Das 4 Ohren Modell: Gute Kommunikation auf allen Ebenen

Wie oft hast du schon gehört: „Das habe ich so nicht gemeint!?” Oder: „Aber du hast doch gesagt…!?” Kommunikation, ob am Arbeitsplatz, in Beziehungen oder im Alltag, ist häufig von Missverständnissen geprägt. Genau hier setzt das 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun an. Es zeigt uns, dass jede Nachricht auf vier verschiedenen Ebenen gehört werden kann – mit oft überraschenden Ergebnissen.

Was ist das 4 Ohren Modell?

Das 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun, auch bekannt als Kommunikationsquadrat, ist eines der bekanntesten Kommunikationsmodelle.

 Es beschreibt, dass jede Nachricht vier Seiten hat:

1. Sachebene: Was wird gesagt?
2. Selbstkundgabe: Was gibt der Sprecher über sich preis?
3. Beziehungsebene: Wie steht der Sprecher zum Empfänger?
4. Appellebene: Wozu möchte der Sprecher den Empfänger bewegen?

Diese vier Ebenen bestimmen, wie Botschaften wahrgenommen werden – und warum es so oft zu Missverständnissen kommt.

Jede dieser einzelnen Ebenen repräsentiert einen Aspekt der übermittelten Botschaften, die entweder bewusst oder unbewusst gesendet werden. Während der Sender mit einer Intention spricht, hört der Empfänger mit „vier Ohren“, das heißt, er nimmt die Nachricht auf der Sachebene, der Ebene der Selbstkundgabe, der Beziehungsebene oder der Appellebene wahr – manchmal auf allen gleichzeitig, oft aber nur auf einer, was zu Missverständnissen führen kann.

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Herkunft und Entwicklung

Wie gesagt wurde das 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun entwickelt, einem deutschen Psychologen. Es wurde entwickelt, um die Vielschichtigkeit jeder Nachricht sichtbar zu machen und und gezielt daran zu arbeiten, Missverständnisse zu erkennen und zu vermeiden. Gerade in der Unternehmenskommunikation ist das Modell von unschätzbarem Wert: Ob im Umgang mit Mitarbeitenden, in Konfliktgesprächen oder bei der Optimierung von Briefings – es zeigt, wie entscheidend der richtige Ton und das Verstehen der verschiedenen Ebenen sind. Das Modell findet heute Anwendung in der zwischenmenschlichen Kommunikation, in der Unternehmenskommunikation, bei Konfliktlösungen und in der Gewaltfreien Kommunikation.

Auch bei Coachings wird das Modell häufig eingesetzt, um die Kommunikationskompetenz zu stärken. Dabei geht es nicht nur darum, Missverständnisse aufzulösen, sondern auch, Empathie und die Fähigkeit, auf den Punkt zu kommunizieren, zu fördern. Zum Beispiel kann das bewusste Erkennen der Beziehungsebene helfen, Spannungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden abzubauen, während die klare Formulierung auf der Sachebene den Arbeitsalltag strukturierter macht. Kombiniert mit praxisnahen Übungen und Reflexionen, ist das 4-Ohren-Modell ein Schlüssel, um sowohl persönliche als auch berufliche Kommunikation erfolgreicher zu gestalten.

Die vier Ebenen der Kommunikation: Eine Nachricht, viele Botschaften

In der Kommunikation geht es selten nur um das, was gesagt wird. Jede Nachricht, egal wie schlicht sie auf den ersten Blick erscheint, enthält mehrere Dimensionen, die je nach Perspektive ganz unterschiedlich interpretiert werden können. Friedemann Schulz von Thun hat dieses Phänomen mit seinem Modell der vier Seiten einer Nachricht anschaulich beschrieben. Die vier Ebenen – Sachebene, Selbstkundgabe, Beziehungsebene und Appellebene – machen deutlich, wie komplex selbst die einfachsten Aussagen sein können.

Sachebene: Die Ebene der Fakten

Die Sachebene ist die nüchterne, objektive Grundlage einer Nachricht. Hier geht es einzig und allein um die Fakten, die der Sprecher vermittelt. Diese Ebene ist unpersönlich und ohne Emotionen: Sie beantwortet schlicht die Frage „Was wird gesagt?“. Eine sachliche Botschaft lässt keinen Raum für Interpretation, zumindest in der Theorie. Doch sobald sie ausgesprochen wird, beeinflussen Tonfall, Kontext und die Beziehung zwischen den Beteiligten, wie der Empfänger die Nachricht tatsächlich aufnimmt.

Selbstkundgabe: Die Botschaft über den Sprecher

Auf der Selbstkundgabe-Ebene schwingt mit, was der Sprecher über sich selbst preisgibt. Dies geschieht oft unbewusst, durch Tonfall, Formulierung oder die Betonung bestimmter Aspekte. Aussagen offenbaren so mehr als nur Fakten – sie verraten etwas über die Stimmung, die Bedürfnisse oder die Haltung des Sprechers. Die Frage lautet hier: „Was sagt der Sprecher über sich selbst?“. Während die Sachebene neutral erscheint, wird auf dieser Ebene bereits ein persönliches Element hinzugefügt, das den Empfänger in den Kommunikationsprozess einbezieht.

Beziehungsebene: Die unsichtbare Dynamik zwischen den Beteiligten

Die Beziehungsebene drückt aus, wie der Sprecher zum Empfänger steht und wie er diese Beziehung sieht. Diese Ebene ist oft die heikelste, weil hier zwischen den Zeilen Botschaften gesendet werden, die der Sprecher möglicherweise nicht beabsichtigt – oder der Empfänger überinterpretiert. Eine sachlich gemeinte Aussage kann auf der Beziehungsebene schnell als Kritik oder Vorwurf verstanden werden. Die Frage, die diese Ebene leitet, ist: „Was denkt der Sprecher über mich?“.

Appellebene: Die implizite Aufforderung

Schließlich gibt es die Appellebene, die darauf abzielt, den Empfänger zu einer Handlung zu bewegen. Hinter fast jeder Nachricht verbirgt sich eine Absicht, sei sie bewusst oder unbewusst. Auf dieser Ebene stellt sich die Frage: „Was soll ich jetzt tun?“. Der Appell kann klar formuliert sein oder subtil mitschwingen – oft entscheidet der Kontext, wie stark der Handlungsdruck wahrgenommen wird.

Beispiele für das 4 Ohren Modell: Eine Nachricht, vier Interpretationen

Die gleiche Aussage kann auf jeder der vier Ebenen unterschiedlich wirken. Damit wird deutlich, wie vielschichtig zwischenmenschliche Kommunikation ist und wie leicht es zu Missverständnissen kommen kann, wenn Sprecher und Empfänger nicht dieselben Ebenen betonen oder verstehen.

Hier sind 3 ikonische Beispiele von Loriot, ergänzt durch eine kurze Erklärung des jeweiligen Hintergrunds, um den Kontext besser zu verstehen.

1. „Ich sitze hier.“
   Diese Aussage stammt aus dem Sketch, in dem ein Mann auf die harmlose Frage seiner Frau „Was machst du?“ antwortet. Die komische Wirkung entsteht durch die Absurdität der überflüssigen Information und den scheinbar genervten Unterton, der eine gereizte Beziehungsebene andeutet.
2. „Das Bild hängt schief.“
   Ein Klassiker aus Loriots humorvollem Umgang mit Alltagsperfektionismus: In der Szene wird ein Gespräch unterbrochen, weil der Sprecher die Wahrnehmung eines schief hängenden Bildes nicht ignorieren kann. Hier wird die eigene Akribie auf die Beziehung projiziert, und die Aussage wird als indirekte Kritik verstanden.
3. „Früher war mehr Lametta!“
   Aus der berühmten Weihnachtsfolge: Der nostalgische Vorwurf „Früher war mehr Lametta!“ steht exemplarisch für unzufriedene Vergleiche mit der Vergangenheit und für passive Aggression in alltäglichen Dialogen.

Die Beispiele illustrieren Loriots Meisterschaft darin, die Komplexität von Kommunikation und Missverständnissen durch lakonische Aussagen darzustellen. Sie zeigen, wie sich selbst banale Bemerkungen zu unterschwelligen Konflikten entwickeln können.

Wie Missverständnisse entstehen: Beispiele des 4 Ohren Modell

Missverständnisse entstehen häufig, weil der Empfänger eine Nachricht auf einer anderen Ebene versteht, als der Sender sie gemeint hat.

Klassisches Beispiel: Die grüne Ampel

Das berühmte Beispiel der grünen Ampel hat schon Generationen von Kommunikationstrainings geprägt.

Eine Frau fährt mit ihrem Mann im Auto. An einer grünen Ampel sagt der Mann: „Es ist grün.“

• Sachebene: Die Ampel ist grün.
• Beziehungsebene (gehört von der Frau): „Du findest, ich bin eine schlechte Fahrerin!“
• Ergebnis: Die Frau ist beleidigt, obwohl der Mann nur auf die grüne Ampel hinweisen wollte.

Aber warum sollte immer die Frau am Steuer sitzen und sich angegriffen fühlen? Machen wir einen Perspektivenwechsel und sehen uns zwei weitere 4-Ohren-Modell Beispiele an, die zeigen, wie kontextabhängig Kommunikation sein kann.

Beispiel 2: Kontext Meeting

Eine Frau fährt mit ihrem Partner im Auto. Beide sind auf dem Weg zu einem wichtigen Meeting. Als die Ampel endlich auf grün schaltet, sagt die Beifahrerin:
„Es ist grün.“

1. Sachebene: Die Ampel ist grün. Die Botschaft ist neutral und informativ.
2. Selbstkundgabe: Vielleicht signalisiert die Beifahrerin Nervosität, da sie zum Meeting pünktlich erscheinen möchte. Oder sie möchte als Beifahrerin einfach hilfreich sein.
3. Beziehungsebene (gehört vom Mann): „Du denkst, ich bin ein schlechter Fahrer, der nicht merkt, wenn die Ampel grün wird.“
   Er fühlt sich möglicherweise angegriffen und zweifelt an seinen Fahrkünsten, obwohl die Beifahrerin das nicht beabsichtigt hat.
4. Appellebene: Die Frau möchte, dass ihr Partner losfährt, da die Ampel grün ist.

Ergebnis: Der Mann, der die Aussage auf der Beziehungsebene versteht, könnte beleidigt reagieren: „Ich hab’s schon gesehen, keine Sorge!“ Die Frau, die lediglich auf die Ampel hinweisen wollte, fühlt sich missverstanden. Ein kleiner Satz mit großer Wirkung – und ein Beispiel dafür, wie wichtig Kontext und Tonfall sind.

Beispiel 3: Kontext Fahrschule – gleiche Botschaft, andere Dynamik

Ein Fahrlehrer sitzt mit einem Fahrschüler im Auto. Sie üben Stadtverkehr, und an einer Kreuzung wird die Ampel grün. Der Fahrlehrer sagt:
„Es ist grün.“

1. Sachebene: Die Ampel ist grün. Eine schlichte Information.
2. Selbstkundgabe: Der Fahrlehrer könnte mit der Aussage zeigen, dass er den Überblick hat und den ungeübten Schüler darauf hinweisen möchte, auf was er achten muss – die Ampel aus dem Blick zu verlieren und das Umspringen einer roten Ampel auf Grün zu verpassen, ist keine Seltenheit. In seiner Situation als Fahrlehrer möchte er den Fahrneuling unterstützen.
3. Beziehungsebene (gehört vom Schüler): „Du hältst mich für unfähig, die Situation selbst zu erkennen.“ Der Schüler fühlt sich kritisiert oder beschämt, da er ohnehin nervös ist.
4. Appellebene: Der Fahrlehrer möchte, dass der Schüler die Situation wahrnimmt und losfährt, damit der Verkehr nicht behindert wird.

Ergebnis: Der Schüler könnte die Bemerkung als Kritik verstehen, obwohl der Fahrlehrer ihn lediglich aufmerksam machen und helfen wollte. Er fährt los, aber ist genervt oder beschämt. Im Endeffekt wird er sich aber noch einige Zeit an diese Interaktion erinnern und beim nächsten Mal die Ampel vermutlich nicht aus dem Blick lassen. Lesson learnt!

Vergleich der Beispiele

Ob Partner im Auto oder Fahrlehrer und Schüler: Die Aussage „Es ist grün“ kann je nach Kontext und Beziehung der Beteiligten eine völlig andere Wirkung entfalten.

1. Beim Partner:
   Hier steht oft die Beziehungsebene im Vordergrund. Selbst eine neutrale Aussage wie „Es ist grün“ kann schnell emotional aufgeladen werden, weil sie (unbewusst) als Kritik oder Abwertung wahrgenommen wird.
2. Beim Fahrlehrer und Schüler:
   In dieser Situation geht es stärker um Hierarchie und Erwartungen. Der Schüler fühlt sich möglicherweise unter Druck gesetzt, während der Fahrlehrer vor allem auf Training, Sicherheit und Effizienz bedacht ist.

Diese Beispiele zeigen, wie stark die Wahrnehmung einer Botschaft von Kontext, Beziehung und Situation abhängt. Dieselbe Nachricht – „Es ist grün“ – kann ganz unterschiedlich verstanden werden, je nachdem, wie der Empfänger sie interpretiert:

• neutral
• hilfreich
• kritisch oder
• wertend

Und genau hier liegt die Stärke des 4 Ohren Modells: Es macht uns bewusst, dass unsere Worte mehrschichtig wirken. Wer sich dieser Dynamik bewusst ist, kann gezielt klarer , verständnisvoller und empathischer kommunizieren.

Wie man Missverständnisse vermeidet

Egal ob Partner, Fahrlehrer oder Kollege: Wenn eine Aussage problematisch wirkt, hilft es, nach der Intention zu fragen. Wenn man selbst etwas gesagt hat, das auf eine unerwartete Reaktion stößt, reicht oft ein einfaches neutrales Statement aus, um die Aussage in die Sachlichkeit zurückzuholen: „Ich wollte dir nur Bescheid geben, dass die Ampel grün ist“.

Gleichzeitig können Sender und Empfänger lernen, nicht jede Aussage auf der Beziehungsebene zu hören – gerade in stressigen Situationen wie im Auto oder bei der Arbeit.

Kommunikation am Arbeitsplatz

Am Arbeitsplatz ist klare Kommunikation essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und Geschäftsprozesse nicht zu gefährden. Stell dir vor, du bist mitten in einem wichtigen Projekt. Das Team ist motiviert, die Deadline rückt näher, und die Projektziele sind klar – zumindest denkst du das. Doch in den Ecken des Büros, zwischen E-Mails und Meetings, lauert eine leise Gefahr: Missverständnisse. Sie zeigen sich nicht sofort. Sie sind wie kleine Risse in einem Fundament, die erst später sichtbar werden – wenn es schon zu spät ist.

Am Anfang läuft alles scheinbar glatt. Die Aufgaben sind verteilt, jeder arbeitet konzentriert. Doch dann kommt dieser Moment: Du fragst dich, warum Kollege A seine Präsentation der Stakeholderanalyse noch nicht fertig hat. „Das war doch für gestern!“ denkst du, während er überrascht antwortet: „Davon war nie die Rede.“

Flurfunk

Während du noch überlegst, wie dieser Fehler passieren konnte, hörst du von jemand anderem, dass das Projektziel geändert wurde. „Das hat doch der Chef gestern im Call gesagt!“ Nur: Du warst bei diesem Call gar nicht dabei, und der Chef hat vergessen, eine Rundmail zu schicken oder auf anderem Wege die Updates festzuhalten und zu verteilen. Also sind nicht mehr alle auf dem gleichen Stand. Wie ärgerlich!

Um Flurfunk zu vermeiden, sollten wichtige Informationen stets durch effektives Protokolle Schreiben und Briefings kommuniziert werden.

Mangelnde Abstimmung

Im Jour fixe Meeting wird die Stimmung plötzlich angespannt. Aufgrund neuer Entwicklungen wurde eine Entscheidung getroffen, die sich direkt auf die Arbeit anderer Abteilungen auswirkt. „Warum wurde ich nicht informiert?“ fragt der betroffene Kollege. Doch niemand hat darauf eine Antwort. Vielleicht war es nicht böse gemeint – vielleicht dachte einfach jeder, jemand anderes würde die Infos weitergeben oder es war niemandem bisher bewusst, wie sich die Entscheidung für andere auswirken würde. Doch die Konsequenzen sind unausweichlich: Zeit, die verloren geht. Frust, der wächst.

Mangelnde Abstimmung ist ein häufiges Problem. Eine Lösung ist das regelmäßige Aktualisieren eines zentralen Tools, wie ein Projektmanagement-Tool, auf das alle Beteiligten jederzeit Zugriff haben, wie zum Beispiel in monday.com. Hier können alle Teammitglieder auf gemeinsame Boards zugreifen und in Echtzeit sehen, was der neueste Stand der Dinge ist, welche Projektmeilensteine als nächstes anstehen und welche Entscheidungen getroffen wurden, wodurch Missverständnisse und Informationslücken vermieden werden.

Falsche Annahmen

Und dann sind da noch die Erwartungen, die niemand ausspricht. Ein Teammitglied wartet darauf, dass der Chef klar sagt, was als Nächstes zu tun ist. Der Chef hingegen geht davon aus, dass Eigeninitiative selbstverständlich ist. Währenddessen wartet die Aufgabe auf dem Schreibtisch – und wartet, und wartet.

„Warum passiert hier nichts?“ fragt der Chef irgendwann. Das Team fühlt sich ungerecht behandelt, denn „das war doch gar nicht klar!“

Falsche Annahmen und Prokrastination entstehen häufig, wenn keine klaren Deadlines gesetzt oder Aufgaben einer bestimmten Person zugewiesen werden. Die Lösung liegt in der klaren und transparenten Zuweisung von Aufgaben und der Festlegung von Fristen, zum Beispiel über ein digitales Tool wie monday.com. So weiß jeder genau, wer was wann zu erledigen hat, und Missverständnisse werden vermieden.

Was all diese Momente kosten

All diese scheinbar kleinen Missverständnisse summieren sich. Sie kosten Zeit, Energie und Vertrauen. Sie sorgen dafür, dass Projekte auch nach erfolgreicher Projektinitiierung ins Stocken geraten, dass gute Ideen im Keim erstickt werden, weil die falschen Menschen sie hören – oder niemand. Sie schaffen Konflikte, die unnötig wären, und Frust, der vermeidbar wäre.

Kommunikation ist der unsichtbare Kleber, der alles zusammenhält. Doch wenn dieser Kleber Risse bekommt, beginnt alles auseinanderzufallen – langsam, unaufhaltsam, mit immer größerem Schaden.

4 praktische Tipps für klare Kommunikation

1. Aktives Zuhören

Höre bewusst zu und achte darauf, auf welcher Ebene der Sprecher kommuniziert. Achte auch auf die nonverbale Kommunikation wie Körpersprache, Mimik, Gestik und den Kontext der Situation.

2. Gewaltfreie Kommunikation üben

Gewaltfreie Kommunikation (GFK) nach Marshall B. Rosenberg ist eine Methode, die darauf abzielt, Botschaften so zu formulieren, dass sie konfliktfrei und respektvoll sind. Dabei geht es nicht nur darum, Missverständnisse zu vermeiden, sondern auch darum, echte Verbindungen zwischen Menschen zu schaffen. GFK ist nicht nur ein Kommunikationsstil mit Ich-Botschaften, sondern auch eine Haltung, die Empathie, Respekt und Klarheit in den Mittelpunkt stellt.

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Die gewaltfreie Kommunikation gliedert sich in vier klare Schritte, die dir helfen, respektvoll und zielgerichtet zu kommunizieren:

1. Beobachtung
   • Beschreibe neutral und ohne Bewertung, was du wahrnimmst.
   • Beispiel: „Ich sehe, dass du heute Morgen die E-Mails erst spät bearbeitet hast.“
   • Wichtig: Vermeide Verallgemeinerungen wie „immer“ oder „nie“, die schnell zu Abwehrreaktionen führen können.
2. Gefühle ausdrücken
   • Teile mit, wie du dich dabei fühlst, ohne den anderen zu beschuldigen.
   • Beispiel: „Das macht mich nervös, weil ich auf deine Rückmeldungen angewiesen bin.“
   • Tipp: Verwende Ich-Botschaften, um Verantwortung für deine Gefühle zu übernehmen, anstatt Vorwürfe zu machen.
3. Bedürfnisse benennen
   • Erläutere, welches Bedürfnis hinter deinem Gefühl steht.
   • Beispiel: „Ich brauche Zuverlässigkeit, damit ich meine Aufgaben rechtzeitig erledigen kann.“
   • Wichtig: Bedürfnisse sind universell und lösen weniger Widerstand aus als Forderungen.
4. Bitten formulieren
   • Formuliere eine konkrete, realistische Bitte, die auf das Verhalten der anderen Person abzielt.
   • Beispiel: „Könntest du die E-Mails zukünftig bis 10 Uhr morgens beantworten?“
   • Wichtig: Eine Bitte ist keine Forderung. Gib der anderen Person die Freiheit, Nein zu sagen.

3. Transparenz schaffen

Besonders in der unternehmensinternen Kommunikation hilft es, klare Anweisungen zu geben und nachzufragen, ob die Botschaften richtig verstanden wurden.

Faktische Kommunikation durch schriftliche Instruktionen kann ebenfalls Transparenz schaffen.

4. Hilfsmittel nutzen

„Wer schreibt, der bleibt“, sagt man so schön. Besonders bei der Kommunikation am Arbeitsplatz können haptische Tools wie monday.com helfen, Missverständnisse zu vermeiden und Frust zu reduzieren. Hier können Aufgaben in To-do-Listen angelegt werden, Verantwortliche zugewiesen werden und es gibt zahlreiche Funktionen für das Task Management, Workflow-Vorlagen und Update-Bereiche, in denen von jedem Beteiligten Infos zu einer Aufgabe geteilt werden können. So wird die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Team leichter, schneller und klarer.

Das 4-Ohren-Modell hilft uns, menschliche Kommunikation besser zu verstehen und Missverständnisse zu vermeiden. Ob im Büro oder in der Partnerschaft – wenn du bewusst auf allen vier Ebenen kommunizierst, kannst du die Beziehung zwischen Sender und Empfänger stärken und zielgerichtet Botschaften übermitteln.