Por qué la transparencia es fundamental para la gestión de proyectos moderna

Detrás de todo proyecto exitoso se esconde una lista de verificación bien elaborada, grandes cantidades de café, y un gestor de proyectos o varios. Los gestores de proyectos persuasivos son la columna vertebral de todos los proyectos, ya que ellos se aseguran de que todos los proyectos se entreguen a tiempo y con excelentes resultados.

Pero, si bien los gestores de proyectos profesionales tienen una extensa capacitación en gestión de proyectos, la mayoría de nosotros gestionamos proyectos como parte de nuestro trabajo. Recientemente hicimos una encuesta a más de 1300 profesionales de los cuales el 95 % dijo que gestiona proyectos como parte de su trabajo, pero menos de un tercio (29 %) de ellos son gestores de proyectos designados.

Si este es el caso, ¿qué diferencia a los gestores profesionales y no profesionales del resto? En una palabra: transparencia.

Definición de gestión de proyectos

La gestión de proyectos generalmente implica organizar los recursos de una empresa, ya sean finanzas, empleados o propiedad intelectual, para completar una tarea definitiva, un evento único o una actividad continua. En otras palabras, la gestión de proyectos incluye el inicio, el delineamiento, la ejecución, la supervisión y la terminación de un proyecto.

Independientemente de la industria de la que provengan, los gestores de proyectos suelen tener tareas similares, entre las cuales se incluyen describir los objetivos del proyecto, delegar tareas a otros miembros del equipo y determinar cuándo vencen distintos aspectos del proyecto.

¿Por qué la gestión de proyectos es importante? 

La gestión de proyectos ayuda a las empresas a predecir y reducir riesgos, a gestionar mejor los costos y a entregar resultados de calidad.

Según un estudio realizado por la unidad de negocios Economist Intelligence Unit (EIU, por sus siglas en inglés) en el cual se encuestó a 213 ejecutivos y gestores de proyecto sénior de todo el mundo, el 90 % de los encuestados expresó que la gestión de proyectos es crucial (47 %) o bastante importante (43 %) para su capacidad de entregar proyectos exitosos y seguir siendo competitivos.

Según el informe de la EIU, las empresas que adhieren a procesos de gestión de proyectos detallados, incluida una evaluación detallada del alcance y el presupuesto, continua gestión de riesgos, y medición de los resultados del proyecto, alcanzan y exceden de manera más constante sus metas.

Generalmente, el ciclo de la gestión de proyectos se divide en cinco fases:

1. Identificación: identificar las metas y los objetivos del proyecto especificado.
2. Iniciación: determinar los productos del proyecto, seleccionar a las partes interesadas relevantes, y delinear qué recursos se necesitan.
3. Planificación: planificar los cronogramas del proyecto y asignar tareas.
4. Entrega y ejecución hacer el trabajo requerido y presentar el proyecto.
5. Cierre y conclusión: evaluar los éxitos y contratiempos del proyecto, tomar nota de las lecciones aprendidas para el próximo.

Tres habilidades fundamentales para la gestión de proyectos 

Si bien existen infinidad de habilidades que pueden atribuirse a los gestores de proyecto exitosos, hay algunas que definitivamente se destacan:

Habilidades para la gestión del tiempo

En primer lugar, es necesario contar con habilidades sólidas para la gestión del tiempo. A fin de realizar un proyecto a tiempo, un gestor de proyectos debe poder estimar con precisión cuánto lleva completar las tareas y, en consecuencia, priorizar según corresponda.

Habilidades técnicas

En segundo lugar, las habilidades técnicas son cualidades aprendidas u obtenidas mediante el uso o la realización de determinadas tareas físicas o digitales. Existen diferentes tipos de habilidades técnicas, y los distintos proyectos dependen de distintas necesidades técnicas. No obstante, mientras más conocimientos tenga un gestor de proyectos de los aspectos técnicos necesarios para completar el proyecto, más preciso podrá ser en el armado de tareas administrables, expectativas y plazos para su equipo.

Habilidades de comunicación

En tercer lugar, un gestor de proyecto debe tener buenas habilidades de comunicación para articular de manera efectiva lo que se necesita de cada miembro del equipo.

La transparencia es el valor más importante para los gestores de proyectos

Pero existe un valor que realmente diferencia a los buenos gestores de proyectos: la transparencia.

Según Harvard Business Review, la transparencia se define en amplios términos como «el grado en el que la información fluye libremente dentro de una organización, entre gestores y empleados, y hacia afuera a las partes interesadas». Aquí en monday.com, definimos la transparencia como «lograr que toda la información (cifras, hojas de ruta, planes, desafíos e inquietudes) sea de fácil acceso para todo el equipo».

Ni las empresas ni los miembros del equipo pueden responder a las cambiantes solicitudes de distintos interesados y compañeros de equipo, trabajar eficientemente, o innovar si no cuentan con las novedades e información actualizada.

Beneficios para los empleados

Los empleados pueden ser más ágiles, trabajar de forma autónoma, lograr mejores resultados y alcanzar sus metas más rápido si somos más transparentes con todos ellos, pues tendrán toda la información que necesitan para avanzar.

Cuando la información está disponible para todos, los compañeros del equipo pueden ver la imagen completa y comprender el impacto directo que tienen su trabajo y sus aportes. Las personas ven que sus tareas importan, pero, más allá de eso, pueden cambiar en caso de que sea necesario. ¿Se ha cambiado la fecha de vencimiento de una tarea? ¿Un miembro del equipo completo un subelemento? Todos los miembros del equipo están informados al instante y se pueden evitar las redundancias.

Beneficios para líderes

Contar con métodos de comunicación abierta con los empleados no solo afecta positivamente a los miembros del equipo, sino a los gestores de proyectos en sí.

Al limitar el acceso de los empleados a la información, los gestores se ven obligados a compartir únicamente la información exacta que los empleados necesitan para realizar el trabajo. Como gestor, eres la única persona que puede ver si el trabajo que hicieron tiene impacto o no. La carga siempre caerá sobre ti para que transmitas la información y ajustes los procedimientos para los demás integrantes del equipo. Además, entorpecer la eficiencia de los demás es algo agotador.

Asimismo, según un estudio realizado por la NASA que cita Harvard Business Review, es mucho más probable que los líderes del equipo cometan errores cuando actúan con poca información que cuando tienen todos los detalles, al igual que si todos tienen acceso a los cambios en necesidades e información.

En cambio, cuando toda la información está disponible para todos, los empleados pueden ver si el trabajo ha sido satisfactorio. Se verán motivados a hacer mejoras y pueden hacer los ajustes necesarios, sin grandes omisiones, para alcanzar sus objetivos. Tu tarea como gestor es simplemente asegurarte de que tengan toda la información y que puedan comprenderla rápidamente. Eso será más fácil y considerablemente más gratificante para todos los involucrados.

Si bien la transparencia organizativa tiene muchos beneficios, muchos líderes aún se resisten a ser transparentes porque ven la información como una fuente de poder que no quieren compartir. En consecuencia, depende del gestor de proyectos garantizar que sus equipos tengan acceso a los procesos que llevan a una cultura de transparencia y accesibilidad.

Metodologías para la gestión de proyectos que aumenta la transparencia

La metodología que escojan los gestores de proyectos siempre puede ser más transparente.

• Gestión de proyectos en cascada:Si se usa la metodología de gestión de proyectos en cascada, porque este estilo de gestión requiere de un plan para que el proyecto se planee por adelantado e incluya todo el alcance del proyecto, será clave ser abierto y transparente con todas las partes involucradas.
• Gestión de proyectos en Kanban: Si buscas una manera sencilla y visual de gestionar tus tareas, Kanban puede ser muy útil. Kanban, que se traduce literalmente como «tablero» del japonés, es un tablero que se divide en distintas columnas que representan las etapas de tu flujo de trabajo y es, en esencia, una línea de ensamblaje más conceptual que permite a los equipos evaluar visualmente los puntos de ineficacia. Al ser transparente, la metodología de Kanban será incluso más útil.
• Gestión de proyectos Agile: Agile no es solo una metodología, sino un sistema de creencias, uno que se alinea completamente con la transparencia y la accesibilidad. En la metodología Agile se entiende que la incertidumbre se da por hecho y se empodera a los equipos para que sean superflexibles, para que ejecuten su trabajo rápidamente y para que respondan a los cambios sin ningún problema técnico.

Cómo inculcar la transparencia en el equipo

Asimismo, deberías aprovechar las siguientes prácticas para ayudar a fomentar la transparencia en tu equipo:

• Tómate el trabajo de conocer cada uno de los puntos fuertes y debilidades de los miembros del equipo para poder asignar trabajo en consecuencia.
• Aprovecha el uso de algún software para gestión de proyectos para mantenerte organizado y encaminado.
• Asegúrate de que todas las líneas de comunicación entre todos los miembros del equipo estén siempre abiertas para tratar los problemas rápida y eficientemente.
• Proporciona acceso a todas las estadísticas más actuales a todos los miembros del equipo.
• Organiza sesiones o reuniones de comunicación frecuentes con todos los niveles de empleados.

En una gestión efectiva, ¿dónde entra en juego el software para la gestión de proyectos?

La gestión efectiva de proyectos depende cada vez menos de mecanismos de planificación complicados y cada vez más de las gestión de relaciones profesionales y procesos de trabajo contrastantes. Con plazos de entrega desordenados, productos infinitos, un montón de compañeros de trabajo y una lista extensa de tareas que completar, poder organizar todo de una manera visual sencilla puede facilitar mucho las cosas y lograr que todo esté más al alcance de los involucrados.

En este plano, el sistema operativo de trabajo personalizable Work OS de monday.com ofrece las herramientas para este tipo nuevo de gestión de proyectos. Con las funciones para gestión de proyectos de monday.com, es posible establecer la colaboración entre equipos, departamentos, geografías y jerarquías. 

Ya sea que trabajes internamente o con socios externos y uses tableros compartibles, todos los involucrados en el proyecto sabrán en dónde están parados en tiempo real, qué debe hacerse a continuación y para cuándo.

Consulta nuestro clúster para gestión de proyectos para promover la transparencia en tu próximo proyecto.