McChrystal Group, fundada en 2011, es una empresa de servicios de consultoría de gestión y desarrollo de liderazgo. Está formada por tres divisiones: McChrystal Analytics, McChrystal Academy y McChrystal Implementation.

McChrystal Analytics analiza el rendimiento de empresas y equipos en función de encuestas y sentimientos. McChrystal Academy es un proveedor de servicios de capacitaciones y desarrollo de liderazgo que ofrece servicios que van desde la preparación de ejecutivos hasta programas de varios años de duración de capacitación para toda la empresa. McChrystal Implementation se centra en ayudar a los clientes a implementar modelos operativos eficaces en los equipos de liderazgo en períodos que varían entre tres y doce meses.

La sede central de la empresa se encuentra en Alexandria, Virginia, y el resto del equipo está repartido en todos los Estados Unidos. McChrystal Group también tiene una oficina en Londres, Inglaterra. Pero, actualmente, debido a la pandemia del coronavirus, toda la empresa ha pasado a un modelo de trabajo remoto.

Durante muchos años, McChrystal Group no tuvo un sistema de gestión de proyectos que abarcara a toda la empresa. En cambio, dependían de hojas de cálculo, documentos y diapositivas de presentación; y algunos equipos usaban el software de su elección para gestionar y llevar un registro de los proyectos. El hecho de contar con distintas herramientas y métodos para la gestión de proyectos en toda la empresa implicaba que no tenían una única fuente fiable de datos.

«Teníamos tantos sitios en uso para la gestión de proyectos que perdíamos tiempo duplicando datos, lo cual nos llevaba a tener inconsistencias y todos tenían una fuente distinta de datos», cuenta Will Smith, socio en McChrystal Group.

McChrystal Group quería tener una única plataforma para el ingreso y la recopilación de datos, de modo que todos tuvieran visibilidad instantánea entre los distintos equipos de proyectos y que pudieran ver los mismos datos, para reducir la cantidad de reuniones de sincronización.

¿Por qué monday.com?

«Durante el verano comenzamos a considerar distintas plataformas para gestión de proyectos, incluidas Asana y, al menos, dos más. Pero, luego, descubrimos que nuestra división de Analytics también había estado buscando lo mismo y ya habían elegido a monday.com», cuenta Shawn Murray, director de Finanzas.

La división de Analytics, que está completamente distribuida a nivel geográfico, ejecuta al mismo tiempo diversos proyectos de análisis de datos muy técnicos y que implican varios pasos. Así que, para ellos, la gestión de proyectos con visibilidad completa era algo sumamente importante.

Uno de los equipos del cliente había planeado iniciar un período de prueba de 90 días a partir de septiembre, y diciembre sería el punto de decisión para expandir el uso de monday.com al resto de la empresa.

«En realidad, aceleramos el proceso de decisión porque recibimos muchos comentarios positivos mucho antes de lo que esperábamos. Y creo que en octubre o noviembre ya habíamos decidido usar monday.com como solución para la gestión de proyectos en toda la empresa», cuenta Shawn.

McChrystal Group identificó diversos casos de uso potenciales con monday.com, pero quería comenzar con la gestión de proyectos. Para su sorpresa, terminaron decidiendo adoptar el uso de monday.com como CRM para crear un flujo de ventas completamente nuevo como resultado de la crisis provocada por la pandemia.

La empresa no tenía intención alguna de trasladar toda su CRM a monday.com. Recientemente, McChrystal Group había invertido en el desarrollo de su propia CRM y ya llevaban seis meses de esfuerzos en su creación. Y si bien había algunas discusiones sobre abandonar potencialmente la CRM recientemente desarrollada en diciembre, aún había muchas personas involucradas en el producto interno.

"Gran parte de nuestro flujo de ventas colapsó debido a la pandemia de COVID-19. Así que tuvimos que actuar rápido y cambiar el eje, lo cual implicó dejar de usar la CRM interna que aún estábamos desarrollado y comenzar a usar monday.com", explica Shawn.

Resultó ser que la división de Analytics ya estaba haciendo uso de monday.com como CRM. Y como todas las divisiones de la empresa proporcionan soluciones a los mismos clientes, quisieron replicar el flujo existente en monday.com y modificarlo para las otras divisiones con el fin de brindarle a McChrystal Group un panorama operativo común (COP, por sus siglas en inglés).

En el plazo de una semana, monday.com estaba funcionando en su totalidad en las divisiones Implementation y Academy como una CRM, y todos los datos históricos se transfirieron desde el producto interno hacia monday.com para que los equipos pudieran arrancar a toda marcha.

«Lo que solía ser un proceso de dos semanas, ahora se redujo a una semana en lo que respecta a la identificación de oportunidades, la creación de una propuesta, la alineación de entregas, la dotación de recursos, los precios y en hacer llegar el documento al cliente para la negociación final. Operamos, al menos, un 50 por ciento más rápido que antes de la pandemia de COVID-19», cuenta Jeff Bull, director de Operaciones comerciales.

En lugar de tener que asistir a extensas reuniones de sincronización con los equipos de clientes, ahora todos pueden ver todo en monday.com, a su tiempo.

«Solíamos tener una hora y media apartada para repasar el flujo de ventas y alinear a todos. Actualmente redujimos ese tiempo a 30 minutos en gran parte gracias a que el flujo de ventas está actualizado y solo nos dedicamos a confirmar que lo que vemos en monday.com sea preciso», cuenta Jeff.

McCrystal Group se encuentra actualmente en un punto en el que pueden usar monday.com para predecir ingresos en función de lo que tienen en proyecto.

«monday.com nos ha permitido proyectar, en cierta medida, si tenemos suficientes negocios como para cumplir con nuestros objetivos de ingresos para cada mes y poder detectar las brechas fácilmente. Y, además, podemos aprovechar nuestros paneles para tener una representación visual», explica Shawn.

A raíz de la crisis, la división McChrystal Academy comenzó a realizar una serie de seminarios web, una iniciativa completamente nueva en la empresa. El equipo de seminarios web ahora realiza unos seis seminarios por día, todos organizados y planificados usando monday.com.

«El equipo de seminarios web creó un formulario para que las personas pueden introducir toda la información pertinente que necesitan para facilitar los seminarios, la participación en reuniones virtuales o las capacitaciones virtuales. Automáticamente genera un «pedido de trabajo», por así decirlo, dentro de monday.com. Y, luego, el equipo puede hacer un seguimiento a partir de esta información», explica Jeff.

Shawn Murray

Chief Financial Officer, McChrystal Group