En muchos rubros, las cotizaciones de precios son una parte integral de los negocios. Permiten comunicar las estimaciones de precios a los clientes de forma concisa y profesional. Sin embargo, su preparación puede insumir bastante tiempo sin una plantilla de cotización.
En este artículo, te explicaremos qué es una plantilla de cotización de precios y cómo puedes acelerar los flujos de trabajo con una plantilla editable. Además, te daremos una plantilla de cotización creada en el sistema operativo de trabajo monday.com y te mostraremos cómo nuestro intuitivo espacio de trabajo en línea puede ayudarte a gestionar las cotizaciones y los flujos de ventas.
¿Qué es una plantilla de cotización de precios?
Las cotizaciones de precios son documentos de una página donde los freelancers, los contratistas y los propietarios de empresas pueden estimar los costos de sus bienes o servicios para una necesidad específica. Puedes encontrar plantillas de cotización en distintas herramientas y para distintos sectores, como un CRM de seguros de vida o el sistema de gestión de pedidos de un mecánico.
Las plantillas de cotización de precios son documentos que se pueden editar y personalizar, y que los negocios usan para hacer estimaciones.
Una plantilla de cotización de precios incluye toda la información estándar de una estimación (por ejemplo, la información de contacto de la empresa), lo que significa que no se necesita reingresar los detalles importantes en cada cotización nueva.
Descargar una plantilla para cotización en Excel
Las plantillas de cotización también tienen campos para lo siguiente:
- El nombre y la información de contacto del cliente.
- Los costos desglosados de bienes y servicios.
- Los totales.
- Los montos de los impuestos.
- Los términos y las condiciones de pago.
Algunas plantillas de cotización de precios también incluyen líneas al pie para la firma de los clientes potenciales como prueba de aceptación. Aparte de los beneficios mencionados, los negocios pueden obtener un valor importante de las plantillas.
¿Por qué usar una plantilla de cotización de precios?
Los propietarios de empresas y los emprendedores preparan las cotizaciones con plantillas principalmente porque facilitan todo el proceso. Analicemos cómo se ve una cotización de precios típica.
Sin una plantilla, una cotización requiere una tabla, el logotipo y la información de contacto de una empresa, además de los términos de pago de cada estimación. Si el negocio anda bien, ¡esto puede repetirse varias veces al día!
Pero si tienes una plantilla prediseñada a mano, todo el proceso es mucho más eficiente. Los negocios pueden copiar la plantilla, dejar el original intacto para usarlo en el futuro, actualizar el número de cotización y agregar la información correspondiente de cada estimación.
Mantén la uniformidad y la imagen de profesionalismo
Aparte de la capacidad de trabajar con más eficiencia, las organizaciones también se benefician por la coherencia y la uniformidad que brindan las plantillas de cotización. Sin una plantilla, los clientes repetidos reciben múltiples cotizaciones con distintos formatos y aspectos. Pero, al estandarizar la plantilla para todas las estimaciones de trabajo, los clientes saben qué esperar y ven una imagen más profesional. El aspecto profesional aumenta la confianza de los clientes, ya que demuestra que una empresa es organizada y confiable.
Ahora que analizamos los beneficios, veamos algunas plantillas reales.
Algunos ejemplos de plantillas de cotización de precios
Veamos algunos ejemplos de plantillas de cotización de precios para distintos rubros y casos de uso.
Plantilla de cotización de precios para la construcción
Las empresas de construcción son un candidato ideal para las plantillas de cotización de precios, ya que envían estimaciones a posibles clientes todo el tiempo.
Esta plantilla incluye espacio para aspectos clave que deben repetirse en cada estimación, como los siguientes:
- El nombre y el logotipo de la empresa.
- La información de contacto de la empresa.
- Los términos y las condiciones de pago.
Luego, cada cotización debe tener la información de contacto del cliente, la fecha de creación y de vencimiento de la cotización. Observa que el costo de los materiales está separado de la mano de obra en esta plantilla. Esto puede ayudar a los clientes a entender de manera efectiva los componentes específicos que conforman la estimación general.
Este ejemplo de plantilla de cotización de precios tiene campos para las fechas de inicio y finalización del trabajo. No todas las cotizaciones requieren esta información, pero puede ser útil incluirla si el proyecto durará muchos días, semanas o meses.
Plantilla de cotización de precios para reparaciones de vehículos
Este es un ejemplo de cómo los talleres de reparación de autos pueden aprovechar las plantillas de cotización de precios. Como en la plantilla anterior, se incluyen campos para agregar el nombre y la información de tu empresa, que deben estar en todas las cotizaciones.
Como esta plantilla es específica para el rubro automotriz, tiene espacio para información clave del vehículo, como el número de registro, la lectura del odómetro, la marca y el modelo.
Debajo de esta información, los mecánicos pueden incluir costos y detalles específicos sobre si un auto necesita una reparación o un repuesto. Por la naturaleza del trabajo con los autos (a veces, es difícil determinar el alcance del trabajo necesario hasta que se empieza), esta plantilla también incluye una cláusula donde se informa que las cifras se basan en una inspección inicial y que no son una garantía del costo total.
La plantilla de cotización de precios de monday.com
Aunque hay muchas plantillas de cotización gratis y útiles, casi todas tienen el mismo problema: están desconectadas del sistema que gestiona y completa el trabajo.
Por eso, el sistema operativo de trabajo monday.com desarrolló una plantilla potente y fácil de usar con los workdocs de monday.com. Los workdocs simplifican el proceso de la siguiente forma:
- Colaboración real. Los workdocs facilitan el trabajo entre equipos distribuidos, ya que permiten que múltiples personas editen un mismo documento en simultáneo sin molestarse entre sí.
- Conexión profunda. Como los workdocs están desarrollados dentro del sistema operativo de trabajo monday.com, es fácil importar datos de otros tableros de monday.com (como un flujo de ventas) directamente en la cotización. Todo el trabajo que haces en monday.com se puede incorporar sin problemas en tu trabajo futuro para que ahorres tiempo.
- Aspecto visual agradable. Las plantillas de cotización de precios tienen un aspecto profesional, siempre.
Además, el sistema operativo de trabajo monday.com tiene potentes reglas de automatización para que gestiones el trabajo con eficiencia. Cuando un cliente acepta una cotización, un líder puede agregarla en el tablero de gestión de tareas, asignarla a un empleado y poner el trabajo en marcha. Hay muchas otras formas de aprovechar esta plantilla al máximo.
Trucos y sugerencias sobre la plantilla de cotización de precios
Pero incluso con una buena plantilla, es fácil que los equipos cometan errores cuando no hay prácticas uniformes. Para evitar una contabilidad enredada, sigue estas sugerencias cuando uses las plantillas de cotización de precios.
1. Usa un sistema de numeración de las cotizaciones
Numera cada cotización en orden secuencial para hacer el seguimiento con más facilidad. Guarda cada archivo nuevo con el número de cotización en el título para ver fácilmente el número de la cotización más reciente sin tener que abrirla.
2. Agrega una fecha de vencimiento de la cotización
Agregar una fecha de vencimiento de las estimaciones puede ser una gran forma de generar urgencia y animar a los clientes a avanzar con el trabajo sin demoras.
En algunos casos, agregar fechas de vencimiento de la cotización es clave, ya que los precios de repuestos y materiales consumibles necesarios pueden cambiar con rapidez.
3. Incluye tus términos de pago
Cuando usas términos específicos de pago (por ejemplo, pago dentro de los 20 días desde la emisión de la factura), puede ser recomendable incluirlos en la plantilla de cotización de precios. De esa forma, todos los clientes sabrán tus expectativas antes de aceptar el trabajo.
4. Haz aclaraciones sobre cualquier valor que esté sujeto a cambios
En algunos casos, no se puede dar una cotización exacta. Por ejemplo, un mecánico hace una cotización según la inspección inicial, pero puede necesitar distintos repuestos cuando empiece el trabajo, y eso puede implicar un costo mayor. Si este tipo de situación ocurre en tu rubro, agrega una aclaración en tu plantilla de cotización donde se especifique que determinado valor es solo una estimación y puede estar sujeto a cambios.
5. Establece recordatorios para hacer el seguimiento con el cliente
Hacer la cotización es solo la mitad de la batalla. Ahora debes cerrar el acuerdo. Siempre que entregues una cotización nueva, programa una actividad en tu CRM para llamar al cliente y hacer el seguimiento dentro de una semana.
Preguntas frecuentes sobre las plantillas de cotización de precios
¿Cómo se redacta una cotización de precios?
- Agrega el nombre y la información de contacto de tu empresa arriba de la cotización.
- Incluye el nombre y la información de contacto de tu cliente.
- Agrega una lista desglosada de los componentes del trabajo, que incluya la mano de obra y los repuestos o los materiales consumibles necesarios.
- Calcula el total de la cotización al pie.
- Agrega tus términos y condiciones de pago.
¿Hay una plantilla de cotización en Microsoft Word?
Sí, Microsoft ofrece algunas plantillas de cotización distintas en Word, pero suelen ser bastante básicas y difíciles de usar, sin mencionar que, sin integraciones inteligentes como las de monday.com, debes copiar y pegar toda la información.
¿Cómo se hacen las plantillas de cotizaciones modernas?
Para preparar una plantilla de cotización, crea un documento con una tabla grande y campos para la siguiente información:
- El nombre y la información de contacto de tu empresa.
- Tu logotipo.
- El nombre y la información de contacto de tu cliente.
- El número de la cotización.
- Los detalles del trabajo.
- El costo de cada aspecto del trabajo.
- El total de la cotización.
- Los montos de los impuestos.
- Los términos y las condiciones de pago.
- La fecha de vencimiento de la cotización.
Por supuesto, es mucho más fácil descargar una plantilla y personalizarla, sobre todo si quieres que tenga un aspecto más profesional.
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