Comment le Centre Hospitalier William Morey a transformé la gestion de ses projets IT avec monday.com

À la découverte du Centre Hospitalier William Morey de Chalon-sur-Saône

Le Centre Hospitalier William Morey de Chalon-sur-Saône (CHWM) est un acteur public de santé de référence pour le territoire Nord Saône-et-Loire. 

Établissement pivot du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Saône-et-Loire Bresse Morvan, il fédère une dizaine d’établissements autour d'une ambition commune : garantir une offre de soins publics de qualité et de proximité. Animé par des valeurs fortes d'équité d'accès aux soins, de bienveillance et d'excellence médicale, le CHWM s'engage au quotidien pour assurer la sécurité et la qualité de la prise en charge de chaque patient, en s'appuyant sur une démarche de certification continue via la Haute Autorité de Santé (HAS).

Fort de plus de 5 000 agents répartis sur 4 sites, dont la moitié à Chalon-sur-Saône, le Centre Hospitalier propose une offre pluridisciplinaire de soins et dispose de matériel technique de pointe. Sa capacité à coordonner une telle richesse d’activités et de métiers, avec un souci constant d'exigence et de performance, tout en portant des missions d'enseignement, de formation et de recherche clinique, fait du Groupement Hospitalier de Chalon-sur-Saône une organisation hospitalière dynamique, véritable pivot de santé du territoire.

Le défi

Basé à Chalon-sur-Saône, Jean-Noé Coulon est responsable d’équipe au sein de la DSI du GHT Saône-et-Loire Bresse Morvan, une direction informatique commune à l'ensemble des établissements. Ses missions couvrent la gestion des projets logiciels et l’interopérabilité des systèmes, depuis l’analyse des besoins jusqu’au déploiement, en coordination avec de nombreux prestataires externes et des services internes. 

Il explique qu’il y a quelques années, une série de recrutements, conjuguée à la fusion du département informatique avec le biomédical, s’est traduite par une hausse de l’activité. L'équipe est passée d'une dizaine à une trentaine de collaborateurs côté informatique, et à plus de 70 au total. Le suivi des projets était devenu difficile à assurer. Chaque responsable d'équipe fonctionnait avec sa propre méthode de travail et les attributions de tâches se faisaient essentiellement par mail. « On n'avait aucun moyen de savoir où en était la tâche qu’on avait demandée, ni même si elle avait été démarrée ou pas », explique Jean-Noé. Il ajoute que le seul outil disponible pour gérer un très grand nombre de projets liés à des prestataires externes était un simple tableur. « Effectuer un suivi multi-projets sur un tableur, c’était tout simplement impossible. C’est surtout le besoin de vision transverse face à la hiérarchie qui nous a poussés à chercher un autre outil ».

La solution

Pourquoi monday.com

Avant l’implémentation de monday au sein du CHWM, un plan directeur sur 5 ans fixait deux ambitions majeures : dématérialiser autant de tâches administratives que possible pour toutes les professions représentées et mettre à la disposition des soignants les outils les plus pertinents afin de leur permettre de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.
Après un benchmark des solutions disponibles sur le marché, monday.com s’est rapidement imposée comme la solution la plus adaptée à ces besoins. Jean-Noé met surtout l’accent sur la capacité d’adaptation et d’évolutivité de la plateforme. “Pour nous, la partie paramétrage était aussi très importante. Il nous fallait un outil avec lequel on pouvait se débrouiller facilement en interne pour l’implémentation. Cette souplesse nous a convaincus que l’on pouvait l’utiliser pour différents objectifs et pas uniquement pour la gestion de projets. La comparaison avec les autres plateformes était vite faite.”

Gain de temps, visibilité et traçabilité grâce aux tableaux monday et à la roadmap 

Pour répondre au besoin initial de visibilité transverse, la DSI a mis en place un système de demandes inter-équipes directement dans monday. « On retrouve dans la vue “Actions” toutes les tâches du projet pour lesquelles une action inter-équipe a été créée, avec des mises à jour synchronisées dans les tableaux miroirs », détaille Jean-Noé. Cette logique de connexion entre tableaux se poursuit dans une roadmap globale, offrant une vision synthétique de l'avancement de chaque projet par phase, avec les points à aborder lors des réunions et un suivi consolidé de l'ensemble des projets du GHT. 

Jean-Noé souligne surtout le gain de temps réalisé lors des réunions avec la direction. « C’est très pertinent parce que l’on trouve tous les sujets dans le tableau pour la réunion. Cela nous sert à la fois d’ordre du jour et de compte rendu, alors qu’avant, on n’avait pas d’ordre du jour. Le compte rendu était très fastidieux et pouvait nous faire perdre une demi-journée, car l’on récoltait toutes les informations lors d’un tour de table d’une quinzaine de collaborateurs. On n’avait aucun historique non plus, et il était impossible de retrouver une information par date de réunion.» Il explique que cette traçabilité sur monday facilite également les passages et reprises de tâches durant les absences de collaborateurs ou les prises de fonction. 

Les automatisations et intégrations monday pour éviter les doubles saisies

L’un des arguments qui ont fait pencher la balance en faveur d’une implémentation de monday est la facilité à créer des automatisations liées à des fonctionnalités externes, comme l’emailing. « Le fait que l’on n’ait pas besoin de demander aux équipes d’arrêter d’envoyer des mails en changeant complètement leurs habitudes a été l’un des principaux facteurs d’adhésion à monday. C’est vraiment ultra-pratique de pouvoir avoir des mises à jour automatiques entre les mails et monday. Le collaborateur ajoute juste en copie invisible un élément et cela crée automatiquement le suivi monday en évitant d’avoir à réécrire deux fois.» Il ajoute avoir un peu testé les fonctionnalités d’IA de monday qu’il trouve très pratiques pour la classification des tâches automatiques.

Une gestion optimale des projets simples comme des process compliqués 

L’universalité de la plateforme a également constitué un argument décisif. « Ce qui nous a le plus marqués à l'implémentation de monday a été cette association entre un paramétrage relativement simple et un nombre de possibilités très étendues, ce qui généralement ne va pas ensemble. On peut facilement gérer des processus très compliqués autant que des tâches simples confiées à un stagiaire », confie Jean-Noé.

‍L’impact

monday représente aujourd’hui l’outil officiel de suivi de projets des services fusionnés DSI et Biomédical avec plus de 100 licences ainsi qu’une utilisation étendue aux autres services du CHWM. Outre le gain de temps généré, la plateforme a permis d’améliorer la collaboration inter-équipes, de suivre les projets avec une visibilité transverse et de créer une traçabilité à long terme. « Quand on voit maintenant la volumétrie des informations qu’on a sur monday, on comprend pourquoi on n’y arrivait pas avant », témoigne Jean-Noé.