Die 5 Projektmanagement-Phasen erklärt

Jede große Leistung im Leben beruht auf einem schrittweisen Prozess. Beethoven schüttelte seine Neunte nicht einfach aus dem Ärmel und Mercedes baut nicht zufällig die zuverlässigsten Autos der Welt.

Manchmal besteht jedoch das größte Problem in der Ausarbeitung eines Plans. Woher weißt du, dass du dich für die richtigen Schritte entschieden hast? Gibt es vielleicht einen besseren Weg?

Als Projektmanager hast du Glück. Du brauchst dir diese Fragen nicht zu stellen, denn über die Projektmanagement-Phasen ist man sich im Großen und Ganzen einig. In diesem Artikel enthüllen wir die für Projektmanagement eigentümlichen Stufen und wie du diese nutzen kannst, um in jeder Projektphase sicherzustellen, dass das Projekt gelingt — egal, um welches Projekt es sich handelt.

Was ist der Projektlebenszyklus?

Der Projektlebenszyklus bezeichnet die Reihenfolge der Projektphasen und eine Reihe von Schritten, die du befolgen kannst, damit du dein Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich abwickelst. Im Internet findest du Projektlebenszyklen, die aus 4 bis 7 Projektmanagement Phasen bestehen, wobei der allgemein anerkannte Rahmen 5 Abschnitte vorsieht: Start, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Der Wert eines Projektlebenszyklus, auch oft als Porject Life Cycles bezeichnet, besteht darin, dass er dir die Möglichkeit gibt, das Chaos unter Kontrolle zu bringen.

Jedes Projekt enthält ein gewisses Maß an Chaos. Software, Finanzen, externe Bedingungen und Personen — Teammitglieder, Leads und Kunden — können zu unvorhersehbare Herausforderungen werden. Wenn du den Phasen des Projektlebenszyklus folgst, kannst du allerdings auf alle unerwarteten Eventualitäten reagieren, sobald sie eintreten. Es gleicht dem Zeichnen einer Box um jede Abweichung von der Norm. Du gibst dem ganzen Durcheinander einen überschaubaren Rahmen.

Es ist letzten Endes bedeutend leichter, fünf Probleme separat in ihrem eigenen Rahmen zu lösen als dich mit einem riesigen Chaos herumzuschlagen, bei dem alles auf einmal auf dich hereinprasselt. Ein weiterer Vorteil der Einteilung des Projektmanagements in Phasen ist Vielseitigkeit. Die fünf Projektphasen kann man auf fast jede Branche übertragen — von Software über Hardware bis hin zur Kreativbranche.

Egal, was du tust: Planlosigkeit ist gefährlich. Es ist, als hättest du dich ohne GPS im Wald verlaufen. Stelle dir die Projektmanagement Phasen als einen Pfad vor, der dir zeigt, woher du gekommen bist und wie ein Kompass die Richtung  weist, in die du gehen musst.

Was sind die fünf Phasen des Projektmanagements?

Wir haben bereits erwähnt, dass es Projektzyklen im Allgemeinen aus  mehr oder weniger 5 Projektmanagement Phasen bestehen. Fünf Stufen erlauben dir, gründlich zu arbeiten, ohne dabei zu  pedantisch vorzugehen. Ein Projekt, dass in zu viele Abschnitte untergliedert ist, lässt sich nicht auf viele verschiedene Aufgaben übertragen.

Hier die fünf Phasen des Projektmanagements sowie einige empfehlenswerte Tools, die dir in jeder Stufe helfen können.

Phase 1: Start

Die Projektinitiierung beginnt mit der Entwicklung des Geschäftsszenarios.

Ein Geschäftsszenario ist ein Dokument, in dem du deine Argumente für die Notwendigkeit eines Projekts präsentierst. Stell dir dies wie einen Anwalt vor, der vor Gericht für das Existenzrecht deines Projekts plädiert. Der Zweck eines Geschäftsszenarios ist, die Stakeholder von der Notwendigkeit oder Rentabilität eines Projekts zu überzeugen. Bist du bei einem etablierten Unternehmen tätig, richtet sich dein Geschäftsszenario an die Geschäftsführung des Unternehmens. Arbeitest du für ein Start-up, dann sind Investoren deine Zielgruppe.

Unabhängig davon, wer dein Geschäftsszenario liest, solltest du jedoch davon ausgehen, dass Ressourcen nur zögerlich zugesagt werden. Deine Aufgabe besteht darin, die betreffenden Personen davon zu überzeugen, dass es ein größeres Risiko wäre, nicht zuzustimmen.

Formuliere deine Argumente und beziehe sie auf den Markt und die langfristigen Ziele deines Unternehmens. Sobald du die wesentlichen Entscheidungsträger von deinem Geschäftsszenario überzeugt hast, ist es Zeit für den nächsten Schritt: eine Durchführbarkeitsstudie zu deinem Projekt. Diese konzentriert sich auf die technischen Aspekte des Projekts. Während das Geschäftsszenario sich mit der Frage befasst: „Sollte das Projekt durchgeführt werden?“, beantwortet die Durchführbarkeitsstudie die Frage: „Kann das Projekt durchgeführt werden?“

Mit der Information des Geschäftsszenarios und der Durchführbarkeitsstudie schreibst du nun das wichtigste Dokument der Startphase: die Projektcharta. Die Projektcharta ist ein vollständiges Protokoll aller Aspekte deines Projekts, die durch alle Projektphasen unverändert bleiben. Sie stellt den grundlegenden Leitfaden dar, dem du durch die Phasen des Projektmanagements folgst. Selbst wenn du später vom ursprünglichen Weg abweichen musst, orientierst du dich weiterhin an der Projektcharta.

Deine Projektcharta muss mindestens den Zweck und die Ziele des Projekts, das Startbudget, den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse definieren. Ferner kann sie zudem eine Risikoanalyse sowie eine Liste der Rollen und Verantwortlichkeiten enthalten, was uns auch schon zum zweiten Stadium des Projektmanagements führt.

Phase 2: Planung

Die Projektplanung ist der Schritt, der den Projektlebenszyklus realisierbar macht. Sie ist die wichtigste Phase des Projektmanagements, da sie die Informationen aus der Startphase nimmt und wirksame Tools für die Projektabwicklung, Überwachung und den Abschluss des Projekts schafft. Die Projektplanung beginnt mit dem Projektumfang. Durch die Erstellung einer Projektcharta in Schritt 1 hast du mit deinem Team die Bestandteile deines Projekts definiert und bestimmt, was nicht dazugehört.

Der Umfang wird zunächst von dem bestimmt, was durchführbar ist. Wenn etwas mit deinen aktuellen Ressourcen nicht umsetzbar ist, befindet es sich außerhalb des Projektumfangs. Allerdings liegt nicht alles innerhalb deines Projektumfangs, was realistisch umsetzbar wäre. Du solltest dich auf Dinge beschränken, die einen bestimmten Nutzen bringen, welcher auch bereits in deinem Geschäftsszenario genannt wurde.

Sobald du deinen Projektumfang definiert hast, ist es an der Zeit, eine Gesamtübersicht für dein Projekt zu entwickeln.

Dein Projektumfang legt die genauen Endergebnisse fest, die zu erreichen sind, um das Projekt als abgeschlossen zu erklären. Lege die Schritte fest, die erforderlich sind, um diese zu erbringen, und ordne sie anschließend auf eine den Projektphasen angepasste Zeitleiste ein. Weise nun die erforderlichen Aufgaben die jeweiligen Teams und Personen zu. Lege auch Qualitätskriterien fest, anhand derer klar ist, wann ein Schritt abgeschlossen ist.

Deine projektbezogene Gesamtübersicht sollte eine Risikoanalyse beinhalten und bereits Reaktionen auf alle potenziellen Risiken vermerken. Zudem brauchst du einen Kommunikationsplan. Wer ist für die Verbreitung von Aktualisierungen zuständig? Wie kommunizieren die Teams miteinander? Welche Unternehmensebene ist für Entscheidungen zuständig? Und schlussendlich musst du noch die wesentlichen Leistungsindikatoren (KPIs) definieren. Diese benötigst du, um Stufe 4 erfolgreich abzuwickeln.

Wir empfehlen die Vorlage von monday.com zu verwenden, um all diese dynamischen Aspekte im Griff zu behalten. Verschiedene Boards können einender automatisch aktualisieren, wodurch es für dich einfacher ist, deine Gesamtübersicht ad-hoc anzupassen.

Phase 3: Durchführung

Während der Durchführungsphase eines Projekts beginnst du damit, Projektmeilensteine und Ergebnisse abzuhaken. Sie ist die spannendste Phase, denn jetzt kommen die Dinge endlich ins Rollen! Allerdings kann dies auch das tückischste Stadium von allen sein. Jeder, der nicht zum Management gehört, sollte zu diesem Zeitpunkt bereits Anweisungen und Roadmaps erhalten haben und befolgen.

Diese hast du bereits in der Planungsphase detailliert festgelegt. Jeder sollte nun also wissen, was zu tun ist, wie die Kommunikation abläuft und wie Risiken zu handhaben sind. Außerdem sollte jeder darüber Bescheid wissen, wann er oder sie eine Aufgabe erledigt hat, die das Team näher an einen Projektmeilenstein herangebracht hat.

Durch die Verwendung der Projektmanagement Vorlagen von monday.com (siehe oben) erhalten alle Mitglieder des Projektteams ein gemeinsames Ziel und nehmen somit Anteil an erzielten Leistungen. Als Projektmanager besteht deine Hauptaufgabe in dieser Projektphase in der Lösung von Problemen.

In dieser Phase kann dein Projekt wie eine Maschine laufen. Wenn alle Teile inspiziert, gereinigt und geölt sind, sollte alles reibungslos funktionieren. Sobald jedoch ein Teil aus der Reihe tanzt, muss eine Reparatur durchgeführt werden — je eher, desto besser. Es zahlt sich also aus, aufmerksam und vorbereitet zu sein.

Halte die Augen nach Anzeichen offen, dass etwas nicht stimmt:

• Meilensteine verpasst oder Deadlines überschritten
• Mehrere Mitglieder des Projektteams durch andere blockiert
• Kommunikationspläne nicht befolgt
• Schritte des Risikomanagements nicht eingehalten
• Ein Ressourcenüberschuss, der nur einem Teil des Projekts zugute kommt

Jedes dieser Vorkommnisse erfordert ein Einschreiten, damit deine Teammaschine für das Projekt wieder voll betriebsfähig wird und die Projektphase erfolgreich und zeitgemäß abschließen kann. Dieses Einschreiten könnte ein Meeting mit einem Teammitglied, eine Neuverteilung der Ressourcen oder eine Anpassung des Projektmanagementprozesses sein.

Phase 4: Überwachung

Diese Projektphase kann kompliziert sein. Wenn am Arbeitsplatz Scrum und Agiles Projektmanagement genutzt wird, laufen Stufen 3 und 4 parallel ab. Während der Durchführungsphase sollte ein Projektmanager kontinuierlich nach Zeichen dafür Ausschau halten, ob der Projektplan aktualisiert werden muss oder es ein Problem gibt, dass es zu lösen gilt.

Die Überwachungsphase ist etwas anders. Hier geht es darum, die Projektleistung und die in der Planungsphase bestimmten KPIs miteinander zu vergleichen. Außerdem geht es darum, sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin auf die ursprüngliche Zielsetzung ausgerichtet ist.

Stell dir ein Segelschiff vor. Während der Durchführungsphase sucht der Projektmanager nach Lecks im Schiffskörper, durchgescheuerten Seilen, gerissenen Segeln oder anderen potenziellen, mechanischen Problemen. Die Überwachung gleicht hingegen eher der Navigation. Der Projektmanager überprüft, ob das Schiff immer noch auf dem Kurs ist, der zur Erreichung des in der Projektcharta bestimmten Ziels notwendig ist.

Nehmen wir einmal an, einer deiner Projekt-KPIs ist, mit der Beta-Version einer neuen Anwendung ein bestimmtes Level an Kundenzufriedenheit zu erzielen. Mit einer KPI-Vorlage von monday.com kannst du das Feedback zusammenfassen, das du bis dato erhalten hast.

Ein Teil des Feedbacks ist in Ordnung, aber viele der Testkunden waren sehr unzufrieden mit dem Kundendienst, der sie betreut hat. Wenn du als Projektmanager die KPI ansiehst, stellst du fest, dass nicht alle Prozesse des Projektplans erreicht  oder befolgt wurden, ist eine Kurskorrektur notwendig.

Dies könnte durch eine kleine Veränderung geschehen, wie die Umverteilung des Budgets zugunsten des Kundendiensts, oder auch eine größere Anpassung, die es notwendig macht, zu einem vorherigen Schritt der Durchführungsphase zurückzukehren.

Phase 5: Projektabschluss

Zu viele Projektmanager knausern bei der Abschlussphase. Sie sind der Ansicht, dass der Projektabschluss von ganz allein erfolgt, sofern sie nur in den Projektphasen 1 bis 4 gute Arbeit geleistet haben. Ein guter Projektmanager weiß aber, dass die Abschlussphase mehrere Funktionen erfüllt, die nicht übersprungen werden dürfen.

Erstens ist es von großer Bedeutung zu erklären, dass ein Projekt offiziell beendet ist. Zweitens gibt dir ein geregelter Projektabschluss die Möglichkeit, die Ergebnisse mit der Projektcharta zu vergleichen und den Projekterfolg einzuschätzen. Ohne einen offiziellen Projektabschluss wird  dein Projekt anfällig für schleichende Umfangsausweitung, für Team-Burnout und verwirrte Kunden — vor allem, wenn deinen Kunden etwas versprochen wurde, was du nicht geboten hast. Zudem hast du nun die Chance, auf dein Projekt zurückzublicken und abzuwägen, was gut und was weniger gut lief.

Eine Auswertung hilft dabei, anhand der Erfolge und Misserfolge des betreffenden Projekts einen Plan für zukünftiges Projektphasenmanagement aufzustellen. In einem letzten Schritt kannst du während der Abschlussphase das Personal neu zuweisen. Bestimme ein Team, das für die Aufrechterhaltung des Projekts verantwortlich ist, sobald es das Licht der Welt erblickt hat. Dieses Team übernimmt Aktualisierungen, Kundenbeziehungen, Budgetfragen und andere Angelegenheiten. Weise den übrigen Mitarbeitern andere Projekte zu — und lass den Project Life Cycle  von vorn beginnen.

Wie erstellst du einen Plan zum Management der Projektphasen?

Der Lebenszyklus eines Projekts ist mehr als nur eine einfache Projektdokumentation. Er ist ein ganzes System, welches aus miteinander verknüpften Dokumenten besteht — vom Geschäftsszenario bis hin zur Auswertung.

Das ist nicht so leicht umsetzbar. Änderungen eines Dokuments ziehen oftmals auch Anpassungen zahlreicher anderer Dokumente nach sich, und da wir alle nur Menschen sind, können uns all diese Aktualisierungen schnell über den Kopf wachsen. Eine gelungene Lösung dafür sind Projektmanagement Tools wie das Work OS von monday.com.

Hierbei handelt es sich um eine Low-Code/No-Code Plattform, auf der Benutzer ihre Workflows selber definieren können. Ein Projektmanager kann mehrere Projektmanagement-Vorlagen nutzen und verlinken — wie z.B. eine Projektübersicht, eine Budgetkalkulation, einen Tracker für Teamaufgaben und einen KPI-Tracker — und alles so konfigurieren, dass sie sich automatisch gegenseitig aktualisieren.

Mit minimaler Arbeit erhältst du eine visuell ansprechende, zentrale Quelle für alle Informationen, die für dein Projektteam hilfreich sind.

Nutze die Projektphasen mit Hilfe von monday.com zum Vorteil deines Teams

Die Phasen des Projektmanagements sind keine Erfolgsgarantie. Es ist nicht garantiert, dass dein Projekt problemlos abläuft, nur weil du die fünf Stufen in der korrekten Reihenfolge abgearbeitet hast.

Der Pojektlebenszyklus im Projektmanagement ist keine Zauberformel — er bietet lediglich den optimalen Rahmen für, dein Projektteam, sodass individuellen Kompetenzen bestmöglich ausgeschöpft werden können. Auf gewisse Weise ähnelt er stark dem Work OS von monday.com. Wir hätten einfach ein einziges Tool erstellen können, was aber nicht für jeden Kunden sinnvoll gewesen wäre. Also haben wir uns stattdessen entschieden, dir einen ganzen Werkzeugkasten zur Verfügung zu stellen.

Sieh dir noch heute an, was das Work OS von monday.com für dich tun kann. Warum beginnst du nicht mit unserer Vorlage für die Projektplanung?

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