Con tantos marcos, jergas y acrónimos, la gestión de proyectos puede resultar abrumadora.

Hay PMBOK, PRINCE2, RAM, EDT, diagramas de Gantt, la metodología kanban y la lista continúa.

Con estos acrónimos, parece que le envías mensajes de texto a un adolescente y no que planificas el trabajo que impulsa un negocio.

Pero no puedes darte el lujo de dejar que la jerga te asuste. Cuando la descifras, la gestión de proyectos no es un concepto complejo, incluso si todo ese lenguaje hace que así lo parezca.

En esencia, la gestión de proyectos es coordinar los recursos (miembros del equipo, herramientas, ubicaciones, dinero) para ejecutar un proyecto de la manera más eficiente y exitosa posible.

La gestión de proyectos trata sobre los objetivos, las herramientas y las técnicas de proyecto que usas para guiar a tu equipo hacia el éxito a diario y a largo plazo.

En esta guía, te contaremos cómo usar la gestión de proyectos para lograrlo en un lenguaje simple.

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¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso mediante el cual se organiza el plan del proyecto, los objetivos del proyecto, los hitos y las fechas de entrega de un proyecto, así como la gestión de los miembros del equipo, el cronograma y los presupuestos para garantizar que se completen proyectos exitosos.

Involucra muchos procesos esenciales, incluidos los siguientes:

  • Evaluar la viabilidad del proyecto o determinar si el proyecto puede tener éxito a un costo aceptable dentro de un plazo adecuado.
  • Crear un plan de gestión de proyectos.
  • Identificar los elementos a entregar clave del proyecto (bloques de construcción del producto, servicio o resultado final).
  • Dividir los elementos a entregar del proyecto en listas de tareas más fáciles de manejar y asignarlas a los equipos y al personal.
  • Mantener la ejecución del proyecto sin inconvenientes una vez que comienza.

Los 5 pasos de la gestión de proyectos

Creada por el Project Management Institute (PMI), la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (del inglés “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” o PMBOK) divide la gestión de proyectos en cinco fases:

En el entorno de la gestión de proyectos, se sabe que todos los proyectos siguen un flujo similar: este proceso de 5 pasos que permite que se completen los procesos.

las 5 fases de la gestión de proyectos

Se han escrito libros completos sobre los pasos anteriores, por lo que aquí solo daremos una descripción general de cada uno:

Inicio: Al igual que con cualquier buen proyecto (o plan), la preparación es esencial. La fase de inicio es donde se determina el alcance y se crea la base del proyecto.

Para proyectos más grandes, se establece un plan de ejecución del proyecto o la “Documentación de inicio del proyecto” (PID). El proceso de inicio incluye una descripción general del proyecto, una especie de plan previo. Las fases y los presupuestos generales del proyecto también se determinan durante esta etapa. Aquí es donde se crea el equipo del proyecto, sobre lo que brindaremos más información abajo.

Nota: Si esta etapa se acelera, no se le da la importancia necesaria o se omite por completo, la posibilidad de éxito de tu proyecto disminuye considerablemente.

Planificación: “Los pequeños detalles hacen una gran diferencia”. Esta frase resume la etapa de planificación a la perfección.

Durante la planificación, es importante establecer las fechas clave de los hitos y una fecha final de finalización del proyecto. Hay que ser muy claro y decidido con los tiempos del proyecto. Sin duda, las fechas y los horarios pueden modificarse en función de circunstancias imprevistas, pero ser determinante garantiza que todos los miembros del equipo apunten hacia el mismo objetivo.

tablero de la planificación de la gestión de proyectos

Durante este proceso, es importante definir qué metodología de gestión de proyectos seguirá el equipo. Hay muchas para elegir: ágil, cascada, PRINCE2, PMBOK, scrum, lean y el método kanban, por nombrar algunas de los más populares. Nota: Detallamos varias de las principales metodologías de gestión de proyectos en esta entrada del blog y profundizaremos sobre la metodología ágil abajo.

La fase de planificación también incluye seleccionar los miembros del equipo (más adelante), describir los elementos a entregar, estimar recursos, determinar actividades asociadas, y establecer y gestionar el alcance del proyecto.

La creación del alcance y los límites específicos del proyecto es esencial durante la etapa de planificación. Hay dos preguntas clave:

  1. ¿Qué se logrará como parte de este proyecto?
  2. ¿Qué no se logrará como parte de este proyecto?

Este es el alcance del proyecto. Como dijimos en esta guía práctica para la gestión del alcance de proyectos: “Sin un alcance de proyectos, las cosas se diluyen o se salen de control”. Dedica mucho tiempo a la segunda pregunta, ya que no es todo lo contrario de la primera. Saber lo que no será parte de un proyecto es importante para evitar cambios no controlados en el alcance.

Ejecución: Esta etapa se trata de hacer. Ejecutar. Es el momento de la verdad. Durante la ejecución, el equipo se asegura de que los elementos a entregar predeterminados se entreguen según lo planificado.

Monitoreo/Control: En qué instancia del proyecto nos encontramos versus en dónde deberíamos estar, según el plan del proyecto. El control habitual, uniforme y sistemático del proyecto es fundamental para garantizar el éxito del proyecto. Un componente clave en el paso de monitoreo/control es tener la documentación y el seguimiento adecuados del proyecto. Esto se puede lograr a través de tableros kanban, diagramas de Gantt, reuniones diarias breves con el equipo y muchos otros medios.

Sin importar cómo se haga, supervisar el progreso y la finalización de pasos significa que los equipos del proyecto pueden identificar cuando un proyecto se desvía y reencaminarlo con rapidez y eficiencia.

Nota: Si el alcance cambia en cualquier momento del proyecto, y es probable que esto suceda, es importante documentar los cambios. ¡La transparencia es fundamental!

Cierre: Como lo indica la palabra, es el final real de cualquier proyecto determinado. El paso final, a veces conocido como “entrega del proyecto”. Todas las actividades se completan y el producto final se entrega al cliente, un equipo interno o un interesado externo.

Si se celebró un contrato, es cuando el contrato también concluye oficialmente. Es muy recomendable que esta etapa incluya, de ser posible, una revisión o una auditoría completa de lo que salió bien, lo que no salió según lo planificado y qué podrían aprender los próximos equipos y proyectos de este proyecto.

Si bien los detalles pueden variar, estos son los cinco pasos acordados para la gestión de proyectos.

Y aunque el seguimiento y control del proceso es importante, formar el equipo “perfecto” es esencial.

Los componentes básicos para la gestión exitosa de proyectos

Cuando se gestionan bien, los proyectos sirven como impulsores para que la empresa desarrolle productos o servicios nuevos, transforme los procesos comerciales internos y genere valor para los clientes.

Son una fuerza impulsora detrás de la innovación y el cambio en una empresa.

Pero si no tienes el sistema adecuado, los proyectos pueden consumir el tiempo y el dinero de tu organización.

En 2020, el 11,4 % de cada dólar invertido en proyectos se desperdició por un mal desempeño o una mala gestión. ¡Increíble!

Para evitar caer en esa trampa, debes crear una base sólida para la gestión de proyectos.

Estos son los 7 componentes básicos para una gestión de proyectos exitosa.

1. El marco o la metodología adecuados

El primer paso para lograr una gestión de proyectos exitosa es encontrar el marco o la metodología adecuados. Debe adaptarse a tu industria, alcance, flujo de trabajo y estructura del equipo.

Un marco describe la jerarquía del equipo, cómo se producen los elementos a entregar, los planes iniciales y el proceso de gestión real. Elige sabiamente.

No te preocupes, profundizaremos sobre los marcos de la gestión de proyectos en un segundo.

2. Una cultura de transparencia y responsabilidad

La transparencia puede marcar la diferencia al gestionar un proyecto. No importa cuán granulares sean tus planes, los empleados deben controlar su propio trabajo.

Si no comprenden tus objetivos, KPI (indicadores clave de desempeño) o planes a largo plazo, no sabrán dónde encajan en el rompecabezas.

Establece una cultura de transparencia y responsabilidad. Involucra a todos los empleados en el proceso de planificación en alguna medida y dales la responsabilidad de las tareas y los elementos a entregar usando herramientas de gestión de proyectos, como monday.com.

Este cambio cultural hará que tu empresa funcione a toda marcha. Tus empleados se autogestionarán con más efectividad de lo que un gerente podría microgestionarlos, y con niveles más altos de responsabilidad, lo que también aumentará su motivación para tener un mejor desempeño.

3. Alcance realista

Los cambios no controlados en el alcance son uno de los desafíos principales de los gestores de proyectos. Más de la mitad de las empresas (52 %) sufren algún nivel de cambios no controlados o imprevistos en el alcance del proyecto.

survey about projects completed

(Fuente de la imagen)

¿Quieres reducir la posibilidad de cambios no controlados en el alcance y evitar por completo los proyectos poco realistas? Incluye a las partes interesadas y los trabajadores experimentados en las primeras etapas de la planificación.

Te ayudará a evitar conjeturas y a confiar más en la experiencia y los datos colectivos.

4. Programas precisos y predecibles

Si quieres que tu equipo siga siendo productivo, debes crear programas de trabajo realistas. Si bien es casi imposible desarrollar el cronograma perfecto para la gestión de proyectos, no significa que debas tomar atajos o presionar a los empleados para que entreguen demasiado en poco tiempo.

Los programas deficientes y las dependencias no consideradas pueden causar retrasos y otros contratiempos costosos.

Si usas un marco ágil como scrum, puedes centrarte en el corto plazo y en elementos a entregar más pequeños para evitar estos problemas.

Para lograr una planificación inicial tradicional efectiva, debes crear cronogramas con cierto margen en caso de que surjan problemas e interrupciones impredecibles.

5. Gestión eficaz de los recursos

La gestión de recursos es un principio importante de la gestión de proyectos. El uso y la reposición eficaces de los recursos a lo largo del proyecto es clave para mantener la velocidad dentro de los límites del presupuesto.

Imagínate que eres un contratista que planifica dos proyectos de construcción diferentes. Por ejemplo, si tu equipo trabaja en dos obras, puedes planificar usar el mismo vertedor de concreto en ambas para no alquilarlo dos veces.

Para proyectos digitales, a menudo los recursos se refieren a empleados o equipos específicos. Un diseñador gráfico puede participar en varios proyectos simultáneos, por lo que deberás planificar con el diseñador para aprovechar al máximo su tiempo disponible.

6. Participación de las partes interesadas

Una parte interesada es una persona involucrada directamente en el éxito de un proyecto. Pueden ser un cliente clave, un usuario de producto interno, un ejecutivo o un gerente de producto.

Si las personas afectadas directamente por el proyecto no están involucradas y no participan en la gestión del proyecto, el proyecto puede desviarse a medida que cambian las necesidades del mercado y del usuario.

7. Software de gestión de proyectos de última generación

Ninguna empresa puede ejecutar con éxito la gestión de proyectos si su sistema se basa en una red interminable de hojas de cálculo y correos electrónicos. Este tipo de sistema no es práctico, escalable ni transparente.

Para tener éxito en el mundo moderno del trabajo remoto, la colaboración entre departamentos, el uso compartido de archivos en la nube y otras 1000 variables específicas para tu empresa, debes tener una plataforma de gestión de proyectos moderna.

Ah, hola. Qué casualidad encontrarte aquí.

monday.com es un sistema operativo de trabajo (Work OS) fácil de usar que se adapta perfectamente a cualquier marco de gestión de proyectos que uses.

sistema operativo de trabajo (Work OS) monday.com

Con vistas que van desde la tabla personalizada (con estados codificados por colores) hasta las vistas de calendario, cronograma, tablero kanban y diagrama de Gantt, puedes personalizar en serio la experiencia según tu flujo de trabajo.

Échale un vistazo a lo que ofrecemos.

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Cómo elegir el marco adecuado para guiar la gestión de proyectos

Una de las decisiones de gestión de proyectos más importantes que tomarás es la elección del marco.

El marco determina cómo estructuras a tu equipo y cómo tomas decisiones esenciales al planificar y supervisar proyectos.

Debes tener en cuenta el alcance, los elementos a entregar y el flujo de trabajo.

Como te prometimos, estos son los principales marcos de gestión de proyectos (con enlaces a artículos aún más completos):

1. Desarrollo en cascada

La gestión de proyectos tradicional o en cascada se centra en la “planificación perfecta”. Incluso antes de comenzar, desglosas y programas todo el proyecto de principio a fin.

Puede parecer una idea pasada de moda, pero en algunos casos sigue siendo el mejor enfoque.

Si trabajas con productos físicos con muchas dependencias o servicios en los que tu SLA exige perfección, uniformidad y plazos fijos, no hay una mejor alternativa.

Consulta nuestra guía completa sobre el marco de gestión de proyectos en cascada aquí.

2. Metodología Kanban

tablero kanban

A diferencia del marco en cascada, la gestión de proyectos Kanban se centra en la mejora continua. Con un tablero Kanban (un tablero simple dividido en columnas que van desde “tareas pendientes” hasta “listo”), tu equipo planifica cómo mejorar productos, campañas o procesos.

El método se originó en la industria de fabricación de automóviles de Japón y, a menudo, se usa como una forma de implementar los principios de la gestión Lean.

Para obtener más información sobre el marco de gestión de proyectos Kanban, consulta nuestra guía.

3. Gestión scrum de proyectos

El marco scrum es la forma más popular de implementar la gestión de proyectos ágil. Divide proyectos más grandes en sprints más cortos de 1 a 4 semanas para facilitar la adaptación a las demandas del proyecto a medida que evoluciona.

También establece reglas para el tamaño del equipo, las funciones del equipo, la planificación, las reuniones, los elementos a entregar, etc.

Es un excelente marco para los equipos que pueden ofrecer incrementos funcionales de su trabajo durante un proyecto, no solo para los proyectos para el desarrollo de software. Por ejemplo, podrías usarlo también para campañas de marketing, diseño de productos u otros proyectos creativos.

Lee nuestra entrada dedicada a la metodología scrum para obtener más información.

4. Gestión ágil de proyectos

Ágil se convirtió en una palabra de moda en la gestión de proyectos y, a menudo, se describe como una solución general para empresas ineficientes.

Sin embargo, no es un sistema perfecto. Tiene sus propias deficiencias.

encuesta sobre los desafíos de cambiar a la metodología ágil

(Fuente de la imagen)

De hecho, la mayoría de las empresas que intentan hacer el cambio a la metodología ágil se encuentran con problemas importantes.

Los marcos ágiles, como scrum, están diseñados para dar lugar a fallas, prueba y error, y cambios imprevistos. En otras palabras, si empleas un enfoque ágil, no esperes que tus operaciones funcionen a la perfección. También pueden ser difíciles de escalar más allá de un equipo pequeño.

Sin embargo, la metodología también es genial por estas razones. Para muchos equipos, tener la flexibilidad de modificar los planes del proyecto a medida que pasa el tiempo es fundamental para garantizar que la finalización.

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Incluso si no implementas un marco puramente ágil, puedes beneficiarte de la adopción de algunos valores inspirados en la metodología ágil en tu proceso de gestión de proyectos.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar tu próximo proyecto usando un marco ágil, consulta nuestro tutorial.

También puedes leer acerca de todas las metodologías de gestión de proyectos para comprender las diferentes opciones.

Lamentablemente, no hay una respuesta precisa sobre qué marco es mejor para cada empresa. Un extraño no puede decirte qué opción es la mejor para tu equipo, pero cuando conoces tus opciones, puedes tomar una mejor decisión.

Cómo gestionar todo el ciclo de vida del proyecto

Si quieres que tu proyecto tenga éxito, completar el proceso de planificación no es suficiente. Debes poder controlar el proyecto durante todo el ciclo de vida.

¿Cuáles son las 5 etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos?

El ciclo de vida de un proyecto es complejo e involucra varias etapas, desde la fecha de inicio y la planificación hasta la ejecución, el monitoreo y el cierre. Veámoslas en detalle.

Paso 1: Inicio y planificación previa

El inicio es la primera etapa de preparación de un proyecto. Es donde se plantean los objetivos, se proponen lluvias de ideas sobre los resultados potenciales y se trata de averiguar si el proyecto es factible y si vale la pena el costo.

En este paso, también debes determinar qué recursos requerirá el proyecto en términos de dinero, personal, tiempo, etc.

Paso 2: Planificación

Cuando hayas identificado la necesidad comercial y la viabilidad de un proyecto, comenzará la etapa de planificación. En esta fase, debes dividir los elementos a entregar en tareas más pequeñas y trazar el cronograma completo del proyecto.

Luego, debes asignar la propiedad y comenzar a programar los diferentes hitos y elementos a entregar del proyecto.

Paso 3: Ejecución y conversión del proyecto en realidad

En esta etapa es donde comienzas a poner el plan en acción. Debes trabajar en estrecha colaboración con todos los equipos para asegurarte de que sigan el plan y comprendan sus funciones.

En este paso, debes verificar y asegurarte de que cada miembro del equipo sepa lo que se supone que debe estar listo y cuándo.

La ejecución es la etapa de hacer, donde tu plan se convierte en realidad.

Paso 4: Monitoreo y gestión en tiempo real

Cuando el proyecto se implemente, debes supervisar el progreso y asegurarte de que el equipo del proyecto trabaje de manera eficiente.

Si alguien se retrasa o se encuentra con un problema imprevisto, deberás identificarlo y resolver el problema lo antes posible.

Paso 5: Cierre

Una vez terminado, la fase de análisis consiste en examinar los resultados y la experiencia del equipo del proyecto para aprender de todo lo sucedido. Si el objetivo del proyecto era reemplazar un determinado proceso o tecnología, también deberás decidir cómo y cuándo eliminar el producto original.

Al estandarizar un proceso único para gestionar todo el ciclo de vida, puedes garantizar una tasa más alta de finalización exitosa de proyectos en toda la empresa.

La plantilla del plan de gestión de proyectos de monday.com puede ayudarte con eso…

plantilla del plan de gestión de proyectos

Si buscas una explicación más detallada, lee más sobre el ciclo de vida del proyecto en nuestro blog.

Sugerencia esencial para la planificación de proyectos: crea una base sólida para el éxito de la gestión de proyectos durante las etapas de inicio y planificación.

Podemos rastrear la mayoría de las razones principales del fracaso de un proyecto hasta la planificación y la investigación deficientes.

encuesta sobre causas de fracaso de proyectos

(Fuente de la imagen)

El 35 % de los proyectos fracasan porque los equipos no comprenden los requisitos, el 29 % por una evaluación de riesgos inadecuada, etc.

Toma esta fase inicial con más seriedad para establecer una base sólida para el éxito del proyecto:

  • Comienza con un estudio de viabilidad o datos históricos aplicables.
  • Identifica a las partes interesadas clave e involúcralas en el proceso.
  • Define elementos a entregar del proyecto claros que agreguen un valor comercial real.
  • Establece una visión clara y una hoja de ruta que se alinee con los objetivos de tu proyecto.
  • Elige los miembros del equipo sabiamente y recluta contratistas de primer nivel si necesitas soporte adicional.
  • Al crear el programa y el cronograma del proyecto, involucra a los miembros del equipo

Sugerencia esencial para la planificación de proyectos n.° 2: Facilita la comunicación y la colaboración durante la fase de ejecución.

Cuando el proyecto se ejecuta, algunas empresas comienzan a abandonar la gestión. Pensar: “Ya terminamos con la planificación” es una mentalidad peligrosa.

Facilita la comunicación y la colaboración y potencia al equipo del proyecto para que ajuste el curso a medida que evoluciona el proyecto.

  • Ten reuniones de estado semanales, o incluso diarias, para identificar cuellos de botella y resolver problemas.
  • Envía actualizaciones semanales a todos los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto.
  • Otorga la propiedad de las tareas del proyecto y los elementos a entregar a los miembros del equipo para que se sientan responsables.

Cómo estructurar el equipo del proyecto para maximizar la productividad

Cómo estructures el equipo del proyecto depende en gran medida del marco y el alcance del proyecto.

Estas son algunas estrategias probadas para formar un equipo exitoso y productivo.

1. Recluta talento de todos los departamentos

Es probable que el talento real del equipo de proyecto provenga de diferentes departamentos.

¿Por qué?

Porque cada proyecto necesita varios niveles experiencia y aportes de diferentes partes interesadas.

El beneficio es doble. En lugar de contratar talentos nuevos, puedes usar mejor los recursos existentes. Y al incluir miembros de diferentes departamentos, puedes generar una mayor participación del éxito del proyecto.

2. Identifica a los miembros adecuados del equipo de proyecto para crear elementos a entregar

Para proyectos más pequeños dentro de un solo departamento, asegúrate de incluir a todos los miembros adecuados del personal.

Por ejemplo, si se trata del rediseño de un sitio web, deberás tener diseñadores gráficos, desarrolladores de front-end y redactores.

Para proyectos más complejos, puede ser más fácil dividir el proyecto en equipos más pequeños según el tipo de elementos a entregar. Pero la misma regla aplica a estos equipos.

Tus equipos deben ser altamente colaborativos y autosuficientes. Puede sonar obvio, pero la mayoría de las empresas no establece esta expectativa al formar equipos.

3. Aprende exactamente de qué es responsable un administrador de proyectos y cómo elegir uno

El rol de un administrador de proyectos depende del marco y del tipo de persona que elijas para el trabajo.

Por ejemplo, un administrador de proyectos podría ser alguien con formación profesional en la gestión de proyectos o un experto en la materia, es decir, alguien con mucho conocimiento en el área del proyecto.

gráfico sobre la personalidad de los gestores de proyectos

(Fuente de la imagen)

Un administrador de proyectos profesional podría desempeñar un papel más importante durante la planificación inicial. Da espacio a las partes interesadas y a los expertos en la materia para que le den forma al plan del proyecto con su experiencia práctica.

Si el administrador es un experto en la materia, puede asumir un rol más visionario y definir la hoja de ruta y los planes generales.

Es posible que las empresas más pequeñas no puedan darse el lujo de tener un administrador de proyectos exclusivo, en cuyo caso, un experto en la materia o un ejecutivo es la opción lógica.

De cualquier manera, un administrador de proyectos debería…

  • Asumir el liderazgo en la planificación de proyectos y evaluación de viabilidad.
  • Resaltar los elementos a entregar clave y sus interdependencias.
  • Identificar las partes interesadas clave y los socios potenciales.
  • Estimar los costos y desglosar el presupuesto.
  • Identificar y minimizar los riesgos.
  • Ayudar en el armado de los equipos del proyecto.
  • Supervisar la implementación del proyecto y asegurarse de que siga el plan de proyecto (cuando sea posible).
  • Ajustar el plan de proyecto para abordar los cambios imprevistos y las prioridades nuevas.

4. Capacita a los miembros “estándar” del equipo para que participen en la gestión de proyectos

Si el administrador de proyectos tiene que atender a todos los miembros del equipo y tener la última palabra sobre cada pequeña decisión, el proyecto avanzará a un ritmo demasiado lento. En cambio, puedes facultar a los miembros del equipo para que sigan su criterio y avancen.

Los empleados de empresas con “altos niveles de confianza” informan un 50 % de mayor productividad que sus homólogos de empresas con bajos niveles de confianza. Los empleados tienen autonomía para usar su criterio. Por el contrario, la microgestión ralentiza el progreso y perjudica la confianza del equipo.

Al tener la responsabilidad sobre las tareas y transparencia total sobre lo que se espera de ellos, los miembros del equipo impulsarán el proyecto. Tienen el espacio para ir más allá y convertirse en el motor detrás del proyecto.

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Cómo aprovechar al máximo el software de gestión de proyectos

Cuando hayas descubierto qué marco se adapta mejor al proyecto y su ciclo de vida, es hora de poner las cosas en movimiento.

Si bien las hojas de cálculo, el correo electrónico y la pizarra digital pueden ser suficientes para proyectos muy simples y de pequeña escala, los proyectos grandes y complejos necesitan una plataforma sólida de gestión de proyectos para tener éxito.

monday.com te ofrece toda la funcionalidad que necesitas, desde plantillas, tableros y automatizaciones de flujos de trabajo específicos de la plataforma hasta integraciones con herramientas de colaboración.

Así es como puedes configurar tu espacio de trabajo digital para potenciar a los equipos de proyectos.

1. Usa la documentación del proyecto para acelerar la adopción del marco

tablero de documentación del proyecto

Agrega documentación del proyecto que describa tu marco y proceso nuevos en todas las tablas del proyecto. Es la forma más rápida y sencilla de acelerar la adopción del nuevo proceso de planificación de proyectos.

2. Crea la hoja de ruta y el plan general del proyecto

tablero de hoja de ruta

Es poco probable que los proyectos sin visión y dirección inspiren a los empleados. Por eso la hoja de ruta del proyecto es tan importante.

Asegúrate de no describir solo el alcance general del proyecto, sino también por qué el proyecto es importante y su impacto potencial.

Puedes hacerlo en la sección de alcance del proyecto en monday.com o crear una sección de resultados exclusiva e independiente.

3. Desglosa el proyecto y traza el flujo de trabajo

Cuando tengas una hoja de ruta u otro tipo de plan general del proyecto, es hora de desglosar el cronograma del proyecto.

Si usas un modelo en cascada, puedes usar lo que se llama una estructura de desglose del trabajo (EDT). Básicamente, es un plan donde los elementos a entregar se dividen en tareas específicas.

tablero de la estructura de desglose del trabajo (EDT)

El nivel de granularidad necesario depende del marco y del alcance del proyecto general.

4. Fomenta la propiedad

Con el panel de monday.com, puedes asignar fácilmente la propiedad de las tareas y las subtareas a empleados individuales. Al asignar la propiedad, fomentas más responsabilidad y motivación.

Dado que todo el equipo del proyecto puede ver a los propietarios de cada tarea, te beneficiarás de una buena dosis de presión social para garantizar el cumplimiento individual.

Haz clic en el ícono de la persona en la columna propietario y busca el nombre. Ahora recibirán notificaciones de fechas de vencimiento y comentarios.

asignación de propietarios de tareas en el tablero

Además de asignar los propietarios de las tareas, también es una buena idea dar a los miembros del equipo responsabilidades simples como brindar informes sobre el progreso durante las reuniones de estado e identificar sus obstáculos. Esto ayuda a mantener una cultura de transparencia y genera motivación.

5. Colabora directamente en las tareas

comentario dentro de la tarea en el tablero

Puedes comentar y colaborar directamente en las tareas de la plataforma monday.com con facilidad. Nuestra solución admite archivos adjuntos, menciones (con notificaciones por correo electrónico) y discusiones en cadena.

Haz clic en el globo de diálogo para abrir la pestaña comentarios y obtener una vista completa de la correspondencia relevante. Es así de fácil.

6. Personaliza los tableros según el flujo de trabajo

Cuando hayas creado diferentes planes y paneles, puedes comenzar a personalizarlos para que se adapten al flujo de trabajo.

  • Agrega columnas o campos de estado a la vista de tabla para que coincida con la cantidad de pasos del flujo de trabajo. Por ejemplo, quizá quieras que las columnas te ayuden a hacer el seguimiento de los propietario, los plazos, los estados actuales, las aprobaciones y los comentarios de las tareas.
  • Agrega campos de cronograma y dependencias para acceder a la vista de diagrama de Gantt.
  • Agrega varios propietarios a una tarea, por ejemplo, un gerente, un desarrollador y un revisor de código.

Estos son solo algunos ejemplos de la flexibilidad de nuestro espacio de trabajo digital. Cuando hayas terminado de personalizar, puedes guardar el tablero como una plantilla fácilmente para volver a usarlo.

7. Automatiza las tareas repetitivas para acelerar la gestión de proyectos

modelos de automatizaciones

También puedes configurar fácilmente las automatizaciones de monday.com para acelerar el flujo de trabajo y lograr una gestión de proyectos más eficiente. Por ejemplo, puedes notificar a los administradores automáticamente cuando se cumpla una fecha límite, se cree un elemento nuevo cada semana, etc.

8. Usa paneles personalizados para mantenerte actualizado

Cuando tus proyectos estén en marcha y todos están acostumbrados a su espacio de trabajo nuevo, los administradores necesitarán una forma sencilla de supervisar el estado del proyecto.

opciones de paneles de monday.com

Con monday.com, pueden crear un panel personalizado que destaque sus KPI preferidos con unos pocos clics.

¿Cómo será el futuro de la gestión de proyectos?

Muchas tendencias de gestión de proyectos definen cómo trabajamos. La inteligencia artificial (IA) podría ser la fuerza con el efecto más grande y duradero. De hecho, en la encuesta Pulse of the Profession del PMI, el 81 % de los encuestados informó que sus organizaciones ya sienten el impacto de las tecnologías de IA.

Es muy probable que la IA cambie cómo se planifican y programan las reuniones. Pero el escritor de tecnología Peter Giffen cree que la IA “también podría incorporar analíticas de datos y analizar automáticamente los datos del equipo del proyecto, brindando indicaciones claras sobre cómo mejorar el desempeño”.

Como se describe en este artículo de Forbes, además de la IA, hay otras tres tendencias de gestión de proyectos que es probable que veamos próximamente:

  1. Los gerentes de proyecto deberán tener habilidades de IA y de IE: ya hablamos sobre la importancia de la IA, pero la IE (inteligencia emocional) se convierte cada vez más en una habilidad necesaria en el entorno de la gestión de proyectos. La capacidad de comprender a otras personas es fundamental.
  2. La necesidad de adoptar enfoques de gestión de proyectos más personalizados o híbridos: quedaron atrás los días en los que una sola metodología de gestión de proyectos era suficiente. Ya profesamos nuestro amor por la metodología ágil, pero los modelos deben ser flexibles para adaptarse a diferentes equipos y proyectos. Estamos bastante seguros de que hay una plantilla de monday.com para eso.
  3. Una estructura de equipo más diversa: como dijimos antes, lo que buscas es el equipo “perfecto”. Es importante comprender cómo ese equipo será cada vez más diverso: diversidad en el origen étnico, estado socioeconómico e incluso ubicación (el cambio a un equipo más remoto se aceleró gracias a la pandemia global).

¡Pase lo que pase, la gestión de proyectos, afortunadamente, llegó para quedarse! Pero no todos los software de gestión de proyectosson iguales.

¿Por qué debes usar monday.com para la gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos de monday.com permite a los equipos gestionar todos los proyectos y las tareas en un solo lugar.

Nuestra solución permite a los equipos:

  • Ver el progreso del proyecto de forma rápida y visual.
  • Estar al tanto de los cronogramas y plazos.
  • Colaborar de manera más eficiente y efectiva.

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