Die beste Software für die Verwaltung von Ressourcen für das Jahr 2024

Jedes Projekt verlangt Ressourcen — Personen, Kompetenzen, Tools und Budgets — alles, was du für ein angemessenes Projektmanagement brauchst, um deine Ziele zu erreichen und deinem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.

Glücklicherweise bist du nicht länger gezwungen, farbcodierte Tabellenkalkulationen zu nutzen, um deine Ressourcen zu verwalten. Wenn du eine aktuelle Software für die Ressourcenverwaltung nutzt, kannst du das Arbeitspensum planen, Missgeschicke reduzieren und die Effizienz des Teams maximieren.

Kurz gesagt: Mit einer Software für die Ressourcenverwaltung hältst du dein Projekt auf Kurs, wodurch, nach Aussagen von zahlreichen Projektmanagern, die Projektkosten um tausende Euro sinken und hunderte Arbeitsstunden eingespart werden.

In diesem Artikel stellen wir sieben der besten Plattformen für die Ressourcenverwaltung vor und beleuchten die wesentlichen Funktionen, Vor- und Nachteile sowie die zu bedenkenden Preise. Außerdem gehen wir speziell darauf ein, von welchen Funktionen und Vorteilen einer Software für die Ressourcenverwaltung dein Unternehmen profitieren kann.

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Was ist eine Software für die Ressourcenverwaltung?

Mit einer Software für die Ressourcenverwaltung werden Mitarbeiter, Kompetenzen, finanzielle Mittel und Tools projektübergreifend geplant, terminiert, zugewiesen und nachverfolgt. Die Software strafft und optimiert die Ressourcenverwaltung, indem sie Prozesse vereinfacht und die Effizienz maximiert.

Sie unterstützt Organisationen bei der Analyse des Ressourcenbedarfs und der Kapazität, bei einer effektiveren Ressourcenverteilung sowie bei der Sicherstellung, dass jedes Projekt mit den notwendigen Ressourcen versorgt ist, die es braucht, um weiter voranzuschreiten, selbst dann, wenn mehrere Projekte auf dieselben Ressourcen zugreifen müssen.

Welche Funktionen einer Software für Ressourcenverwaltung sind essentiell?

Die wesentlichen Funktionen einer Software für Ressourcenverwaltung sind u. a.:

• Ressourcenplanung: Bietet einen Überblick über alle Ressourcen — Mitarbeiter, Zeit und Geld — um sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen stets zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.
• Ressourcenverteilung: Beurteilt und bestimmt das Arbeitspensum basierend auf der Ressourcenkapazität, um einen idealen Workflow anhand deiner verfügbaren Ressourcen zu erstellen.
• Ressourcenterminierung: Hilft bei der Erstellung von Projektzeitleisten, Planung von Aufgaben und Priorisierung von Ressourcen, d. h. es wird in Echtzeit bestimmt, zu welchem Zeitpunkt welche Ressourcen an welcher Stelle eingesetzt werden. Natürlich können auch Anpassungen vorgenommen werden, um deine Ziele zu erreichen.
• Aufgabenmanagement: Ermöglicht die Neuzuweisung von Aufgaben, indem verfügbare Ressourcen und Kompetenzen mit den Aufgaben zusammengebracht werden.
• Zeitmanagement: Erfasst die für jede Aktivität aufgewandte Zeit, sodass Projektmanager einen Vergleich der erwarteten und tatsächlichen Ergebnisse durchführen können, um zukünftige Personal- und Budgetentscheidungen zu untermauern.
• Finanzmanagement: Hilft bei der Budgetplanung, vergleicht die geschätzten Gesamtkosten mit den tatsächlich getätigten Ausgaben und bietet eine Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.
• Zusammenarbeit im Team: Ermöglicht die Zusammenarbeit von Teammitgliedern und Stakeholdern bei der Ressourcenverwaltung.
• Tools für die Berichterstattung: Bieten Erkenntnisse zur Ressourcenverteilung, überwachen Ausnutzungsmetriken und senden entsprechende Warnhinweise. Sie helfen zudem bei der Verwaltung von Deadlines und Budgetanforderungen.
• Vorlagen: Helfen dir dabei, verschiedene Aufgaben, wie die Verteilung von Ressourcen, sofort anzugehen.
• Automatisierungen: Eliminieren zeitintensive, manuelle Prozesse, wie die Terminierung und Zuweisung von Aufgaben.
• Integrationen: Geben dir die Möglichkeit, Verknüpfungen zu Tools aus deinem Arbeitsalltag auf einer einzigen Plattform zu erstellen.

Die 7 besten Software-Lösungen für die Verwaltung von Ressourcen für das Jahr 2024

Da es so viele unterschiedliche Software-Lösungen für die Ressourcenverwaltung gibt, kann sich die Auswahl der zu deinem Unternehmen passenden Option als große Herausforderung entpuppen. Um die Fülle der Wahlmöglichkeiten etwas einzugrenzen, haben wir hier die wesentlichen Funktionen, Vor- und Nachteile sowie die Preise der 7 besten Lösungen für dich zusammengetragen.

1. monday work management

Am besten geeignet für: Teams jeder Größe, die nach einer stark benutzerdefinierten Plattform für Arbeitsmanagement suchen.

Da es auf dem Work OS von monday.com aufbaut, gibt monday work management Organisationen die Möglichkeit, ihre Ressourcen effektiv zu verwalten und ihre Effizienz zu optimieren. Die Software hilft bei der Schätzung des aktuellen Arbeitspensums, der Zuweisung geeigneter Mitarbeiter basierend auf deren Kompetenzen und Verfügbarkeit sowie bei der Visualisierung überstrapazierter/vernachlässigter Ressourcen. Durch die Verwendung leistungsstarker Bausteine wie Automatisierungen und Dashboards können Teams zudem ihre allgemeine Arbeitseffizienz maximieren.

Wesentliche Funktionen von monday work management

• Ansicht des Arbeitspensums: Verteile die Ressourcen deines Teams gleichmäßig und passe dich schnell an sich ändernde Prioritäten an.
• Zeiterfassung: Nutze die integrierte Spalte für die Zeiterfassung, um die Projekteffizienz zu überwachen.
• Dashboards: Zeige automatisch eine Gesamtübersicht der Erkenntnisse über Budget, Ziele, Zeitpläne, Ressourcen und mehr an.

Die Vorteile von monday work management

• Unbegrenzte Benutzer und Boards.
• Mehrere Ansichten und Benachrichtigungen
• Automatisierte Workflows und Anfrageformulare
• Vorlagen für die Ressourcenverteilung, Zeitplanung und Ausnutzung
• Integrationen für die Tools und Apps, die du bereits nutzt
• Priorisierte Betreuung durch das Support-Team
• iOS- und Android-Apps.

Die Nachteile von monday work management

• Premium-Pakete setzen ein Minimum von drei Benutzern voraus.
• Bestimmte Funktionen sind nur in erweiterten Paketen verfügbar.

monday work management – Preise

• 14-tägige, kostenlose Testversion verfügbar.
• Monatlich 8 USD pro Benutzer; jährliche Abrechnung (mindestens 3 Benutzer).

Erfahre mehr über die Preise von monday work management, um herauszufinden, welches Paket das Richtige für dich ist.

2. Mosaic

Am besten geeignet zur: Projektbasierte Unternehmen

Mosaic ist eine KI-gestützte App für die Ressourcenverwaltung sowie ein Tool für die Kapazitätenplanung. Es hilft Unternehmen bei der Verwaltung von Mitarbeitern und Projekten und bietet umfassende, KI-gestützte Funktionen für die Berichterstattung, die Visualisierung des Arbeitspensums und die Anfertigung von Prognosen zur Verwaltung deiner Belegschaft. Nutze in Echtzeit bestimmte Prioritäten und Verfügbarkeiten, um deinen Mitarbeitern Projekte effizient zuzuweisen, das Arbeitspensum gleichmäßig zu verteilen und so Burnout zu verhindern, und um den Personalbedarf vorherzubestimmen.

Wesentliche Funktionen von Mosaic

• KI: Nutze KI-gestützte Empfehlungen, um schnell Projektteams mit geeigneten Kompetenzen und passender Verfügbarkeit zu gründen.
• Berichte und Dashboards: Erhalte in Echtzeit Einblicke in wesentliche Leistungsmetriken, wie das Arbeitspensum, die Ausnutzungsrate, den Rollenbedarf und den Gewinn, und teile die Dashboards mit den Stakeholdern.
• Zeitmanagement: Erfasse die Arbeitszeit automatisch und sende Erinnerungen, um ein akkurates Zeitmanagement sicherzustellen.

Die Vorteile von Mosaic

• Geteilte Bildschirmansicht für das Arbeitspensum der Teammitglieder.
• Visuelle Nachverfolgung der Budgetausschöpfung.

Die Nachteile von Mosaic

• Benutzer berichten von begrenzten Funktionen und eingeschränkter Funktionalität.
• Begrenzte Optionen zur Benutzerdefinition.

Die Preise von Mosaic

• Preisgestaltung ist nicht einsehbar
• Kostenlose, 30-tägige Testversion verfügbar

3. nTask

Am besten geeignet für: Kleinunternehmen und Einzelpersonen

nTask ist eine cloudbasierte Plattform für Projektmanagement, die entwickelt wurde, um Aufgaben zu priorisieren, Ziele festzulegen und Kosten zu kontrollieren. Sie gibt Teams die Möglichkeit, an Aufgaben, Meetings, Problemen und Risiken zusammenzuarbeiten, um Projekte erfolgreich zu planen, zu analysieren und abzuliefern. Außerdem beinhaltet die Software Tools für das Aufgabenmanagement, die Zeiterfassung, das Anberaumen von Meetings und das Teilen von Dokumenten.

Wesentliche Funktionen von nTask

• Mehrere Ansichten: Verwalte Projektaufgaben und Ressourcenpläne in Listenansichten, Board-Ansichten, Kalenderansichten und Gantt-Diagrammen.
• Festlegung von Budgets: Bestimme problemlos eine Stundenvergütung für einzelne Ressourcen, Aufgaben oder Projekte.
• Zeitmanagement: Überwache die Zeit, die für Projektaufgaben aufgewandt wurde, indem du die Arbeitszeit erfasst oder Stundenzettel bewilligst.

Die Vorteile von nTask

• Ressourcen lassen sich per Drag-and-drop planen.
• Integration mit einer breiten Palette an Drittanwendungen möglich.

Die Nachteile von nTask

• Eingeschränkte kostenlose Version.
• Begrenzte Optionen zur Benutzerdefinition.

Die Preise von nTask

• Monatlich 3 USD pro Benutzer; jährliche Abrechnung.
• Zeitlich unbegrenztes, kostenloses Paket verfügbar.
• Kostenlose, 7-tägige Testversion verfügbar.

4. Resource Guru

Am besten geeignet für: Kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine schnelle und flexible Planung bevorzugen.

Resource Guru ist ein Tool für die Ressourcenverwaltung, mit dem du den Personaleinsatz, Projekte und Equipment planen und Besprechungsräume buchen kannst. Die Software hilft dir bei der effektiven Ressourcenverwaltung, der Vermeidung von übermäßigen Verteilung von Ressourcen sowie bei der Kontrolle des Arbeitspensums. Zudem bietet sie Funktionen für die Verwaltung von Urlaubsanträgen und bezahlten Freistellungen, die Überwachung der Ressourcenausnutzung und die Nachverfolgung wesentlicher Metriken, wie die bezahlte Arbeitszeit im Vergleich mit der unbezahlten Arbeitszeit, Überstunden und Urlaub.

Wesentliche Funktionen von Resource Guru

• Ressourcenplanung: Identifiziere und plane Ressourcen basierend aus Kompetenzen, Abteilungen, Standorten oder bestimme eigene Kriterien.
• Planung der Kapazität: Prüfe in einem per Drag-and-drop bedienbaren Kalender, wessen Arbeitspensum zu groß ist oder wer noch Kapazitäten hat.
• Verwaltung von Urlaubszeiten: Plane Urlaubszeiten und andere Freistellungen unter Berücksichtigung des Arbeitspensums deines Teams.

Die Vorteile von Resource Guru

• Benutzerfreundliche Arbeitsoberfläche
• Integrationen für mehr als 1.500 Apps

Die Nachteile von Resource Guru

• Begrenzte Optionen zur Benutzerdefinition.
• Keine mobilen Apps für iOS und Android

Die Preise von Resource Guru

• Monatlich 4,16 USD pro Benutzer; jährliche Abrechnung.
• Kein kostenloses Paket verfügbar
• Kostenlose, 30-tägige Testversion verfügbar

5. Runn

Am besten geeignet für: Organisation für Fachdienstleistungen sowie Beratungsagenturen.

Runn ist eine Software für die Echtzeit-Planung von Ressourcen sowie für die Anfertigung von Prognosen. Sie erlaubt es den Benutzern, ihren Projekten geeignete Mitarbeiter in Echtzeit zuzuweisen, Arbeitsaufträge schnell zu erstellen und den Arbeitsplan von allen Mitarbeitern in einer einzigen Ansicht zu visualisieren. Diese Software beinhaltet zudem integrierte Funktionen für die Zeiterfassung und eine dynamische Berichterstattung, die Benutzern dabei helfen sollen, ihre Projekte zu Planen, ein Budget dafür festzulegen und alles nachzuverfolgen.

Wesentliche Funktionen von Runn

• Ressourcenplanung: Weise deinen Mitarbeitern Projekte zu und erstelle Arbeitsaufträge in Sekundenschnelle.
• Verwaltung der Arbeitskapazität: Analysiere die Arbeitspläne aller Mitarbeiter in einer einzigen Ansicht.
• Prognosen: Eliminiere jegliches Rätselraten, indem du Prognosen für die Arbeitskapazität sowie für Projekte, Szenarien und Finanzen aufstellst.

Die Vorteile von Runn

• Unbegrenzte Anzahl an Benutzern und Projekten
• Stundenzettel und Zeiterfassung

Die Nachteile von Runn

• Begrenzte Optionen zur Benutzerdefinition.
• Begrenzte Integrationsmöglichkeiten

Die Preise von Runn

• Monatlich 8 USD pro Benutzer; jährliche Abrechnung
• Zeitlich unbegrenztes, kostenloses Paket verfügbar.
• Kostenlose, 14-tägige Testversion verfügbar

6. Paymo

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine Zeiterfassung benötigen, wie Agenturen und Beratungsfirmen.

Paymo ist eine umfassende Lösung für das Arbeitsmanagement, die Teams die Möglichkeit gibt, ihre Arbeit zu steuern und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Die Benutzer können Projekte verwalten, Zeitpläne für Teams erstellen, Entwürfe prüfen, Arbeitszeiten erfassen, Rechnungen an Kunden ausstellen und die Rentabilität ermitteln — alles an einem einzigen Ort. Zudem gibt es eine praktische App für Mobilgeräte. Benutzer können aber auch mit anderen Teammitgliedern und Kunden in Echtzeit zusammenarbeiten, eigene Aufgaben und die Aufgaben des Teams verwalten, das geschätzte mit dem tatsächlichen Budget vergleichen und verschiedene Berichte zur Arbeitszeit sowie zu Aufgaben und Projekten erstellen.

Wesentliche Funktionen von Paymo

• Zeiterfassung: Beurteile verplante Arbeitszeiten, Arbeitspensen und Stundenzettel.
• Teamplanung: Plane die Bearbeitungszeit für Aufgaben und bestimme deren Abhängigkeiten voneinander.
• Ressourcenkapazitäten: Lass dir die noch frei verfügbaren Arbeitszeiten eines jeden Teammitglieds pro Projekt anzeigen.

Die Vorteile von Paymo

• Automatische Zeiterfassung und Buchung
• Rechnungsstellung und Online-Zahlungen

Die Nachteile von Paymo

• Begrenzte Integrationsmöglichkeiten für Drittanwendungen
• Mobile App mit begrenzter Funktionalität

Die Preise von Paymo

• Monatlich 5,90 USD pro Benutzer; jährliche Abrechnung
• Zeitlich unbegrenztes, kostenloses Paket verfügbar.
• Kostenlose, 15-tägige Testversion verfügbar

7. Resource Management by Smartsheet

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Smartsheet bereits nutzen.

Resource Management by Smartsheet (ehemals 10,000ft) ist eine Lösung für die Ressourcenplanung, die jedem Projekt die geeigneten Mitarbeiter zuweist, die Arbeitszeit erfasst und verwaltet und den zukünftigen Personalbedarf unter Beachtung des Unternehmenswachstums vorhersagt. Sie agiert als Erweiterung zu Smartsheet oder als eigenständige App.

Wesentliche Funktionen von Resource Management by Smartsheet

• Ressourcenverteilung: Finde und plane geeignete Projektteams, löse Personalengpässe in Echtzeit und prognostiziere deinen Personalbedarf.
• Zeiterfassung: Melde geleistete Arbeitsstunden problemlos über einen vorausgefüllten Stundenzettel.
• Berichterstattung: Visualisiere komplexe Daten, um die Unternehmensleistung zu verstehen und das Wachstum zu planen.

Die Vorteile von Resource Management by Smartsheet

• Nahtlose Integration mit Smartsheet
• Akkurate Bestimmung von Projektbudgets und Planung der Arbeitskapazität

Die Nachteile von Resource Management by Smartsheet

• Resource Management wird als Premium-Erweiterung getrennt von Smartsheet verkauft.
• Begrenzte Anzahl an Integrationen mit den Tools und Diensten von Drittanbietern

Die Nachteile von Resource Management by Smartsheet

• Preisgestaltung ist nicht einsehbar
• Kostenlose, 14-tägige Testversion verfügbar

Welche Vorteile hat der Einsatz einer Software für die Ressourcenverwaltung?

Die Vorteile des Einsatzes einer Software für die Ressourcenverwaltung sind u.a.:

• Erweiterte Ressourcenverteilung: Ermöglicht eine effektivere und effizientere Verteilung der Ressourcen auf unterschiedliche Projekte, damit sichergestellt ist, dass die richtigen Projektressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.
• Verbessertes Projektmanagement: Vereinfacht Prozesse, die im Zusammenhang zur Ressourcenverwaltung stehen, wodurch im Umkehrschluss das Projektmanagement verbessert wird und mehrere Projekte vorangetrieben werden, selbst, wenn sie auf dieselben Ressourcen zugreifen.

• Gesteigerte Produktivität: Indem Workflows gestrafft und Ressourcen effizient verteilt werden, können sich Teams auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
• Reduzierte Kosten: Optimiert die Ressourcennutzung, indem vernachlässigte Ressourcen identifiziert und Ressourcenüberschneidungen eliminiert werden, wodurch Betriebskosten gesenkt und der Nettogewinn gesteigert wird.
• Beurteilung in Echtzeit: Bietet Erkenntnisse in Echtzeit und Flexibilität, wodurch Organisationen fundiertere Entscheidungen treffen und ihre Strategie für die Ressourcenverwaltung entsprechend anpassen können.
• Optimierte Datenanalysen: Leistungsstarke Analysetools und umfassende Berichte ermöglichen es Unternehmen, Muster und Trends zum Zwecke der kontinuierlichen Verbesserung zu erkennen.
• Sichtbarkeit und Transparenz: Bietet eine detaillierte Ansicht von Projektanforderungen und Ressourcenverfügbarkeit, die Organisationen nutzen können, um Konflikte oder Unterbrechungen zu kontrollieren und zukünftige Personalentscheidungen zu treffen.

Fallstudie: Effektive Ressourcenverteilung

Wir bei monday.com haben aus erster Hand erlebt, welche Vorteile die Verwendung unserer Software für die Ressourcenverwaltung mit sich bringt. Deborah Block, unsere Enterprise Content Professional Lead, sagt:

„Wir sind in der Lage, Daten einzusetzen, um Projekte anhand der Teamressourcen zuzuweisen und zu planen. Das bedeutet, dass wir Engpässe vermeiden und mehr Projekte abschließen können, ohne das Team zu überlasten.“

In reinen Zahlen ausgedrückt, bedeutet das, dass das Team im letzten Jahr:

• eine Kostensenkung von 120.000,
• 3.564 Arbeitsstunden eingespart, und
• eine Effizienzsteigerung von 1,5 verzeichnet hat.

Verwalte deine Ressourcen mit dem monday work management noch effizienter

Eine Software für die Ressourcenverwaltung hilft dir bei der Planung, Terminierung und Verteilung von Ressourcen mit dem Ziel, sich verändernde Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Die Wahl der richtigen Lösung muss jedoch wohlüberlegt sein.

Unter diesen Gesichtspunkten haben wir aber gute Nachrichten: Wenn du nach einer visuellen, intuitiven und vollständig anpassbaren Plattform für die Verwaltung deiner Ressourcen und Projekte suchst, kann dir monday work management dabei helfen, deine aktuellen Ressourcen einzuschätzen, geeignete Mitarbeiter basierend auf ihren Kompetenzen und Verfügbarkeiten auszuwählen und überanspruchte bzw. vernachlässigte Ressourcen zu identifizieren, um die allgemeine Arbeitseffizienz zu optimieren.

Alles in Allem ist das monday work management die beste Software für die effizientere Verwaltung deiner Ressourcen. Aber verlasse dich nicht einfach nur darauf, was wir sagen.

Derzeit wird monday.com auf der Software-Bewertungsplattform von G2 mit 4,7 von 5 bewertet. Die Benutzer geben an, dass die Plattform benutzerfreundlich sowie einfach einzurichten und zu verwalten ist. Außerdem wird das ausgezeichnete Support-Team hervorgehoben. In den Bewertungen wird zudem die breite Palette an Anpassungsoptionen gelobt, mit der sich einzigartige Workflows erstellen und sich wiederholende Aufgaben automatisieren lassen. Ein weiterer Pluspunkt ist der zentralisierte Hub, über den sich Aufgaben zuweisen lassen und Kommunikationen mit Kollegen geführt werden können.

Teste monday work management mit unserer kostenlosen, 14-tägigen Testversion selbst und lege mit unserer kostenlosen Vorlage für die Ressourcenverwaltung sofort los.