Die 10 besten Workflow Management Software-Tools für dein Unternehmen

Die Auswahl von Software stellt für viele Unternehmen oft eine Herausforderung dar, besonders wenn es um essenzielle Tools wie eine Workflow Management Software geht. Das Ausprobieren kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und die Anmeldung für verschiedene Demos und kostenlose Testversionen kann verwirrend und mühsam sein.

Bevor du dich auf die Suche nach einer Lösung für das Workflow Management machst, solltest du überlegen, was dein Unternehmen benötigt. Auf diese Weise bist du besser in der Lage, das richtige Tool für dein Team zu finden.

In diesem Blogbeitrag haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie du das richtige Workflow-Management-Tool für dein Unternehmen findest, auf welche Funktionen du achten solltest und werden dir 10 unserer Top-Empfehlungen vorstellen, die dir die Suche erleichtern.

Was ist Workflow Management?

Workflow Management umfasst das Erstellen, Entwerfen und Überwachen der Schritte eines Arbeitsablaufs, die zur Erledigung einer Aufgabe notwendig sind. Das Ziel des Workflow Managements ist es, jeden Workflow zu optimieren, um sicherzustellen, dass Teams so effizient wie möglich arbeiten. Eine Workflow Management Software hilft Unternehmen und Teams dabei, ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten, indem sie einen Raum für Zusammenarbeit, Automatisierung und Kommunikation bietet.

Diese Tools erleichtern Aufgaben wie die Zuweisung, Zeit- und Fortschrittskontrolle, Datei- und Datenspeicherung und vieles mehr. Mit einer Workflow Management Software können Unternehmen ihre Produktivität steigern, Fehler reduzieren und die Arbeit der verschiedenen Teammitglieder koordinieren.

Die wichtigsten Funktionen eines Tools zum Verwalten von Workflows

Software-Tools für Workflow Management sind vollgepackt mit Funktionen, die dafür sorgen, dass deine Projekte reibungslos laufen. Beim Vergleich von Workflow-Management-Tools solltest du jedoch besonders auf diese drei Schlüsselfunktionen achten:

1. Automatisierungen: Du möchtest manuelle, sich wiederholende Aufgaben mit vordefinierten und anpassbaren Automatisierungen auf Autopilot schalten können. Das kann bedeuten, Trigger für Aktivitäten wie das Senden von E-Mails oder Follow-up-Erinnerungen innerhalb deines Teams einzurichten. Automatisierungen helfen, Fehler zu reduzieren, Aufgaben zu beschleunigen und konsistent zu bleiben.
2. Nachverfolgung von Aufgaben und Zusammenarbeit: Teams müssen in der Lage sein, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und den Fortschritt in Echtzeit nachzuverfolgen. Und nicht nur das: Zusammenarbeit ist hier der Schlüssel, denn die Teammitglieder müssen Aktualisierungen austauschen und über Aufgaben kommunizieren, egal ob sie zusammen oder aus der Ferne arbeiten.
3. Benutzerdefinierte Workflows: Ein Tool zur Verwaltung von Workflows sollte dir die Flexibilität geben, eigene Workflows nach den Bedürfnissen deines Teams zu erstellen. So werden Teams gestärkt, indem du deine Software an deine individuellen Prozesse anpasst, Zeit sparst und dafür sorgst, dass deine Workflow-Lösung an die Entwicklung deines Unternehmens angepasst werden kann.

Wie wählst du eine Workflow Management Software aus?

Die Auswahl der besten Workflow Management Software für dein Team will gut überlegt sein. Du musst die allgemeinen Ziele deines Unternehmens, die bestehenden Prozesse und die Bedürfnisse und technischen Fähigkeiten deines Teams berücksichtigen. Hier sind einige Faktoren, die du bei der Wahl einer Workflow Management Software berücksichtigen solltest:

• Bestimme, welche spezifischen Workflows verwaltet werden müssen und welche Ziele du damit verfolgst
• Verstehe deine bestehenden Prozesse, um Schwachstellen oder Bereiche für Verbesserungen zu ermitteln.
• Überlege dir, wie skalierbar die Software ist, um den Wechsel zu einer neuen Software zu vermeiden.
• Schau dir die Anpassungsoptionen an, damit die Software auf deine Bedürfnisse zugeschnitten werden kann
• Bestimme die Integrationsmöglichkeiten, damit du deine bestehenden Arbeitsmittel weiter nutzen kannst
• Stelle sicher, dass die Software mit deinen speziellen Sicherheits- oder Regulierungsanforderungen übereinstimmt.
• Schau dir die Optionen für Support, Einarbeitung und Schulung an, die ein Tool bietet
• Lies die Bewertungen der Benutzer, um herauszufinden, ob dieses Tool zuverlässig ist und deinen Anforderungen entspricht.

Das richtige Workflow-Management-Tool für dein Unternehmen zu finden, kann mühsam sein. Bei der Vielzahl an Optionen auf dem Markt kann es schwierig sein, zu wissen, welche die beste Option für die individuellen Bedürfnisse deines Teams ist. Um dir Zeit zu sparen, haben wir 10 der besten Tools zum Workflow Management zusammengestellt, die zu verschiedenen Teams, Unternehmen und Anforderungen passen.

1. monday.com

Am besten geeignet für: Teams jeder Größe, die ein anpassbares, flexibles und visuelles Tool zum Verwalten von Workflows suchen.

monday.com ist eine hochgradig anpassbare Plattform, die es Teams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu straffen und den Fortschritt in Echtzeit über visuelle Boards nachzuverfolgen. Mit Funktionen wie benutzerdefinierten Automatisierungen, Zeiterfassung und Integrationen mit gängigen Tools können Teams individuelle Workflows erstellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen und gleichzeitig eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.

Wesentliche Funktionen

• Anpassbare Vorlagen für Hunderte von Anwendungsfällen
• Visuelles Nachverfolgen mit mehr als 27 verschiedenen Ansichten wie Gantt, Boards, Zeitleisten und mehr
• Integration mit über 200 Apps von Drittanbietern und Automatisierungen

Preisgestaltung

Kostenlos: 0 $ für bis zu 2 Benutzer
Basic: 27 $/Monat/3 Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Standard: 36 $/Monat/3 Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Pro: 57 $/Monat/3 Benutzer mit jährlicher Abrechnung
Enterprise: Bitte frage den Preis an

Weitere Informationen zu den Preisen von monday.com findest du hier.

2. Smartsheet

Am besten geeignet für: Organisationen jeder Größe, die ihr Tabellenkalkulationsformat upgraden wollen.

Smartsheet kombiniert die Vertrautheit von Tabellenkalkulationen mit Funktionen zur dynamischen Zusammenarbeit und ermöglicht es Teams, Projekte, Aufgaben und Prozesse zu verwalten. Mit Funktionen wie automatisierten Workflows, Berichten und Ressourcenzuweisung ermöglicht Smartsheet Teams eine effektivere Arbeit an Projekten jeglicher Komplexität, indem es ein einfaches Format verwendet.

Wesentliche Funktionen

• Rasteroberfläche sowie Ansichten wie Gantt und Kalender
• Automatisiert Berechnungen über verschiedene Blätter hinweg für eine einfachere Datenerfassung
• Starke Funktionen für die Berichterstattung, die leicht in Excel oder Sheets exportiert werden können

Preisgestaltung

Es gibt ein kostenloses Paket für bis zu zwei Benutzer, ein Pro-Paket für 7 $/Benutzer, ein Business-Paket für 25 $/Benutzer und ein Enterprise-Paket mit individuellen Preisen. Jedes Paket bietet dir mehr Funktionen, Benutzer, Automatisierungen und Speicherplatz.

3. Asana

Am besten geeignet für: Teams, die ein aufgabenorientiertes Tool zum Verwalten von Workflows suchen.

Asana ist eine beliebte Plattform zum Verwalten von Aufgaben mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Es enthält benutzerfreundliche Funktionen wie Aufgaben, Fälligkeitsdaten und anpassbare Workflows. Mit mehreren Ansichten wie Listen, Boards und Zeitleisten ermöglicht Asana Teams, ihre Arbeit zu visualisieren und den Überblick über ihre Prioritäten zu behalten, was es ideal für die Zusammenarbeit und das Workflow Management macht.

Wesentliche Funktionen

• Nachverfolgung von Aufgaben mit mehreren Ansichten wie Liste, Kalender, Arbeitspensum und mehr
• Integration mit anderen Tools wie Slack und Google Workspace
• Erstelle Aufgabenabhängigkeiten und Automatisierungen für sich wiederholende Aufgaben

Preisgestaltung

Es gibt ein kostenloses Paket mit einer Vielzahl von Funktionen, ein Premium-Paket für 10,99 $/Benutzer und ein Business-Paket für 24,99 $/Benutzer. Jedes Paket enthält mehr Funktionen wie mehr Automatisierungen oder Workflows, mehr Sicherheitsoptionen, besseren Support und mehr. Hier erfährst du mehr über die Preise und Pakete von Asana.

4. Wrike

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Workflows benötigen, welche Teams zusammenführt.

Wrike bietet eine All-in-One-Lösung für Projektplanung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit in Echtzeit, die Teams dabei hilft, komplexe Arbeitsabläufe zu verwalten. Seine vielseitigen Funktionen, darunter anpassbare Antragsformulare, Gantt-Diagramme und Dokumentenmanagement, machen es zur ersten Wahl für Teams, die ein flexibles und skalierbares Tool zum Verwalten von Workflows suchen.

Wesentliche Funktionen

• Mehr als 400 App-Integrationen, die es dir leicht machen, deine bestehenden Arbeitsmittel weiterzunutzen
• Zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten für Workflows, Berichte und mehr
• Dokumentenmanagement und Versionskontrolle für eine einfache Zusammenarbeit

Preisgestaltung

Wrike bietet ein kostenloses Paket, ein Team-Paket ab 9,80 $/Benutzer, ein Business-Paket ab 24,80 $/Benutzer sowie Enterprise- und Pinnacle-Pakete, die auf individuellen Preisen basieren. Mit den kostenpflichtigen Paketen kannst du mehr Benutzer hinzufügen, auf mehr Funktionen zugreifen, mehr Sicherheitskontrollen einrichten und vieles mehr.

5. Pipefy

Am besten geeignet für: Prozessgesteuerte Teams, die eine maßgeschneiderte Automatisierung von Workflows suchen.

Pipefy hilft Teams dabei, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen und zu automatisieren, ihre Prozesse zu optimieren und Aufgaben effizienter zu verwalten. Mit dem Fokus auf visuellem Prozess-Mapping, Integrationsfunktionen und fortschrittlichem Reporting ist Pipefy für Unternehmen geeignet, die auf maßgeschneiderte Lösungen zur Automatisierung angewiesen sind.

Wesentliche Funktionen

• Visuelles Mapping von Prozessen und Workflows im Kanban-Stil
• Integration mit externen Apps wie Zendesk, Salesforce, DocuSign und mehr
• Automatisiere Workflows, ohne dass du Programmierkenntnisse oder technische Fähigkeiten benötigst

Preisgestaltung

Es gibt ein kostenloses Starter-Paket für kleinere Teams oder Einzelpersonen, ein Business-Paket für 19 $/Benutzer, ein Enterprise-Paket für 32 $/Benutzer und ein Unlimited-Paket mit individuellen Preisen. Jedes Paket ist auf die verschiedenen Größen von Organisationen zugeschnitten.

6. Basecamp

Am besten geeignet für: Kleine Teams, die ein einfaches Tool zum Verwalten von Workflows und zur Kommunikation suchen.

Basecamp konzentriert sich auf die Organisation von Workflows und eine gestraffte Kommunikation durch To-do-Listen, Boards und Terminplanung. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche, der zentralen Dokumentenablage und den Chat-Funktionen fördert Basecamp die Transparenz und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.

Wesentliche Funktionen

• Zentrales Workflow Management mit To-do-Listen und plattforminternem Messaging
• Automatisierte Check-Ins erinnern die Teammitglieder daran, Aktualisierungen regelmäßig zu teilen
• Einfaches Hochladen, Freigeben, Speichern und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Formularen

Preisgestaltung

Für Basecamp gibt es zwei Pakete: eine Basisversion für 15 $/Benutzer, die alle wichtigen Funktionen enthält, oder ein Pro-Paket für 299 $/Monat für unbegrenzte Benutzer. Das Pro-Paket eignet sich für größere Unternehmen und bietet mehr Support, Speicherplatz und andere Funktionen.

7. Hive

Am besten geeignet für: Teams, die eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit im Workflow Management suchen.

Hive vereint Funktionen für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation in einer Plattform und hilft Teams, organisiert und vernetzt zu bleiben. Die integrierten Analyse-, Chat- und Dateifreigabefunktionen fördern eine effektive Zusammenarbeit und eignen sich daher für Organisationen, die eine All-in-One-Lösung für das Work Management suchen.

Wesentliche Funktionen

• Vorlagen und Automatisierungen zur Zeitersparnis bei Aufgaben und Arbeitsorganisation
• Nachverfolgen der Zeit innerhalb der Plattform und Aufzeichnen von wöchentlichen Stundenzetteln
• Integration mit gängigen Tools wie Google Drive, Zoom, Dropbox, Salesforce und mehr

Preisgestaltung

Hive bietet ein kostenloses „Forever“-Paket mit einigen soliden grundlegenden Funktionen, ein „Teams“-Paket für 12 $/Benutzer und ein „Enterprise“-Paket mit individuellen Preisen. Die kostenpflichtigen Pakete bieten unbegrenzten Speicherplatz und Benutzer, zusätzliche Funktionen und mehr Anpassungsmöglichkeiten.

8. Kissflow

Am besten geeignet für: IT- und Unternehmensteams, die ein anpassungsfähiges Tool zur Automatisierung und Verwaltung von Workflows suchen.

Kissflow ist eine Workflow-Software für das Projektmanagement, ideal für IT- und Unternehmensteams, die Apps erstellen oder Produkte entwickeln wollen. Sie ermöglicht es Benutzern, Workflows zu entwerfen, zu automatisieren und zu verwalten sowie den Projektfortschritt nachzuverfolgen, und zwar ohne Programmierkenntnisse.

Wesentliche Funktionen

• Erstelle eigene Formulare und Tabellen mit einem Drag-and-drop-Builder
• Integration mit Tausenden Apps über Zapier
• Die Funktion App Builder hilft Teams, Projekte schnell auf den Weg zu bringen

Preisgestaltung

Es stehen zwei Pakete zur Auswahl: ein Basic-Paket für einfache Anwendungsfälle für 1.500 $/Monat und ein Enterprise-Paket mit allen verfügbaren Funktionen von Kissflow und einer flexiblen, individuellen Preisgestaltung.

9. Cotalker

Am besten geeignet für: Teams im Wartungs- und Servicemanagement, die Zusammenarbeit in Echtzeit und Workflow Management benötigen.

Cotalker konzentriert sich auf die Zusammenarbeit und bietet eine Low-Code-Plattform zur Automatisierung, Digitalisierung und Integration deiner Prozesse und Workflows an einem zentralen Ort. Mit seinem Schwerpunkt auf Zusammenarbeit in Echtzeit und Aufgabenmanagement für digitale Prozesse wurde Cotalker entwickelt, um Teams dabei zu helfen, ihre Arbeit effektiv zu verwalten und in Verbindung zu bleiben.

Wesentliche Funktionen

• Automatisiere Workflows mit vorgefertigten Routinen
• Low-Code-Benutzeroberfläche, mit der du die Plattform an deine Bedürfnisse anpassen kannst
• Eine Programmierschnittstelle (API), welche die Integration mit deinen ERP- und IoT-Tools ermöglicht

Preisgestaltung

Cotalker hat keine öffentlich zugänglichen Preise, aber du kannst dich an das Team wenden, um ein Angebot zu erhalten.

10. Scoro

Am besten geeignet für: Professionelle Service-Teams, die eine umfassende Arbeitsverwaltung und Ressourcenplanung benötigen.

Scoro bietet eine End-to-End-Lösung für Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Team-Zusammenarbeit, die auf servicebasierte Unternehmen zugeschnitten ist. Die Kombination aus KPI-Nachverfolgung, Finanzmanagement und Terminplanung stellt sicher, dass die Service-Teams ihre Projekte und Ressourcen effektiv verwalten können.

Wesentliche Funktionen

• KPI-Dashboard mit Nachverfolgung und Berichterstattung in Echtzeit für eine bessere Entscheidungsfindung
• Finanzmanagement mit Budget- und Rentabilitätsberichten
• Integriert sich in deine bestehenden Arbeitstools wie Google Calendar, Hubspot, Zapier und mehr

Preisgestaltung

Scoro bietet ein Essential-Paket für 26 $/Benutzer, ein Standard-Paket für 37 $/Benutzer, ein Pro-Paket für 63 $/Benutzer und ein Ultimate-Paket mit individuellen Preisen. Jedes Paket bietet mehr Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.

Vollständig anpassbare Workflows und Automatisierungen mit monday.com

Mit monday.com musst du bei den Funktionen keine Kompromisse eingehen. Die Plattform ist flexibel, skalierbar und vollständig an deine Bedürfnisse anpassbar, sodass du deine bestehenden Prozesse nicht unterbrechen musst und stattdessen Workflows erstellen kannst, die deine Bedürfnisse unterstützen.

Verlass dich nicht nur auf unser Wort: monday.com wird auf der beliebten Bewertungsseite G2 mit 4,7/5 bewertet – dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der Fülle an Funktionen für das Verwalten von Workflows. Hier ist ein kurzer Blick auf einige dieser Funktionen:

• Benutzerdefinierte Automatisierungen, die mit ein paar Klicks erstellt werden können
• Mehr als 27 Ansichten für jedes Teammitglied oder Projekt, wie Gantt, Kanban, Kalender, Zeitleiste und mehr
• Detaillierte In-App Zeiterfassungs-, Berichts- und Analysetools, mit denen du deine Workflows optimieren kannst
• Echtzeit-Kommunikations- und Zusammenarbeitstools wie Diskussionen und Benachrichtigungen auf Aufgabenebene
• Hunderte Vorlagen für alle Arten von Workflows für einen nahtlosen Start
• Integrationen mit über 200 beliebten Apps wie Slack, Google Teams, Mailchimp und mehr

Das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wenn es um Support geht, sind unsere Kundenbetreuer stolz darauf, dir schnelle und effiziente Lösungen anzubieten. Und nicht nur das: monday.com gibt dir die Flexibilität, für genau die Anzahl an Benutzern zu bezahlen, die du benötigst.

FAQ

Was leistet eine Workflow Management Software?

Eine Workflow Management Software hilft Teams, Geschäftsprozesse an einem zentralen Ort zu straffen, zu organisieren und zu automatisieren. Durch Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, Kommunikationstools, Nachverfolgung der Zeitleiste und Berichte können Teams die Effizienz und Sichtbarkeit ihrer Workflows verbessern.

Was ist die beste Workflow Management Software?

Die beste Workflow Management Software ist die, die zu deinem Team passt. Es gibt keine Einheitslösung, sondern mehrere Tools, die unter verschiedenen Umständen am zuverlässigsten funktionieren. Entscheide dich also für ein flexibles und anpassbares Tool zum Verwalten von Workflows wie monday.com, damit du es an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Was ist ein Beispiel für Workflow Management?

Ein Beispiel für einen Workflow kann alles sein, vom Prozess, den ein Unternehmen durchläuft, wenn ein Kunde ein Produkt zurückgibt, bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Bei letzterem würde der Workflow mehrere Schritte und Aufgaben umfassen, z.B. Stellenausschreibung, Überprüfung von Lebensläufen, Vorstellungsgespräche, Einarbeitung und mehr.