Para algunas personas, apenas la idea de organizar un calendario de trabajo es motivo suficiente para escapar.
Aunque no lo creas, preparar un calendario de trabajo de hecho puede aliviar el estrés de un cronograma muy ocupado. Si vienes postergando la creación de tu cronograma de trabajo, o si no sabes por dónde empezar, viniste al lugar indicado.
Veremos qué son los calendarios de trabajo, los beneficios de usarlos y cómo el uso de un software de gestión del trabajos simplifica muchísimo el proceso.
¿Qué es un calendario de trabajo?
Básicamente, los calendarios de trabajo permiten que los negocios planifiquen y hagan el seguimiento de su cronograma de trabajo.
En general, incluyen la siguiente información:
- Tareas y actividades.
- Vencimientos próximos.
- Reuniones, citas o eventos cercanos.
- Horas de trabajo de los empleados.
- Días festivos y vacaciones.
Un software de calendario de trabajo es el ingrediente fundamental para que tengas éxito en la planificación, ya sea de tu jornada laboral personal o de muchos turnos de trabajo distintos.
¿Qué es un software de calendario de trabajo?
A diferencia de un calendario común, un software de calendario de trabajo permite que los usuarios definan automatizaciones para actualizar sus calendarios y enviar notificaciones de recordatorios de forma automática. Como resultado, los negocios pueden optimizar el proceso completo, para ahorrar tiempo y simplificar todo.
Con el software adecuado, incluso puedes elegir el mejor formato para ver tu calendario mientras trabajas. Puedes optar por un calendario, un cronograma o incluso un diagrama de Gantt. Créenos cuando te decimos que facilita mucho la gestión de tu cronograma de trabajo.
¿Cuáles son los beneficios de usar un calendario de trabajo?
Debe haber un motivo por el cual el 70% de los adultos usa un calendario digital de trabajo, ¿verdad? Veamos de qué se trata y analicemos algunos beneficios que puedes obtener si creas tu propio calendario de cronograma de trabajo.
1. Mantienes la organización
Cuando usas una plantilla de calendario de trabajo, tú y tu equipo se mantienen organizados. Con un vistazo al calendario, sabrás exactamente el trabajo que debes hacer, cuánto te llevará y cuándo debe estar listo. Como resultado, es mucho más fácil mantener la organización. Y si usas una plataforma de gestión del trabajo como monday.com, incluso puedes filtrar tu calendario para organizar tus tareas aún mejor. Puedes organizar tu calendario por estado, vencimiento o miembro del equipo para visualizar tus vencimientos.
2. Gestionas tu tiempo de manera eficiente
Los calendarios de trabajo ayudan a los negocios a gestionar su tiempo de manera eficiente de dos formas:
- Gestión de tiempo: si usas un calendario de trabajo, puedes asignar periodos de tiempo para tareas específicas. De esa forma, gestionarás tu tiempo con más eficiencia.
- Definición de límites: gracias a los calendarios de trabajo, puedes establecer límites para los momentos de trabajo y de descanso fácilmente, algo que es muy útil para quienes trabajan de forma remota.
Sin embargo, sabemos que no siempre es fácil estimar cuánto tiempo se necesita para una tarea. Aquí es donde el seguimiento del tiempo puede ser útil. El software de gestión del trabajo te permite medir el tiempo dedicado a cada tarea para que puedas confirmar si tus estimaciones de tiempo fueron precisas y que lo hagas mejor en el futuro.
3. Mejoras la rendición de cuentas
Con los calendarios de trabajo, los empleados tienen una cantidad definida de tiempo para hacer su trabajo. Así tienen más sentido de la responsabilidad y motivación para completar su trabajo a tiempo.
Y si usas un calendario compartido, los equipos tienen una visibilidad clara de sus propias tareas y las de todos los demás. No solo son responsables por sus tareas, sino por su función en el proyecto completo.
4. Haces el seguimiento de la productividad
Los calendarios de trabajo son una excelente forma de hacer el seguimiento de la productividad porque te permiten visualizar el trabajo que debe completarse en los próximos días, semanas o meses. Supongamos que es lunes por la mañana (bostezo). Revisas tu calendario de trabajo para ver lo que debes entregar esta semana. Completas las tareas a medida que puedes. Cuando llega el viernes, reflexionas sobre el trabajo programado y revisas cómo progresó todo. A partir de esta revisión, quizá identificas que no tuviste la productividad que esperabas. O quizá hiciste todo antes de lo programado y te sobró tiempo.
De cualquier forma, revisaste tu productividad con precisión e identificaste oportunidades para mejoras en el futuro. Y si usas un software de gestión del trabajo, incluso puedes hacer el seguimiento del progreso de tus tareas en tu calendario en tiempo real.
Descubre más sobre el uso del seguimiento de proyectos para mejorar la eficiencia.
Crea un calendario de trabajo productivo con monday.com
Con el sistema operativo de trabajo monday.com, para los equipos es más fácil trabajar juntos y crear el flujo de trabajo perfecto.
Nuestro software es intuitivo, flexible y colaborativo, y es exactamente por eso que monday.com es la plataforma ideal para crear tu próximo calendario de trabajo.
No importa qué tan complejo sea tu cronograma de trabajo, nuestro software tiene funciones que simplifican la creación de un calendario intuitivo.
1. Mira tu cronograma con nuestra vista de calendario
Convierte cualquiera de tus tableros de proyecto en un calendario con nuestra vista de calendario para ver el flujo de trabajo completo en un calendario, que puedes organizar por día, semana o mes. Incluso puedes editar los elementos de tu proyecto directamente en el calendario. Con un clic en la tarea dentro del calendario, puedes cambiar cualquiera de los detalles.
2. Agrega el widget de calendario a tu panel
monday.com tiene paneles personalizables que permiten a los gestores de proyectos y líderes de equipos ver la información más importante en una sola pantalla. Dentro de esos paneles, tenemos widgets, como el widget de calendario, que te permite ver tus próximas tareas en el calendario en un solo lugar, sin que tengas que buscarlas manualmente.
3. Integra tu calendario actual
Si ya usas una app de calendario para planificar y gestionar tu trabajo, puedes integrar los calendarios externos directamente en nuestra plataforma para simplificar la transición. Las tareas, las citas y las reuniones que tengas en las apps de calendario de Outlook o Google se pueden sincronizar con nuestra plataforma para que nunca se te pase un vencimiento. Los calendarios que no se integran con otras herramientas pueden ser un desafío importante, sobre todo para la colaboración entre equipos.
4. Prioriza las tareas más importantes
Si tienes un calendario bastante ocupado, la priorización es una forma excelente de asegurarte de que las tareas más importantes se hagan primero. Nuestros filtros de tablero te permiten clasificar cada tarea en tu calendario por orden de prioridad, de alta a baja. Además, puedes personalizar el color y el texto.
5. Comparte el calendario de tu equipo
monday.com permite que los usuarios compartan el calendario de su equipo para que todo el equipo resuelva sus necesidades de programación en un lugar central. Con acceso a un calendario compartido, los equipos también pueden ver cómo progresan, qué hace cada uno y cómo se relaciona su trabajo con el proyecto.
Maximiza tu organización y creatividad otra vez gracias a los códigos de colores y la asignación de responsables, para que los miembros del equipo usen los filtros y vean exactamente lo que necesiten ver.
Crea el calendario de trabajo de tus sueños
Puesto que los calendarios de trabajo son la base del éxito para la gestión de proyectos y espacios de trabajo, es importante usar una plataforma de gestión del trabajo que haga el proceso mucho más eficiente.
Si quieres empezar rápido con monday.com, te recomendamos que empieces con nuestra plantilla de calendario de trabajo.
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