Comment monday.com a permis la création d’un bureau des projets au sein de l’IESEG

À la découverte de l'IESEG

Fondée en 1964 et membre de l’Université Catholique de Lille, l'IÉSEG School of Management s’est imposée comme l’une des grandes écoles de commerce françaises de référence. Proposant un large éventail de programmes et de formations, elle se distingue par son excellence académique et sa réputation, tant en France qu’à l’international. L’IÉSEG dispose d’un corps professoral international de haut niveau et s’appuie sur une approche éducative innovante pour accompagner la transformation personnelle, professionnelle et citoyenne de chacun, tout au long de son parcours.

L’IÉSEG, présente à Lille et Paris La Défense avec près de 8 900 étudiants, pilote de nombreux projets internationaux et académiques. Triple accréditée AACSB, EQUIS et AMBA, elle figure parmi l’élite mondiale des écoles de commerce et se distingue par son dynamisme et son engagement constant en faveur de l’innovation.

Le défi

Basé sur le campus de Lille, Fabrice Delannoy pilote la performance et les projets au sein de la DSI. À la croisée de la stratégie et de l’opérationnel, il orchestre la feuille de route des projets et fournit à la direction des tableaux de bord clairs pour un suivi précis et éclairé.

Face à un volume croissant de projets et à la création d’un bureau des projets, suite à la réorganisation de la DSI, un défi s’impose : structurer, prioriser et mesurer la performance avec davantage d’efficacité. Sa mission ? Identifier un outil capable d’accompagner cette transition, de professionnaliser le pilotage et de fournir des indicateurs fiables fondés sur des critères clés.

« Pour mener à bien mes nouvelles missions, j’avais besoin d’une roadmap qui concentre tous les projets validés par la direction, en les triant par domaine et avec des reporting, ce qui aurait été impossible avec des outils basiques et sans une véritable plateforme de gestion de projets », explique Fabrice. 

Il précise que la nouvelle organisation de la DSI impliquait également de mettre en place une méthodologie commune et performante pour coordonner le travail des équipes, suivre les objectifs et les délais, et éviter les tâches répétitives: « Nous avions besoin de créer des automatisations pour éviter les manipulations multiples et d'avoir une visibilité d'ensemble, par domaine. »

La solution

Pourquoi monday.com?

Après une évaluation méthodique et pondérée des plateformes de gestion de projets, monday.com s’est imposé comme la solution répondant à l’ensemble des critères définis.

« Nous avons élaboré un tableau recensant tous les critères d’évaluation qui nous semblaient essentiels pour répondre à nos besoins, et monday cochait toutes les cases », souligne Fabrice. 

Fabrice ajoute qu’au-delà de cette adéquation fonctionnelle, l’aspect intuitif de la plateforme a été un facteur déterminant : « Nous avons également été impressionnés par la flexibilité de monday et par sa capacité à s’adapter facilement à nos besoins. »

Un pilotage centralisé des projets grâce aux portfolios monday

monday.com a accompagné la refonte et la réorganisation de la DSI de l’IÉSEG, notamment grâce à l’utilisation des portfolios intégrés. Fabrice souligne la mise en place d’une arborescence structurée et synchronisée entre les différents tableaux, permettant de valider, prioriser et suivre l’ensemble des projets transverses pilotés par les chefs de projet : « Nous assurons un suivi des projets par domaine; le portfolio permet de piloter les projets d'un même domaine. À un niveau supérieur, l’ensemble des projets est consolidé au sein d’une roadmap, avec des mises à jour synchronisées entre les différents niveaux et des données qui remontent automatiquement. Cela nous offre une vision globale et immédiate, sans avoir à naviguer dans chacun des tableaux. »

Des automatisations pour structurer la data et gagner du temps

Fabrice explique qu'au moment de la réorganisation de la DOSI, et notamment la restructuration par domaine, Inet, le partenaire de monday qui a accompagné pas à pas l’IÉSEG dans cette transition, a analysé les besoins particuliers de chaque équipe, afin de proposer des solutions sur mesure : « Un maximum d’automatisations a été mis en place dès le départ pour que ce soit le plus fluide possible et que l’on ait le moins de manipulations à faire. J’ai beaucoup aimé la façon dont ça a été fait, avec la réalisation préalable d’une maquette que l’on valide et ajuste au besoin », témoigne Fabrice.

Il souligne le temps gagné à plusieurs niveaux grâce aux automatisations créées : « C’est un gain de temps énorme, car tout est quasiment automatisé et mis à jour à tous les niveaux des tableaux. »

L’utilisation de monday a également permis à Fabrice de mettre en place un nouveau modèle de rapport flash, avec pour objectif que le chef de projet ait le moins d’actions possibles à réaliser pour préparer son rapport et le présenter en réunion de domaine. Ce rapport flash est ensuite présenté par le responsable de domaine à la direction de la DOSI, en réunion de suivi de portefeuille de projets.

La réalisation d’une nouvelle tâche : le suivi et la présentation des KPI 

L’utilisation de monday au sein de l’IÉSEG a permis de mener à bien une nouvelle tâche essentielle pour la DSI : le suivi des indicateurs de performance. «Sur la base de plusieurs critères identifiés comme pertinents, les responsables des KPI remplissent uniquement la colonne qui les concerne, et toutes les données remontent dans mon tableau pour que je puisse avoir une vue d’ensemble. Ensuite je peux facilement les présenter à la direction grâce aux graphes de monday », explique Fabrice.

L’impact

Si l’implémentation de monday au sein de l’IÉSEG a rendu possible la création d’un bureau des projets indispensable à la refonte de la DSI, Fabrice met surtout en avant le rôle clé de la roadmap et des portfolios pour le suivi stratégique de plus d’une centaine de projets. La plateforme a également permis le suivi des indicateurs de performance et a engendré un gain de temps de plus de 50 % pour les équipes. « monday est mon outil du quotidien, celui de la DSI pour accompagner le fonctionnement et le suivi de tous les projets, ainsi que le respect des objectifs et des stratégies, notamment concernant l'utilisation de l’IA pour différents projets. monday va continuer à m’accompagner pour être le plus efficace possible et gagner du temps pour me concentrer sur des tâches qui ont plus de valeur ajoutée », conclut Fabrice.