Todo lo que tienes que saber sobre los tableros Kanban

Un tablero Kanban es un sistema organizativo que mantiene a los miembros de tu equipo informados sobre las asignaciones de tareas, las fechas de entrega y cualquier otra información relevante en un lugar visualmente intuitivo. Y la organización visual es, por supuesto, esencial para el éxito en cualquier campo, desde el desarrollo de software hasta el marketing; por eso debes tener en cuenta los beneficios de utilizar un tablero Kanban como parte de tu estrategia de gestión de proyectos.

En este artículo te contamos qué es la gestión de proyectos Kanban, sus principios fundamentales, sus beneficios y cómo puedes utilizarla para tus proyectos con monday.com.

Empieza ya

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que consta de una serie de tarjetas y columnas que representan tareas individuales y sus etapas.

Por ejemplo, las etapas podrían hacer referencia al estado de la tarea y denominarse “pendiente”, “en curso” o “listo”. Cada tarjeta se asigna a un miembro del equipo que es responsable de completar la tarea y mover la tarjeta de una columna a la siguiente hasta que se complete el proyecto.

Esta herramienta forma parte del marco de gestión de proyectos Agile Scrum y los equipos Agile la utilizan para visualizar sus flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.

Los 5 componentes de los tableros Kanban de David Anderson

El sistema Kanban ha evolucionado significativamente desde que se desarrolló en la década de 1940 para ayudar a Toyota a optimizar sus procesos de fabricación. David Anderson, pionero en la aplicación del sistema Kanban en la industria del software y los servicios, jugó un papel importante en esto. Específicamente, identificó cinco componentes esenciales de los tableros Kanban que se utilizan a menudo en la actualidad. Estos incluyen:

• Signos visuales: Los tableros Kanban deben visualizar claramente el flujo de trabajo y el estado de cada elemento de trabajo, esto hace que sea más fácil comprender el progreso e identificar posibles obstáculos.
• Columnas: Una de las características distintivas de un tablero Kanban es la presencia de columnas, que representan tareas o actividades individuales que conforman un flujo de trabajo más amplio. Los elementos de trabajo se mueven a través de estas columnas hasta que finalizan.
• Límites de trabajo en curso (WIP): Limitar la cantidad de elementos de trabajo en curso en un momento dado ayuda a evitar la sobrecarga del equipo y garantiza un flujo de trabajo fluido y predecible.
• Punto de compromiso: Los equipos Kanban suelen mantener una lista de trabajo pendiente en su tablero, que sirve como depósito de ideas de proyectos sugeridas por los clientes o miembros del equipo. El equipo puede elegir ideas de la lista de trabajo pendiente cuando esté listo para trabajar en ellas. El punto de compromiso es la etapa en la que el equipo decide retomar una idea del trabajo pendiente y comenzar a trabajar en el proyecto.
• Punto de entrega: El punto de entrega es el punto final del flujo de trabajo de un equipo Kanban, que suele ser cuando el producto o servicio se entrega al cliente. El objetivo principal del equipo es mover los elementos de trabajo desde el punto de compromiso al punto de entrega lo más rápido posible, y el tiempo transcurrido entre estos dos puntos se conoce como tiempo de entrega. Los equipos Kanban se esfuerzan constantemente por mejorar sus procesos y minimizar el tiempo de entrega.

¿Cuáles son los elementos clave de un tablero Kanban?

Ya sea un sistema físico hecho con notas autoadhesivas o un tablero digital, cualquier tablero Kanban tendrá los siguientes componentes:

1. Columnas: Estas son las distintas etapas del flujo de trabajo del equipo, como “Pendiente”, “En curso” y “Listo”, y se visualizan como columnas en el tablero.
2. Tarjetas: Se trata de unidades de trabajo individuales, como tareas o proyectos, que avanzan por las etapas del flujo de trabajo en el tablero.
3. Límites de trabajo en curso (WIP): Esta es la cantidad máxima de elementos de trabajo que pueden estar en cada etapa del flujo de trabajo en un momento dado.
4. Carriles: Los carriles son divisiones horizontales que se pueden utilizar para separar y categorizar diversas actividades, como por equipo o departamento.
5. Etiquetas: Las etiquetas de tarjetas, también conocidas como etiquetas, son un método conveniente y eficiente para clasificar, organizar y filtrar tus tarjetas, proporcionando contexto, enfatizando tareas esenciales y ayudando a localizar las tareas que requieren atención para lograr objetivos particulares.

¿Qué es la gestión de proyectos Kanban?

La gestión de proyectos Kanban es una metodología en la que el flujo de trabajo de un proyecto se visualiza y se divide en partes fáciles de procesar en un tablero Kanban. A los miembros de un equipo Kanban se les asignan tareas y se centran únicamente en su propio trabajo.

Los principios básicos de la gestión de proyectos Kanban

Aquí hay cuatro aspectos esenciales de la gestión de proyectos Kanban:

1. Fácil implementación

La flexibilidad de Kanban significa que se puede implementar dentro de tus flujos de trabajo actuales sin causar interrupciones.

2. Cambios incrementales

La filosofía Kanban se basa en realizar cambios incrementales que revolucionen tu flujo de trabajo en lugar de cambios radicales que a menudo generan dudas y resistencia.

3. Respeto por los procesos y roles actuales

La metodología Kanban no arrasa con tus procesos y roles existentes. Permite al equipo del proyecto decidir e implementar cambios cuando sea necesario.

4. Liderazgo inspirador para toda la empresa

La filosofía de “pequeños cambios para la evolución” de Kanban impulsa a todos los miembros del equipo hacia la mejora continua para alcanzar un rendimiento óptimo. Ejecútalos todos usando la vista Kanban en monday.com.

Empieza ya

Cuándo usar una herramienta Kanban y cuándo no

Es importante analizar si una herramienta Kanban es la mejor manera de gestionar tus proyectos. Esto dependerá del tamaño y las preferencias de tu equipo, y de las características específicas de tu empresa, trabajo y proyecto.

También puedes utilizar estas preguntas en tu proceso de toma de decisiones:

¿Cuánta estructura necesita tu equipo?

Uno de los beneficios de Kanban es su flexibilidad: favorece el cambio continuo a lo largo de un proyecto, a diferencia de marcos como Scrum, donde es posible que no puedas realizar cambios durante un sprint.

El sistema Kanban es útil para proyectos no iterativos donde las tareas no pasan por etapas varias veces. Los proyectos iterativos como el desarrollo de funciones de aplicaciones, en los que es posible volver al diseño varias veces, no son ideales para el marco Kanban. Si bien el marco Kanban se utiliza en muchas industrias y disciplinas, funciona particularmente bien para organizaciones que tienen un flujo de trabajo continuo, como marketing, eventos o publicaciones.

¿Tiene muchas dependencias de tareas?

Kanban funciona mejor cuando cada tarea se puede completar dentro del mismo equipo, sin demasiadas dependencias. Por esta razón, no es adecuado para proyectos complejos que requieren varias tareas, etapas y responsables. Tampoco es práctico para proyectos donde la mayoría de las tareas requieren recursos compartidos.

3 beneficios de los tableros Kanban para la gestión de proyectos

El método del tablero Kanban ofrece tres beneficios clave:

1. Aumenta la concentración

Visualizar el trabajo con tableros Kanban facilita que los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades y su interés en el proyecto. Al eliminar otras distracciones, un miembro del equipo puede concentrarse completamente en su trabajo, sabiendo que sus compañeros se encargan de todo lo demás.

2. Mejora la comunicación

Las investigaciones muestran que la mayoría de las empresas tienen dificultades con la comunicación: 32% de las personas cree que la comunicación con clientes y compañeros de trabajo se ha convertido en un desafío mayor en los últimos 12 meses. Un tablero Kanban en línea facilita una mejor comunicación a medida que los miembros del equipo comprenden mejor las necesidades del proyecto. La posibilidad de agregar comentarios a las tarjetas también ayuda con esto.

3. Permite una priorización efectiva

El principio de Pareto establece que el 80% de todos los resultados se derivan del 20% de los casos, lo que indica que la priorización es esencial para un trabajo eficaz. Al permitir la priorización, la gestión de proyectos Kanban garantiza que los empleados dediquen su tiempo a tareas que realmente marcan la diferencia.

Cómo utilizar un tablero Kanban para gestionar tus proyectos en monday.com

1. Crea un tablero en monday.com

Para usar el sistema de tablero Kanban en monday.com, primero deberás tener un tablero en tu cuenta. Para agregar un tablero nuevo, haz clic en el botón “+ Agregar” en el panel izquierdo de tu pantalla y luego selecciona “Nuevo tablero”. Desde el mismo menú, también puedes importar un tablero nuevo desde Excel, Google Sheets, Trello y más, o elegir una plantilla prediseñada.

2. Agrega una vista Kanban

Para agregar la Vista Kanban a tu tablero, haz clic en la opción + en la parte superior de tu tablero (dirá “Agregar vista” cuando pases el cursor sobre ella) y selecciona “Kanban”.

También puedes agregar una vista de tablero nueva haciendo clic en “Mejoras del tablero” en la esquina superior derecha de tu pantalla. Selecciona “Vistas de tablero” y elige “Kanban” desde el Centro de vistas.

3. Configura tu vista Kanban

Haz clic en el icono del engranaje en la parte superior derecha de tu vista para abrir el menú Configuración.

Sigue estos pasos para configurar tu vista Kanban:

• Columna Kanban: Selecciona las columnas de estado que deseas incluir en tu vista Kanban en la sección “Columna Kanban” de Configuración.
• Columnas de portada: Selecciona una o más columnas de portada para que se muestren como portada en sus tarjetas Kanban en la sección “Columnas de portada”.
• Columnas de tarjetas: Selecciona la información de la columna de tu tablero que te gustaría que se mostrara directamente en tus tarjetas Kanban para que puedas ver esta información de un vistazo.
• Dividir por grupos: Haz clic en la casilla “Dividir por grupos” en la parte inferior de tu menú Configuración para ver tus tarjetas Kanban según los grupos a los que pertenecen en tu tablero. ​

Una vez que tu tablero Kanban esté configurado, puedes agregar tarjetas nuevas, editar tarjetas y mover tarjetas fácilmente.

4. Mueve tarjetas a lo largo del flujo de trabajo

Después de crear tu tablero Kanban, el enfoque cambia a la finalización de la tarea.

Una vez que se completa una fase de una tarea, tu tarjeta se mueve a la siguiente columna en el flujo de trabajo Kanban. Por ejemplo, un escritor puede completar su borrador y mover su tarjeta a la columna Revisión. Ahora, el editor puede comenzar con su tarea. Si se deben realizar cambios, entonces la tarea se puede enviar nuevamente a la columna anterior y los líderes/supervisores pueden usar los comentarios para delinear los cambios necesarios.

Los tableros Kanban ayudan a los líderes a identificar rápidamente problemas en el flujo de trabajo, ya que las tarjetas en un área problemática tienden a acumularse.

5. Análisis

Los gestores de proyectos pueden realizar un seguimiento de la duración promedio que tarda una tarjeta en avanzar por el flujo de trabajo y ver cuántas tareas se completaron en un período de tiempo específico.

En monday.com, puedes usar plantillas dinámicas para obtener un análisis de métricas más completo.

¿Qué funciones deberías buscar en una herramienta de tablero Kanban?

Si estás listo para elegir un software de tablero Kanban, es útil conocer el tipo de funciones disponibles para que puedas tomar la decisión correcta para tu equipo. En esta sección, veremos algunas funciones clave que vale la pena considerar y lo que monday.com ofrece para cada una.

Interfaz intuitiva y fácil de usar

Cuando dedicas tanto tiempo a lidiar con las complicaciones de la gestión de proyectos, lo que menos necesitas es una herramienta compleja que te quite tiempo.

monday work management puede ayudarte a crear tu herramienta Kanban ideal que se adapte a las necesidades y preferencias de tu equipo.

¿Cómo?:

• Funcionalidad sencilla de arrastrar y soltar.
• No se requiere capacitación: nuestro diseño súper simple y visual permite que cualquiera pueda usarla desde el minuto uno.

Empieza ya

Flexibilidad visual

Kanban es principalmente un flujo de trabajo visual, por lo que es una obviedad que tu herramienta Kanban te permita ver tus datos como quieras. La herramienta debe permitirte realizar un seguimiento del progreso general de tu equipo, así como de la carga de trabajo de los miembros del equipo y quién está trabajando en qué. Ver el panorama general y el estado de cada proyecto de un vistazo.

El sistema operativo de trabajo monday.com se basa en la flexibilidad, lo que permite a todos los miembros del equipo realizar cambios y escalar a medida que crecen los proyectos.​ Descubrirás que es sencillo arrastrar y soltar las columnas Kanban, para que estén en el orden que tenga más sentido en ese momento. Incluso puedes cambiar el orden de tus elementos específicos moviéndolos dentro o a través de tus columnas.

Personalización

Para satisfacer las necesidades y preferencias de tu equipo, elige un software que te permita personalizar fácilmente tu tablero y las opciones Kanban. En monday, tienes muchas opciones para personalizar tus tableros:

• Codifica por colores tus tarjetas, columnas y estados.
• Agrega subelementos para dividir tus tareas en pasos más específicos.
• Comparte archivos para que imágenes específicas aparezcan en tus tableros.

Comunicación centralizada

La herramienta de gestión de proyectos ideal debe permitirte realizar un seguimiento de todo en un solo lugar.

monday.com hace que sea muy fácil agregar comentarios, compartir archivos y enviar actualizaciones. Esto es muy útil, ya que poder trabajar con miembros del equipo dentro de la misma plataforma ahorra tiempo de reuniones e intercambios de correos electrónicos.

Puedes cargar documentos e imágenes, compartir comentarios y actualizaciones, y comunicarte con tu equipo ya sea que estén trabajando desde casa, la oficina o mientras viajan.

Automatizaciones

Para ahorrar tiempo y la molestia de trabajar en tareas repetitivas, elige un software que te permita automatizar ciertos aspectos de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, puedes hacer que el software envíe un recordatorio a tu equipo antes de cada fecha de entrega. O puedes enviar una notificación cuando se actualice el estado de una tarea.

Solo lleva unos segundos configurar las notificaciones en monday.com. Hay modelos de automatización ilimitados que pueden encargarse de tareas rutinarias para que tú te concentres en las cosas importantes.

Integraciones

Elige un software de tablero Kanban que se integre con las herramientas que ya usas, como aplicaciones de comunicación, uso compartido de archivos, correo electrónico, calendario y productividad. Transferir tus datos entre herramientas y aplicaciones debería ser un proceso fluido.

monday.com se destaca por sus integraciones, ya que ofrece más de 72.

Esto quiere decir que:

• Toda tu información se actualiza en un solo lugar.
• Todo el mundo tiene acceso a la misma información.
• Puedes importar o exportar rápidamente la información de tu proyecto entre herramientas.
• No es necesario cambiar de herramienta; puedes ver tu trabajo donde lo necesitas.

Ejecuta la gestión de proyectos del tablero Kanban para equipos en monday.com

La gestión de proyectos Kanban es una forma rápida y eficiente de ejecutar proyectos. Divide proyectos complejos en partes más pequeñas y permite la transparencia en todo el equipo. Para asegurarte de que todo tu equipo esté encaminado, puedes usar una de las plantillas Kanban de monday.com para crear rápidamente un tablero Kanban y supervisar las tareas y el progreso del equipo.