Cómo ThoughtWorks mejoró la colaboración global del equipo un 73% luego de empezar a usar monday.com
Te presentamos a ThoughtWorks
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ThoughtWorks es una empresa global de consultoría de software, con raíces en el desarrollo de sistemas personalizados. Como una de las empresas pioneras de la entrega ágil de software, ha desarrollado técnicas que aprovechan el poder de los equipos globales para entregar software de excelencia a escala.
El desafío
El desafío
En 2016 ThoughtWorks implementó el Centro de Excelencia (CoE) para escalar sus operaciones de marketing con éxito. Desde entonces, el CoE ha formado expertos de marketing, desde diseñadores hasta especialistas en automatización, que brindan apoyo en campañas regionales de marketing en todo el mundo.
Durante mucho tiempo, cuando una oficina regional quería hacer una campaña de marketing, solicitaba apoyo a los equipos de CoE por correo electrónico. Esas solicitudes iban a Samyuktha Shivakumar, líder de Operaciones de Marketing Global, que debía encontrar y asignar las personas correctas para cada campaña.
Cientos de correos con solicitudes llenaban la bandeja de entrada de Marketing, que luego se convertían en hilos interminables, teleconferencias internacionales, copiosos mensajes de chat y reuniones en persona. Llevar un registro de qué había solicitado cada uno y dónde, qué solicitudes estaban completadas o pendientes y quién estaba disponible o asignado a una campaña era abrumador y demandante.
“No había un lugar donde lleváramos un registro. Todo se gestionaba por correo electrónico. Una solicitud se enviaba a un correo electrónico genérico que iba a la bandeja de entrada de todos. Los miembros del equipo de CoE respondían si estaban disponibles o yo debía buscar a alguien. No era claro quién estaba disponible ni cuáles eran los cronogramas”.
Durante mucho tiempo, cuando una oficina regional quería hacer una campaña de marketing, solicitaba apoyo a los equipos de CoE por correo electrónico. Esas solicitudes iban a Samyuktha Shivakumar, líder de Operaciones de Marketing Global, que debía encontrar y asignar las personas correctas para cada campaña.
Cientos de correos con solicitudes llenaban la bandeja de entrada de Marketing, que luego se convertían en hilos interminables, teleconferencias internacionales, copiosos mensajes de chat y reuniones en persona. Llevar un registro de qué había solicitado cada uno y dónde, qué solicitudes estaban completadas o pendientes y quién estaba disponible o asignado a una campaña era abrumador y demandante.
“No había un lugar donde lleváramos un registro. Todo se gestionaba por correo electrónico. Una solicitud se enviaba a un correo electrónico genérico que iba a la bandeja de entrada de todos. Los miembros del equipo de CoE respondían si estaban disponibles o yo debía buscar a alguien. No era claro quién estaba disponible ni cuáles eran los cronogramas”.
La solución
La solución
¿Por qué monday.com?
Para Samyuktha, monday.com se destacó como una solución ideal luego de una investigación extensa basada en informes de Forrester y Gartner, además de recomendaciones de colegas. En conjunto, todo apuntaba a la facilidad de uso y la interfaz intuitiva de monday.com, que fueron factores importantes para la decisión del equipo.
Según Samyuktha: “Todos los que trabajaban con los equipos de CoE se adaptaron tan bien a monday.com que lo quisieron para sus propios equipos. Tuvimos que ampliar la licencia en los primeros meses y ahora todo el equipo de Marketing está en la plataforma”.
Según Samyuktha: “Todos los que trabajaban con los equipos de CoE se adaptaron tan bien a monday.com que lo quisieron para sus propios equipos. Tuvimos que ampliar la licencia en los primeros meses y ahora todo el equipo de Marketing está en la plataforma”.
Comunicación centralizada
Ahora que todo el equipo de Marketing usa monday.com, la comunicación ocurre dentro de la plataforma. monday.com eliminó los desafíos asociados con ser un equipo distribuido en el globo ya que todos tienen un lugar central para hacer el trabajo.
“Mantenemos la comunicación en los tableros, por lo que tenemos el historial y los datos en un lugar”, dice Samyuktha. Los equipos ya no tienen problemas para coordinar reuniones entre múltiples zonas horarias para alinearse porque todo pasa dentro de monday.com. El progreso y las actualizaciones se pueden ver en cualquier momento y lugar, sin importar la zona horaria.
“Mantenemos la comunicación en los tableros, por lo que tenemos el historial y los datos en un lugar”, dice Samyuktha. Los equipos ya no tienen problemas para coordinar reuniones entre múltiples zonas horarias para alinearse porque todo pasa dentro de monday.com. El progreso y las actualizaciones se pueden ver en cualquier momento y lugar, sin importar la zona horaria.
Aumenta la eficiencia
monday.com simplificó en su totalidad el flujo completo de CoE con las automatizaciones de un clic que eliminan los procesos repetitivos. Permitió que los equipos operen con la máxima eficiencia y redujo el tiempo dedicado al trabajo manual necesario para terminar tareas recurrentes y simples.
“Tenemos al menos 2 o 3 automatizaciones en nuestros tableros. Así sean notificaciones o mover tareas cuando están completadas, lo resolvemos con automatizaciones. Es mi función favorita, sin dudas”.
“Tenemos al menos 2 o 3 automatizaciones en nuestros tableros. Así sean notificaciones o mover tareas cuando están completadas, lo resolvemos con automatizaciones. Es mi función favorita, sin dudas”.
Visibilidad total
Al poder ver quién trabaja en qué y cuándo, es mucho más fácil para los líderes de equipo gestionar y asignar recursos en cada campaña. Los líderes de equipo pueden ver instantáneamente en qué tareas trabaja cada miembro del equipo para determinar quién tiene capacidad para tomar más trabajo y cuáles son los cronogramas de cada campaña.
Ahora que pueden ver todo en un lugar, pueden presupuestar y planificar mejor para el futuro.
Ahora que pueden ver todo en un lugar, pueden presupuestar y planificar mejor para el futuro.
“Gracias a monday.com, ahora podemos presupuestar el tiempo y los esfuerzos del equipo mucho más científicamente, lo que genera una mayor eficiencia operativa”.
“Gracias a monday.com, ahora podemos presupuestar el tiempo y los esfuerzos del equipo mucho más científicamente, lo que genera una mayor eficiencia operativa”.
Samyuktha Shivakumar
Gerente de Operaciones de Marketing Global
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