Ser un administrador de proyectos eficaz en el entorno cambiante de la gestión de proyectos requiere algo más que tener la combinación correcta de características personales y un conjunto exclusivo de habilidades.
Incluso los administradores de proyectos experimentados tienen dificultades para supervisar con éxito los proyectos porque cada tarea presenta desafíos nuevos y criterios diferentes.
Los administradores de proyectos con suficiente experiencia estarán de acuerdo en que para esta profesión se necesita un delicado equilibrio entre ciencia y arte.
Simplificaremos lo que deben saber y hacer para ayudar a quienes consideren que el proceso de gestión de proyectos es abrumador a convertirse en administradores de proyectos eficaces.
Pero, ¿qué hace un administrador de proyectos? Más de lo que piensas.
Un administrador de proyecto es una persona que, como lo indica su nombre, administra proyectos, aunque ese no sea su cargo oficial.
Es un rol que requiere que una mente abierta. Como administrador de proyectos, debes saber cómo incluir muchos detalles diferentes a la vez y cómo trabajar con las personas necesarias.
Cada proyecto es diferente. Por lo tanto, debes aprender cosas diferentes muy rápido. Debes saber qué priorizar de manera efectiva, los recursos necesarios y en qué no gastar energías, ya que el tiempo apremia; sé inteligente con tu tiempo y recursos, incluido tu equipo.
7 sugerencias importantes para convertirse en un mejor administrador de proyectos
1. ¡Confía en los miembros de tu equipo!
A menudo, los buenos administradores de proyectos reciben un gran reconocimiento por sus habilidades de liderazgo; por lo tanto, las habilidades blandas son muy importantes. Para ser un administrador de proyectos eficaz, debes tener en cuenta que un equipo es un grupo de personas para poder sacar el mejor desempeño de todos los miembros del proyecto tomando en cuenta los factores internos y externos.
Quizá debas asumir el papel de asesor para ayudar a todos los demás a trabajar juntos de acuerdo al objetivo común o tal vez debas entablar conversaciones difíciles con las partes interesadas y los miembros del equipo. Todo esto requerirá un montón de habilidades blandas.
Además, el éxito de un proyecto dependerá en gran medida de las habilidades de los miembros de tu equipo. Por lo general, los administradores efectivos se esfuerzan por conocer cuáles son las debilidades y las fortalezas inherentes de cada miembro de su equipo para asignar el trabajo en consecuencia. Priorizar las habilidades blandas y aprovechar las fortalezas de los miembros de tu equipo garantizará que las tareas se completen rápido y que el tiempo se gestione mejor.
Además, cuando cada miembro del equipo da lo mejor de sí mismo y aprovecha sus fortalezas, el éxito del proyecto será extraordinario.
2. Aprovecha las herramientas de administración de proyectos
La tecnología ha sido útil para la mayoría de los administradores de proyectos, y los software de administración de proyectos en línea ocupan el primer lugar. En general, las herramientas de administración de proyectos como monday.com sirven como un depósito con toda la información esencial del proyecto. Desde documentos hasta archivos, la posibilidad de realizar comentarios, compartir archivos y tener una colaboración fluida y una comunicación efectiva, el software de administración de proyectos sirve como una plataforma centralizada para el administrador del proyecto y para todos los miembros del equipo.
3. Perfecciona tus habilidades con la capacitación en administración de proyectos
Aunque tengas la combinación perfecta de habilidades blandas, la verdad es que la administración de proyectos efectiva también requiere habilidades técnicas. Puedes adquirir muchas de ellas con diversas certificaciones en administración de proyectos. Además, muchos suponen que la capacitación en administración de proyectos es para administradores de proyectos nuevos, lo que no es así. Hay muchos cursos disponibles sobre la administración de proyectos que pueden mejorar tus habilidades para una administración efectiva.
Con la capacitación en administración de proyectos, también puedes adquirir habilidades que te falten o actualizar algunas de las metodologías y los principios clave de la administración de proyectos que hayas aprendido hace algunos años. En la mayoría de los casos, la certificación en administración de proyectos se asocia con un desempeño alto.
4. La comunicación es clave
Además de ser una característica importante del liderazgo, la comunicación también es esencial en la administración de proyectos eficaz. Para la ejecución de tu proyectos sin problemas, debe haber una comunicación coherente y efectiva entre las partes interesadas y los clientes relevantes, y lo más importante, ¡tu equipo!
Además, los cambios deben informarse a los miembros del equipo para evitar sorpresas. Como administrador de proyectos exitoso, lo más importante para una administración de proyectos eficaz es asegurarte de que todas las líneas de comunicación entre los puntos de vista de los miembros de tu equipo estén siempre abiertas para que cualquiera pueda plantearte preguntas o dudas.
La comunicación ineficaz podría hacer que el proyecto fracase. Por eso debes asegurarte de que todos tengan la información necesaria para tomar buenas decisiones y hacer que el proyecto avance. Los informes del progreso del proyecto también son excelentes para tener seguimiento del progreso y mantener a todos informados y actualizados.
5. Aprende de otros administradores de proyectos
La administración de proyectos efectiva no se trata solo de confiar en un conjunto de habilidades. Un paso importante para ser eficaz en tu rol es tomar la administración de proyectos como una experiencia de aprendizaje y estudiar a los administradores de proyectos más experimentados, así como los diferentes enfoques y técnicas que utilizan.
También puedes buscar el desarrollo profesional en diferentes redes de administradores de proyectos para aprender cómo otros administradores de proyectos administran eficazmente sus equipos, proyectos, presupuestos y tiempo. Te sorprenderá lo mucho que puedes aprender comparando notas con otros administradores de proyectos, incluso los que operan en una industria completamente diferente de la tuya.
6. Define elementos a entregar realistas, pero ambiciosos, siempre
Después de esbozar los objetivos específicos de tu proyecto, debes establecer métricas específicas para el seguimiento y control del proyecto. En la administración de proyectos, estas métricas se llaman elementos a entregar y podrían ser un hito tangible para alcanzar un objetivo. Para ser un administrador de proyectos productivo, siempre debes acordar estos elementos a entregar con anticipación, sobre todo cuando debes tener en cuenta más variables.
Un gerente de proyectos debe concertar por adelantado cuáles deben ser los elementos a entregar y cuándo se completarán.
7. Evalúa el desempeño del proyecto
Una vez que se alcanza el objetivo al cierre del proyecto, es fácil omitir el paso final y, posiblemente, el más importante para ser un administrador de proyectos eficaz: evaluar el desempeño del proyecto.
Si quieres una oportunidad para mejorar en el futuro, o quizá solo otra razón para felicitar a tu equipo, un proceso evaluativo es esencial.
Esto puede dividirse en dos etapas: el resultado del proyecto y una revisión de los elementos a entregar. Estas evaluaciones son útiles no solo para el administrador del proyecto, sino también para el cliente, en especial si quiere encargarte un proyecto similar en el futuro.
Hay muchas formas de convertirse en un administrador de proyectos eficaz. Si incorporas estas siete sugerencias y las aplicas cuando administras proyectos, el producto final de tu proyecto tendrá más beneficios, recibirás más respeto de los miembros de tu equipo y te acercarás al éxito de la administración de proyectos.
Sugerencias y conocimientos de un administrador de proyectos de monday.com: la planeación estratégica es esencial
Puesto que cada proyecto es diferente, debes tener una plataforma flexible para acomodar tu plan estratégico. Como administrador de proyectos en monday.com, Dror Adi tiene justamente eso:
“Lo mejor de monday.com es que es muy flexible. Puedes hacer algo muy específico para cada proyecto”.
Dror Adi, administrador de proyectos de monday.com
Entonces, ¿cómo comienza los proyectos Dror? Primero, personaliza un tablero para cada proyecto.
Esto te ayuda a lograr las dos cosas más importantes de la administración de proyectos: planear y colaborar.
- La planeación es clave: piensa en que todo lo que puede salir mal
Puede sonar un poco pesimista, pero cuando planifiques tu proyecto, debes pensar en todos los aspectos que pueden salir mal. Piensa varios pasos por adelantado.
Usa el tablero para planificar cada detalle al máximo. También te ayudará a pensar en otros aspectos que pueden salir mal y generar retrasos.
- Colabora con los expertos: te ayudarán
No puedes pensar en todo, por eso debes recibir ayuda de las personas adecuadas.
Debes identificar al conjunto de personas que puedan enseñarte con rapidez. El tiempo es lo que define un proyecto. Por eso debes aprender lo necesario de los mejores y lo más rápido posible.
Reconoce a quiénes pueden ayudarte con el proyecto e incorpóralos con los KPI (indicadores clave de desempeño) relevantes.
En monday.com, después de crear un proyecto, lo planeamos todo en monday.com. Eso significa crear el mejor tablero para cada proyecto.
Si no tienes tiempo para crear un tablero, puedes confiar en las plantillas para tener la base.
Crea las automatizaciones, incluye las columnas que quieras y avanza desde allí.
¿Con cuánta anticipación planeas un proyecto?
Como cada proyecto es diferente y no sabes todo, debes saber cómo identificar rápidamente todos los elementos de tu proyecto.
En otras palabras, no hay una fórmula perfecta de cuánto deben durar las etapas de planeación. Solo intenta tener el tiempo suficiente de preparación para que, si surgen sorpresas inesperadas, puedas abordarlas.
¿Quién piensa en los proyectos en monday.com?
Estas iniciativas provienen de diferentes direcciones. Pueden provenir de nuestro CEO, Roy Mann, de un gerente de departamento o de cualquier miembro del equipo. Realmente pueden venir de cualquier lugar.
Pasos para la creación de un proyecto con monday.com
- Piensa en el proyecto (ya sea que venga del CEO, de un director ejecutivo o de ti).
- Planifica el tablero que usarás para el proyecto (o usa una plantilla).
- Agrega los detalles del proyecto al tablero.
- Recuerda: todos deben poder entender el tablero.
- Crea integraciones/automatizaciones.
¿Demasiado para leer?: tomamos el número de todos los registrados para un evento y les enviamos un mensaje telefónico para recordarles el evento y que confirmaran su asistencia. Luego, con una automatización, se actualizó la columna estado con los confirmados.
En monday.com, no solo puedes hablar con los otros empleados de tu empresa, sino también con cualquier persona ajena a tu equipo. Esto significa que realmente puedes ver cómo se entrelazan todos los elementos de tus proyectos en una plataforma de administración de proyectos como monday.com.
¡Crea tu primer tablero de monday.com para dar rienda suelta a tus habilidades de administrador de proyectos!
¡Comienza ahora!
Empezar ahora