Projektstrukturplan (PSP): eine Starthilfe

Du bist wahrscheinlich auf dieser Seite gelandet, weil du ein komplexes Projekt planst und wissen willst, wie du das möglichst effizient machen kannst. Eventuell willst du auch einfach wissen, was PSP ist?

Egal, was du suchst, hier bist du richtig!

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Projektstrukturplan (PSP): was ist das?

Der PSP ist ein Organisationssystem für Projektmanagement und die Projektplanung, um komplizierte Ziele handhabbar zu machen. Ziel ist es, einen übersichtlichen Projektplan erstellen zu können.

Der PSP ist gut geeignet für Projektmanager, die alle Komponenten ihres Projekts vollständig, aber nicht übermäßig detailliert planen, datieren und budgetieren möchten, und während der gesamten Projektdauer die Fortschritte und Bedürfnisse einfach verfolgen und kommunizieren wollen.

Das „Project Management Institute (PMI)‟ beispielsweise definiert PSP folgendermassen:

Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Untergliederung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam ausgeführt werden muss, um die Projektziele zu erreichen und die erforderlichen Ergebnisse zu erzielen.

Einfacher ausgedrückt ist der Projektstrukturplan (PSP) ein Organisationssystem für das Projektmanagement und die Projektplanung. Es handelt sich dabei um eine spezielle Methode zur Unterteilung großer oder komplizierter Ziele in überschaubare Ziele, um einen überschaubaren Projektplan zu erstellen.

Der Projektstrukturplan ist für Projektmanager gedacht, die die einzelnen Komponenten ihres Projekts vollständig, aber nicht zu detailliert planen, terminieren und budgetieren wollen, die den Projektfortschritt und die Anforderungen leicht verfolgen und kommunizieren können.

Wann sollte ein Projektstrukturplan verwendet werden? 

Das PSP kann in nahezu allen Bereichen von Projektmanagern genutzt werden, aber für diesen Artikel nutzen wir ein allgemeines Beispiel: Umziehen.

Die meisten sind schon einmal umgezogen. Das kann definitiv anstrengend sein. Es gibt tausend verschiedene Aufgaben, die zu einem erfolgreichen Umzug gehören. Schließlich muss man einen Ort komplett verlassen und sich woanders niederlassen. Ein Umzug erfordert die Erledigung einer ellenlangen Liste von Aufgaben:

• Einen neuen Platz zum Leben suchen
• Wohnungsbewerbungen verschicken und Gebühren zahlen
• Kaution bezahlen
• Mietvertrag unterschreiben
• Dem Vermieter sagen, dass du ausziehst
• Abschiedsparty veranstalten
• Hausratversicherung übertragen
• Sich um die Energieversorgung im neuen Zuhause kümmern
• Die Energieversorgungsverträge in deiner bestehenden Wohnung kündigen
• Post-Adresse ändern und Nachsendeauftrag einrichten
• Ein Umzugsunternehmen organisieren
• Alles einpacken und Möbel abbauen
• Erstellen einer Website mit hoher Konversionsrate
• Freunden überreden dir beim Umzug zu helfen
• Bohrlöcher verspachteln, Wände streiche und sauber machen
• Den alten Schlüssel abgeben
• Den neuen Schlüssel abholen
• Alles in deine neue Wohnung schaffen
• Sachen auspacken

Wahrscheinlich denkst du jetzt: „Hey, da fehlt noch was!“. Und das stimmt. Die Checkliste ist lang, unorganisiert und deckt längst nicht alles ab, was für einen Umzug nötig ist.

Es kann sinnvoll sein, eine Checkliste zu benutzen, damit man nichts vergisst und alles erledigt wird. Allerdings werden auf einer Liste keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben berücksichtigt und auch der Arbeitsumfang und die Ressourcen, die für Aufgaben nötig sind, kommen nicht vor. Deshalb wird kein klares Gesamtbild des Projekts vermittelt.

Eine PSP ist eine Möglichkeit, diese Probleme zu lösen. Wir schauen uns Schritt für Schritt die Best Practices bzw. bewährten Vorgehensweisen für ein PSP-Projekt an. Oder du verwendest unsere Projektstrukturplan-Vorlage.

Vorlage verwenden

Projektstrukturplan-Elemente

Bevor du dich mit den technischen Komponenten eines spezifischen Werkzeugs zur Verwaltung des Projektstrukturplans (PSP) befasst, ist es gut, sich mit seinen Kernelementen vertraut zu machen:

• Hierarchie
• Ergebnisse über Aktionen
• Visuelle Organisation

Bei einem PSP-Projekt geht es vor allem um die Hierarchie

Erinnerst du dich an die Umzugs-Checkliste? Einige Aufgaben hängen von anderen ab, was bedeutet, dass sie nicht erledigt werden können, bevor nicht andere Aufgaben erledigt worden sind. Zum Beispiel lädst du deine Sachen wahrscheinlich vor der Schlüsselübergabe in den Umzugswagen. Das heißt, die Abgabe deiner Schlüssel ist abhängig davon, wann du die Wohnung verlässt.

Diese Abhängigkeiten bilden eine Aufgaben-Hierarchie. Es geht aber nicht nur um Abhängigkeiten.

Nehmen wir an, du ordnest die Abhängigkeiten auf deiner Umzugs-Checkliste. Du lädst alles in den Umzugswagen, bevor du die Schlüssel abgibst. Aber wann solltest du den Strom in deiner neuen Wohnung anschalten? Kommt das vor oder nach der Schlüsselübergabe? Oder vielleicht gleichzeitig?

Mit einem PSP kannst du deine Arbeit hierarchisch zwei- bis vierstufig organisieren, so kannst du sowohl Abhängigkeiten zwischen Aufgaben als auch zwischen gleichzeitigen Komponenten berücksichtigen.

Elemente der ersten Stufe sind größere Ziele, und mit jedem größeren Ziel wird eine zweite Stufe von abhängigen Aufgaben angeordnet. Diese Hierarchie ist beliebig ausbaubar.

Im Umzugsbeispiel könnte die erste Aufgabenebene etwa sein:

1. Neue Wohnung suchen
2. Sachen transportieren
3. Alte Wohnung verlassen

Unter jedem Elemente der ersten Ebene können wir die dazugehörigen, abhängigen Aufgaben anordnen.

1. Neue Wohnung suchen
   1. Kaution bezahlen
   2. Mietvertrag unterschreiben
      1. Erforderlichen Unterlagen einreichen
   3. Versorgungsdienste aktivieren
      1. Nachsendeauftrag einrichten
      2. Stromversorger anrufen
   4. Sachen transportieren
   5. Alte Wohnung verlassen

So kannst du einen PSP beginnen, aber damit ist der PSP noch nicht zu Ende. Es gibt noch einige ausschlaggebende Faktoren, die das System rund machen.

Es geht um Ergebnisse – nicht um Handlungen

Wenn du den PSP-Ansatz bereits kennst, ist dir womöglich ein Fehler in der Hierarchie aufgefallen: Die Elemente wurden mittels Verben aufgeführt.

Es ist verständlich, dass man bei To-do-Listen häufig an Handlungen denkt: „Mach dies‟ oder „mach das‟.

Der PSP-Ansatz ist anders. Im PSP-Ansatz werden Ergebnisse beschrieben, es geht weniger darum, Methoden oder Prozesse vorzuschreiben. Schau dir an, was das ändert.

Ein Endergebnis kann ein Produkt sein, eine Dienstleistung, die Erreichung einer bestimmten Vorgabe oder die Verwirklichung eines Ziels. Es ist der Grund, warum du etwas machst und nicht, wie du es machst.

Indem du Ergebnisse statt Handlungen auflistest, erhältst du mehr Flexibilität im Hinblick darauf, wie Aufgaben ausgeführt werden. Im traditionellen Projektmanagement kann man dadurch als Team agiler agieren und Mikromanagement eliminieren.  Für einen Projektmanager ist entscheidender, DASS die Möbel transportiert werden. Es geht weniger darum, WIE das geschieht. Das heißt, deine Freunde, die dir helfen, können selbst entscheiden, wie sie deine Sachen am besten verstauen, während du mehr Zeit hast, dich um das große Ganze zu kümmern.

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Ein guter PSP ist visuell gestaltet

Bisher haben wir eine Standard-Checkliste in eine komplexere Hierarchie von Ergebnissen umgesetzt. Aber es gibt noch etwas, was dir als Projektmanager das Leben einfacher machen kann. Stelle deinen PSP visuell dar.

Bevor wir uns in die Details vertiefen, überlege kurz, wie wichtig die bildliche Darstellung für die Kommunikation ist. Informationen sind leichter verständlich, wenn sie in Form von Bildern statt in Worten dargestellt werden.

Zurück zum Umzugsbeispiel: Nehmen wir an, du hast Material und Werkzeug gekauft, um die Löcher in der Wand deiner alten Wohnung zuzuspachteln. Mit schriftlichen Hinweisen kommst du sicher zurecht, aber Bilder sind oft intuitiver und leichter zu begreifen.

Wenn du dieses Prinzip auf das Projektmanagement anwenden willst, kannst du die Hierarchie deiner Ergebnisse grafisch darstellen. Packe jedes einzigartige Ergebnis in eine Box und ordne die Boxen entsprechend in der Hierarchie an. Verbinde abhängige Variablen und verwende ein Color-Code-Schema, das die Aufmerksamkeit auf die richtigen Stellen lenkt.

Ein PSP ist visuell, um dir das Projektmanagement und die Team-Kommunikation zu vereinfachen.

Überlege dir, wie deine Ergebnis-Verteilung aussehen könnte: Fertige Teilschritte könnten grün und Elemente in Bearbeitung gelb markiert sein. Teilschritte, die zusätzliche Arbeit benötigen, könnten rot sein und graue Elemente sind noch nicht angelaufen.

Unerwartete Herausforderungen tauchen immer mal wieder auf, aber mit einem PSP wird schnell klar, welches Ergebnis der Stolperstein ist. In diesem Fall war vielleicht die falsche Wandfarbe ein Problem und du musst sie durch die richtige ersetzen. Wenn du das Ergebnis rot markierst, können du und dein Team sehen, dass andere Schritte dadurch möglicherweise verzögert werden.

Vergleiche das mit der ursprünglichen unorganisierten Checkliste und du merkst, welchen Nutzen die visuelle Darstellung im PSP hat. Die grafische Darstellung, gepaart mit der hierarchischen Struktur der Ergebnisse, die 100 % des Projektbudgets abbildet, ist eine der besten Möglichkeiten, komplexe Projekte zu planen und zu managen.

Jetzt solltest du genug Infos erhalten haben, um den Projektstrukturplan (PSP) selbst nutzen zu können. Glückwunsch, du kannst jetzt loslegen!

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