200 herramientas, lo que te permite automatizar tareas entre ellas. Por ejemplo, puedes crear una nueva carpeta de Google Drive para cada tarea nueva que agregues en Asana.
• Modo de enfoque semanal, que te permite capturar tus prioridades principales para la próxima semana.

Precios de Asana

• Gratis: Hasta 15 usuarios.
• Premium: Desde $10,99/usuario/mes.
• Business: Desde $24,99/usuario/mes.
• Enterprise: Precios personalizados, que incluyen funciones del plan Business, marca personalizada, exportación de datos y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.

3. Wrike

Ideal para: Equipos multifuncionales con el objetivo de optimizar los flujos de trabajo y la comunicación.

Wrike es un software de gestión de proyectos que puedes utilizar para asignar tareas a los miembros del equipo, cargar archivos, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso. Uno de los puntos fuertes de Wrike es admitir equipos de colaboración cruzada desde una plataforma central.

Funciones clave

• Múltiples vistas del panel para obtener información sobre los estados de las tareas.
• Colaboración en tiempo real, incluidos comentarios y uso compartido de archivos desde una ubicación central.
• Plantillas prediseñadas personalizables diseñadas para equipos de marketing, TI e ingeniería, etc.

Precios de Wrike

• Gratis: Apropiado para equipos de hasta cinco personas.
• Equipo: Desde $9,80 por usuario/mes para equipos de 2 a 25 personas.
• Business: Desde $24,80 por usuario/mes para equipos de 200 personas.
• Enterprise: Los precios personalizados están disponibles para empresas que requieren funciones como informes de auditoría de usuarios y roles de acceso personalizados.
• Pinnacle: Las funciones de Enterprise adicionales incluyen herramientas avanzadas de generación de informes, elaboración de presupuestos y horas facturables.

4. Jira

Ideal para: Equipos ágiles de desarrollo de software centrados en el seguimiento de problemas y la planificación de proyectos.

Jira es un producto de Atlassian creado para desarrolladores de software que siguen los principios de gestión de proyectos ágiles.

Funciones clave

• Cronogramas interactivos, que incluyen mapeo de elementos de trabajo, dependencias de tareas y nuevas versiones.
• Informes e información vinculados a tus tareas y proyectos generales para comprender métricas como la frecuencia de implementación y el tiempo del ciclo.
• Las preferencias de autonomía te permiten decidir si tus proyectos son gestionados por la empresa o por el equipo.

Precios de Jira

• Gratis: Para hasta 10 usuarios.
• Standard: Desde $7,75 por usuario/mes.
• Premium: Desde $15,25 por usuario/mes.
• Enterprise: Precios personalizados para sitios ilimitados, controles de seguridad centrales, suscripciones de usuarios, soporte empresarial 24 horas al día, 7 días a la semana.

5. Trello

Ideal para: Pensadores visuales y equipos pequeños que gestionan tareas con una interfaz sencilla basada en tarjetas.

Trello utiliza una metodología de estilo Kanban para la gestión de tareas que atraerá a los equipos a quienes les gusta visualizar todos los proyectos que tienen sobre la marcha y las tareas específicas que deben completar.

Funciones clave

• Tableros, listas y tarjetas, donde los tableros representan proyectos, las listas son cada etapa del proyecto y las tarjetas son para tareas individuales. Los usuarios mueven tarjetas entre listas una vez que las han completado para indicar que están listos para la siguiente etapa del proyecto.
• Compatibilidad con múltiples dispositivos, incluida la disponibilidad en tu navegador y dispositivos móviles, incluso cuando no estés conectado.
• Colaboración, incluida la función de comentar o etiquetar a compañeros de equipo en tarjetas específicas y agregar archivos adjuntos relevantes.

Precios de Trello

• Gratis: Hasta 10 tableros.
• Standard: Desde $5/usuario/mes.
• Premium: Desde $10/usuario/mes.
• Enterprise: Desde $17,50/usuario/mes para organizaciones más grandes que requieren seguridad y controles avanzados.

6. Basecamp

Ideal para: Startups y equipos pequeños que buscan centralizar la comunicación y las tareas del proyecto.

Basecamp ofrece una manera de configurar una sola página para albergar todo lo que necesitas para cada proyecto.

Funciones clave

• Herramienta de programación de proyectos que muestra tus plazos, hitos, tareas pendientes fechadas y eventos relevantes.
• Conversaciones de Campfire que actúan como la herramienta de chat grupal incorporada en Basecamp.
• Puertas que son integraciones a herramientas externas como Slack, Airtable, Google Drive, Miro, etc.

Precios de Basecamp

• Basecamp: $15 por usuario/mes
• Basecamp Pro Unlimited: Desde $299/mes con usuarios ilimitados.

7. Evernote Teams

Ideal para: Equipos creativos que requieren tomar notas y compartir información en un espacio de trabajo digital.

Evernote Teams es un espacio de trabajo colaborativo para tomar notas, generar ideas o alojar una wiki de empresa.

Funciones clave

• Colaboración en tiempo real, incluida la capacidad de editar notas simultáneamente.
• Asignaciones de tareas, con funcionalidades como delegaciones y recordatorios.
• Repositorio de documentos con capacidad de búsqueda para encontrar la nota correcta por su título, palabras clave, tipo de contenido o fechas.

Precios de Evernote Teams

• Professional: Desde $17,99 por usuario/mes.
• Teams: Desde $20,83 por usuario/mes.

8. Airtable

Ideal para: Equipos basados en datos que desean una base de datos flexible y una solución de gestión de proyectos.

Airtable es una plataforma de base de datos sin código diseñada para ayudar a los equipos a gestionar proyectos y almacenar datos.

Funciones clave

• Vista de hoja de cálculo con función de arrastrar y soltar para manipular el diseño de tus datos.
• Múltiples vistas, incluidas Kanban, Gantt, Lista y Calendario.
• Compatibilidad con medios enriquecidos, incluida la capacidad de adjuntar videos, imágenes y archivos de audio a tus tareas.

Precios de Airtable

• Gratis: Diseñado para individuos o equipos pequeños.
• Plus: Desde $10/usuario/mes.
• Pro: Desde $20/usuario/mes.
• Enterprise: Precios personalizados para equipos más grandes que requieren funciones como espacios de trabajo ilimitados, extensiones e integraciones de sincronización local de Salesforce y Jira.

9. Smartsheet

Ideal para: Equipos involucrados en operaciones comerciales que requieren acceso a capacidades de hojas de cálculo dinámicas.

Smartsheet es una plataforma de gestión de proyectos similar a una hoja de cálculo diseñada para ayudar a los equipos a gestionar el trabajo, automatizar tareas repetitivas y colaborar en documentos.

Funciones clave

• Múltiples vistas de datos, incluidas cuadrícula, gráfico, Gantt y calendario.
• Plantillas prediseñadas para tareas como planificación y objetivos presupuestarios que puedes personalizar para adaptarlas a tus necesidades.
• Formularios personalizables para recopilar información y datos internos o de partes interesadas.

Precios de Smartsheet

Hay cuatro opciones de precios de Smartsheet:

• Gratis: Apto para particulares.
• Pro: Desde $7/usuario/mes.
• Business: Desde $25/usuario/mes.
• Enterprise: Hay precios personalizados disponibles para equipos grandes, con acceso a las ofertas de Smartsheet Advance.

10. HubSpot

Ideal para: Equipos de ventas y marketing que necesitan realizar un seguimiento de los clientes potenciales y gestionar las relaciones con los clientes.

HubSpot no es un software de gestión de tareas tradicional. Sin embargo, ofrece la posibilidad de agregar tareas dentro de la plataforma CRM.

Funciones clave

• Priorización de la lista de tareas pendientes para programar tareas relacionadas con tu base de clientes.
• Paneles de tareas que actúan como base para tus tareas, detalles de contacto y reuniones.
• Informes integrados, incluido el seguimiento de tareas anteriores de acuerdos cerrados, llamadas realizadas y actividades completadas.

Precios de HubSpot

• Gratis: $0 para herramientas de marketing, ventas, servicios, CMS y operaciones.
• Starter: Desde $30 por mes.
• Professional: Desde $1,600 por mes.
• Enterprise: Desde $5,000 por mes.

11. Todoist

Ideal para: Equipos pequeños centrados en un enfoque holístico para la gestión colaborativa de tareas.

Todoist es una sencilla aplicación de gestión de tareas que permite a los equipos gestionar tareas, proyectos y colaboración en un solo lugar.

Funciones clave

• Asignaciones de tareas que incluyen la capacidad de crear proyectos, agregar tareas, establecer fechas de vencimiento y asignar responsabilidades.
• Funcionalidad de mensajería que permite a los miembros del equipo compartir archivos, discutir detalles y proporcionar actualizaciones.
• Filtrado de tareas para que los usuarios puedan ver los flujos de actividad de los demás o las próximas fechas de vencimiento.

Precios de Todoist

• Starter Plan: Para hasta 5 proyectos activos.
• Business Plan: Desde $6 por miembro/mes.

12. MeisterTask

Ideal para: Equipos creativos que buscan una planificación de proyectos intuitiva y flujos de trabajo visuales.

MeisterTask es otra herramienta de gestión de tareas estilo Kanban que brinda a los equipos una descripción clara de sus listas de tareas pendientes.

Funciones clave

• Agendas que son tableros privados visibles solo para miembros individuales del equipo.
• Observadores de tareas para mantener a las personas relevantes informadas sobre tareas específicas.
• Las relaciones de tareas te permiten etiquetar si las tareas están relacionadas o duplicadas.

Precios de MeisterTask

• Básico: Para hasta tres proyectos.
• Pro: $8,25 por usuario/mes.
• Business: $20,75 por usuario/mes.
• Corporativo: Hay precios personalizados disponibles para un administrador de cuentas exclusivo, asistencia de incorporación personalizada e inicio de sesión único SAML.

13. Notion

Ideal para: Equipos que requieren compartir conocimientos y gestionar proyectos utilizando una única plataforma.

Notion es un espacio de trabajo todo en uno que utiliza bloques personalizados, incluidos texto, imágenes o tablas, para almacenar notas, documentos y tareas de proyectos.

Funciones clave

• Las vistas de tareas te permiten filtrar por calendarios, listas de tareas, diagramas de Gantt, tablas y mucho más.
• Biblioteca de plantillas con acceso a 5000 plantillas personalizables para adaptarse a las tareas de tu proyecto.
• Integraciones con herramientas como Loom o Slack para que puedas adjuntar mensajes de video o conversaciones a tus tareas.

Precios de Notion

• Gratis: Los equipos pequeños pueden hacer una prueba de bloque limitada.
• Plus: Desde $8/usuario/mes.
• Business: Desde $15/usuario/mes.
• Enterprise: Precios personalizados con funciones de seguridad avanzadas, entre otros beneficios.

14. MS Project

Ideal para: Grandes empresas que gestionan proyectos complejos con programación avanzada.

Microsoft Project es una plataforma que te permite gestionar proyectos a gran escala desde una ubicación central.

Funciones clave

• Herramientas de coautoría que permiten a múltiples partes interesadas actualizar listas de tareas y cronogramas de proyectos simultáneamente.
• Hojas de ruta interactivas que puedes crear para aumentar la visibilidad en toda tu organización.
• Envíos de hojas de horas para capturar el tiempo dedicado a las tareas.

Precios de MS Project

MS Project está disponible como parte de los siguientes paquetes basados en la nube:

• Project Plan 1: $10 por usuario/mes.
• Project Plan 3: $30 por usuario/mes.
• Project Plan 5: $55 por usuario/mes.

15. Microsoft OneNote

Ideal para: Equipos con un presupuesto limitado que requieren toma de notas colaborativas y organización de la información.

Microsoft OneNote utiliza Notebooks como el nivel más alto de organización dentro de la plataforma, que incluye secciones y páginas para almacenar tus notas y tareas.

Funciones clave

• Plantillas de OneNote integradas para mapear listas de proyectos.
• Priorización de tareas del proyecto agregando etiquetas Alta, Media o Baja.
• La compatibilidad de escritura a mano con dispositivos Surface o Surface Slim Pen 2 te permite digitalizar tus notas de reuniones escritas a mano y transformarlas en tareas.

Precios de Microsoft OneNote

OneNote está disponible con una suscripción a Microsoft 365, que comienza desde $6 por usuario/mes para un paquete Business Basic.

16. Adobe Workfront

Ideal para: Equipos creativos que necesitan gestionar proyectos, aprobaciones y activos digitales.

Adobe Workfront es una solución de gestión de proyectos y colaboración basada en la nube que permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso, las tareas, los recursos y los presupuestos en un solo lugar.

Funciones clave

• Transferencias automatizadas para simplificar las revisiones y aprobación de tareas laborales.
• Paneles de control en tiempo real que te permiten obtener visibilidad de tu trabajo y abordar cualquier cuello de botella.
• Herramientas de planificación de escenarios para anticipar cómo las tareas entrantes afectarán a tu equipo.

Precios de Adobe Workfront

Adobe Workfront ofrece planes de precios Select, Ultimate, Prime y Custom, pero debes comunicarte con el proveedor para obtener una cotización precisa.

17. Miro

Ideal para: Colaboración visual, lluvia de ideas y diagramación entre equipos remotos.

Miro es una herramienta visual de gestión de tareas que puedes utilizar como una versión digitalizada de una pizarra y notas adhesivas.

Funciones clave

• 2000 plantillas de Miro y de la comunidad que ofrecen marcos como mapas mentales y planos de servicios.
• Integraciones con más de 130 aplicaciones en tu flujo de trabajo existente, incluidas Jira, Zoom y Google Docs.
• Creador de diagramas de flujo para trazar las tareas esenciales en los procesos de tu proyecto.

Precios de Miro

• Gratis: Para miembros del equipo ilimitados.
• Starter: Desde $8 por miembro/mes.

Enterprise Plan: Precios personalizados para la gestión de licencias SCIM, seguridad mejorada con 2FA, control de dominio, etc.

18. Hive

Ideal para: Equipos que buscan gestión integrada de proyectos y comunicación.

Hive es un software de productividad que permite a los equipos gestionar las próximas tareas y colaborar en proyectos más amplios.

Funciones clave

• Seis diseños de proyecto, incluidas vistas de base de datos y resumen.
• Asignación de tareas de notas de reunión que te permiten tomar medidas después de las discusiones del equipo.
• Asignación de tareas de usuarios externos si necesitas trabajar con usuarios invitados como autónomos, clientes o socios comerciales externos.

Precios de Hive

• Gratis: Para hasta 10 usuarios.
• Teams: Desde $12 por usuario/mes.
• Enterprise: Precios personalizados disponibles para seguridad y permisos mejorados, análisis personalizados, etc.

19. SmartTask

Ideal para: Empresas que buscan una plataforma todo en uno para gestión de tareas y CRM.

SmartTask es una plataforma de gestión del trabajo con herramientas para organizar tareas recurrentes o puntuales.

Funciones clave

• Estimaciones de tareas para tareas individuales si necesitas presupuestar o asignar recursos.
• Videoconferencias que puedes activar directamente desde las tareas.
• Las tareas automáticas se generan enviando tus comunicaciones por correo electrónico directamente a SmartTask.

Precios de SmartTask

• Gratis: Para usuarios ilimitados.
• Premium: Desde $7,98 por usuario/mes.
• Business: Desde $10,98 por usuario/mes.
• Corporativo: Precios personalizados disponibles, incluido etiquetado blanco, SSO, API empresarial, etc.

20. Any.do

Ideal para: Equipos que requieren hojas de cálculo dinámicas y capacidades de gestión de proyectos.

Any.do es una plataforma sencilla de gestión de tareas a la que se puede acceder desde varios dispositivos móviles y de escritorio, incluidos relojes inteligentes.

Funciones clave

• Notificaciones automatizadas de WhatsApp para recordatorios de fechas límite.
• Vista de calendario inteligente que muestra todas las tareas futuras en un solo lugar.
• Codificación por colores de tareas para categorizar tu trabajo.

Precios de Any.do

• Personal: Para usuarios individuales.
• Premium: Desde $3 por mes.
• Teams: Desde $5 por mes.

monday work management: el software de gestión de tareas perfecto para tu equipo

Hay todo tipo de aplicaciones, herramientas y software de gestión de tareas a nuestro alcance para hacernos más productivos que nunca. monday work management se destaca del resto porque facilita la gestión de tareas en equipo y, al mismo tiempo, se adapta a todas las funciones relacionadas con la ejecución de tareas, proyectos y procesos de manera más eficiente. Así es como se destaca:

• Puedes configurar tus vistas de administración de tareas, incluidas las opciones de Kanban, calendario, diagrama de Gantt y lista de tareas.

• Puedes establecer reglas para asignaciones dinámicas, notificaciones al finalizar la tarea y mucho más.

• Puede integrarse con más de 72 herramientas favoritas para crear un flujo de trabajo fluido.
• Puedes optimizar la comunicación con un solo lugar para comentarios, actualizaciones y uso compartido de archivos.
• Cuando usas monday work management como software de gestión de proyectos, puedes obtener una gran cantidad de información sobre el éxito y la rentabilidad de las tareas de tu proyecto con paneles de control dedicados y personalizables.
• Puedes crear flujos de trabajo personalizados con bloques de construcción sin código y elegir entre más de 200 opciones de modelos de automatización que hacen que la planificación de tareas de tu equipo sea mucho más eficiente.

Como monday work management se basa en un Work OS, es una plataforma todo en uno para todo lo que tu empresa necesita y puede crecer y escalar junto con ella. Puedes utilizar monday.com como CRM para el equipo de ventas, crear procesos y flujos de trabajo para contenido de marketing, incorporar nuevos empleados y gestionar solicitudes de TI.

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