Como a Cruz Vermelha Argentina digitalizou seus processos principais para aumentar a eficiência e combater o impacto
da COVID-19
Conheça a Cruz Vermelha Argentina
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Há uma Cruz Vermelha nacional em quase todos os países do mundo. Cada entidade opera de acordo com os princípios do Direito Internacional Humanitário e com os estatutos do movimento internacional.
A Cruz Vermelha Argentina, com sede em Buenos Aires, opera em toda a Argentina com 66 divisões e quase 10.000 voluntários. Cristian Bolado, diretor nacional de desenvolvimento organizacional e apoio a órgãos diretivos, é um dos muitos responsáveis por fornecer auxílio em desastres e apoio humanitário em campo.
“A Cruz Vermelha não representa ou responde a nenhuma agência governamental. A Cruz Vermelha é neutra, imparcial e independente, o que significa que tomamos nossas próprias decisões, mas o fazemos em coordenação com os diferentes níveis do Estado”, afirma Christian.
A Cruz Vermelha Argentina, com sede em Buenos Aires, opera em toda a Argentina com 66 divisões e quase 10.000 voluntários. Cristian Bolado, diretor nacional de desenvolvimento organizacional e apoio a órgãos diretivos, é um dos muitos responsáveis por fornecer auxílio em desastres e apoio humanitário em campo.
“A Cruz Vermelha não representa ou responde a nenhuma agência governamental. A Cruz Vermelha é neutra, imparcial e independente, o que significa que tomamos nossas próprias decisões, mas o fazemos em coordenação com os diferentes níveis do Estado”, afirma Christian.
O desafio
O desafio
A Cruz Vermelha Argentina executava processos tediosos que envolviam muitos arquivos, relatórios e formulários em papel que exigiam uma enorme quantidade de trabalho manual para concluir e transferir entre sua sede e as divisões locais em todo o país. Além dos documentos em papel, a Cruz Vermelha também dependia de muitas ferramentas on-line, como e-mail, WhatsApp e Google Drive, todas desconectadas uma da outra.
“Acredito que nosso principal problema era o número de ferramentas que costumávamos usar. Google Drive, Google Docs, planilhas, e-mail e muitas outras ferramentas on-line que estavam nos atrasando”, afirma Christian.
O presidente da Cruz Vermelha Argentina, Diego Tipping, sabia que eles precisavam digitalizar totalmente seus processos e encontrar uma plataforma que consolidasse suas plataformas de entrada e gerenciamento de dados on-line para melhorar a coordenação e a comunicação entre as equipes.
“Acredito que nosso principal problema era o número de ferramentas que costumávamos usar. Google Drive, Google Docs, planilhas, e-mail e muitas outras ferramentas on-line que estavam nos atrasando”, afirma Christian.
O presidente da Cruz Vermelha Argentina, Diego Tipping, sabia que eles precisavam digitalizar totalmente seus processos e encontrar uma plataforma que consolidasse suas plataformas de entrada e gerenciamento de dados on-line para melhorar a coordenação e a comunicação entre as equipes.
A solução
A solução
Por que monday.com?
Um dos presidentes de uma divisão regional participou de uma sessão de treinamento pessoal com a Drew Global Business Consulting, parceira da monday.com, na qual foi apresentado à monday.com. Ele pensou que a Work OS poderia ser ideal para os desafios que estavam enfrentando na Cruz Vermelha, e a propôs como uma opção a ser considerada por Diego.
Com base nessa forte recomendação, Diego decidiu experimentar a plataforma no nível de gerenciamento. Ele gostou dela o bastante a ponto de adotá-la em toda a organização.
"Em julho, recebemos um convite de Diego para começar a digitalizar e otimizar os processos dentro da organização, principalmente na divisão de desenvolvimento organizacional", afirma Christian.
Christian procurou Andrés Sturm, seu contato na Drew, e agendou uma sessão de treinamento em sua sede para integrar suas equipes.
“Andrés e a equipe ouviram o que tínhamos em mente e transformaram isso em um aplicativo extremamente útil na monday.com. Eles nos ajudaram a agilizar muitos processos e nos forneceram ideias muito mais inovadoras que as nossas”, afirma Christian.
Com base nessa forte recomendação, Diego decidiu experimentar a plataforma no nível de gerenciamento. Ele gostou dela o bastante a ponto de adotá-la em toda a organização.
"Em julho, recebemos um convite de Diego para começar a digitalizar e otimizar os processos dentro da organização, principalmente na divisão de desenvolvimento organizacional", afirma Christian.
Christian procurou Andrés Sturm, seu contato na Drew, e agendou uma sessão de treinamento em sua sede para integrar suas equipes.
“Andrés e a equipe ouviram o que tínhamos em mente e transformaram isso em um aplicativo extremamente útil na monday.com. Eles nos ajudaram a agilizar muitos processos e nos forneceram ideias muito mais inovadoras que as nossas”, afirma Christian.
Confiando em uma plataforma flexível que direciona sua organização
Confiando em uma plataforma flexível que direciona sua organização
"Nosso primeiro passo com a monday.com foi a criação de processos para melhorar os processos de comunicação interna e coordenação no nível gerencial da organização – ou seja, nosso comitê executivo, nosso secretariado e nossa liderança nacional", afirma Christian.
Logo após a Cruz Vermelha Argentina começar a digitalizar seus processos, o país foi inesperadamente atingido pela pandemia do coronavírus. Como resultado, toda a estrutura da Cruz Vermelha teve que ser alterada, o que significava que eles precisavam expandir rapidamente seu escopo de trabalho com base nas súbitas necessidades de saúde do país relacionadas à COVID 19.
Quando eles implementaram a monday.com pela primeira vez, nenhuma das divisões estava na plataforma. Porém, por causa da pandemia, em menos de uma semana, todas as 66 divisões começaram a usá-la para que pudessem trabalhar melhor em conjunto, combatendo os desafios da comunidade relacionados à COVID-19.
“Expandimos o uso da monday.com e começamos a trabalhar em uma melhor coordenação entre a sede e as várias divisões em todo o território nacional. Como todas as nossas equipes estavam sendo apresentadas à plataforma, começamos a adicionar cada vez mais processos e fluxos de trabalho principais”, afirma Christian.
Logo após a Cruz Vermelha Argentina começar a digitalizar seus processos, o país foi inesperadamente atingido pela pandemia do coronavírus. Como resultado, toda a estrutura da Cruz Vermelha teve que ser alterada, o que significava que eles precisavam expandir rapidamente seu escopo de trabalho com base nas súbitas necessidades de saúde do país relacionadas à COVID 19.
Quando eles implementaram a monday.com pela primeira vez, nenhuma das divisões estava na plataforma. Porém, por causa da pandemia, em menos de uma semana, todas as 66 divisões começaram a usá-la para que pudessem trabalhar melhor em conjunto, combatendo os desafios da comunidade relacionados à COVID-19.
“Expandimos o uso da monday.com e começamos a trabalhar em uma melhor coordenação entre a sede e as várias divisões em todo o território nacional. Como todas as nossas equipes estavam sendo apresentadas à plataforma, começamos a adicionar cada vez mais processos e fluxos de trabalho principais”, afirma Christian.
Transformando relatórios da COVID-19 em ações
Transformando relatórios da COVID-19 em ações
“Essa pandemia do coronavírus não é como nenhuma outra crise que já vivenciamos antes. Todas as pandemias anteriores foram gerenciadas em uma era completamente diferente no que diz respeito à tecnologia e às comunicações. Quando o último surto aconteceu na Argentina, coordenamos nossos esforços por fax e telefone. Com a COVID 19, começamos a executar tudo por meio de planilhas, antes de percebermos que poderíamos transferir todo o processo para a monday.com”, afirma Christian.
Para este surto atual, a Cruz Vermelha estabeleceu um centro de operações de emergência para supervisionar tudo o que acontece em campo. Há 66 divisões que realizam o trabalho operacional em campo. Todas elas precisam enviar um relatório ao centro de operações diariamente, o que fez com que Christian decidisse criar um quadro principal na monday.com.
Para este surto atual, a Cruz Vermelha estabeleceu um centro de operações de emergência para supervisionar tudo o que acontece em campo. Há 66 divisões que realizam o trabalho operacional em campo. Todas elas precisam enviar um relatório ao centro de operações diariamente, o que fez com que Christian decidisse criar um quadro principal na monday.com.
“Por causa de certas regulamentações, precisamos preencher relatórios em papel, mas ainda assim queríamos levar esse processo para a monday.com. Portanto, as divisões agora enviam o relatório por e-mail para um endereço da monday.com, que automaticamente cria uma atualização em um elemento na monday.com, onde podemos acompanhar tudo o que está acontecendo em cada divisão”, afirma Christian.
Aqueles que trabalham no centro de operações de emergência podem ver tudo, desde o número de casos suspeitos em cada província e o número de casos confirmados até as atividades realizadas durante o dia e os acompanhamentos epidemiológicos em nível local. Eles podem criar painéis individuais a partir daí.
"Um deles é voltado aos tomadores de decisões na Cruz Vermelha Argentina, outro contém informações públicas que compartilhamos com parceiros estratégicos e outras organizações, e um terceiro é mais orientado ao monitoramento", afirma Christian.
Aqueles que trabalham no centro de operações de emergência podem ver tudo, desde o número de casos suspeitos em cada província e o número de casos confirmados até as atividades realizadas durante o dia e os acompanhamentos epidemiológicos em nível local. Eles podem criar painéis individuais a partir daí.
"Um deles é voltado aos tomadores de decisões na Cruz Vermelha Argentina, outro contém informações públicas que compartilhamos com parceiros estratégicos e outras organizações, e um terceiro é mais orientado ao monitoramento", afirma Christian.
Virtualizando todos os canais de doação para aumentar a transparência
Virtualizando todos os canais de doação para aumentar a transparência
A Cruz Vermelha Argentina decidiu virtualizar todos os seus canais de doação para monitorar e controlar suas coletas de doações, bem como tornar seus processos mais transparentes. Christian consolidou todas as informações em um único painel, para que todas as autoridades, auditores, tesouraria e secretariado de finanças possam fazer alterações, e todos possam ver como o processo avança.
“Hoje, qualquer solicitação de compra ou qualquer aquisição que tenha um processo administrativo interno e que tenha sido realizada anteriormente em papel ou por e-mail está agora centralizada em um painel da monday.com. E esse painel não é apenas monitorado, mas também diretamente auditado. Isso também nos ajuda a otimizar os processos de transparência da organização”, afirma Christian.
“Hoje, qualquer solicitação de compra ou qualquer aquisição que tenha um processo administrativo interno e que tenha sido realizada anteriormente em papel ou por e-mail está agora centralizada em um painel da monday.com. E esse painel não é apenas monitorado, mas também diretamente auditado. Isso também nos ajuda a otimizar os processos de transparência da organização”, afirma Christian.
Gerenciando estoque e inventário com mais eficiência
Gerenciando estoque e inventário com mais eficiência
A equipe de logística nacional da Cruz Vermelha trabalhou com a Drew para digitalizar todo o seu processo de gerenciamento de inventário. Agora, qualquer inventário que chegue à Cruz Vermelha Argentina, seja por meio de um pedido de compra ou doação, é inserido em um quadro da monday.com.
“Em uma organização como a nossa, o tempo é precioso, e cada minuto é muito valioso – portanto, dirigir duas ou três vezes até um armazém ou precisar verificar 4 ou 5 plataformas simultaneamente para gerenciar nosso inventário desperdiçou grande parte do nosso tempo precioso. Portanto, agora, poder monitorar tudo de onde quer que estejamos é uma verdadeira revolução”, afirma Christian.
Toda vez que algo deixa o armazém, a equipe de logística pode monitorar para onde ele está indo e quem o receberá, e tudo é rastreado em tempo real.
Toda vez que algo deixa o armazém, a equipe de logística pode monitorar para onde ele está indo e quem o receberá, e tudo é rastreado em tempo real.
"A monday.com nos permite centralizar todos os processos em uma única plataforma, para que possamos trabalhar, coordenar e nos comunicar sem problemas."
"A monday.com nos permite centralizar todos os processos em uma única plataforma, para que possamos trabalhar, coordenar e nos comunicar sem problemas."
Cristian Bolado
Diretor nacional de desenvolvimento organizacional e apoio
a órgãos diretivos,
Cruz Vermelha Argentina
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