A ThoughtWorks é uma consultoria global de software com raízes na criação de sistemas personalizados. Como um dos pioneiros originais da entrega ágil de software, a empresa desenvolveu técnicas que aproveitam o poder das equipes globais para oferecer excelência em software em escala.

Em 2016, a ThoughtWorks introduziu o Centro de Excelência (CoE) para ajudar a escalar suas operações de marketing com sucesso. Desde então, o CoE tem fornecido especialistas em marketing, de designers a especialistas em automação, para apoiar campanhas de marketing regionais em todo o mundo.

Durante muito tempo, sempre que um escritório regional planejava fazer uma campanha de marketing, eles solicitavam apoio das equipes do CoE por e-mail. Essas solicitações seguiam diretamente para Samyuktha Shivakumar, líder de operações de marketing global, que, então, tinha a tarefa de encontrar e atribuir as pessoas certas para cada campanha.

Centenas desses e-mails com solicitações inundavam a caixa de entrada de marketing, que se transformavam em correntes de e-mail intermináveis, chamadas internacionais, inúmeras mensagens de chat e reuniões presenciais. Manter o controle de quem solicitou o que e onde, quais solicitações foram atendidas ou ainda estavam pendentes, e quem estava disponível ou já havia sido atribuído a uma campanha era tanto esmagador quanto demorado.

“Não havia um lugar único onde registrávamos isso. Tudo era gerenciado por e-mail. Uma solicitação era enviada para um endereço de e-mail genérico e encaminhada para a caixa de entrada de todos. As pessoas da equipe do CoE respondiam se estivessem disponíveis, ou eu precisava ficar perguntando. Não ficava claro quem estava disponível e quais eram as linhas do tempo.”

Por que monday.com?

A monday.com se destacou para Samyuktha como uma solução ideal durante um período de pesquisas extensivas baseadas em relatórios da Forrester e Gartner, além de recomendações de colegas. Juntos, tudo isso apontou para a facilidade de uso e a interface intuitiva da monday.com, que foram fatores importantes na decisão da equipe.

Samyuktha disse: “Todo mundo que trabalhava com as equipes do CoE adotou tão bem a monday.com que queria usá-la com suas equipes. Tivemos que expandir nossa licença nos primeiros meses, e agora toda a equipe de marketing está na plataforma.”

Comunicação centralizada

Com a equipe de marketing inteira atualmente usando a monday.com, toda a comunicação ocorre dentro da plataforma. A monday.com eliminou os desafios de ser uma equipe distribuída globalmente, e todos têm um lugar central para realizar o trabalho.

“Mantemos a comunicação nos quadros, para que tenhamos o histórico e os dados em um só lugar”, afirma Samyuktha. As equipes não precisam mais se esforçar para agendar reuniões entre vários fusos horários e permanecer alinhadas, porque tudo acontece dentro da monday.com. O progresso e as atualizações podem ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar, independentemente do fuso horário.

Aumente a eficiência

A monday.com simplificou completamente todo o fluxo de trabalho do CoE por meio de automações com um clique que automatizam processos repetitivos. Ela permitiu que as equipes operem com a mais alta eficiência, reduzindo o tempo gasto no trabalho manual envolvido na conclusão de tarefas recorrentes simples.

"Temos pelo menos 2 a 3 automações em nossos quadros. Sejam notificações ou a movimentação de tarefas após a conclusão, cuidamos disso por meio de automações. É meu recurso favorito."

Visibilidade total

Com visibilidade sobre quem está trabalhando em quê e quando, é muito mais fácil para os líderes das equipes gerenciarem e alocarem recursos para cada campanha. Eles podem ver instantaneamente em quais tarefas cada membro da equipe está trabalhando, para determinar quem tem a capacidade de assumir trabalhos adicionais e quais são as linhas do tempo de cada campanha.

Agora que podem ver tudo em um só lugar, eles são capazes de orçamentar e planejar melhor para o futuro.

Samyuktha Shivakumar

Gerente global de operações de marketing